Lập Kế Hoạch Ngân Sách Bắt Đầu Từ Đâu? [Phần I]

Bài viết dựa trên các câu hỏi về lập kế hoạch ngân sách tôi nhận được từ một số bạn tham gia buổi hướng dẫn qua video call . Sau đây tôi chia sẻ từng phần một nhé :

Quy trình về xây dựng ngân sách bắt đầu từ đâu ?

1. Phân tích dữ liệu năm cũ để thấy bức tranh hiện tại của doanh nghiệp như thế nào ( đối với doanh nghiệp đã hoạt động và có số liệu quá khứ ) .

Để làm được điều này , ngay từ đầu kế toán phải tổ chức việc ghi chép đúng nguyên tắc kế toán và ghi chép chi tiết các khoản phát sinh. Những khoản nào lặp lại thường xuyên đều nên tạo mã để theo dõi . Doanh thu phải theo dõi được từng sản phẩm, khách hàng , khu vực, thời gian … .
Công nợ phải theo dõi từng đối tượng và hệ thống được chính sách hiện hành của công ty về : chi phí , giá , công nợ, chiết khấu .. những chính sách này cần được nhất quán . Ví dụ : nếu cùng 1 đối tượng khách hàng giống nhau thì nên có 1 chính sách nhất quán về giá, thanh toán, chiết khấu, nợ, giao hàng … để minh bạch , rõ ràng . Sau đó tài liệu hóa thành văn bản , chính sách và cải tiến dần dần …
Khi hệ thống được mọi thứ như trên , kế toán sẽ dễ dàng giúp các nhà quản trị nhìn thấy kết quả kinh doanh của doanh nghiệp được tác động bởi yếu tố nào bằng cách giả định thay đổi một yếu tố bất kỳ thì không khó khăn để nhìn thấy sự thay đổi về kết quả tài chính . Khi nhìn thấy sự liên quan đó , nhà quản trị sẽ tự biết nên thay đổi cách hành xử của mình như thế nào .
Ví dụ :
Kế toán có thể giúp cho nhà quản trị thấy nếu thay đổi trong chính sách nợ sẽ ảnh hưởng thế nào đến dòng tiền, từ đó ảnh hưởng thế nào đến chi phí tài chính và đến tổng lãi lỗ của công ty bằng cách cố định các yếu tố khác lại và thay đổi chỉ số về công nợ .

Kế toán có thể giúp cho nhà quản trị thấy tiền thu từ bán hàng trong đó bao gồm tiền phải nộp cho cơ quan thuế chứ không phải 100% là thu nhập của doanh nghiệp , mỗi khoản chi ra thì thuế VAT được khấu trừ sẽ được cơ quan Thuế hoàn lại khi nào .

Kế toán có thể giúp cho chủ doanh nghiệp biết bán hàng được chưa chắc đã là tốt, mà còn tùy vào tiền có thu được hay không . Nếu không thì lợi nhuận trên báo cáo tài chính không là lợi nhuận thật , vì khi đó tiền đang nằm trong túi của khách hàng .
Kế toán có thể giúp nhà quản trị biết nếu bán hàng nợ thì khả năng nợ khó đòi là bao nhiêu phần trăm , từ đó nhà quản trị hiểu tại sao nên có khoản chi phí dự phòng nợ phải thu khó đòi … 
Kế toán có thể giúp các nhà quản trị thấy những sản phẩm nào, khách hàng nào, khu vực nào … đóng góp chủ yếu doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp : 20% sản phẩm đóng góp 80% doanh thu , 20% sản phẩm góp 80% lợi nhuận của doanh nghiệp .
Kế toán có thể giúp các nhà quản trị thấy hoạt động nào của doanh nghiệp hiệu quả hay kém hiệu quả bằng phương pháp so sánh cặp, đối chứng như là : hiệu suất lao động ( doanh thu / 1 nhân viên ) của từng nhân viên . Hay hoặc là hiệu suất sử dụng tài sản (doanh thu / giá trị tài sản ) của từng tài sản. So sánh các chỉ số này giữa các khu vực khác nhau hay so sánh với chính nó trên các giai đoạn thời gian khác nhau để xác định khu vực cần cải thiện và tìm giải pháp thay thế…
Từ đây, kế toán sẽ nhận ra rằng nếu ngoài kiến thức chuyên môn ra , hiểu biết thêm kiến thức về ngành của doanh nghiệp đang kinh doanh, các chính sách vĩ mô , kiến thức về Luật và khả năng học hỏi không giới hạn .. khả năng kết hợp với những dữ liệu hiện có bên trong doanh nghiệp và bên ngoài doanh nghiệp sẽ giúp kế toán có thêm dữ liệu để phân tích và cung cấp những thông tin giá trị cho việc ra quyết định .

 2. Bắt đầu từ mục tiêu của doanh nghiệp .

Mục tiêu của doanh nghiệp thường bao gồm : mục tiêu tài chính và mục tiêu phi tài chính . Doanh nghiệp có tầm nhìn càng xa thì mục tiêu phi tài chính càng nhiều . Trong bất kỳ doanh nghiệp nào , giai đoạn nào doanh nghiệp có thể không có mục tiêu phi tài chính nhưng nhất định phải có mục tiêu tài chính .

Mục tiêu phải SMART :

S ( Specific) : cụ thể rõ ràng,
M (Measurable) : có thể đo lường được : để có thể đánh giá , cải tiến được .
A (Achievable) : có thể đạt được.
R ( Realistic) : thực tế , liên quan đến mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp.
T (timebound) : có lộ trình , thời gian cụ thể .
3. Các chiến lược thực thi được chuyển hóa thành các hành động chiến lược và được phân bổ đến từng phòng ban
Mỗi một hành động sẽ dẫn đến một ngân sách tương ứng. Ngân sách này cần được cân nhắc sao cho hiệu quả tối ưu nhất ngay khi lập.
4. Khi các hành động được cụ thể hóa bằng ngân sách thì kế toán giúp các nhà quản trị tính toán kế hoạch tài chính .
Để đơn giản việc này kế toán chỉ cần thiết lập các công thức tính toán sẵn sao cho thấy sự liên kết giữa các con số ngân sách hành động ( hay còn gọi là nghiệp vụ kinh tế phát sinh ) với kế hoạch tài chính .
Quá trình lập ngân sách không thể lập một lần là xong. Quá trình lập kế hoạch là quá trình nhà quản trị sẽ đưa ra hàng loạt các giả định, phương án .. để lựa chọn . Template với những công thức liên kết sẵn sẽ giúp nhà quản trị và kế toán tiết kiệm thời gian và mọi việc trở nên nhẹ nhàng và dễ dàng hơn .
Một câu hỏi khác cũng là bước tiếp theo của quá trình lập kế hoạch ngân sách :
Các phòng ban khi tham gia lập kế hoạch ngân sách không có chuyên môn về kế toán sẽ gặp khó khăn khi nhận dạng các chi phí được ghi nhận thì xử lý thế nào ?
Các bạn đọc câu trả lời ở bài tiếp theo nhé !