28/11/2024 Kiến thức kế toán

Hướng dẫn hạch toán chi phí bán hàng tài khoản 641 theo Thông tư 200

Nội dung chính

Hạch toán chi phí bán hàng là một trong những nghiệp vụ quan trọng trong kế toán, nhưng cũng là nơi dễ xảy ra sai sót. Những lỗi phổ biến có thể làm sai lệch báo cáo tài chính và ảnh hưởng đến việc quyết toán thuế. Do đó TACA gửi đến bạn hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán chi phí bán hàng (TK 641) giúp bạn đảm bảo ghi nhận và kê khai chính xác các chi phí bán hàng phổ biến như: Chi phí vận chuyển hàng đi bán, hoa hồng bán hàng… thông qua bài viết dưới đây:

Nguyên tắc cốt lõi khi hạch toán chi phí bán hàng – hạch toán tài khoản 641

Đầu tiên, mọi kế toán cần phân định rõ 7 tài khoản cấp 2 khi hạch toán chi phí bán hàng bao gồm:

– Tài khoản 6411 – Chi phí nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hoá,… bao gồm tiền lương, tiền ăn giữa ca, tiền công và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp,…

– Tài khoản 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì: Phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, như chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hoá, chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ,… dùng cho bộ phận bán hàng.

– Tài khoản 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Phản ánh chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc,…

– Tài khoản 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng, như nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương tiện tính toán, đo lường, kiểm nghiệm chất lượng,…

– Tài khoản 6415 – Chi phí bảo hành: Dùng để phản ánh khoản chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá. Riêng chi phí sửa chữa và bảo hành công trình xây lắp phản ánh ở TK 627 “Chi phí sản xuất chung” mà không phản ánh ở TK này.

– Tài khoản 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng như chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ phục vụ trực tiếp cho khâu bán hàng, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá đi bán, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu,…

– Tài khoản 6418 – Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí đã kể trên như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hoá, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng…

>> Theo đó, để đảm bảo việc hạch toán chi phí bán hàng được chính xác bạn cũng cần áp dụng các nguyên tắc kế toán tài khoản 641 như sau:

– Chi phí bán hàng là khoản chi phí phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thực tế phát sinh trong quá trình bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, sản phẩm như: các chi phí nhân viên bán hàng, chi phí vận chuyển sản phẩm, hoa hồng bán hàng, tiền kho bãi khi vận chuyển bán sản phẩm…

– Các khoản chi phí bán hàng không được tính là chi phí tính thuế TNDN theo quy định của Luật Thuế có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh vào chỉ tiêu B4 trong quyết toán thuế TNDN.

– Tài khoản 641 được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí như: chi phí nhân viên, vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng, khấu hao TSCĐ; dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. Tùy theo đặc điểm kinh doanh của từng công ty, yêu cầu quản lý chi tiết từng ngành TK 641 có thể được mở thêm một số nội dung chi phí. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí bán hàng vào bên nợ xác định kết quả kinh doanh.

Hướng dẫn hạch hạch toán chi phí bán hàng – TK 641 đúng chuẩn

Xét về kết cấu tài khoản 641 – Chi phí bán hàng ta sẽ có:

KẾT CẤU TÀI KHOẢN 641
Bên Nợ	Bên Có
Các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ.	– Khoản được ghi giảm chi phí bán hàng trong kỳ; – Kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để tính kết quả kinh doanh trong kỳ.
Tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ

>> Để hạch toán chi phí bán hàng, kế toán sẽ hạch toán theo:

1. Tính tiền lương, phụ cấp, tiền ăn giữa ca và tính, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, các khoản hỗ trợ khác (như bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện…) cho nhân viên phục vụ trực tiếp cho quá trình bán các sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng;

Có TK 334: Tiền lương tiền công trả người lao động;

Có TK 3383: Bảo hiểm xã hội;

Có TK 3384: Bảo hiểm y tế;

Có TK 3386: Bảo hiểm thất nghiệp;

Có TK 3382: KPCĐ.

