Kế Toán Triển Khai Quy Trình Cho Doanh Nghiệp – Làm Thế Nào Để Thành Công

Làm Thế Nào Để Triển Khai Một Quy Trình Hiệu Quả

“Ông chủ trao quyền cho kế toán nhiều quá!” Gần đây tôi nghe nhiều về câu nói này, đến từ các bộ phận chức năng khác.
Còn kế toán thì: Cái gì sếp cũng bắt kế toán làm hết đó.
Ông chủ thì: Kế toán chỗ tôi chưa hỗ trợ được nhiều cho doanh nghiệp.
Ở những doanh nghiệp việc gì cũng tin và giao cho kế toán triển khai, kiểm soát. Vì kế toán thường có thế mạnh về tính logic, chăm chỉ, cẩn thận.
Thực ra đó chỉ là một cách triển khai một công việc mới. Tôi cũng thường hay chọn một bạn kế toán có tính cách phù hợp để hướng dẫn rồi lead cả một dự án mới của công ty. Có nhiều dự án không nhỏ.
Nhiều khi công ty tuyển du học sinh chuyên về quản lý dự án về cũng triển khai được.
Tuy nhiên, theo thực tế mà tôi quan sát thấy thì khi triển khai các bạn kế toán trưởng hay vô tình ôm quá nhiều thứ vào mình. Cái này có liên quan đến một thứ tôi tạm gọi là: Kỹ năng chuyển giao công việc.

Ôm việc có nguy cơ khiến việc “xây dựng quy trình” bị “đổ bể”

Ôm việc, khi triển khai kế toán hay có xu thế chủ động làm tất mọi việc. Không cho người khác cơ hội được giao việc rồi từ chối công việc. Cứ cho là ông chủ muốn vậy, nhưng không hẳn là như vậy, người ta chỉ áp đặt cách làm khi chưa nghĩ ra một cách làm khác hoặc do họ sợ khó hoặc mất thời gian mà thôi. Hãy để các bộ phận được đề xuất cách làm trước.
Với quy trình kho thì hãy đề nghị ông phụ trách kho đề xuất quy trình ra trước rồi kế toán dựa vào đó góp ý kiến và hỗ trợ ở bước viết hoàn thành tài liệu.
Tương tự với quy trình mua hàng, bán hàng, nhân sự…
Có nhiều người bạn chỉ cần đưa cái form và hướng dẫn sơ bộ là họ có thể viết luôn rồi. Sản phẩm do chính họ viết thì họ sẽ rất trách nhiệm trong phần nội dung, khi thực thi họ sẽ cam kết hơn.
Còn nhiều bạn kế toán nói: “Nhưng mà họ không chịu hợp tác”. Thì lúc đó kế toán viết theo ý mình. Rồi sau đó vẫn yêu cầu họ xác nhận không có ý kiến gì và cam kết tuân thủ trước khi ban hành.
Quy luật cuộc đời là vậy. Một là anh tự nghĩ ra cách làm, hai là anh phải làm theo cách của người khác dù nó có như thế nào.

Kế Toán Có Được “Lạm Quyền” Trong Doanh Nghiệp

Ngoài ôm việc ra kế toán còn hay “ôm” ý kiến. Một cách nói khác là nghĩ dùm và quyết dùm cho người khác. Nhất là các bạn nữ. Thói quen này đến từ việc được tin tưởng quá nhiều văn hóa chu đáo, sẵn sàng hy sinh chịu thiệt. Nhưng mà hi sinh, chịu thiệt không đúng cách thì không bền vững được.
Ngay cả mấy anh kinh doanh cũng hay kiểu nửa đùn đẩy, nửa nhờ vả: “ Cái này anh chị em làm dùm mình luôn đi, quyết dùm luôn đi….Mình không có rành…Mấy anh chỉ lo sao bán được hàng. Sales thì rất giỏi ủy thác việc cho người khác mà, thực đây là 1 kỹ năng của người thành công, nói theo nghĩa tiêu cực thì gọi đây là: Đẩy việc cho người khác.
Nhưng trách nhiệm thì đôi với quyền hạn. Nghiễm nhiên trong các trường hợp trên kế toán trở thành trung tâm phụ thuộc của người khác và bị đổ cho một cái tội là: Lạm Quyền.

