Hướng dẫn đầy đủ hạch toán công ty cho cá nhân vay tiền (Mới nhất 2025)

Hạch toán công ty cho cá nhân vay tiền là nghiệp vụ kế toán quan trọng, giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác các khoản vay, lãi suất và thời hạn thanh toán. Tuy nhiên, kế toán thường dễ mắc lỗi trong  xác định đúng tài khoản sử dụng, ghi nhận lãi vay hay xử lý các trường hợp vay không kèm lãi suất.  Hãy cùng Taca tìm hiểu chi tiết cách hạch toán công ty cho cá nhân vay tiền theo quy định mới nhất năm 2025, giúp bạn thông thạo các nghiệp vụ và đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật.

Nguyên tắc khi hạch toán công ty cho cá nhân vay tiền

Khi doanh nghiệp cho cá nhân vay tiền, việc hạch toán được thực hiện qua Tài khoản 128 – Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn. Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các khoản đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn, bao gồm các khoản cho vay với mục đích thu lãi định kỳ. Nguyên tắc hạch toán Tài khoản 128:

Phạm vi sử dụng: Phản ánh các khoản đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn, như tiền gửi có kỳ hạn, trái phiếu, cổ phiếu ưu đãi bắt buộc mua lại, và các khoản cho vay với mục đích thu lãi định kỳ.

Không phản ánh các khoản đầu tư nhằm mục đích mua bán kiếm lời ngắn hạn; những khoản này được ghi nhận vào Tài khoản 121 – Chứng khoán kinh doanh.

Cần theo dõi chi tiết từng khoản đầu tư, bao gồm số tiền, lãi suất, kỳ hạn và đối tượng nhận đầu tư, để quản lý hiệu quả và đảm bảo thu hồi đúng hạn.

Lãi từ các khoản cho vay được ghi nhận vào Tài khoản 515 – Doanh thu hoạt động tài chính, phản ánh thu nhập từ hoạt động đầu tư.

Nếu chuyển đổi khoản đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn thành đầu tư vào công ty con, công ty liên doanh, liên kết, cần ghi nhận theo giá trị hợp lý và phản ánh vào các tài khoản tương ứng.

Hệ thống sổ sách và chứng từ cần thiết cho hạch toán công ty cho cá nhân vay tiền

Hệ thống sổ sách và chứng từ kế toán cần chuẩn bị khi hạch toán công ty cho cá nhân vay tiền

– Sổ chi tiết cho vay: Kế toán theo dõi thời điểm đáo hạn từng khoản vay, tình trạng thanh toán và các khoản lãi đã thu.

– Sổ cái tài khoản liên quan: Ngoài tài khoản 128 (cho vay dài hạn), nếu có các khoản vay ngắn hạn, cần bổ sung theo dõi vào Tài khoản 138 – Phải thu khác.

– Sổ nhật ký chung: Đã đề cập, nhưng cũng cần đảm bảo các nghiệp vụ về điều chỉnh chênh lệch tỷ giá (nếu vay bằng ngoại tệ) được ghi nhận đầy đủ.

– Sổ quỹ tiền mặt hoặc sổ tiền gửi ngân hàng: Phản ánh không chỉ các giao dịch thực hiện mà còn cần đối chiếu định kỳ với ngân hàng.

– Chứng từ kế toán:

• Hợp đồng vay tiền: Nên chi tiết hóa các điều khoản về phạt chậm trả, cơ chế xử lý tranh chấp, và các quyền lợi cho vay.
• Phiếu chi, phiếu thu: Đảm bảo tuân thủ đúng trình tự và quy định pháp luật.
• Biên bản đối chiếu công nợ định kỳ: Rất quan trọng trong việc đảm bảo minh bạch và kiểm soát tình trạng nợ.
• Chứng từ khấu trừ thuế (nếu có): Trong trường hợp khoản vay có phát sinh thuế TNCN (nếu vay từ cá nhân có lãi suất).

