Kế toán tiền mặt: Nguyên tắc – Quy trình và Vai trò

Kế toán tiền mặt là một trong những bộ phận quan trọng, giúp giám đốc có thể nắm được tình hình doanh nghiệp thông qua các báo cáo, dự báo và kế hoạch dòng tiền. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm được toàn bộ công việc, nguyên tắc và quy trình của bộ phận này để có thể đảm bảo thu chi tiền mặt tại quỹ không sai sót. Bài viết dưới đây của Học viện TACA sẽ tìm hiểu những vấn đề trên, mời bạn đọc cùng tham khảo.

I. Kế toán tiền mặt là công việc gì?

Kế toán tiền mặt là công việc theo dõi toàn bộ hoạt động liên quan đến thu, chi tiền mặt tại quỹ. Thông qua quá trình theo dõi tồn quỹ hàng ngày, người đảm nhiệm vị trí này có thể báo cáo với cấp trên để có phương án điều phối dòng tiền hợp lý khi cần chi trả những hoạt động sản xuất, kinh doanh nội bộ.

Hiện nay, kế toán tiền mặt cũng thuộc một phân hệ trong kế toán vốn bằng tiền với nhiều công việc như: thu chi tiền mặt, chuyển và nhận tiền qua ngân hàng. Cuối kỳ sẽ tiến hành kế toán theo dõi các tài khoản tiền mặt, tiền gửi và các tài khoản đối ứng. Điều này sẽ được phản ánh vào sổ sách liên quan, qua đó tập hợp dữ liệu dễ dàng để làm thông tin cho các phân hệ khác.

II. Những đặc điểm của kế toán tiền mặt

1. Kế toán tiền mặt chỉ phản ánh vào tài khoản 111

Tiền mặt và ngoại tệ thực tế sẽ được nhập, xuất ở quỹ tiền mặt tại đơn vị. Tuy nhiên, với khoản tiền thu được từ bán hàng hoặc một số hoạt động khác mà chuyển vào Ngân hàng, không qua quỹ tiền mặt của đơn vị sẽ không được ghi vào bên Nợ tài khoản 111 “Tiền mặt”. Thay vào đó, nó sẽ được ghi vào bên Nợ Tài khoản 113 “Tiền đang chuyển”.

Xem thêm các bài viết liên quan đến kiến thức kế toán:

• Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp 2022
• Những khái niệm cơ bản về nguyên lý kế toán

2. Tiền mặt do ký cược, ký quỹ từ doanh nghiệp hoặc cá nhân

Các khoản tiền mặt được doanh nghiệp và cá nhân khác ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp sẽ được quản lý và hạch toán như các loại tài sản khác bằng tiền của đơn vị.

3. Có phiếu thu chi khi nhập, xuất quỹ tiền mặt

Khi nhập, xuất quỹ cần phải có phiếu thu, phiếu chi và đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập xuất quỹ theo đúng quy định của chế độ chứng từ kế toán. Bên cạnh đó, một số trường hợp đặc biệt cần phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm.

Trong đó, kế toán quỹ tiền mặt là người chịu trách nhiệm mở sổ. Tại đây phải ghi chép hàng ngày và liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ cùng một số quỹ ở tất cả thời điểm.

Ngoài ra, thủ quỹ là người chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Mỗi ngày, bộ phận này phải kiểm kê quỹ tiền mặt tồn thực tế, sau đó đối chiếu với số liệu sổ quỹ tiền mặt cùng sổ kế toán tiền mặt. Nếu có sự chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải tiến hành kiểm tra lại nhằm xác định nguyên nhân, sau đó kiến nghị các biện pháp để xử lý.

4. Ngoại tệ cần phải quy đổi ra tiền Việt để tiến hành hạch toán

Hiện tại có nhiều doanh nghiệp sử dụng ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt. Với trường hợp, doanh nghiệp cần phải đổi ngoại tệ ra tiền Việt Nam đồng theo đúng tỷ giá giao dịch thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ngoài ra, có thể đổi theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố.

Tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế để ghi sổ kế toán, nếu mua ngoại tệ về nhập quỹ tiền mặt bằng đồng Việt Nam thì sẽ được quy đổi theo tỷ giá mua hoặc tỷ giá thanh toán.

