Workshop “Cách Trình Bày Báo Cáo Quản Trị”

Cách Trình Bày Báo Cáo Quản Trị Khiến Sếp Hoàn Toàn Tin Tưởng Và Giao Phó

Để thực hiện kỹ năng làm báo cáo quản trị đáp ứng được yêu cầu của ban lãnh đạo, bạn chỉ cần làm tốt 6 việc sau đây. Đảm bảo sau khi thực hiện xong, sếp của bạn sẽ hoàn toàn tin tưởng và giao phó cho bạn những việc quan trọng trong công ty!

Một là: Để báo cáo tốt, đầu tiên, chúng ta phải báo cáo đúng thời điểm 

Để báo cáo tốt, đầu tiên, chúng ta phải báo cáo đúng thời điểm. Sự việc xảy ra rất lâu mà bạn mới báo cáo hoặc sếp đang bận chuẩn bị một cuộc họp vô cùng quan trọng với khách hàng mà bạn lại báo cáo một việc không liên quan đến nhu cầu của sếp lúc ấy, thì khi bạn lên báo cáo, chắc chắn sếp sẽ nói: “Có cần thiết bây giờ không? Anh đang bận lắm!” Khi nào báo cáo sự cố, báo cáo tiến độ, báo cáo định kỳ, báo cáo kết quả? Việc chọn đúng thời điểm báo cáo là cả một kỹ năng để giải quyết công việc của mình cũng như của sếp.

 

 

Hai là: Khi lập báo cáo quản trị, để nội dung được ngắn gọn, dễ hiểu, nhất định bạn phải nói “kết luận đầu tiên

Khi lập báo cáo quản trị , để nội dung được ngắn gọn, dễ hiểu, nhất định bạn phải nói “kết luận đầu tiên” (tóm gọn lại vấn đề bạn muốn nói). Có khi nào bạn lên báo cáo sếp mà sếp lại cắt ngang lời bạn và nói “ Thế túm lại là cô (cậu) định nói gì? Bạn không nên để tình trạng báo cáo giống như kể chuyện tiểu thuyết, kể chuyện trinh thám, đến đoạn cuối bạn mới nói kết cục thì sếp sẽ không muốn nghe một tẹo nào nhé! Tâm lý ai cũng muốn giải trình, giải thích nhưng bạn nên nhớ, điều sếp muốn nghe đầu tiên là KẾT LUẬN!

 


Ba là: Bạn muốn báo cáo đầy đủ thì bạn phải nhớ quy tắc 5W1H

Bạn muốn báo cáo đầy đủ thì bạn phải nhớ quy tắc 5W1H là viết tắt của những từ tiếng anh: What, Where, When, Why, Who, How, việc áp dụng nguyên tắc này để trình bày một vấn đề là việc chúng ta phải trả lời những câu hỏi sau:

 1. What?

–       Vấn đề chúng ta nói là vấn đề gì?

–       Vấn đề bao gồm những nội dung gì?

–       Chúng ta cần áp dụng luật gì để giải quyết vấn đề?…

  2. Where ?

–       Vấn đề chúng ta nói nằm ở lĩnh vực nào?

–       Sự việc nó xảy ra ở đâu?

–       Căn cứ pháp lý chúng ta đang nói nó nằm ở đâu?

–       Ví dụ này dẫn từ báo, tạp chí nào?

–       Chúng ta cần thực hiện công việc đó ở đâu?…

3. When

–       Khi nào chúng ta thực hiện việc đó?

–       Chúng ta thực hiện việc đó trong vòng bao lâu?

–       Sự việc đó xảy ra khi nào?…

 4. Why

–       Tại sao chúng ta phải nghiên cứu vấn đề này?

–       Tại sao người nghe cần phải nghe về vấn đề này?

–       Tại sao chúng ta phải thực hiện việc này?

–       Tại sao phải yêu cầu như thế này mà không phải là thế kia?

–       Tại sao phải thực hiện trực tiếp mà không thực hiện công việc online?..

 5. Who

–       Ai là người thực hiện việc này?

–       Để giải quyết vấn đề này chúng ta phải gặp ai?

–       Để được tư vấn, hỗ trợ pháp lý thì chúng ta phải gọi ai?

–       Ai là người có thẩm quyền giải quyết vấn đề này?

–       Ai là người được miễn trừ trách nhiệm?…

 6. How

–       Chúng ta phải thực hiện công việc đó như thế nào?

–       Khi thực hiện công việc đó cần làm bao nhiêu bước?