– Hồ sơ pháp lý đi kèm: Đối với các khoản vay lớn, hồ sơ pháp lý như giấy tờ xác minh tài sản thế chấp (nếu có) hoặc các bảo lãnh cần được lưu trữ đầy đủ.

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán lãi trái phiếu chuẩn Thông tư 200/2014/ TT- BTC đầy đủ nhất

Công ty cho cá nhân vay tiền thì hạch toán vào tài khoản nào?

Khi công ty thực hiện cho cá nhân vay tiền, các tài khoản kế toán được sử dụng bao gồm:

– Tài khoản 111 – Tiền mặt: Ghi nhận số tiền giải ngân cho vay bằng tiền mặt.

– Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng: Phản ánh khoản giải ngân cho vay thực hiện qua chuyển khoản ngân hàng.

– Tài khoản 128 – Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn: Ghi nhận tổng số tiền cho vay, thuộc khoản đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn.

– Tài khoản 138 – Phải thu khác: Sử dụng để theo dõi các khoản cho vay ngắn hạn và tình trạng thu hồi nợ.

– Tài khoản 515 – Doanh thu hoạt động tài chính: Ghi nhận doanh thu từ lãi vay phát sinh định kỳ.

– Tài khoản 3335 – Thuế thu nhập cá nhân: Ghi nhận thuế TNCN khấu trừ từ lãi vay khi cá nhân nhận khoản vay phải chịu thuế (nếu áp dụng).

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán công ty vay tiền cá nhân chuẩn TT 133 cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Hướng dẫn hạch toán công ty cho cá nhân vay tiền

Công ty cho cá nhân vay bằng đồng tiền ghi sổ kế toán

Kế toán cần thực hiện ghi nhận các khoản tiền cho vay như sau:

– Cho vay bằng tiền mặt:

Nợ TK 128 – Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn (hoặc TK 138 – Phải thu khác đối với khoản vay ngắn hạn)

Có TK 111 – Tiền mặt

– Cho vay bằng chuyển khoản ngân hàng:

Nợ TK 128 – Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn (hoặc TK 138 – Phải thu khác)

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

>> Tình huống thực tế: Công ty TNHH Phát Đạt cho cá nhân Nguyễn Văn A vay 200 triệu đồng, thời hạn vay 1 năm, với lãi suất 5%/năm, nhằm hỗ trợ vốn kinh doanh cá nhân. Số tiền vay được chuyển qua tài khoản ngân hàng của cá nhân Nguyễn Văn A vào ngày 01/01/2025. Các bước hạch toán chi tiết:

– Khi giải ngân khoản vay: Vào ngày 01/01/2025, công ty TNHH Phát Đạt giải ngân khoản vay 200 triệu đồng cho Nguyễn Văn A qua tài khoản ngân hàng:

Nợ TK 138 – Phải thu khác: 200.000.000 VND

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 200.000.000 VND

– Ghi nhận lãi vay định kỳ:

+ Lãi vay phải thu hằng năm:
Lãi = 200.000.000 × 5% = 10.000.000 VND/năm

+ Hạch toán (ngày 31/12/2025):

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (nếu thu ngay): 10.000.000 VND

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính: 10.000.000 VND

– Khi cá nhân hoàn trả khoản vay gốc vào cuối kỳ:
Vào ngày 31/12/2025, cá nhân Nguyễn Văn A hoàn trả gốc 200 triệu đồng qua chuyển khoản ngân hàng:

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 200.000.000 VND

Có TK 138 – Phải thu khác: 200.000.000 VND

– Xử lý trong trường hợp không thu hồi được khoản vay:
Nếu đến hạn mà cá nhân Nguyễn Văn A không trả khoản vay, công ty TNHH Phát Đạt cần trích lập dự phòng nợ khó đòi. Khi đó kế toán hạch toán trích lập dự phòng:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: 200.000.000 VND