Ngoài ra, bên có TK 1112 sẽ được quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá trên sổ kế toán TK 1112. Phương pháp để thực hiện đó là: bình quân gia quyền, tính theo giá thực tế đích danh hoặc nhập trước xuất trước, nhập sau xuất sau. Tiền mặt bằng ngoại tệ sẽ được hạch toán theo từng loại nguyên tệ trên tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại”.

5. Vàng bạc, kim khí và đá quý phản ánh ở tài khoản tiền mặt

Trường hợp này chỉ áp dụng cho những doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh vàng, bạc, kim khí và đá quý nhập quỹ tiền mặt. Do đó, việc nhập, xuất sẽ được hạch toán giống như hàng tồn kho, sử dụng thanh toán, chi trả để hạch toán như ngoại tệ.

Lưu ý, cuối năm cần phải kiểm tra lại sổ quỹ tiền mặt tại từng thời điểm, tránh để xảy ra tình trạng tiền âm.

III. Tìm hiểu về vai trò và nhiệm vụ của kế toán tiền mặt

1. Vai trò của kế toán tiền mặt

• Cung cấp những thông tin kế toán thông qua hệ thống kế toán.
• Hỗ trợ doanh nghiệp nắm được toàn bộ tình hình dinh doanh cùng lợi nhuận. Điều này giúp doanh nghiệp biết được dòng tiền, các khoản nợ hiện tại.
• Hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi lợi nhuận và chi phí, qua đó cân đối các khoản sao cho hợp lý.
• Cung cấp thông tin phục vụ cho việc kêu gọi đầu tư, gọi vốn nhằm mở rộng kinh doanh, sản xuất.

2. Nhiệm vụ của kế toán tiền mặt

• Nắm bắt đầy đủ, kịp thời những quy định của pháp luật liên quan đến lưu thông tiền tệ của Nhà nước. Bên cạnh đó, bộ phận kế toán tiền mặt cần phải chấp hành nghiêm túc chế độ quản lý như: quản lý kho tiền quỹ, quy trình và thủ tục xuất – nhập quỹ theo quy chế kho bạc.
• Chủ động theo dõi các mã quỹ, mã tài khoản kế toán và mã kho bạc Nhà nước. Điều này hỗ trợ trực tiếp cho việc kế toán vốn bằng tiền.
• Theo dõi tình hình thu chi của kho bạc Nhà nước để có thể kịp thời phản ánh số quỹ tiền mặt trong sổ kế toán sao cho khớp với thực tế chi tiêu tại kho bạc cùng số tiền dư đã gửi tại ngân hàng.

IV. Nguyên tắc kế toán tiền mặt cần phải đảm bảo

Nguyên tắc của kế toán tiền mặt đã được quy định rõ trong Điều 11, Thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:

• Khi thực hiện mở sổ kế toán, bộ phận kế toán doanh nghiệp cần phải ghi chép mỗi ngày theo đúng trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập tiền, ngoại tệ. Bên cạnh đó phải tính ra số tồn ở quỹ và các tài khoản ngân hàng ở mọi thời điểm. Điều này giúp quá trình kiểm tra, đối chiếu sau này dễ dàng, thuận tiện hơn.
• Các khoản tiền do doanh nghiệp khác và cá nhân ký quỹ, ký cược ở doanh nghiệp sẽ được quản lý và hạch toán giống với tiền của doanh nghiệp.
• Quá trình thu, chi cần phải có phiếu thu, phiếu thu với đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán.
• Kế toán cần theo dõi sát sao tiền theo nguyên tệ để khi có phát sinh các các giao dịch ngoại tệ sẽ luôn chủ động quy đổi ngoại tệ ra tiền Việt theo 2 nguyên tắc: Bên nợ các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế và bên có các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền.
• Ở thời điểm lập Báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo đúng tỷ giá giao dịch thực tế.