2. Giá trị vật liệu, dụng cụ phục vụ cho quá trình bán hàng ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng;

Có các TK 152, 153, 242 (giá vốn công cụ dụng cụ, vật liệu mạng sử dụng).

3. Trích khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.

4. Đối với chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho bán hàng

– Trường hợp sử dụng phương pháp trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ:

+ Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí bán hàng, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Có TK 335 – Chi phí phải trả (nếu việc sửa chữa đã thực hiện trong kỳ nhưng chưa nghiệm thu hoặc chưa có hóa đơn)

Có TK 352 – Dự phòng phải trả (Nếu đơn vị trích trước chi phí sửa chữa cho TSCĐ theo yêu cầu kỹ thuật phải bảo dưỡng, duy tu định kỳ)

+ Khi chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh, ghi:

Nợ các TK 335, 352

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có các TK 331, 241, 111, 112, 152,…

– Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn và liên quan đến việc bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ trong nhiều kỳ, định kỳ kế toán tính vào chi phí bán hàng từng phần chi phí sửa chữa lớn đã phát sinh, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Có TK 242 – Chi phí trả trước.

5. Hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa (không bao gồm bảo hành công trình xây lắp):

– Trường hợp doanh nghiệp bán hàng cho khách hàng có kèm theo giấy bảo hành sửa chữa cho các hỏng hóc do lỗi sản xuất được phát hiện trong thời gian bảo hành sản phẩm, hàng hoá, doanh nghiệp phải xác định cho từng mức chi phí sửa chữa cho toàn bộ nghĩa vụ bảo hành. Khi xác định số dự phòng phải trả về chi phí sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hoá kế toán ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Có TK 352 – Dự phòng phải trả.

– Cuối kỳ kế toán sau, doanh nghiệp phải tính, xác định số dự phòng phải trả về sửa chữa bảo hành sản phẩm, hàng hoá cần lập:

+ Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hoá đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được trích thêm ghi nhận vào chi phí, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6415)

Có TK 352 – Dự phòng phải trả.

+ Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hoá đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí:

Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả

Có TK 641 – Chi phí bán hàng (6415).

6. Chi phí điện, nước mua ngoài, chi phí thông tin (điện thoại, fax…), chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ có giá trị không lớn, được tính trực tiếp vào chi phí bán hàng, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111, 112, 141, 331,…

7. Đối với sản phẩm, hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo

– Đối với hàng hóa mua vào hoặc sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra dùng để khuyến mại, quảng cáo:

+ Trường hợp xuất sản phẩm, hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo không thu tiền, không kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa, ghi:

Nợ TK 641- Chi phí bán hàng (chi phí SX sản phẩm, giá vốn hàng hoá)

Có các TK 155, 156.

+ Trường hợp xuất hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo nhưng khách hàng chỉ được nhận hàng khuyến mại, quảng cáo kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa (ví dụ như mua 2 sản phẩm được tặng 1 sản phẩm….) thì kế toán phản ánh giá trị hàng khuyến mại, quảng cáo vào giá vốn hàng bán (trường hợp này bản chất giao dịch là giảm giá hàng bán).

– Trường hợp doanh nghiệp có hoạt động thương mại được nhận hàng hoá (không phải trả tiền) từ nhà sản xuất, nhà phân phối để quảng cáo, khuyến mại cho khách hàng mua hàng của nhà sản xuất, nhà phân phối:

+ Khi nhận hàng của nhà sản xuất (không phải trả tiền) dùng để khuyến mại, quảng cáo cho khách hàng, nhà phân phối phải theo dõi chi tiết số lượng hàng trong hệ thống quản trị nội bộ của mình và thuyết minh trên Bản thuyết minh Báo cáo tài chính đối với hàng nhận được và số hàng đã dùng để khuyến mại cho người mua (như hàng hóa nhận giữ hộ).

