Hệ thống kế toán quản trị – Giải pháp tối ưu dòng tiền, kiểm soát chi phí & hoạch định chiến lược DN

Cụ thể:

Tiêu chí	Kế toán quản trị	Kế toán tài chính
Đối tượng phục vụ	Nhà quản lý nội bộ (HĐQT, Giám đốc, Trưởng phòng)	Đối tượng bên ngoài (Thuế, Ngân hàng, Cổ đông)
Tính pháp lý	Không bắt buộc, mang tính linh hoạt cao	Bắt buộc tuân thủ chuẩn mực kế toán (VAS/IFRS)
Tính chất thông tin	Hướng về tương lai (Dự báo, lập kế hoạch)	Hướng về quá khứ (Số liệu đã xảy ra)
Phạm vi	Chi tiết từng bộ phận, dự án, sản phẩm	Toàn bộ doanh nghiệp

Hiện nay, hệ thống kế toán quản trị đang dịch chuyển mạnh mẽ theo xu hướng chuyển đổi số. Các doanh nghiệp đang thay thế mô hình “thu nhập giả định” truyền thống bằng “dự báo xác suất”. Việc tích hợp dữ liệu lớn (Big Data) và học máy (Machine Learning) cho phép hệ thống giả lập hàng triệu kịch bản kinh doanh nhằm quản trị rủi ro tối ưu nhất.

Vậy doanh nghiệp cần làm gì để xây dựng thành công bộ máy kế toán quản trị linh hoạt theo nhu cầu quản trị riêng  mà vẫn đảm bảo tối ưu hóa chi phí – phòng tránh rủi ro và định hướng chính xác quyết định cho ban lãnh đạo? Hãy cùng TACA tìm câu trả lời thông qua bài viết dưới đây nhé!

Hiểu rõ thành phần & thiết lập hệ thống kế toán quản trị hiệu quả

• Phân loại thành phần theo các chủ thể/thực thể tham gia
• Phân loại theo quá trình kế toán quản trị trong doanh nghiệp

1. Phân loại theo các chủ thể/thực thể tham gia

• Kế toán viên quản trị: Người trực tiếp thu thập dữ liệu thô, phân loại chi phí, chạy các mô hình tài chính.
• Giám đốc tài chính (CFO) / Kế toán trưởng: Người kiểm định mô hình, phê duyệt báo cáo phân tích và đưa ra đề xuất chiến lược tài chính.

• Ban quản trị cấp cao (CEO, HĐQT): Sử dụng báo cáo chiến lược, báo cáo toàn doanh nghiệp, dự toán vốn đầu tư dài hạn để định hướng công ty.
• Quản lý cấp trung (Giám đốc bộ phận, Trưởng phòng): Sử dụng báo cáo phân khúc (chi nhánh, dòng sản phẩm) và ngân sách hoạt động của riêng phòng ban mình để điều hành.
• Quản lý cấp cơ sở (Trưởng ca, Quản đốc phân xưởng): Sử dụng các báo cáo vận hành nhanh (năng suất, tỷ lệ lỗi, giờ công) để giám sát trực tiếp hàng ngày.

• Trung tâm chi phí (Cost Center): Phân xưởng sản xuất, phòng hành chính (chỉ chịu trách nhiệm kiểm soát chi phí).
• Trung tâm doanh thu (Revenue Center): Phòng kinh doanh, đội ngũ bán hàng (chỉ chịu trách nhiệm tạo doanh số).
• Trung tâm lợi nhuận (Profit Center): Một chi nhánh độc lập, một dòng sản phẩm (chịu trách nhiệm cả chi phí lẫn doanh thu).
• Trung tâm đầu tư (Investment Center): Các công ty con, dự án lớn (chịu trách nhiệm về lợi nhuận và hiệu quả sử dụng vốn đầu tư).

– Đồng bộ dữ liệu ngay từ nguồn: Kế toán quản trị thường bị chậm hoặc sai lệch do phải đợi kế toán tài chính (KTTC) gom hóa đơn hoặc do bộ phận kinh doanh, kho bãi nhập liệu thủ công sai sót. Để khắc phục vấn đề này, doanh nghiệp nên:

• Xây dựng một Danh mục mã thống nhất (Chart of Accounts tích hợp mã phòng ban, mã dự án, mã sản phẩm) dùng chung cho toàn công ty.
• Yêu cầu dữ liệu phi tài chính (sản lượng lỗi, giờ máy) phải được bộ phận vận hành nhập trực tiếp vào hệ thống ngay khi phát sinh, không thông qua kế toán gõ lại.

