Hóa đơn đỏ là gì? Điều cần lưu ý trước khi xuất hóa đơn đỏ

Hóa đơn đỏ là một trong những loại chứng từ khá phổ biến tại các doanh nghiệp hiện nay bởi chúng là căn cứ để kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào và hạch toán các chi phí sản xuất kinh doanh,…Vậy hóa đơn đỏ là gì? Và trường hợp nào những người mua hàng cần lấy hóa đơn đỏ? Mời bạn cùng Học viện TACA theo dõi bài viết ngay sau đây.

I. Hóa đơn đỏ là gì?

Hóa đơn đỏ còn được gọi là hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn VAT là một loại chứng từ do Bộ tài chính phát hành hoặc do các doanh nghiệp tự in trong trường hợp đã đăng ký mẫu trước đó với cơ quan thuế.

Cụ thể, hóa đơn đỏ là một loại chứng từ thể hiện giá trị hàng bán dịch vụ cung cấp cho người mua. Trong đó, nội dung của loại chứng từ này bao gồm thông tin hai bên người mua, người bán do bên cung cấp dịch vụ xuất, đồng thời, hóa đơn đỏ còn là căn cứ xác định số thuế cần nộp vào ngân sách Nhà nước của các doanh nghiệp.

Xem thêm các bài viết liên đến kiến thức thuế:

• Các khoản phụ cấp không tính thuế TNCN (thu nhập cá nhân)
• Tổng hợp 8 mẫu tờ khai thuế thu nhập cá nhân mới nhất 2022

• Tìm hiểu về hóa đơn giá trị gia tăng và các đặc điểm, quy định của GTGT

II. Mục đích sử dụng của hóa đơn đỏ

Bất kỳ giao dịch mua bán, trao đổi hàng hóa hay dịch vụ đều bắt buộc cần phải có hóa đơn và việc thiết lập hóa đơn là trách nhiệm của người bán hàng. Ngoài ra, hoá đơn đỏ còn là căn cứ để người mua hàng lưu giữ hoá đơn, kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tiến hành hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh, hoàn thuế,…

III. Hóa đơn đỏ hợp lệ là gì?

Hoá đơn đỏ hợp lệ là hoá đơn phải được viết đúng theo các nguyên tắc quy định tại Thông tư 219/2013/TT-BTC và 39/2014/TT-BTC, cụ thể như sau:

• Hóa đơn buộc phải bao gồm đầy đủ các nội dung sau: tên, địa chỉ và mã số thuế của hai bên giao dịch mua bán
• Tên hàng hoá, dịch vụ phải bao gồm các chỉ tiêu như: số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền được ghi bằng cả số và chữ.
• Hai bên mua bán phải ký và ghi rõ họ tên kết hợp dấu người bán và thời gian lập hoá đơn.

IV. Khi nào doanh nghiệp hoặc người bán được xuất hóa đơn đỏ?

1. Doanh nghiệp hoặc người bán xuất hóa đơn đỏ trong trường hợp nào?

Theo quy định của Pháp luật, doanh nghiệp hay người bán hàng hóa, dịch vụ phải xuất hóa đơn đỏ. Đặc biệt, đối với những hóa đơn có giá trị trên 200.000 đồng thì người mua sẽ phải trả thêm 10% thuế giá trị gia tăng để người bán hàng có thể thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp có hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh hoặc được phép in hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp đã đăng ký cách tính thuế theo cách khấu trừ. Mặt khác, trường hợp nếu doanh nghiệp đã đặt in hóa đơn hoặc tự in hóa đơn thì phải thỏa mãn các tiêu chí cũng như điều kiện mà pháp luật quy định.

Đối với các doanh nghiệp đang hoạt động khi nộp thuế giá trị gia tăng sẽ được tính theo phương pháp khấu trừ hoặc có thể chọn cách mua sắm, đầu tư, nhận góp vốn bằng tài sản cố định, hay các thiết bị, máy móc, dụng cụ,…

2. Những lưu ý cần biết khi xuất hóa đơn đỏ

Khi xuất hóa đơn đỏ, bạn cần lưu ý một số điểm sau đây:

• Nội dung phải được viết một cách liên tục, không ngắt quãng, không viết đè lên nhau, đồng thời không được sửa hoặc tẩy xóa nội dung và phải gạch chéo những phần còn trống và ghi trên cùng một loại mực.
• Điền thông tin về người mua hàng một cách đầy đủ và chính xác.
• Nội dung trên hóa đơn phải đồng nhất, không được viết tách riêng từng liên, thay vào đó phải kẹp 3 liên và viết cùng lúc.
• Số hóa đơn phải được lập một cách liên tục, theo thứ tự từ số nhỏ tới số lớn.
• Ngày/tháng/năm được ghi trên hóa đơn vào thời điểm phát sinh giao dịch hoặc ngay sau khi hoàn thành việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho bên mua.
• Có thể lựa chọn thanh toán bằng hình thức chuyển khoản hoặc bằng tiền mặt.