Có TK 229 – Dự phòng phải thu khó đòi: 200.000.000 VND

Công ty thu hồi khoản vay từ cá nhân

Trường hợp này phát sinh khi cá nhân hoàn trả khoản vay mà họ đã nhận từ công ty. Việc hoàn trả có thể được thực hiện bằng tiền mặt hoặc thông qua chuyển khoản ngân hàng, tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng vay. Kế toán cần ghi nhận khoản hoàn trả để đảm bảo cập nhật chính xác vào sổ sách tài chính. Khi cá nhân hoàn trả khoản vay, kế toán ghi nhận:

– Nếu hoàn trả bằng tiền mặt:

Nợ TK 111 – Tiền mặt

Có TK 128 – Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn (hoặc TK 138 – Phải thu khác)

– Nếu hoàn trả qua chuyển khoản ngân hàng:

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Có TK 128 – Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn (hoặc TK 138 – Phải thu khác)

>> Tình huống: Công ty TNHH Minh Phát đã cho cá nhân Nguyễn Văn B vay 200 triệu đồng vào tháng 01/2024, thời hạn 1 năm. Đến ngày 31/12/2024, Nguyễn Văn B hoàn trả toàn bộ khoản vay qua tài khoản ngân hàng. Hạch toán chi tiết:

– Khi nhận tiền hoàn trả qua ngân hàng:

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 200.000.000 VND

Có TK 138 – Phải thu khác: 200.000.000 VND

– Trường hợp hoàn trả bằng tiền mặt (nếu có):

Nợ TK 111 – Tiền mặt: 200.000.000 VND

Có TK 138 – Phải thu khác: 200.000.000 VND

– Nếu khoản vay còn lãi chưa trả: Lãi vay phải trả: 10 triệu đồng (giả sử lãi suất 5%/năm)

> Hạch toán lãi khi cá nhân trả lãi cùng khoản gốc:

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 10.000.000 VND

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính: 10.000.000 VND

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán công ty vay tiền cá nhân chuẩn TT 133 cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Ghi nhận lãi từ khoản vay

Khi cá nhân trả khoản lãi vay theo thỏa thuận hợp đồng với công ty. Lãi vay được tính dựa trên số tiền gốc, lãi suất và thời gian vay, thường được ghi nhận định kỳ vào doanh thu tài chính của công ty.

Khi ghi nhận lãi vay:

Nợ TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng (nếu thu lãi ngay)

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính

>> Tình huống: Công ty TNHH Phú Hưng cho cá nhân Nguyễn Văn C vay 300 triệu đồng, lãi suất 6%/năm, thời hạn vay 2 năm. Sau năm đầu tiên (01/01/2024 đến 31/12/2024), Nguyễn Văn C thanh toán khoản lãi của năm đầu qua tài khoản ngân hàng.

Số tiền lãi phải thu sau năm đầu:
Lãi = 300.000.000 × 6% = 18.000.000 VND

> Hạch toán chi tiết:

– Khi nhận tiền lãi qua ngân hàng:

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 18.000.000 VND

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính: 18.000.000 VND

– Trường hợp nhận lãi bằng tiền mặt (nếu có):

Nợ TK 111 – Tiền mặt: 18.000.000 VND

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính: 18.000.000 VND

– Nếu cá nhân thanh toán không đầy đủ lãi (chỉ thanh toán 12 triệu VND):

+ Hạch toán số lãi đã nhận:

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 12.000.000 VND

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính: 12.000.000 VND

+ Phần lãi còn thiếu cần tiếp tục theo dõi:

Nợ TK 138 – Phải thu khác: 6.000.000 VND

Xử lý khoản vay khó đòi

Trường hợp này xảy ra khi cá nhân không thể trả lại khoản vay cho công ty theo thỏa thuận trong hợp đồng đã ký. Lúc này, công ty cần xác định khoản nợ khó thu hồi và thực hiện các biện pháp xử lý như trích lập dự phòng hoặc xóa nợ. Khi này kế toán cần trích lập dự phòng như sau:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 229 – Dự phòng phải thu khó đòi