– Thiết kế báo cáo theo “Tư duy may đo”: Nếu chỉ cung cấp một tệp báo cáo dày cộp, đầy thuật ngữ chuyên ngành tài chính cho Giám đốc sản xuất hoặc Giám đốc kinh doanh sẽ khiến họ quá tải và bỏ qua. Do đó, để tối ưu thời gian ra quyết định, ban lãnh đạo cần vạch rõ quy chuẩn ngay từ đầu đối với hạng mục công việc từng phân cấp:

• Cấp cao (CEO): Chỉ cần bảng điều khiển (Dashboard) trực quan hiển thị 3 – 5 chỉ số KPI cốt lõi, cảnh báo đỏ khi có biến động lớn.
• Cấp trung (Trưởng phòng): Báo cáo chi tiết về biến động chi phí, doanh thu thuộc phạm vi họ quản lý.
• Đơn giản hóa ngôn ngữ chuyên ngành đảm bảo các phòng ban/ ban lãnh đạo hiểu đúng nghĩa và dễ dàng ra quyết định (Ví dụ: Thay vì nói “Lãng phí định phí hiệu năng”, hãy nói “Máy sấy đang chạy dưới công suất 20%”).

• Phải hiểu rằng, dữ liệu & đề xuất từ báo cáo kế toán quản trị phục vụ tương lai & hành động kinh doanh. Một báo cáo chính xác 90% nhưng có ngay trong 24 giờ đầu tháng luôn có giá trị hơn báo cáo chính xác 100% nhưng nộp vào ngày 25 của tháng sau. 
  >> Doanh nghiệp hoàn toàn có thể ứng dụng AI & AI Agent tối ưu hóa hiệu xuất thu thập – đo lường – phân tích – đánh giá để có những đề xuất giá trị kịp thời & mang tính cạnh tranh “giá trị”

• Tuy nhiên, nếu ban lãnh đạo có biện pháp thúc đẩy sự đoàn kết & tất cả vì mục tiêu chung thông qua các buổi họp/ khuyến kích phối hợp giữa các phòng ban sẽ giúp không chỉ số liệu Kế toán quản trị được chính xác minh bạch mà còn là động lực thúc đẩy các phòng ban tìm ra giải pháp tối đa hóa hiệu suất dựa trên nguồn lực hữu hạn.

2. Phân loại theo quá trình vận hành hệ thống kế toán quản trị

Nếu chia nhỏ quá trình vận hành của hệ thống kế toán quản trị, bạn sẽ thấy rõ nó gồm 4 hệ thống con, hoạt động tuần hoàn từ thu nhận, xử lý, cung cấp cho đến kiểm soát thông tin. Mỗi khâu đều cần được thiết kế chuẩn chỉ để đảm bảo dòng chảy dữ liệu không bị tắc nghẽn hoặc rò rỉ.

• Dữ liệu tài chính: Thu thập từ kế toán tài chính như doanh thu, chi phí, công nợ.
• Dữ liệu phi tài chính: Năng suất lao động, thời gian máy hỏng, tỷ lệ sản phẩm lỗi, sự hài lòng của khách hàng.
• Dữ liệu vận hành: Số lượng nguyên vật liệu tiêu hao, giờ công thực tế, sản lượng sản xuất.

>> Lưu ý: Sai lầm kinh điển của doanh nghiệp là chỉ thu thập dữ liệu tài chính (quá khứ) từ kế toán tổng hợp. Hệ thống kể toán quản trị phát huy tối đa hiệu suất là khi dữ liệu được thu thập – phân tích – đánh giá – đề xuất giải pháp kịp thời song hành phát hiện rủi ro tiềm ẩn nhanh chóng. Muốn đạt được điều đó, doanh nghiệp cần chuẩn hóa dữ liệu từ gốc thông qua các quy trình phối hợp (SOP) giữa kế toán và các phòng ban.