–       Để thực hiện việc đó chúng ta tốn phí bao nhiêu?… Cách làm báo cáo quản trị

👉Link thông tin & đăng ký: Workshop “Cách trình bày báo cáo quản trị”

Chẳng dụ, bạn báo cáo máy hỏng mà bạn chỉ nói là máy gì? Ở đâu? Hỏng khi nào? Tại sao hỏng? Nhưng sếp hỏi thế ai làm hỏng thì bạn lại nói: “Ơ, dạ, để em xác nhận lại” Vậy là bạn đã chưa báo cáo đầy đủ rồi nhé! Đặc biệt đối với người Nhật, bạn phải báo cáo vấn đề dù là nhỏ nhất.

Có thể bạn nghĩ: “Ôi dào, chuyện nhỏ thì cần gì báo cáo! Sếp chỉ quan tâm đến các vấn đề lớn thôi!” Nhưng đôi khi, các vấn đề nhỏ lại gây nên hậu quả lớn mà chỉ có tầm của sếp mới phát hiện ra. Vì vậy, kinh nghiệm của mình là càng việc nhỏ càng phải báo cáo! Coi đó như một cuộc giao tiếp, vừa có thể gần gũi sếp vừa giải quyết vấn đề của mình!

Bốn là: Nhất định bạn phải báo cáo chính xác

Nhất định bạn phải báo cáo chính xác. Rất nhiều trường hợp, bạn nghe nhân viên của mình nói là cái máy A hỏng. Nhưng bạn không đi xác nhận lại mà lại lên báo cáo với sếp luôn, sau khi xác nhận thì không phải cái máy A mà là cái máy B. Để báo cáo chính xác, người Nhật sẽ dùng nguyên tắc 3 GEN (3 HIỆN – Hiện trường, hiện thực, hiện vật). Khi bạn nhận được báo cáo từ nhân viên, bạn phải trực tiếp xuống hiện trường xác nhận, xem hiện vật và hiện thực có đúng như vậy không rồi mới báo cáo cấp trên nhé! Bạn không phải là “người đưa tin” đâu, bạn là một mắt xích quan trọng trong đó, là người cung cấp thông tin quản trị. Nếu chỉ là “người đưa tin” thì vai trò quản lý của bạn đã mất đi trong lòng sếp rồi đấy.


Năm là: Bạn phải “dũng cảm báo cáo” – Cách làm báo cáo quản trị

Bạn phải “dũng cảm báo cáo”. Khi bạn hoặc phòng ban bạn quản lý gây ra hậu quả nghiêm trọng, bạn đừng nghĩ là “Ôi trời, báo cáo thế này cho sếp thì sếp mắng chết!” “Thôi cứ giấu đi, được thời gian nào hay thời gian đấy!”. Việc bạn giấu thông tin mắc lỗi mà không báo cáo thì bạn có chịu trách nhiệm được thay sếp khi vấn đề nghiêm trọng xảy ra? Do đó, bạn hay nhân viên của bạn mà mắc lỗi thì phải nhanh chóng báo cáo.


Sáu là: Khi báo cáo, bạn phải chuẩn bị hết các phương án đề xuất!

Khi báo cáo, bạn phải chuẩn bị hết các phương án đề xuất! Điều này là quan trọng nhất đối với một người quản lý. Bạn không phải là người truyền tin cho sếp, chỉ là báo cáo sự việc xảy ra rồi tùy sếp, sếp quyết thế nào thì quyết. Vậy là bạn không có vai trò là trợ thủ đắc lực nữa rồi! Bạn phải chủ động đưa ra, đề xuất phương án giải quyết. Còn sếp chỉ là người “LỰA CHỌN” phương án, hoặc TƯ VẤN thêm thôi nhé!

Như vậy đó, để thực hiện kỹ năng báo cáo hiệu quả, chúng ta cần làm tốt 6 điều trên. Ngoài ra, còn những lưu ý nhỏ khác như câu chữ, ý tứ khi nói, phải rõ ràng, rành mạch…. Nhưng nếu bạn thực hiện tốt 6 điều trên thì bạn đã trở thành nhân viên trụ cột trong lòng sếp rồi!

Những cái mà người Nhật làm tốt thì chúng ta học tập, tham khảo. Còn những cái mà chúng ta làm tốt thì chúng ta vẫn nên giữ. Triết lý của tôi là: “Hãy làm việc nhiệt tình, trách nhiệm như người Nhật nhưng hãy sống lạc quan, yêu đời và tình cảm như người Việt Nam.