V. Quy trình các bước thực hiện kế toán tiền mặt

1. Kế toán thu tiền mặt

• Bước 1: Người nộp tiền tiến hành làm đề nghị nộp tiền để chuyển cho kế toán thanh toán.
• Bước 2: Kế toán thanh toán lập phiếu thu, đặt giấy than để viết và chuyển tới cho kế toán trưởng.
• Bước 3: Kế toán trưởng ký và duyệt phiếu thu, sau đó chuyển lại cho kế toán thanh toán.
• Bước 4: Người nộp tiền sẽ chuyển phiếu thu cho thủ quỹ để nộp tiền, sau đó ký vào phiếu thu.
• Bước 5: Thủ quỹ là người nhận phiếu thu, thu tiền và vào sổ quỹ. Sau đó, thủ quỹ giữ liên 2 phiếu, còn liên 3 giao lại cho người nộp tiền và liên 1 gửi cho kế toán thanh toán.
• Bước 6: Kế toán thanh toán chịu trách nhiệm lưu chứng từ và vào sổ tiền mặt TK 111.

Lưu ý, đối với 3 liên của phiếu thu, 1 liên sẽ được lưu tại cuống, 1 liên người nộp tiền giữ. Trường hợp là người ngoài doanh nghiệp, liên này là căn cứ xác nhận đã nộp tiền. Nếu là người của công ty thì liên này sẽ được giao cho bộ phận kế toán để làm chứng nhận nộp tiền theo phiếu thu.

Ngoài ra, liên còn lại trong 3 liên của phiếu thu sẽ được giữ lại để ghi sổ quỹ và tập hợp các phiếu thu cùng chứng từ gốc kèm cho kế toán để ghi sổ kế toán cuối ngày. Bên cạnh đó, chúng sẽ được bảo quản trong năm và chuyển sang lưu trữ khi hết năm.

2. Kế toán chi tiền mặt

Trong quy trình kế toán chi tiền mặt, phiếu chi được sử dụng để xác định số tiền mặt thực tế cần chi trả, đồng thời là căn cứ để thủ quỹ tiến hành chi tiền, ghi sổ quỹ và chuyển giao cho kế toán ghi sổ kế toán. Bên cạnh đó, toàn bộ khoản chi cần phải có phiếu chi rõ ràng.

Dưới đây là diễn giải quy trình chi tiền mặt:

• Bước 1: Người đề nghị chi tiền sẽ lập Giấy đề nghị thanh toán hoặc Giấy đề nghị tạm ứng, sau đó chuyển cho bộ phận kế toán thanh toán.
• Bước 2: Kế toán thanh toán là người lập Phiếu chi để nộp lên Kế toán trưởng.
• Bước 3: Kế toán trưởng là bộ phận nhận Phiếu chi. Nếu cảm thấy không hợp lý sẽ trả lại phiếu này cho kế toán thanh toán chỉnh sửa. Ngược lại, nếu đã hợp lệ, phiếu chi sẽ được chuyển Giám đốc hoặc Người được ủy quyền để ký duyệt.
• Bước 4: Giám đốc ký duyệt Phiếu chi, sau đó chuyển lại cho Kế toán thanh toán.
• Bước 5: Kế toán thanh toán nhận lại phiếu chi đã được duyệt, rồi gửi cho thủ quỹ.
• Bước 6: Thủ quỹ ký và xuất tiền cho người đề nghị, sau đó ký đủ chữ ký bên nhận tiền.
• Bước 7: Thủ quỹ cần phải ghi sổ quỹ, giữ lại liên 2 và chuyển liên 1 của Phiếu chi cho Kế toán thanh toán để vào sổ tiền mặt TK 111.

Lưu ý: Nếu không được duyệt chi ở bộ phận nào thì cần trả về thông báo cho người đề nghị chi tiền.

VI. Hướng dẫn hạch toán tài khoản tiền mặt

Khi thực hiện hạch toán tiền mặt bao gồm:

• Bút toán mượn tiền: Sử dụng Nợ TK 111 và 112, Có TK 338.
• Bút toán trả tiền: Thường dùng khi cân đối sổ quỹ thời điểm nào công ty dư tiền kế toán hạch toán, sử dụng Nợ TK 338 và Có TK 111.

Bài viết trên của Học viện TACA đã tìm hiểu về đặc điểm, nhiệm vụ, nguyên tắc và quy trình của kế toán tiền mặt. Hy vọng nội dung này sẽ giúp bạn dễ dàng biết được mình cần phải làm gì để không xảy ra sai sót khi đảm nhận công việc ở vị trí này.