• Phân loại chi phí: Phân định rõ chi phí cố định (định phí) và chi phí biến đổi (biến phí).
• Tính giá thành sản phẩm: Áp dụng các phương pháp tiên tiến như tính chi phí theo hoạt động (ABC) để phân bổ chính xác chi phí chung.
• Phân tích CVP: Phân tích mối quan hệ giữa Chi phí – Sản lượng – Lợi nhuận để tìm điểm hòa vốn.

>> Lưu ý: Đây là phần dễ bị ngó lơ ở nhiều doanh nghiệp tuy nhiên đây thực chất là hành động giúp doanh nghiệp bóc tách bản chất dòng tiền để tìm ra động lực tạo lợi nhuận / điểm nghẽn gây lãng phí dòng tiền trong doanh nghiệp do đó cần:

• Tránh bẫy chi phí cố định (Định phí): Khi sản lượng giảm, định phí phân bổ trên một đơn vị sản phẩm sẽ tăng lên. Nếu không phân định rõ Biến phí/Định phí, nhà quản trị rất dễ quyết định sai lầm là tăng giá bán để bù chi phí, vô tình đẩy sản phẩm vào thế mất năng lực cạnh tranh.
• Ứng dụng linh hoạt mô hình ABC (Activity-Based Costing): Với doanh nghiệp có danh mục sản phẩm đa dạng hoặc chi phí sản xuất chung (khấu hao, quản lý, điện…) chiếm tỷ trọng lớn. Mô hình này sẽ giúp phát hiện ra những khách hàng hoặc sản phẩm tuy doanh thu rất cao nhưng lại tiêu tốn quá nhiều nguồn lực hỗ trợ kỹ thuật/giao hàng… thực chất đang làm giảm lợi nhuận tổng thể.
  Tuy nhiên nếu doanh nghiệp bạn đang ở quy mô vừa, việc triển khai hệ thống ABC toàn diện ngay lập tức có thể gây quá tải cho bộ máy nhân sự vì tốn quá nhiều công sức đo lường. Hãy bắt đầu bằng cách phân loại thật chuẩn Biến phí – Định phí và áp dụng ABC cho 20% nhóm chi phí chung lớn nhất (như chi phí logistics hoặc chi phí kho bãi).

• Dự toán vận hành: Lập ngân sách doanh thu, ngân sách sản xuất, chi phí bán hàng và quản lý.
• Dự toán tài chính: Lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự toán, bảng cân đối kế toán dự toán.
• Dự toán vốn đầu tư: Lập kế hoạch chi mua sắm tài sản cố định, đầu tư dài hạn.
  

>> Lưu ý: Ngân sách không phải là một chiếc “vòng kim cô” cố định để ép các phòng ban tiết kiệm tiền, mà là công cụ phân bổ nguồn lực tối ưu theo chiến lược. Theo đó:

• Thay vì lập dự toán cứng 1 năm (dễ bị lạc hậu do biến động thị trường), các doanh nghiệp xuất sắc thường lập dự toán cuốn chiếu liên tục cho 4 quý tới. Cứ hết một quý, hệ thống tự động bổ sung thêm một quý tiếp theo.

• • Doanh nghiệp nên gắn liền ngân sách được cấp với mục tiêu đầu ra (ví dụ: Phòng Marketing chỉ được cấp thêm 200 triệu nếu cam kết tăng 15% lượng khách hàng tiềm năng), thay vì cấp ngân sách dựa trên số liệu năm ngoái cộng thêm vài phần trăm.

• Kế toán trách nhiệm: Phân chia doanh nghiệp thành các trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tư để gắn trách nhiệm cho từng quản lý.
• Phân tích biến động (Variance Analysis): So sánh số liệu thực tế với dự toán để tìm ra chênh lệch tốt/xấu và nguyên nhân.
• Thẻ điểm cân bằng (Balanced Scorecard): Đánh giá toàn diện qua 4 khía cạnh: Tài chính, Khách hàng, Quy trình nội bộ, và Học hỏi & Phát triển.
  