+ Khi hết chương trình khuyến mại, nếu không phải trả lại nhà sản xuất số hàng khuyến mại chưa sử dụng hết, kế toán ghi nhận thu nhập khác là giá trị số hàng khuyến mại không phải trả lại, ghi:

Nợ TK 156 – Hàng hoá (theo giá trị hợp lý)

Có TK 711 – Thu nhập khác.

8. Trường hợp sản phẩm, hàng hoá dùng để biếu, tặng

– Trường hợp sản phẩm, hàng hoá dùng để biếu, tặng cho khách hàng bên ngoài doanh nghiệp được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (chi phí SX sản phẩm, giá vốn hàng hoá)

Có các TK 152, 153, 155, 156.

Nếu phải kê khai thuế GTGT đầu ra, ghi:

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.

– Trường hợp sản phẩm, hàng hoá dùng để biếu, tặng cho cán bộ công nhân viên được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi:

Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng giá thanh toán)

Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).

Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán đối với giá trị sản phẩm, hàng hoá, NVL dùng để biếu, tặng công nhân viên và người lao động:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có các TK 152, 153, 155, 156.

9. Đối với sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ cho hoạt động bán hàng, căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6412, 6413, 6417, 6418)

Có các TK 155, 156 (chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng hoá).

Nếu phải kê khai thuế GTGT cho sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ (giá trị kê khai thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế), ghi:

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.

10. Hoa hồng bán hàng bên giao đại lý phải trả cho bên nhận đại lý, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.

11. Số tiền phải trả cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu về các khoản đã chi hộ liên quan đến hàng uỷ thác xuất khẩu và phí uỷ thác xuất khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3388).

12. Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng, ghi:

Nợ các TK 111, 112,…

Có TK 641 – Chi phí bán hàng.

13. Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”, ghi:

Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 641 – Chi phí bán hàng.

Hướng dẫn xử lý tính huống thực tế khi hạch toán chi phí bán hàng

– Tại doanh nghiệp Minh Khang, trong kỳ có các chi phí liên quan đến việc tiêu thụ hàng hóa như sau:

Chi phí bốc xếp đã trả bằng tiền mặt: 800.000 VND
Cước vận chuyển (chưa có thuế GTGT): 3.000.000 VND, thuế GTGT 10%, đã thanh toán 1.800.000 VND bằng tiền gửi ngân hàng, số còn lại doanh nghiệp còn nợ.

>> Nếu rơi vào trường hợp trên, bạn có thể hạch toán chi phí bán hàng như sau:

+ Chi phí bốc xếp đã trả bằng tiền mặt

Nợ tài khoản 641 (6417): 800.000 VND

Có tài khoản 111: 800.000 VND

+ Cước vận chuyển (chưa có thuế GTGT): 3.000.000 VND, thuế GTGT 10% là 300.000 VND, đã thanh toán 1.800.000 VND bằng tiền gửi ngân hàng, số còn lại doanh nghiệp còn nợ.

Nợ tài khoản 641 (6417): 3.000.000 VND

Nợ tài khoản1331: 300.000 VND

Có tài khoản 112: 1.800.000 VND

Có tài khoản 331: 1.500.000 VND

Q&A liên quan đến hạch toán chi phí bán hàng

Như thế nào được coi là chi phí bán hàng và được hạch toán vào TK ?

Tài khoản 641 là tài khoản dùng cho chi phí bán hàng ghi nhận các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Các chi phí này bao gồm . Những chi phí này bao gồm chi phí quảng bá sản phẩm, tổ chức sự kiện giới thiệu, chi phí quảng cáo, hoa hồng cho nhân viên bán hàng, chi phí bảo trì sản phẩm (ngoại trừ các hoạt động xây lắp), cùng với các chi phí liên quan đến bảo quản, đóng gói và vận chuyển hàng hóa. – Theo quy định tại khoản 1, Điều 91 của Thông tư 200/2014/TT-BTC

>> Chi phí bán hàng là tổng hợp tất cả các khoản chi phí liên quan đến việc bán hàng hóa, sản phẩm hoặc dịch vụ. Doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các biện pháp hiệu quả để quản lý và tối ưu hóa các chi phí này nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường.