– Nếu sau khi trích lập dự phòng, khoản vay vẫn không thể thu hồi, doanh nghiệp cần thực hiện xóa nợ. Kế toán ghi:

Nợ TK 229 – Dự phòng phải thu khó đòi

Nợ TK 811 – Chi phí khác

Có TK 138 – Phải thu khác

>> Tình huống:

Công ty TNHH Hòa Bình cho cá nhân Lê Văn C vay 150 triệu đồng vào tháng 01/2023, thời hạn vay là 1 năm. Tuy nhiên, đến hết tháng 12/2024, cá nhân C không thể hoàn trả khoản vay do mất khả năng chi trả. Sau khi rà soát và đánh giá tình hình, công ty quyết định trích lập dự phòng toàn bộ khoản vay trong báo cáo tài chính năm 2024. Đồng thời, vào năm 2025, sau khi không thu hồi được, công ty thực hiện xóa nợ khoản vay này. Hạch toán chi tiết:

– Khi trích lập dự phòng toàn bộ khoản vay:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: 150.000.000 VND

Có TK 229 – Dự phòng phải thu khó đòi: 150.000.000 VND

– Khi xóa nợ (sau khi xác nhận không thể thu hồi):

Nợ TK 229 – Dự phòng phải thu khó đòi: 150.000.000 VND

Nợ TK 811 – Chi phí khác: 150.000.000 VND

Có TK 138 – Phải thu khác: 150.000.000 VND

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán hàng mua đang đi đường chuẩn TT133 mới nhất 2025

Khoản vay không có lãi suất

Trường hợp này phát sinh khi công ty cho cá nhân vay tiền mà không tính lãi suất. Thông thường, đây là các khoản vay hỗ trợ tài chính không phục vụ mục đích kinh doanh hoặc có điều khoản đặc biệt trong hợp đồng vay. Điều này yêu cầu kế toán ghi nhận khoản vay mà không có hạch toán liên quan đến lãi vay trong doanh thu hoạt động tài chính.

Bút toán hạch toán:

Nợ TK 128 – Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn (hoặc TK 138 – Phải thu khác)

Có TK 111 – Tiền mặt; hoặc

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

>> Tình huống: Công ty TNHH Việt Thịnh cho cá nhân Nguyễn Văn C vay 300 triệu đồng, thời hạn 1 năm, không có lãi suất. Số tiền vay được giải ngân bằng tiền mặt.

– Hạch toán khi giải ngân khoản vay:

Nợ TK 128 – Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn: 300.000.000 VND

Có TK 111 – Tiền mặt: 300.000.000 VND

– Hạch toán khi hoàn trả khoản vay (cuối kỳ):
+ Nếu cá nhân Nguyễn Văn C hoàn trả đủ 300 triệu đồng bằng tiền mặt sau 1 năm:

Nợ TK 111 – Tiền mặt: 300.000.000 VND

Có TK 128 – Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn: 300.000.000 VND

>> Xem thêm:

• Hướng dẫn hạch toán công ty vay tiền cá nhân chuẩn TT 133 cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
• Hướng dẫn hạch toán nhận cổ tức bằng tiền mặt đầy đủ mới nhất 2025

Cho cá nhân vay bằng tài sản thay vì tiền mặt

Công ty không giải ngân khoản vay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản mà thay vào đó cho cá nhân vay tài sản, như máy móc, thiết bị, công cụ dụng cụ, hoặc tài sản cố định. Giá trị tài sản được ghi nhận theo giá trị hợp lý tại thời điểm cho vay. Lúc này kế toán ghi nhận tài sản cho vay:

Nợ TK 128 – Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn (hoặc TK 138 – Phải thu khác, đối với khoản vay ngắn hạn)

Có TK 211 – Tài sản cố định; hoặc

Có TK 153 – Công cụ dụng cụ

>> Tình huống :

Công ty TNHH Việt Hưng cho cá nhân Nguyễn Thị D vay một máy phát điện trị giá 70 triệu đồng, thời hạn vay là 1 năm để hỗ trợ cá nhân trong dự án kinh doanh. Giá trị của máy phát điện được xác định dựa trên giá trị hợp lý tại thời điểm cho vay.