>> Lưu ý: Việc phân rõ các trung tâm/ quy trách nhiệm cho từng vị trí giúp doanh nghiệp vô thức loại bỏ tư duy “đổ lỗi chéo”. Ví dụ: Trưởng phòng sản xuất chịu trách nhiệm về lượng nguyên vật liệu lãng phí, còn Trưởng phòng mua hàng chịu trách nhiệm về giá nguyên vật liệu đầu vào.

• Đồng thời, thay vì tiết kiệm tối đa doanh nghiệp nên cân nhắc bài toán chi phí/ lợi nhuận ngắn hạn – dài hạn hợp lý để đảm bảo mục tiêu chung toàn doanh nghiệp.

• Báo cáo phân tích phân khúc: Báo cáo chi tiết theo từng dòng sản phẩm, vùng miền, hoặc nhóm khách hàng.
• Báo cáo nhanh (Flash Report): Cập nhật tiến độ doanh thu, dòng tiền theo ngày hoặc tuần cho ban giám đốc.
• Báo cáo bất thường: Cảnh báo ngay khi các chỉ số vượt quá ngưỡng an toàn cho phép.
  

>> Lưu ý: Báo cáo quản trị cần tuân thủ nguyên tắc:

Đúng đối tượng – Đúng thời điểm – Đúng hàm lượng thông tin

• Ban quản trị sẽ không đánh giá cao 1 tập giày báo cáo chi chít số liệu hay bảng Dashboard đẹp lộng lẫy mà không có giá trị định hướng giá trị. Thứ họ quan tâm thực sự cũng chưa bao giờ chỉ dùng lại “lãi/ lỗ bao nhiêu? Thâm hịu bao nhiêu? Đạt KPI bao nhiêu?”…
• Thứ họ cần xem là Chi nhánh A đang nuôi Chi nhánh B, hay Dòng sản phẩm X đang bù lỗ cho Dòng sản phẩm Y để đưa ra quyết định cắt bỏ hoặc đầu tư thêm.

>> Do đó, kế toán không chỉ là ng ghi chép số liệu – quan trọng hơn cả là nhận biết “chỉ số” đắt giá giúp phát hiện sớm rủi ro – định hướng đề xuất hành động thực tế giúp tối ưu hóa dòng tiền trong doanh nghiệp.

• Phần mềm tích hợp: Doanh nghiệp nên trích 1 khoản chi phí cần thiết / nghiên cứu mở rộng ứng dụng AI tích hợp tối ưu hiệu quả vận hành – kiểm soát & quản trị dữ liệu trong doanh nghiệp đảm bảo  sinh thái ERP (như SAP, Oracle) hoặc các phần mềm KTQT chuyên sâu để tự động hóa dữ liệu. Từ đó, đồng bộ hóa và làm sạch dữ liệu từ tất cả các phòng ban vào một kho dữ liệu duy nhất để trực quan hóa dữ liệu thành các Dashboard thời gian thực cho CEO.
• Đội ngũ nhân sự: Nhân sự kế toán quản trị hiệu quả chưa bao giờ được tính theo số năm thâm niên mà nhờ khả năng tự tích lũy kinh nghiệm – kiến thức – ứng dụng AI để chuyển đổi vai trò từ người ghi chép thành đối tác chiến lược – cùng ngồi lại với quản lý & các phòng ban để thu thập – phân tích – đánh giá – tìm kiếm cơ hội & cảnh báo rủi ro kịp thời.  

Mô hình kế toán quản trị nào phù hợp với doanh nghiệp bạn?

Trong môi trường doanh nghiệp quy mô lớn, kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin chi tiết và đầy đủ để hỗ trợ quản lý hiệu quả. Các nội dung cần tập trung bao gồm:

• Xây dựng thông tin nội bộ về chi phí, thu nhập
• Tạo ra các dự báo và kế hoạch hoạt động kinh doanh
• Phân tích các biến động trong kết quả kinh doanh, xác định nguyên nhân gây ra sự thay đổi này
• Tạo ra các báo cáo và thông tin chứng minh sự hiệu quả của các quyết định quản trị và sự ảnh hưởng của chúng đối với kết quả kinh doanh
• Tổ chức nhân sự theo các nhóm chuyên môn

Trong trường hợp của các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa, thường thiếu các điều kiện về kỹ thuật, công nghệ và trình độ quản trị cao cấp, việc áp dụng các tiêu chuẩn và quy mô hoạt động phức tạp không phải lúc nào cũng cần thiết. Do đó, trong trường hợp này, việc xây dựng các nội dung kế toán quản trị không cần phức tạp và chi tiết. Thay vào đó, các doanh nghiệp này có thể tập trung vào việc cung cấp thông tin cơ bản như chi phí, thu nhập và lợi nhuận để hỗ trợ quản lý hàng ngày.