V. Mua hóa đơn đỏ ở đâu? 

1. Thực trạng của việc mua bán hóa đơn đỏ 

Hiện nay trên thị trường, nhiều doanh nghiệp mua và bán hóa đơn đỏ để cân đối, bù trừ giữa thuế GTGT đầu vào và đầu ra nhằm hạn chế số tiền thuế GTGT phải nộp cho nhà nước, đồng thời làm chứng từ ghi nhận chi phí tính thuế và giảm số tiền thuế thu nhập doanh nghiệp cần nộp trong năm.

Tại các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, hoạt động trong các lĩnh vực như: vận tải, thi công, thương mại,…thường xuyên xảy ra tình trạng mua bán hóa đơn đỏ. Tuy nhiên, việc mua hóa đơn đỏ là hành vi trái pháp luật và các bên liên quan sẽ phải chịu nhiều rủi ro tiềm ẩn. 

2. Một số rủi ro khi mua bán hóa đơn khống

• Bên bán hóa đơn giao cho bên mua hóa đơn đỏ liên 2, tuy nhiên giá trị giữa những liên hóa đơn là khác nhau.
• Bên mua hóa đơn đỏ buộc phải chuyển khoản cho bên bán với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng.
• Những giao dịch của bên bán thường được cơ quan thuế kiểm soát nghiêm ngặt, chặt chẽ, do đó, nguy cơ bị phát giác là rất cao.
• Bên bán hóa đơn khống vẫn có thể bị cơ quan thuế kiểm tra lại.
• Những doanh nghiệp bán hóa đơn khống nhưng chưa rõ hoặc đủ căn cứ để phạt thường sẽ bị cơ quan thuế kiểm soát nghiêm ngặt hơn.
• Các doanh nghiệp khi mua hóa đơn nếu không thể giải trình hợp lý, đúng sự thật của hóa đơn GTGT đầu vào vẫn sẽ bị xuất toán, phạt hành chính hoặc thậm chí là bị điều tra hình sự.

VI. Những trường hợp nào khi mua hàng cần lấy hóa đơn đỏ

Việc người mua hàng lấy hóa đơn đỏ khi giao dịch hàng hóa sẽ hỗ trợ Nhà nước kiểm soát được việc bên bán có thực hiện chính xác và đầy đủ các nghĩa vụ về thuế theo quy định của pháp luật hay không. Do đó việc yêu cầu bên bán xuất hóa đơn đỏ là quyền lợi và cũng là nghĩa vụ của người mua hàng.

Tuy nhiên trong thực tế, tùy thuộc vào nhu cầu và thói quen mà người mua sẽ quyết định có lấy hóa đơn đỏ hay không. Trường hợp người mua hàng là khách lẻ, họ thường không có thói quen lấy hóa đơn đỏ, trái lại đối với người mua hàng là doanh nghiệp, họ cần lấy hóa đơn đỏ sau mỗi lần thực hiện giao dịch mua bán để làm căn cứ hạch toán chi phí doanh nghiệp.

Ngoài ra, đối với những đơn hàng có giá dưới 200,000 đồng, bên bán không cần lập hóa đơn từng lần, trừ khi người mua yêu cầu (theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC). Tuy nhiên, khi đơn hàng có giá trên 200,000 đồng, nếu khách lẻ không yêu cầu thì bên bán vẫn phải có nghĩa vụ xuất hóa đơn VAT bởi nếu không xuất hóa đơn thì bên bán sẽ bị phạt hành chính từ 10 đến 20 triệu đồng.

VII. Các quy định xử phạt sai phạm liên quan đến hóa đơn đỏ 

1. Mất hóa đơn bán hàng mua

• Trường hợp mất hóa đơn từ ngày thứ 6 đến ngày thứ 10 nếu có tình tiết giảm nhẹ sẽ bị phạt hoặc nếu không sẽ bị phạt mức tối thiểu là 6 triệu đồng. 
• Mất hóa đơn sau ngày thứ 10 sẽ bị phạt từ 6 đến 18 triệu đồng.