> Hạch toán khi ghi nhận tài sản cho vay:

Nợ TK 128 – Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn: 70.000.000 VND

Có TK 211 – Tài sản cố định: 70.000.000 VND

> Hạch toán khi cá nhân hoàn trả tài sản sau thời hạn vay:
– Nếu cá nhân Nguyễn Thị D hoàn trả lại máy phát điện sau 1 năm, kế toán thực hiện hạch toán như sau:

Nợ TK 211 – Tài sản cố định: 70.000.000 VND

Có TK 128 – Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn: 70.000.000 VND

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán nguyên vật liệu chuẩn thông tư 200/2014/TT-BTC mới nhất

Thu hồi khoản vay bằng tài sản hoặc hàng hóa

Nếu khoản vay được hoàn trả bằng tài sản hoặc hàng hóa thay vì tiền mặt, kế toán ghi nhận giá trị tài sản hoặc hàng hóa theo giá trị hợp lý tại thời điểm thu hồi. Ghi nhận tài sản hoặc hàng hóa nhận về như sau:

Nợ TK 152 – Hàng hóa (nếu nhận hàng hóa)

Nợ TK 153 – Công cụ dụng cụ (nếu nhận công cụ dụng cụ)

Nợ TK 211 – Tài sản cố định (nếu nhận tài sản cố định)

Có TK 128 – Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn (hoặc TK 138 – Phải thu khác, đối với khoản vay ngắn hạn)

>> Tình huống 1: Công ty TNHH Minh Quang cho cá nhân Trần Văn B vay 150 triệu đồng vào tháng 01/2023. Sau 1 năm, cá nhân B không hoàn trả bằng tiền mặt mà thay vào đó hoàn trả bằng 5 bộ máy tính văn phòng, mỗi bộ trị giá 30 triệu đồng, tổng giá trị tài sản nhận về là 150 triệu đồng.

> Hạch toán khi nhận tài sản hoàn trả:

Nợ TK 153 – Công cụ dụng cụ: 150.000.000 VND

Có TK 138 – Phải thu khác: 150.000.000 VND

>> Tình huống 2: Công ty TNHH Việt Thành cho cá nhân Nguyễn Văn D vay 300 triệu đồng vào tháng 01/2023. Đến tháng 01/2024, cá nhân D không hoàn trả khoản vay bằng tiền mặt mà thay vào đó hoàn trả bằng:

• Một máy in công nghiệp trị giá 200 triệu đồng (Tài sản cố định).
• 200 sản phẩm hàng hóa văn phòng phẩm trị giá 100 triệu đồng.

>> Kế toán thực hiện hạch toán khi nhận tài sản hoàn trả:

– Ghi nhận máy in công nghiệp (Tài sản cố định):

Nợ TK 211 – Tài sản cố định: 200.000.000 VND

Có TK 128 – Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn (hoặc TK 138 – Phải thu khác): 200.000.000 VND

– Ghi nhận hàng hóa văn phòng phẩm:

Nợ TK 152 – Hàng hóa: 100.000.000 VND

Có TK 128 – Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn (hoặc TK 138 – Phải thu khác): 100.000.000 VND

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán chi tiền mặt mua văn phòng phẩm

Lỗi sai thường gặp trong hạch toán công ty cho cá nhân vay tiền

Nhầm lẫn giữa tài khoản cho vay và tài khoản chi phí

Lỗi này thường xảy ra khi công ty cho cá nhân vay tiền nhưng không phân loại khoản vay dựa trên thời hạn. Thay vì ghi nhận vào Tài khoản 128 – Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn (đối với khoản vay dài hạn) hoặc Tài khoản 138 – Phải thu khác (đối với khoản vay ngắn hạn), kế toán lại sử dụng sai tài khoản hoặc gộp chung khoản vay vào các tài khoản không phù hợp như tài khoản chi phí khác hoặc tài khoản tiền mặt. Một số kế toán nhầm lẫn giữa tài khoản cho vay và tài khoản chi phí, dẫn đến việc ghi nhận sai bản chất của khoản vay.