Đồng thời, với quy mô nhỏ và vừa, không cần thiết phải chia cắt cấp quản trị thành nhiều cấp độ. Thay vào đó, việc tổ chức bộ phận kế toán quản trị thành một cấp duy nhất có thể hiệu quả hơn, giúp tối ưu hóa quá trình thu thập và phân tích thông tin.

Bước 2: Thiết lập hệ thống thông tin, cơ chế vận hành và quản trị hiệu quả

• Đối với doanh nghiệp có quy mô lớn: Nội dung kế toán quản trị chính là cơ chế để thiết lập hệ thống báo cáo quản trị và được thiết lập dựa trên các phương thức quản trị khác nhau như: Phân tích chi phí, định hướng kinh doanh, hoặc theo mô hình cấp bậc quản lý khác nhau.
• Đối với doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa (SME): Nội dung kế toán quản trị thường được tích hợp chặt chẽ vào tổ chức và quy trình thu nhập thông tin, lập báo cáo kế toán quản trị theo các công đoạn cụ thể. Các bước này thường dựa trên việc kế thừa & áp dụng các tiêu chuẩn – chính sách kế toán chung như: Định nghĩa về chi phí, thu nhập, lợi nhuận và các yếu tố tiềm ẩn đã được đề cập trong cơ chế tổ chức và vận hành mô hình kế toán quản trị.

>> Việc xây dựng hệ thống thông tin kế toán quản trị giúp đảm bảo rằng thông tin được thu thập, xử lý và báo cáo một cách hiệu quả và chính xác nhất. Đồng thời, nó cũng giúp các nhà quản trị và các bộ phận liên quan hiểu rõ hơn về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và đưa ra các quyết định quản trị có căn cứ.

Mặc dù cách thức vận hành của doanh nghiệp SME có thể đơn giản hơn so với doanh nghiệp có quy mô lớn, nhưng vẫn rất quan trọng đối với việc hỗ trợ quản lý và ra quyết định trong doanh nghiệp.

Bằng cách tổ chức và thực hiện các bước một cách cẩn thận và logic, doanh nghiệp có thể tạo ra các báo cáo quản trị có ích và đáng tin cậy. Quan trọng nhất khi lựa chọn cơ chế vận hành cần phải linh hoạt và phản ánh đầy đủ yêu cầu và đặc điểm cụ thể của từng doanh nghiệp để đảm bảo tính hiệu quả và hiệu lực của hệ thống báo cáo quản trị.

Bước 3. Quy trình thu thập và xử lý dữ liệu kế toán kết hợp cùng các bộ phận, phòng ban

Đây là bước cuối cùng trong quy trình 3 bước thực hiện mô hình kế toán quản trị. Quy trình thu thập và xử lý dữ liệu kế toán được phân chia dựa trên các mục tiêu, nền tảng hoạt động của doanh nghiệp (Bước 1).

Với doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiệm vụ xây dựng hoặc hoàn thiện hệ thống tiêu chuẩn nội bộ về chi phí, thu nhập và lợi nhuận thường được thực hiện bởi một bộ phận duy nhất tại cấp độ kế toán cao nhất, thường là bộ phận kế toán cao cấp nhất và có quan hệ trực tiếp với tổng giám đốc hoặc ban điều hành cao cấp nhất trong doanh nghiệp.