Có phải mọi chi phí bán hàng đều được ghi nhận vào tài khoản 641?

Không. Chỉ những chi phí trực tiếp liên quan đến hoạt động bán hàng như quảng cáo, chi phí vận chuyển, bảo hành sản phẩm, và hoa hồng bán hàng mới được ghi nhận vào tài khoản 641. Các chi phí không trực tiếp liên quan, chẳng hạn chi phí quản lý doanh nghiệp, cần ghi nhận vào tài khoản 642.

Làm thế nào để phân biệt chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp?

Để trả lời câu hỏi này, bạn cần đặc biệt lưu tâm đến 2 điểm sau:

Chi phí bán hàng (641): Gắn liền với việc tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, như chi phí vận chuyển, hoa hồng bán hàng, bảo hành.
Chi phí quản lý doanh nghiệp (642): Gắn với hoạt động quản lý chung của công ty, như lương nhân viên văn phòng, chi phí văn phòng phẩm, và chi phí khấu hao trụ sở chính.

Chi phí vận chuyển hàng bán có thể ghi nhận vào tài khoản 641 không?

Có, nếu chi phí vận chuyển hàng hóa liên quan trực tiếp đến việc đưa hàng hóa từ kho đến tay khách hàng. Ngược lại, nếu vận chuyển hàng từ nhà cung cấp về kho, chi phí này sẽ được ghi nhận vào tài khoản 156 – Hàng hóa hoặc tài khoản khác phù hợp.

Làm thế nào để xử lý chiết khấu thương mại trong chi phí bán hàng?

Chiết khấu thương mại (giảm giá theo số lượng lớn): Ghi giảm doanh thu, không ghi nhận vào tài khoản chi phí bán hàng.
Giảm giá bán hàng (do lỗi sản phẩm hoặc chương trình khuyến mại): Có thể ghi nhận vào tài khoản chi phí bán hàng, nếu phù hợp với quy định.

Trên đây là Hướng dẫn hạch toán chi phí bán hàng tài khoản 641 theo Thông tư 200 đúng chuẩn giúp kế toán tự tin xử lý hạch toán chính xác. Hy vọng rằng thông tin trong bài viết từ TACA đã góp phần giúp bạn nắm vững cách xử lý các tình huống thuế phức tạp, nâng cao kiến thức chuyên môn, nhanh nhạy trong việc giải quyết các trường hợp thực tế.

Đồng thời, những kiến thức hạch toán nghiệp vụ mua hàng bán hàng trong doanh nghiệp thương mại sẽ được chia sẻ chi tiết và chuyên sâu hơn tại Môn Kế toán Chương trình Ôn thi chứng chỉ Đại lý thuế, Chứng chỉ hành nghề kế toán APC và Chứng chỉ hành nghề kiểm toán CPA tại Học viện TACA.

Bên cạnh đó, để khẳng định vị thế của mình trong ngành kế toán kiểm toán và tư vấn thuế một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí mà vẫn được tiếp cận lộ trình ôn thi bài bản, phương pháp học thông minh, mời bạn tham khảo các khóa ôn thi “Ôn là đậu!” của TACA tại đây:

Chứng chỉ hành nghề kế toán – Cánh cửa mở ra sự nghiệp kế toán thành công vang dội

Chứng chỉ CPA – Con đường dẫn tới thành công trong sự nghiệp kiểm toán

Chứng chỉ Đại lý thuế – Học sớm để trở thành chuyên gia tư vấn thuế

Taca Certified Professional Accounting,