Trong quá trình tài liệu hóa các văn bản gặp các phòng ban liên quan phỏng vấn bằng cách đặt câu hỏi như sau:

• Theo anh chị bước này ai phụ trách?
• Theo anh chị thời gian bao lâu thì được? Tại sao không thể ngắn hơn?
• Theo anh chị hạn mức số tiền bao nhiêu thì được? Tại sao không thể thấp hơn?
• Anh chị có đề xuất gì không?
Nếu thấy chỗ nào đó không ổn thì hỏi:
• Anh chị có thể chia sẻ thêm vì sao mình có bước này, nếu không làm bước này thì việc gì xảy ra không ạ?
• Anh chị xem nếu thay đổi như vầy có được không ạ? Thay đổi như vầy thì công ty sẽ được lợi gì? Bất lợi gì? Không thay đổi thì công ty sẽ được lợi gì, bất lợi gì?
Sau đó ghi nhận lại tất cả các ý kiến để cho người ta có thẩm quyền cao nhất (sếp) chọn.
Khi đó, sẽ có 2 trường hợp xảy ra:
• Sếp, các phòng ban, kế toán đồng ý kiến. Tuyệt vời! Sếp, các phòng ban, kế toán không đồng ý kiến: Sếp là người quyết định.
[convertkit form=972559]

Quy trình là văn bản có tính pháp lý trong phạm vi một doanh nghiệp

Nó cần được sử dụng như một căn cứ xử lý công việc. Cho nên khi ban hành xong quy trình rồi thì hãy xây dựng một văn hóa “nói có sách (quy trình), mách có chứng (bằng chứng). Trong quy trình thanh toán hãy khéo léo ràng buộc tất cả các yêu cầu về tình tuân thủ các quy trình khác và ghi lại các bằng chứng ( ví dụ như sổ bàn giao hồ sơ). Mọi sai sót do không tuân thủ quy trình nếu không có lý do chính đáng thì có chế tài:
• Trừ vào lương các khoản ứng tiền, hàng đến hạn quyết toán.
• Chịu trách nhiệm về tiền phạt thuế nếu vi phạm có ảnh hưởng đến rủi ro về thuế…
Ngoài ra, kế toán còn có một cách khác để tác động vào việc này đó là: Phân tích chi phí hoạt động để đề ra giải pháp giảm chi phí vận hành. Kế toán quản trị căn cứ vào thời gian thực hiện, số người phụ trách ở quy trình hãy phân tích chi phí của các công việc và các lãng phí phát sinh do không tuân thủ quy trình gây ra. Lãng phí đến từ việc phát sinh thêm thời gian, con người do thêm việc xử lý như thế nào? Tổn thất do ảnh hưởng đến doanh thu do ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ (thời gian phục vụ dài ra, sản sai chất lượng…). Rủi ro mất doanh thu, mất thị phần… Đến từ việc mất khách hàng như thế nào? Kế toán quản trị lúc này sử dụng hết tài năng làm lớn chuyện bằng cách tô đậm các vấn đề bằng các con số.
Việc của bạn là hãy vẽ ra một bức tranh về những rủi ro cho sếp và mọi người thấy bằng các kỹ năng sở trường của mình.

4 Kỹ Năng Kế Toán Cần Có Khi Xây Dựng Quy Trình

Nếu các sai phạm có lý do chính đáng thì cần xem lại quy trình đó có điểm nào đang không hợp lý và cải tiến no cho phù hợp. Đôi khi các doanh nghiệp không phải là không muốn thực thu nghiêm túc mà là vì bản thân các quy trình này không phù hợp để tuân thủ nên bỏ qua.
Như vậy, kế toán cần:
• Có kỹ năng chuyển giao. Muốn làm được điều này thì nên bắt đầu bằng việc tập giao tiếp nhiều và hướng dẫn nhiều.
• Tài liệu hóa các quy trình sao cho có thể đo lường mọi hoạt động bằng chi phí = Chi phí lương theo thời gian của 1 người x số người x thời gian. Cái gì đo lường được mới quản lý được. Cái gì diễn đạt bằng con số thì sẽ thuyết phục được.
• Luôn cho mọi người thấy ngay lập tức các lợi ích khi tuân thủ, cái rủi ro khi không tuân thủ là gì.
• Bản chất của hệ thống là sinh ra khả năng tự học hỏi của con người trong hệ thống đó. Không thể tất cả mọi người đều làm tốt ngay được. Bản thân chúng ta cũng vậy.
Tổ chức là nơi hội tụ những con người mà ở đó họ cùng nhau trưởng thành.
Chúc bạn triển khai quy trình doanh nghiệp mình thành công!
[convertkit form=1015599]