Các bộ phận khác có thể bao gồm:

• Xây dựng thông tin định hướng hoạt động kinh doanh: Bộ phận này tập trung vào việc phân tích và dự báo các xu hướng và tiềm năng trong hoạt động kinh doanh, từ đó đề xuất các chiến lược và kế hoạch để đạt được mục tiêu doanh nghiệp.
• Xây dựng thông tin kết quả hoạt động kinh doanh: Bộ phận này chịu trách nhiệm thu thập, xử lý và báo cáo các kết quả về doanh thu, lợi nhuận và các chỉ số hoạt động kinh doanh khác để đánh giá hiệu suất của doanh nghiệp.
• Xây dựng thông tin biến động kết quả và nguyên nhân ảnh hưởng: Bộ phận này phân tích các yếu tố gây ra sự biến động trong kết quả hoạt động kinh doanh, từ đó đưa ra các đề xuất và giải pháp để điều chỉnh hoạt động và tối ưu hóa hiệu suất.
• Xây dựng chứng minh các quyết định quản trị: Bộ phận này tạo ra các báo cáo và thông tin để chứng minh hiệu quả của các quyết định quản trị và hỗ trợ quá trình ra quyết định tại các cấp quản trị trong doanh nghiệp.

Các bộ phận này có thể được tổ chức linh hoạt, dựa trên cấu trúc và yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp. Việc tổ chức linh hoạt này giúp đảm bảo rằng thông tin quản trị được thu thập, phân tích và báo cáo một cách hiệu quả và đáng tin cậy nhất.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp đang sở hữu quy mô vừa và nhỏ. Bộ phận nhân sự thực hiện kế toán chỉ bao gồm 2 bộ phận, đồng thời 2 bộ phần này có thể kết hợp linh hoạt với bộ phận tài chính:

• Bộ phận thứ nhất kết nối chặt chẽ với các phòng ban xây dựng thông tin hướng dẫn hoạt động kinh doanh và thông tin về biến động kết quả và nguyên nhân ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh. Có thể kết hợp với bộ phận tài chính linh hoạt để đảm nhận các công việc, tức là có thể sử dụng thông tin từ phòng ban kế toán tài chính để bổ sung và phản ánh đầy đủ hơn. Gồm có: Soạn thảo dự toán hoạt động kinh doanh, Soạn thảo báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Soạn thảo báo cáo về biến động kết quả và nguyên nhân ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh.
• Bộ phận thứ hai liên quan trực tiếp đến việc xây dựng thông tin chứng minh các quyết định quản trị theo nhu cầu cần thiết. Cụ thể, phòng ban này thường đảm nhận công việc soạn thảo báo cáo chứng minh các quyết định quản trị, dựa trên thông tin từ các phòng ban khác, bao gồm phòng ban thứ nhất và phòng ban kế toán tài chính.

Hướng dẫn tổ chức & triển khai hệ thống kế toán quản trị trong doanh nghiệp

Tổ chức & triển khai kế toán quản trị chính chính là: Thiết lập quy trình xây dựng, phát triển hệ thống thông tin chi phí, thu nhập, lợi nhuận thoe qui chuẩn nội bộ doanh nghiệp thành hệ thống thông tin thực hiện toàn diện các chức năng quản trị quy trình tạo giá trị của doanh nghiệp.

• Định hướng hoạt động sản xuất, kinh doanh, như các loại dự toán: giá bán, tiêu thụ – sản xuất – chi phí, chi phí bán hàng, chi phí quản trị doanh nghiệp, kết quả sản xuất, kinh doanh, thu chi tiền, tài sản – nguồn vốn, vốn đầu tư dài hạn,…;
• Tình hình, kết quả và hiệu quả sản xuất, kinh doanh, như chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, kết quả và hiệu quả hoạt động sản xuất, kết quả và hiệu quả tiêu thụ, kết quả và hiệu quả kinh doanh, kết quả và hiệu quả sử dụng vốn đầu tư dài hạn, kết quả và hiệu quả nguồn lực kinh tế sử dụng, cân bằng nguồn lực kinh tế,…;
• Biến động kết quả, hiệu quả và nguyên nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh, như biến động kết quả, hiệu quả và nguyên nhân hoạt động sản xuất; biến động kết quả, hiệu quả và nguyên nhân hoạt động tiêu thụ; biến động kết quả, hiệu quả và nguyên nhân hoạt động kinh doanh; biến động kết quả, hiệu quả và nguyên nhân sử dụng vốn đầu tư dài hạn; biến động kết quả, hiệu quả và nguyên nhân nguồn lực kinh tế sử dụng; biến động kết quả, hiệu quả và nguyên nhân cân bằng nguồn lực kinh tế,…;
• Chứng minh các quyết định quản trị như chứng minh một phương án mới, một phương án thay thế; chứng minh giá bán, tính hữu ích của chi phí; chứng minh năng lực kinh tế, tài sản, tính hợp lý nguồn vốn; chứng minh tính cân đối tài sản – nguồn vốn; chứng minh tiềm năng tài chính qua các chỉ số tài chính,…

