Kế toán đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp. Ngoài việc sử dụng những phần mềm hỗ trợ thì các doanh nghiệp, tổ chức cũng nên theo dõi các loại sổ sách và báo cáo. Như vậy, sổ kế toán là gì? Quy trình nhập liệu sổ kế toán chính xác như thế nào? Hãy cùng Học viện TACA tìm hiểu và giải đáp những thắc mắc này qua bài viết dưới đây.
Sổ kế toán được tạo theo mẫu có sẵn nhất định và giữa chúng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Sản phẩm này dùng để ghi chép, lưu trữ toàn bộ những nghiệp vụ kinh tế áp dụng phương pháp kế toán dựa trên những cơ sở số liệu của chứng từ kế toán. Nhờ vào các thông tin này giúp ích cho việc quản lý và lãnh đạo các hoạt động kinh tế tài chính được cung cấp một cách đầy đủ.
Trong loại sổ này cần phải nêu rõ thông tin chủ nhân đơn vị kế toán (các cá nhân, tổ chức của doanh nghiệp lập nên sổ), tên sổ, ngày thành lập và ngày khóa sổ, số trang, chữ ký của người tạo sổ và kế toán trưởng, đóng dấu giáp lai. Toàn bộ các thông tin phải ghi chép kịp thời, đầy đủ các nội dung dựa theo quy định pháp luật và phải đảm bảo được tính liên tục từ lúc mở đến lúc khóa.
Đây là loại dùng để ghi chép toàn bộ các hoạt động kinh tế theo một trình tự thời gian diễn ra các hoạt động đã nêu, bao gồm sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và nhật ký chung.
Loại này sử dụng để ghi chép và hệ thống hóa những hoạt động kinh tế của doanh nghiệp phát sinh theo từng tài khoản kế toán. Có hai dạng chính đó là sổ chi tiết và sổ cái.
Đây là loại dùng để ghi chép kết hợp toàn bộ những hoạt động kinh tế theo trình tự thời gian và hệ thống hóa các đối tượng kế toán dựa trên nội dung kinh tế ở cùng một trang, là loại sổ Nhật ký – Sổ cái.
Phân loại theo cách này sổ kế toán được chia thành 4 loại:
Sổ rời từng tờ: Đây là loại sổ kế toán mà các trang sổ đều được thiết kế khác nhau nhằm tạo sự thuận tiện trong quá trình ghi chép sổ và phân công công tác.
Sổ đóng thành quyển thì lại trái ngược với sổ rời, các trang bên trong sổ đều được đánh số theo thứ tự và đăng ký các trang sổ. Hơn nữa, chính giữa các trang bắt buộc phải có đóng dấu giáp lai. Loại này thường được sử dụng cho những đối tượng kế toán thường xuyên được phát sinh.
Phân loại theo cách này, sổ kế toán được chia thành 3 loại:
Đây là loại phản ánh số liệu của toàn bộ các hoạt động kinh tế tài chính theo dạng tổng quát. Bao gồm sổ cái, sổ nhật ký chung, nhật ký – sổ cái, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ kế toán này cung cấp các chỉ tiêu theo dạng tổng quát nhằm phục vụ cho công tác kế toán và quản lý.
Loại sổ này với mục đích phản ánh số liệu chi tiết hóa của các số liệu đã được phản ánh trên sổ kế toán tổng hợp. Loại sổ này được mở theo các tài khoản kế toán chi tiết. Ngoài ra, nó còn bao gồm các sổ chi tiết về vật tư, thanh toán với người bán, thanh toán với khách hàng,… Toàn bộ các số liệu được phản ánh trên loại sổ kế toán này sẽ cung cấp tài liệu một cách đầy đủ và chi tiết về tình hình hoạt động của đơn vị nhằm phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp.
Đây Là loại sổ được sử dụng để kết hợp việc ghi chép số liệu của các hoạt động kinh tế tài chính vừa theo dạng tổng quát vừa chi tiết hóa số liệu đó. Việc kết hợp này nhằm phục vụ các yêu cầu quản lý và giảm bớt khối lượng công việc ghi chép cũng như số lượng sổ kế toán. Bao gồm có Nhật ký chứng từ và Sổ cái kiểu nhiều cột.
Ngoài những quy định yêu cầu phải có đầy đủ trong sổ thì những nội dung khác bắt buộc phải có, chủ yếu là:
Sổ kế toán là công cụ để tiến hành các công tác kế toán. Trong quá trình tiếp nhận và xử lý các thông tin về những hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, các chứng từ phản ánh thông tin rời rạc của từng hoạt động kinh tế chưa có tác dụng với việc quản lý tổng hợp.
Do đó, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên mỗi chứng từ cần phải được tổng hợp một cách đầy đủ nhất để có cái nhìn tổng quan về kết quả hoạt động và tình hình sử dụng vốn cho các hoạt động này của doanh nghiệp.
Lập sổ kế toán cũng là cách để tập hợp tất cả các chứng từ gốc rời rạc và phản ánh các hoạt động đầy đủ nhất. Nhờ đó, các doanh nghiệp có thể tính toán và tổng hợp đầy đủ các chỉ tiêu kinh tế của quy trình sản xuất kinh doanh mà không phải mất nhiều công sức cũng như thời gian.
Tùy thuộc vào đặc điểm và tính chất của hoạt động cũng như yêu cầu quản lý mà các doanh nghiệp có thể tự xây dựng hình thức ghi chép sổ kế toán sao cho phù hợp nhất. Tuy nhiên, không thể tùy tiện mà phải đảm bảo theo các quy định đã được Bộ Thông tư 200/2014/TT-BTC đề ra. Phải phản ánh các hoạt động kinh tế đầy đủ và kịp thời để thuận tiện cho việc kiểm tra và đối chiếu.
Quy trình này được thực hiện theo từng bước sau:
Sổ kế toán bắt buộc cần phải được mở vào đầu kỳ của kế toán năm. Riêng đối với các doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải được mở ngay từ ngày thành lập. Người đại diện dựa trên pháp luật của công ty và kế toán trưởng phải có trách nhiệm ký duyệt tất cả các sổ kế toán. Sổ có thể được đóng thành quyền hoặc để theo dạng tờ rơi và các tờ sổ sau khi đã dùng xong phải được lưu trữ đầy đủ.
Dựa vào các chứng từ đã được kiểm duyệt để tiến hành thành thực hiện ghi sổ, điều này nhằm mục đích đảm bảo hợp lệ theo các quy định của pháp luật. Toàn bộ những số liệu được ghi chép trên sổ yêu cầu phải có chứng từ kế toán hợp pháp để chứng minh.
Vào cuối mỗi kỳ kế toán, sổ phải được khóa trước khi lập các Báo cáo tài chính. Trong trường hợp cần kiểm kê hoặc các trường hợp khác dựa theo quy định của pháp luật, sau khi đã thực hiện xong bắt buộc các doanh nghiệp cũng phải khóa sổ kế toán.
Như vậy, bài viết trên của Học viện TACA đã cung cấp cho bạn những thông tin và kiến thức hữu ích liên quan đến sổ kế toán. Mong rằng từ những tài liệu trên, toàn bộ những thắc mắc của bạn sẽ được giải đáp, từ đó có thể quản lý và kiểm kê các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp một cách dễ dàng.
Xem thêm:
Tầng 2 Toà A Chelsea Residences, Số 48 Trần Kim Xuyến, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội
Hotline: 0985 611 911
Vincom Đồng Khởi, Quận 1, TP. HCM
Hotline: 0947 511 911