Tình huống thực tế: Công ty TNHH An Phát cho cá nhân Nguyễn Văn A vay 500 triệu đồng, thời hạn 2 năm, với lãi suất 5%/năm. Tuy nhiên, kế toán đã nhầm lẫn và ghi nhận khoản vay này vào Tài khoản 635 – Chi phí tài chính, thay vì Tài khoản 128 – Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn. Khi lập báo cáo tài chính, chi phí tài chính bị phóng đại không đúng thực tế, dẫn đến sai lệch kết quả kinh doanh. Cách hạch toán đúng:

– Khi giải ngân khoản vay:

Nợ TK 128 – Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn: 500.000.000 VND

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 500.000.000 VND

– Khi nhận lãi vay định kỳ (giả sử mỗi năm nhận lãi 25 triệu đồng):

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 25.000.000 VND

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính: 25.000.000 VND

– Khi thu hồi khoản vay:

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 500.000.000 VND

Có TK 128 – Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn: 500.000.000 VND

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán tiền gửi ngân hàng theo chuẩn thông tư 200/2014/TT-BTC

Không lập hợp đồng vay hoặc chứng từ không đầy đủ

Công ty thực hiện cho vay nhưng không yêu cầu cá nhân ký hợp đồng hoặc lập biên bản giao nhận tiền, dẫn đến việc không có căn cứ pháp lý rõ ràng. Do không có hợp đồng hoặc biên bản bàn giao tiền, kế toán gặp khó khăn trong việc giải trình với cơ quan thuế hoặc đối tác kiểm toán.

>> Tình huống thực tế: Công ty TNHH An Lộc cho ông Nguyễn Văn B vay 1 tỷ đồng, nhưng không lập hợp đồng vay. Khi cơ quan thuế kiểm tra, công ty không có tài liệu chứng minh đây là khoản vay hợp lệ và bị phạt do không tuân thủ quy định. Trong trường hợp này kế toán lập hợp đồng vay tiền, ghi rõ số tiền vay, thời hạn, lãi suất (nếu có), phương thức thanh toán và cam kết của hai bên.

> Ghi nhận vào sổ kế toán:

Nợ TK 128 – Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn: 1.000.000.000 VND

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 1.000.000.000 VND

Không trích lập dự phòng nợ khó đòi

Lỗi xảy ra khi công ty không đánh giá lại khả năng thanh toán của cá nhân vay tiền, dẫn đến việc không trích lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi. Kế toán sai sót khi không thực hiện trích lập dự phòng theo quy định, làm cho báo cáo tài chính không phản ánh chính xác thực trạng tài chính, đặc biệt là trong trường hợp khoản vay khó có khả năng thu hồi..

>> Tình huống thực tế: Công ty TNHH Bình Minh cho ông Trần Văn C vay 500 triệu đồng, nhưng sau 1 năm, ông C mất khả năng thanh toán. Kế toán không trích lập dự phòng, khiến báo cáo tài chính vẫn ghi nhận khoản phải thu này như một tài sản có giá trị thực.

> Cách hạch toán đúng:

– Trích lập dự phòng:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: 500.000.000 VND

Có TK 229 – Dự phòng phải thu khó đòi: 500.000.000 VND

– Xóa nợ (nếu không thể thu hồi):

Nợ TK 229 – Dự phòng phải thu khó đòi: 500.000.000 VND

Nợ TK 811 – Chi phí khác: 500.000.000 VND

Có TK 138 – Phải thu khác: 500.000.000 VND

>> Xem thêm: Hướng dẫn phân tích báo cáo lưu chuyển tiền tệ chi tiết

Q&A thường gặp liên quan đến hạch toán công ty cho cá nhân vay tiền

Công ty cho cá nhân vay số tiền lớn trên 1 tỷ, lãi suất 0%, thì cho vay bằng tiền mặt được không?