• Do vậy đòi hỏi thiết kế những mẫu biểu sao cho tương thích với quy trình hoạt động, nguyên lý vận hành và quy trình hoạt động, mô hình tổ chức quản trị, phương thức quản trị của mỗi doanh nghiệp để đảm bảo phản ánh phù hợp với đặc điểm, yêu cầu quản trị các đối tượng kế toán quản trị và phát huy được các chức năng và các phương pháp kỹ thuật kế toán quản trị.

• Trước đây, khi nói đến bộ máy kế toán chỉ đề cập đến bộ máy kế toán tài chính.
• Ngày nay, bộ máy kế toán phải bao gồm cả kế toán tài chính và kế toán quản trị.

Quy trình xây dựng hệ thống kế toán quản trị hiệu quả

Nhiều chủ doanh nghiệp chia sẻ rằng, họ mất rất nhiều thời gian, công sức để áp dụng hệ thống kế toán quản trị nhưng kết quả lại không như kỳ vọng. Lý do không hẳn vì cách làm sai, mà có thể là do chưa xây dựng được một quy trình bài bản, rõ ràng, nhất quán từ đầu đến cuối. Để tránh những lãng phí không cần thiết, dưới đây là quy trình đầy đủ gồm 9 bước nhằm thiết kế và triển khai hiệu quả hệ thống kế toán quản trị trong doanh nghiệp.

Bước 1: Xác định mục tiêu của hệ thống kế toán quản trị

Trước khi đi vào cấu trúc hay báo cáo, điều đầu tiên và quan trọng nhất là xác định mục tiêu. Doanh nghiệp cần làm rõ hệ thống kế toán quản trị sẽ phục vụ mục tiêu gì: kiểm soát chi phí, đo lường hiệu quả từng bộ phận, hỗ trợ ra quyết định đầu tư, hay đánh giá hiệu suất cá nhân? Việc định hình rõ nhiệm vụ của hệ thống không chỉ giúp quá trình thiết kế bám sát thực tế, mà còn tạo ra sự đồng thuận giữa các phòng ban trong quá trình vận hành.

Bước 2: Xác định các trung tâm trách nhiệm tài chính

Hệ thống kế toán quản trị không thể triển khai hiệu quả nếu không biết ai là người chịu trách nhiệm với thông tin nào. Đây là lúc doanh nghiệp cần xác lập các trung tâm trách nhiệm tài chính rõ ràng.

Dựa vào quyền hạn và vai trò, có thể chia thành:

• Trung tâm chi phí

• Trung tâm doanh thu

• Trung tâm lợi nhuận

• Trung tâm đầu tư

Cách phân chia này giúp cho thông tin được thu thập, xử lý và đánh giá một cách có hệ thống, đúng địa chỉ và sát với thực tế vận hành.

Bước 3: Xây dựng hệ thống phân loại trong hệ thống kế toán quản trị

Khi mỗi người hiểu một khái niệm theo cách khác nhau, sự phối hợp sẽ trở nên rối rắm. Do đó, một trong những nền tảng quan trọng khi thiết lập hệ thống kế toán quản trị là xây dựng một hệ thống thuật ngữ và phân loại chung.

Việc này giúp mọi thành viên trong doanh nghiệp có cùng cách hiểu về các đối tượng kế toán quản trị như loại chi phí, mã hoạt động, hoặc phân nhóm doanh thu. Sự thống nhất về mặt ngôn ngữ giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và tối ưu phối hợp giữa các bộ phận.

Bước 4: Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị

Một hệ thống kế toán quản trị hiệu quả không thể thiếu một hệ thống báo cáo quản trị linh hoạt và đúng trọng tâm.