2. Mất hóa đơn giá trị gia tăng đặt in và chưa thông báo phát hành

Trường hợp mất hóa đơn đỏ đặt in nhưng chưa thông báo phát hành thì vẫn sẽ bị xử phạt với mức phạt căn cứ vào thời hạn báo cáo sự việc với cơ quan thuế, cụ thể như sau: 

• Mất hóa đơn sau ngày thứ 10 sẽ bị phạt từ 6 đến 18 triệu đồng.
• Mất hóa đơn sau ngày thứ 10 sẽ bị phạt từ 6 đến 18 triệu đồng.

3. Mất hóa đơn GTGT đầu ra đã thông báo phát hành

Việc làm mất hóa đơn GTGT đầu ra đã thông báo phát hành sẽ không bị xử phạt trong các trường hợp sau:

• Hóa đơn đỏ bị mất hoặc hỏng do hỏa hoạn, thiên tai hay những sự kiện bất ngờ và trường hợp bất khả kháng.
• Làm mất 2 liên (liên giao cho khách mua)khi chưa hết hạn lưu trữ những tìm được hóa đơn trước khi Cơ quan thuế ban hành xử phạt.

Làm mất hóa đơn GTGT đầu ra đã thông báo phát hành sẽ bị phạt cảnh cáo trong các trường hợp sau:

• Chứng minh được có giao dịch mua bán hàng hóa và có 2 tình tiết giảm nhẹ.
• Người bán làm mất những hóa đơn đã lập sai, đồng thời đã xóa bỏ (lập hóa đơn khác thay thế hóa đơn sai và xóa bỏ). 
• Cùng trong trường hợp trên, nếu người mua và người bán lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế và có hợp đồng, chứng từ.

Việc làm mất hóa đơn GTGT đầu ra đã thông báo phát hành sẽ bị phạt tiền trong những trường hợp sau:

• Bị phạt từ 4 đến 8 triệu đồng nếu làm hỏng hoặc mất hóa đơn đã phát hành (liên 2 giao cho khách) nhưng khách hàng chưa nhận được hóa đơn khi hóa đơn chưa đến thời hạn lưu trữ, hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ hàng hóa.
• Mức phạt tùy thuộc vào số lần mất nếu cơ quan thuế đủ căn cứ xác định cá nhân hay tổ chức gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo với Cơ quan thuế.
• Phạt từ 5 đến 10 triệu theo luật kế toán nếu làm hỏng hoặc mất hóa đơn đã phát hành (liên nội bộ 1-3) trong thời gian lưu trữ.

Bên cạnh đó, cũng trong trường hợp trên, nếu người mua và người bán lập biên bản ghi nhận sự việc, đồng thời người bán đã kê khai, nộp thuế và có hợp đồng cũng như chứng từ chứng minh có xảy ra giao dịch mua bán hàng hóa – dịch vụ kết hợp với một tình tiết giảm nhẹ thì sẽ bị phạt mức thấp nhất, trường hợp nếu có 2 tình tiết giảm nhẹ thì sẽ bị phạt cảnh cáo.

4. Mất hóa đơn đầu vào

Một số trường hợp không bị xử phạt khi làm mất hóa đơn đầu vào như sau:

• Bị hỏng hoặc mất hay cháy do hỏa hoạn, thiên tai hoặc các sự cố bất ngờ, bất khả kháng.
• Tìm lại được hóa đơn đã mất trước khi Cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt.

Phạt cảnh cáo việc làm mất hóa đơn đầu vào trong các trường hợp sau:

• Phạt tiền từ 4 đến 8 triệu khi làm mất hoặc hỏng hóa đơn đỏ (liên 2 giao cho khách hàng) để thực hiện hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách.
• Cơ quan thuế đủ căn cứ để xác định cá nhân, tổ chức gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo Cơ quan thuế nếu trong cùng một thời điểm mà cá nhân, tổ chức thông báo mất nhiều số hóa đơn thì sẽ bị phạt theo từng lần mất.
• Làm mất hoặc hỏng hóa đơn liên giao cho người mua, có lập biên bản ghi nhận sự việc, đồng thời người bán đã kê khai, nộp thuế và có hợp đồng cũng như chứng từ chứng minh có xảy ra giao dịch mua bán hàng hóa – dịch vụ kết hợp với một tình tiết giảm nhẹ thì sẽ bị phạt mức thấp nhất, trường hợp nếu có 2 tình tiết giảm nhẹ thì sẽ bị phạt cảnh cáo.

Bài viết trên đây Học viện TACA đã cung cấp đến bạn đọc những thông tin chi tiết nhất về hóa đơn đỏ. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ mang đến cho bạn đọc nhiều kiến thức hữu ích mới về hóa đơn đỏ.