Theo quy định tại Điều 6 Nghị định 222/2013/NĐ-CP, các doanh nghiệp không phải tổ chức tín dụng không được sử dụng tiền mặt khi vay và cho vay lẫn nhau. Tuy nhiên, quy định này không áp dụng đối với giao dịch giữa doanh nghiệp và cá nhân. Do đó, công ty có thể cho cá nhân vay bằng tiền mặt, kể cả với số tiền lớn hơn 1 tỷ đồng.

Đối với khoản vay lãi suất 0%, cần lưu ý rằng giao dịch này có thể bị cơ quan thuế có quyền ấn định thu nhập chịu thuế đối với phần lãi suất mà công ty không thu được. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế do khoản lãi suất 0% không phù hợp với mức lãi suất thị trường thông thường. Hình thức giao dịch tiền mặt hay chuyển khoản đều có thể bị cơ quan thuế ấn định thuế, nếu việc kê khai hoặc hợp đồng không đầy đủ hoặc không minh bạch.

Công ty nên lựa chọn chuyển khoản qua ngân hàng để giảm thiểu rủi ro pháp lý, đảm bảo minh bạch và an toàn trong giao dịch. Đồng thời, cần lập hợp đồng vay rõ ràng, nêu đầy đủ các điều khoản về lãi suất, thời hạn vay, và các điều kiện thanh toán. Nếu lựa chọn lãi suất 0%, doanh nghiệp cần chuẩn bị giải trình phù hợp với cơ quan thuế để tránh rủi ro bị ấn định thuế.

Công ty có phải xuất hóa đơn khi nhận lãi từ khoản cho cá nhân vay không?

Theo Thông tư 26/2015/TT-BTC, khoản thu từ lãi cho vay thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT. Tuy nhiên, khi nhận tiền lãi, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn theo quy định. Mặc dù khoản thu từ lãi cho vay không chịu thuế GTGT, nhưng doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn để ghi nhận doanh thu và phục vụ công tác kế toán, thuế. Trên hóa đơn, tại dòng thuế suất và tiền thuế GTGT, doanh nghiệp ghi “Không chịu thuế”.

>> Tình huống minh họa: Công ty cho cá nhn vay 500 triệu đồng, lãi suất 6%/năm. Sau 1 năm, công ty nhận được tiền lãi 30 triệu đồng. Công ty lập hóa đơn ghi nhận doanh thu từ lãi cho vay. Cách hạch toán:

– Khi nhận tiền lãi:

Nợ TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng: 30.000.000 VND

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính: 30.000.000 VND

– Lập hóa đơn: Trên hóa đơn, ghi rõ số tiền lãi 30.000.000 VND, tại dòng thuế suất và tiền thuế GTGT ghi “Không chịu thuế”.

Công ty có phải khấu trừ thuế TNCN khi trả lãi cho cá nhân vay tiền không?

Theo quy định, khi doanh nghiệp trả lãi vay cho cá nhân, khoản lãi này thuộc diện chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Do đó, doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN trước khi trả lãi cho cá nhân. Khoản lãi từ tiền cho vay được coi là thu nhập từ đầu tư vốn và chịu thuế TNCN với thuế suất 5%. Doanh nghiệp chi trả lãi có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN 5% trên số lãi trước khi thanh toán cho cá nhân và nộp vào ngân sách nhà nước.

>> Tình huống minh họa: Công ty  vay 1 tỷ đồng từ cá nhân, lãi suất 10%/năm. Sau 1 năm, số lãi phải trả là 100 triệu đồng. Công ty khấu trừ thuế TNCN 5% trên 100 triệu đồng, tương đương 5 triệu đồng, và nộp vào ngân sách nhà nước. Số tiền lãi thực nhận của ông C là 95 triệu đồng. Cách hạch toán:

– Khi ghi nhận chi phí lãi vay:

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính: 100.000.000 VND

Có TK 3335 – Thuế TNCN: 5.000.000 VND

Có TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng: 95.000.000 VND

– Khi nộp thuế TNCN:

Nợ TK 3335 – Thuế TNCN: 5.000.000 VND

>> Xem thêm: Hướng dẫn phân tích báo cáo tài chính cho doanh nghiệp chi tiết

Công ty có cần ký hợp đồng vay tiền khi cho cá nhân vay không?