Hệ thống báo cáo cần đảm bảo các nguyên tắc sau:

• Tính lợi ích

• Tính linh hoạt

• Tính đúng địa chỉ

• Tính đầy đủ

• Tính dễ hiểu

• Tính so sánh được

Các loại báo cáo quản trị phổ biến trong doanh nghiệp gồm:

• Báo cáo về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh

• Báo cáo theo chỉ tiêu hoạt động chủ yếu

• Báo cáo về tình hình thực hiện dự toán

Doanh nghiệp nên thiết kế mẫu báo cáo theo hướng gọn, dễ nhìn, phù hợp với thói quen ra quyết định của người quản lý.

Bước 5: Lựa chọn phương pháp kế toán quản trị chi phí và giá thành

Tùy theo ngành nghề, quy mô và cách tổ chức vận hành, doanh nghiệp có thể lựa chọn các phương pháp kế toán chi phí khác nhau: theo đơn đặt hàng, theo quá trình, theo hoạt động (ABC)… Việc xác định rõ phương pháp không chỉ giúp hạch toán chi phí chính xác hơn mà còn phục vụ trực tiếp cho việc tính giá thành, phân tích lợi nhuận từng sản phẩm/dịch vụ hay dự án.

Bước 6: Thiết kế hệ thống chứng từ và tài khoản kế toán quản trị

Phần lớn chứng từ kế toán tài chính có thể được sử dụng chung, nhưng để phục vụ mục tiêu quản trị, doanh nghiệp cần bổ sung hoặc thiết kế thêm một số chứng từ chuyên biệt.

Việc thiết kế này cầnn thoả mãn 3 điều kiện:

• Tính tin cậy

• Tính dễ truy cập

• Tính so sánh được

Mỗi chứng từ cần phản ánh rõ các thông tin cốt lõi như: lĩnh vực hoạt động, loại chi phí, trung tâm trách nhiệm… để khi tổng hợp lên báo cáo, dữ liệu được phân tích dễ dàng và đúng trọng tâm.

Bước 7: Xây dựng hệ thống dự toán

Hệ thống dự toán là nền tảng cho việc lập kế hoạch và kiểm soát. Doanh nghiệp cần xác định phương pháp lập dự toán, quy trình tổ chức dự toán theo từng phòng ban, từng chỉ tiêu và theo chu kỳ phù hợp với hoạt động thực tế.

Một hệ thống kế toán quản trị hiệu quả luôn gắn chặt với dự toán: so sánh dự toán và thực tế, phân tích chênh lệch để đưa ra điều chỉnh kịp thời.

Bước 8: Soạn thảo quy định thực hiện kế toán quản trị trong doanh nghiệp

Đây là phần định hình hành lang pháp lý nội bộ cho việc vận hành hệ thống kế toán quản trị. Những nội dung cần có bao gồm:

• Cơ cấu tài chính doanh nghiệp

• Chính sách kế toán quản trị

• Hệ thống tài khoản riêng cho KTQT

• Tài liệu sơ cấp và thứ cấp

• Quy trình sản xuất kinh doanh và ghi chép KTQT

• Trách nhiệm của từng cá nhân và mẫu biểu báo cáo đi kèm

Văn bản này đóng vai trò như một “quy chế nội bộ”, giúp nhân sự hiểu rõ vai trò và trách nhiệm khi tham gia vào hệ thống kế toán quản trị.

Bước 9: Triển khai hệ thống kế toán quản trị trong thực tế

Cuối cùng, bước quan trọng nhất là đưa hệ thống kế toán quản trị vào vận hành thực tế.

Doanh nghiệp cần xác định rõ:

• Ai chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện?

• Bộ phận kế toán quản trị có được trao quyền và hỗ trợ nguồn lực cần thiết không?

• Đã có đủ công cụ, phương pháp và sự đồng thuận giữa các phòng ban chưa?

Một hệ thống kế toán quản trị dù thiết kế tốt đến đâu cũng sẽ phát huy tác dụng nếu người vận hành đến người sử dụng thông tin đều hiểu đúng vai trò và phối hợp nhịp nhàng.

Hạn chế khi tổ chức hệ thống kế toán quản trị & cách khắc phục