 


CÁCH THIẾT KẾ CẤU TRÚC DATA – MÔ HÌNH CHUỖI BÁN LẺ

Tại sao tôi mất cả tháng tìm lý do doanh số tháng trước giảm và đưa ra ra giải pháp, nhưng không cải thiện được doanh số như kỳ vọng của Sếp ?

Sếp vừa chỉ vào báo cáo tôi gửi lên cách đây mấy giờ và bảo “chỗ này, em giải thích bằng số liệu được không ?”. Anh cần con số cụ thể về “ngành nào đang bán tốt?”, “cửa hàng nào đang thu hút được nhiều khách mua hàng nhất”, “bán được bao nhiêu?”, “lượng khách có đạt hay không?”.

Ví dụ: 100 khách vào nhưng chỉ có 50 khách mua hàng. Vậy hành động của chúng ta với 50 khách không mua hàng là gì? Giải pháp để kích thích nhu cầu mua hàng. Hoặc lãnh đạo hỏi tại sao chi phí công tác cao thế? Kế Toán Trưởng phải giải thích được cao đến từ bộ phận nào?

Hoặc trường hợp bạn mất cả tháng để tìm lý do vì sao doanh thu tháng trước giảm, và kết quả bạn phân tích chính xác đến mức nào đi chăng nữa. Thì giá trị bạn hì hục làm cả tháng mới ra, cũng không đáp ứng được nhu cầu của ban lãnh đạo, ngược lại còn bị nói “Em làm chậm thế….”

Số liệu chính xác là do bạn dựa trên số liệu bạn thu thập từ nhiều nguồn như lượng khách hàng, chi phí bỏ ra cho marketing, nhân sự….Nhưng nó có được ban lãnh đạo công nhận hay không? Thì còn phụ thuộc “phần trình bày đó hợp lý hay không?” Đó chính là bạn cần đến cách thiết kế cấu trúc data để tạo ra hệ thống báo cáo quản trị hiệu quả như:

♦️Khắc phục doanh số suy giảm

♦️Đưa ra cách làm mới

♦️Cải thiện quy trình dữ liệu kế toán đã có

👉Giải pháp bạn đưa ra để cải thiện doanh số có được kỳ vọng và mang lại hiệu quả thiết thực không? Nó dựa vào cách bạn thiết kế data như thế nào? Vâng mấu chốt gốc dễ vẫn là DATA.

👉Link thông tin & đăng ký: Workshop “Cách trình bày báo cáo quản trị”

Lập được báo cáo quản trị nhưng nhận định sai xu hướng sử dụng sai số liệu có thể ảnh hưởng đến sự tồn tại của một doanh nghiệp. Bài viết dưới là một ví dụ điển hình.

Để xây dựng một báo cáo quản trị trong doanh nghiệp thực chất nó không khó. Chủ yếu dựa trên những dữ liệu input (dữ liệu các bạn đang có thực tiễn trong công ty mình). Ở bài trước tôi đã phân tích về báo cáo đo lường doanh thu nó là một phần của báo cáo quản trị.

Hôm nay tôi sẽ chia sẻ với các bạn một câu chuyện về cách sử dụng sai “báo cáo xu hướng”, “báo cáo ngân sách” thì nó ảnh hưởng tới cốt sách của doanh nghiệp như thế nào?

Ví dụ tôi đang tái cấu trúc công ty A về xuất nhập khẩu rau, củ, quả sang Châu Âu. Bản chất công ty A đã phá sản và đang “nợ nhóm” của 4 ngân hàng. Khi đi sâu phân tích tôi phát hiện công ty hoạt động chủ yếu dựa trên kinh nghiệm của chủ doanh nghiệp với 3 năm hoạt động ở Nga về thương mại thực phẩm. Ở Nga người dân luôn phải sống trong mùa đông kéo dài nên cần đồ đóng hộp.

Xu Hướng Lập Báo Cáo Quản Trị

Nắm bắt được “dự báo xu hướng” là Nga ở trong bối cảnh tình trạng đông lanh kéo dài nên cần đồ hộp chủ công ty A tiến hành xây dựng nhà xưởng, tổ chức sản xuất, bắt đầu gom rau, củ, quả sạch để xuất khẩu. Chủ công ty A đã sử dụng “dự báo” pakistan của Nga về tốc độ thường xuyên sử dụng sản phẩm đóng hộp, một sản phẩm bán ra thì tỷ suất lợi nhuận biên thường là 300% (nó chính là dự báo xu hướng về nhu cầu sử dụng đồ hộp).