Có, hợp đồng vay tiền là yêu cầu bắt buộc khi công ty cho cá nhân vay tiền, đặc biệt với các khoản vay có giá trị lớn. Hợp đồng cần nêu rõ các điều khoản quan trọng như số tiền vay, thời hạn vay, lãi suất (nếu có), phương thức trả nợ, và các cam kết giữa hai bên để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch trong giao dịch. Hợp đồng vay tiền là tài liệu pháp lý quan trọng giúp công ty bảo vệ quyền lợi của mình nếu phát sinh tranh chấp. Ngoài ra, việc lập hợp đồng còn hỗ trợ công ty trong quá trình kiểm toán và báo cáo tài chính, đảm bảo các khoản vay được ghi nhận và giải trình rõ ràng. Nếu khoản vay không có hợp đồng, cơ quan thuế có thể đặt câu hỏi về tính minh bạch của giao dịch và có khả năng ấn định thuế dựa trên các yếu tố khác.

>> Tình huống minh họa: Công ty TNHH Thành Công cho ông Nguyễn Văn D vay 500 triệu đồng để đầu tư kinh doanh cá nhân. Hai bên đã ký hợp đồng vay nêu rõ số tiền vay, thời hạn vay là 1 năm, lãi suất 5%/năm, và thỏa thuận trả lãi định kỳ hàng quý. Cách hạch toán:

– Khi giải ngân khoản vay:

Nợ TK 128 – Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn (hoặc TK 138 – Phải thu khác): 500.000.000 VND

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (hoặc TK 111 – Tiền mặt): 500.000.000 VND

– Khi nhận lãi vay định kỳ:

+ Giả sử lãi suất 5%/năm, mỗi quý nhận 6.250.000 VND:

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 6.250.000 VND

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính: 6.250.000 VND

– Khi thu hồi khoản vay:

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 500.000.000 VND

Có TK 128 – Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn (hoặc TK 138 – Phải thu khác): 500.000.000 VND

Trên đây là toàn bộ lưu ý quan trong giúp bạn dễ dàng xử lý các tình huống liên quan đến hạch toán công ty cho cá nhân vay tiền. Hy vọng rằng thông tin trong bài viết từ TACA đã góp phần giúp bạn nắm vững cách xử lý các tình huống thuế phức tạp, nâng cao kiến thức chuyên môn, nhanh nhạy trong việc giải quyết các trường hợp thực tế.

Đồng thời, những kiến thức hạch toán nghiệp vụ mua hàng bán hàng trong doanh nghiệp thương mại sẽ được chia sẻ chi tiết và chuyên sâu hơn tại Môn Kế toán Chương trình Ôn thi chứng chỉ Đại lý thuế, Chứng chỉ hành nghề kế toán APC và Chứng chỉ hành nghề kiểm toán CPA tại Học viện TACA.

Bên cạnh đó, để khẳng định vị thế của mình trong ngành kế toán kiểm toán và tư vấn thuế một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí mà vẫn được tiếp cận lộ trình ôn thi bài bản, phương pháp học thông minh, mời bạn tham khảo các khóa ôn thi “Ôn là đậu!” của TACA tại đây:

Chứng chỉ hành nghề kế toán – Cánh cửa mở ra sự nghiệp kế toán thành công vang dội

Chứng chỉ CPA – Con đường dẫn tới thành công trong sự nghiệp kiểm toán

Chứng chỉ Đại lý thuế – Học sớm để trở thành chuyên gia tư vấn thuế

Taca Certified Professional Accounting,