Hướng dẫn cách đóng chứng từ kế toán một cách khoa học

Hướng dẫn cách đóng thuế chừng từ kế toán khoa học, dễ dàng tìm kiếm, tra cứu. Cách ghép và đóng chứng từ kế toán thuận tiện cho việc quản lý.

Kế toán là công việc gắn liền với rất nhiều hoá đơn, chứng từ khác nhau của doanh nghiệp. Nếu biết cách thực hiện, việc kế toán của bạn sẽ trở nên thuận lợi và dễ dàng hơn rất nhiều. Bài viết ngay sau đây sẽ hướng dẫn cách đóng chứng từ kế toán một cách khoa học, dễ kiểm soát và tìm kiếm, mời bạn đọc cùng theo dõi.

Dụng cụ để kẹp chứng từ

Tùy vào độ dày mỏng của chứng từ mà bạn có thể lựa chọn một loại kẹp to hoặc nhỏ phù hợp. Nếu sử dụng kẹp quá to cho tập chứng từ nhỏ sẽ khiến tài liệu dễ bị tuột hoặc xô lệch. Ngược lại, nếu dùng kẹp chứng từ nhỏ tập chứng từ to kẹp sẽ nhanh bị dãn, hỏng và ảnh hưởng tới chứng từ. 

Trong quá trình vận hành sẽ có nhiều việc doanh nghiệp dùng tới các chứng từ kế toán. Do đó nếu đóng chết, buộc dây sẽ rất bất tiện khi lấy ra, ghép vào mỗi khi cần tới chứng từ. 

Thay vào đó, bạn có thể đóng kiểu đục lỗ hoặc dùng nẹp lá lúa bằng inox, nhựa để kẹp giấy tờ. Nẹp lá lúa inox có tác dụng giữ chứng từ chặt và chắc chắn nhưng dễ gây đứt tay nên bạn cần lưu ý khi dùng. Với hình thức đóng đục lỗ, đơn vị có thể lựa chọn, kết hợp sử dụng 3 loại đục lỗ to, trung và nhỏ.

Xem thêm: Hướng dẫn quy trình ghi sổ kế toán

Hướng dẫn cách ghép chứng từ chính xác nhất 

Chứng từ đầu ra

Chứng từ đầu ra bao gồm: 

• Phiếu thu.
• Hóa đơn đầu ra.
• Phiếu xuất kho.
• Hóa đơn dịch vụ.
• Phiếu kế toán liên quan đến đầu ra.
• Phiếu xuất kho dùng trong sản xuất.

Chứng từ đầu ra được sắp xếp theo trình tự thời gian và số thứ tự trên hóa đơn đầu ra, phiếu xuất kho. Thứ tự ghép chứng từ như sau:

• Phiếu thu (tiền mặt dưới 20 triệu đồng).
• Hóa đơn liên xanh.
• Phiếu xuất kho kiêm hóa đơn bán hàng/hóa đơn dịch vụ.
• Phiếu kế toán (nếu có).

Chứng từ liên quan khác nếu có (hợp đồng, BBBG, phiếu bảo hành,…) thành 1 bộ chứng từ đầy đủ. Trong trường hợp hóa đơn đầu ra lớn hơn 20 triệu đồng sẽ không có phiếu thu.

• Các loại phiếu thu tiền ngân hàng về quỹ, thu tiền vay vốn kinh doanh, thu tiền hoàn tạm ứng,… kèm theo các chứng từ có liên quan (nếu có).
• Phiếu xuất kho cho sản xuất.

Chứng từ đầu vào

Chứng từ đầu vào bao gồm:

• Phiếu chi.
• Phiếu nhập kho.
• Phiếu kế toán.
• Phiếu nhập kho thành phẩm trong sản xuất.

Khi ghép chứng từ đầu vào, bạn cần ưu tiên sắp xếp theo thứ tự thời gian hóa đơn đầu vào, số thứ tự trên phiếu. Cụ thể như sau:

• Phiếu chi (tiền mặt dưới 20 triệu đồng).
• Hóa đơn đỏ.
• Phiếu nhập kho.
• Phiếu kế toán (nếu có).

Các chứng từ liên quan kem theo nếu có (hợp đồng, BBBG, phiếu bảo hành,…) thành 1 bộ chứng từ đầy đủ. 

• Trường hợp hóa đơn đầu ra lớn hơn 20 triệu đồng thường không có phiếu chi.
• Phiếu chi tiền nộp ngân hàng, tiền tạm ứng, tiền vay, tiền lương,… cùng các theo chứng từ có liên quan (nếu có).
• Phiếu nhập kho từ sản xuất.

Chứng từ ngân hàng

– Sắp xếp theo trình tự thời gian, ngày tháng trên hóa đơn, phiếu báo nợ, báo có, sổ phụ.

– Phân theo từng ngân hàng (không cần in phiếu Báo nợ, báo có ở PMKT)

Hướng dẫn đóng chứng từ kế toán đúng cách 

Khi đóng chứng từ kế toán cần lưu ý sắp xếp cẩn thận, tỉ mỉ, ngay ngắn để tránh chứng từ bị bung hoặc thò thụt, khồng đồng đều. Đục lỗ cần thực hiện dứt khoát để không làm giấy tờ bị nham nhở, mất thẩm mỹ.

Đơn vị có thể đóng chứng từ kế toàn thành từng quyển theo tháng hoặc theo quý để tiện tra cứu, đối chiếu khi cần thiết. Thêm vào đó, bạn cũng không nên đóng quyển quá mỏng mà có thể đóng gộp lại với nhau để tiết kiệm bìa. Ngược lại, trong trường hợp quyển quá dày bạn có thể chia thành nhiều quyển mỏng và đánh số thứ tự để dễ dàng quản lý.

Bìa chứng từ đơn giản, đủ nội dung

Mẫu bìa chứng từ cần đầy đủ các thông tin như sau:

• Tên đơn vị chủ quản.
• Tên Công ty.
• Mã số thuế.
• Tên quyển chứng từ: chứng từ kế toán đầu ra/chứng từ kế toán đầu vào/chứng từ ngân hàng (nếu doanh nghiệm ít chứng từ có thể gộp thành 1).
• Thời gian: tháng/quý.
• Địa chỉ, năm.

Với các thông tin trên, hi vọng bạn đọc sẽ có thêm những kiến thức hữu ích về cách đóng chứng từ kế toán. Nếu bạn còn câu hỏi hoặc thắc mắc liên quan khác, hãy liên hệ TACA qua website taca.edu.vn hoặc hotline 0985.611.911 hoặc 0947.511.911 để được hỗ trợ nhanh nhất. 

Xem thêm:

• Chứng chỉ đại lý thuế
• Chứng chỉ kế toán
• Chứng chỉ kiểm toán viên
• Kế toán trưởng