Xét về xu hướng ngành xuất khẩu là rất tốt, nhưng khi thành lập, công ty A đối mặt với rất nhiều vấn đề:
Vấn đề về công nghệ , quản trị, khách hàng, nhất là sản xuất phải chi tiết tỉ mỉ, nhưng mấu chốt vấn đề dẫn đến tình trạng doanh nghiệp A phá sản là “sử dụng nguồn nguyên liệu từ Việt Nam đem về doanh nghiệp ướp lạnh rồi xuất khẩu. Nhưng lỗi sai lớn nhất của chủ DN là quên mất rằng rau, củ ở Việt Nam được trồng theo mùa vụ nên ảnh hưởng nặng đến ngân sách không đủ quay vòng vốn để sản xuất trong một thời gian dài.

Lượng nhân công, lượng chi phí ban đầu nó không đúng như những gì chủ doanh nghiệp A kỳ vọng, chưa kể đến dự báo tồn kho, đặc biệt trong doanh nghiệp sản xuất đối mặt với tồn kho là rất cao, chưa nói đến phải thu, tồn kho dở dang, tồn kho thành phẩm, rồi mới đến tiền.

Kết quả công ty A phá sản do sử dụng sai báo cáo quản trị dẫn đến thực hiện kế hoạch ko đúng như dự báo.
Chung quy lại để làm được báo cáo ngân sách, báo cáo xu hướng chuẩn, bạn nên đo được dòng tiền ngân sách và đo lường hoạt động sản phẩm mà bạn dự báo phân tích được là thời điểm công ty sẽ hụt dòng tiền, hay là thời điểm công ty bị yếu dòng tiền. Đây là một ví dụ liên quan đến tác dụng tối đa của báo cáo quản trị.

Trên đây là ví dụ cụ thể tôi chia sẻ với các bạn dưới góc nhìn “quản trị”, về các báo cáo về xu hướng, ngân sách trong quản trị nó là những báo cáo tiên quyết sự sống còn của một DN. Nên trước khi lập báo cáo quản trị bạn phải thật sự hiểu doanh nghiệp các bạn, để lập nên báo cáo dựa trên số liệu đúng đắn và cung cấp giải pháp kịp thời cho chủ DN. Ở bài tiếp theo tôi sẽ chia sẻ tới các bạn “Cách lập và phân tích chi tiết doanh thu dựa trên báo cáo đo lường doanh thu tổng để ra quyết định với số liệu thực tế về chuỗi cửa hàng. Hẹn gặp lại các bạn.

🔰 WORKSHOP “CÁCH TRÌNH BÀY BÁO CÁO QUẢN TRỊ”Chương trình được dẫn dắt bởi các chuyên gia và diễn giả có tiếng trong lĩnh vực kế toán hiện nay tại Việt Nam.

Chuyên gia: Trần Trọng Thắng, CFO Soc&brother

Thời gian: 13h30 – 17h30, Thứ 7 – 14/04/2019

Địa điểm: Tòa nhà Seabank 170 Trần Duy Hưng

Hotline: 0933 511 911, 0962 511 911

(Chỉ nhận 30 bạn để hướng dẫn đạt hiệu quả. Ưu tiên ai đăng ký nhanh nhất)

👉Link thông tin & đăng ký: Workshop “Cách trình bày báo cáo quản trị”

Bạn tham khảo thêm khóa học: Lập và phân tích báo cáo quản trị

Dưới đây là những video bạn có thể tham khảo để có thêm cách thiết kế cấu trúc DATA – Xử lý dữ liệu kế toán chính xác và trôi chảy!

Video Cung Cấp Thông Tin Quản Trị – Giúp Lãnh Đạo Ra Quyết Định

Video Cách Thiết Kế Cấu Trúc Data – Mô Hình Chuỗi Bán Lẻ

 

26 Chỉ Tiêu Phân Tích Báo Cáo Quản Trị

 

TACA – KIẾN TẠO SỰ KIỆN!

 

Tải Bộ đề Ôn thi Đại lý thuế 2019

On thi dai ly thue bo de

Bí mật của kỳ thi chứng chỉ hành nghề Đại lý thuế.

Hãy check email của bạn để tải về nhé! Powered by ConvertKit
Workshop “Cách Trình Bày Báo Cáo Quản Trị” Khiến Sếp Tin Tưởng Và Giao Phó
5 (100%) 2 vote[s]

Bài viết liên quan