Những điều cần biết về mẫu biên bản thu hồi hóa đơn

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp gặp phải các vấn đề sai sót về hóa đơn mà chưa kê khai thì phải tiến hành lập biên bản để thu hồi hóa đơn theo quy định tại Thông tư 39/2014. Sau đây, hãy tìm hiểu cụ thể về mẫu biên bản thu hồi hóa đơn qua bài viết của Học viện TACA.

I. Giới thiệu tổng quan về biên bản thu hồi hóa đơn

Biên bản thu hồi hóa đơn là biên bản do các bên trong giao dịch (bên bán – bên mua) lập ra để thu hồi các liên của số hóa đơn mà đã lập sai. Theo đó, các trường hợp phải lập biên bản thu hồi hóa đơn được quy định cụ thể trong Thông tư 39/2014/TT-BTC.

II. Các trường hợp phải lập biên bản thu hồi hóa đơn theo quy định hiện hành

Khoản 2 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về xử lý đối với hóa đơn đã lập sai: “Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định”.

Như vậy, căn cứ theo quy định trên có thể xác định các trường hợp cần phải lập biên bản thu hồi hóa đơn là:

• Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua song chưa thực hiện việc giao hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ nếu phát hiện sai thì phải hủy bỏ, các bên trong giao dịch (người bán và người mua) lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai.
• Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua mà người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai thì hai bên trong giao dịch tiến hành hủy bỏ, lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai.

III. Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn

Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn văn bản giấy

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN THU HỒI HÓA ĐƠN ĐÃ LẬP

Số:………../BBTHHĐ

Căn cứ Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2010/NĐ-CP

Hôm nay, ngày……………………………, Đại diện gồm có:

BÊN A:

Địa chỉ:……………………………………………………………………………………………………………

Điện thoại:……………………………………….., MST:……………………………………………………

Do Ông (bà):……………………………………., Chức vụ:………………………………………………

BÊN B:

Địa chỉ:……………………………………………………………………………………………………………

Điện thoại:……………………………………….., MST:……………………………………………………

Do Ông (bà):……………………………………., Chức vụ:………………………………………………

Hai bên thống nhất lập biên bản thu hồi (Liên 2) hóa đơn……………………….đã lập, có ký hiệu…………….. số……… ngày……………… để xóa bỏ theo quy định và sẽ xuất thay thế hóa đơn số…………..ký hiệu……………….. ngày………………………..

Lý do thu hồi:…………………………………………………………………………………………………..

Chúng tôi cam kết và hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc thu hồi và hủy bỏ hóa đơn này. Biên bản này lập thành 02 bản, bên A giữ 01 bản, bên B giữ 01 bản.

       ĐẠI DIỆN BÊN A                                                           ĐẠI DIỆN BÊN B

Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN THU HỒI HÓA ĐƠN ĐÃ LẬP

Số:………/BBTHHĐ

Căn cứ Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

Căn cứ Nghị định 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 sửa đổi, bổ sung một số điều của  Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 ngày 14/05/2010 quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

Căn cứ Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014  hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2010/NĐ-CP.

Hôm nay, ngày……………………………, Đại diện hai bên gồm có:

BÊN A:

Địa chỉ:……………………………………………………………………………………………………………

Điện thoại:……………………………………….., MST:……………………………………………………

Do Ông (bà):……………………………………., Chức vụ:………………………………………………

BÊN B:

Địa chỉ:……………………………………………………………………………………………………………

Điện thoại:……………………………………….., MST:……………………………………………………

Do Ông (bà):……………………………………., Chức vụ:………………………………………………

Hai bên thống nhất lập văn bản này để thu hồi và hủy bỏ hóa đơn số……….. ký hiệu……………. ngày……………… theo quy định.

Chúng tôi xin cam đoan các thông tin nêu trên là hoàn toàn chính xác. Nếu có bất kỳ sai sót nào chúng tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật. Biên bản này được lập thành 02 bản, bên A giữ 01 bản, bên B giữ 01 bản.

           ĐẠI DIỆN BÊN A                                                   ĐẠI DIỆN BÊN B

>> Top 5 mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn mới nhất

IV. Quy trình cách viết các nội dung trong biên bản thu hồi hóa đơn

Để có thể soạn thảo một biên bản thu hồi hóa đơn đúng chuẩn cần thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Là một văn bản hành chính nên biên bản thu hồi hóa đơn phải đảm bảo có các yếu tố gồm: Quốc hiệu, Tiêu ngữ, số biên bản, tên của biên bản và căn cứ ban hành biên bản.
• Bước 2: Tiếp theo là các thông tin về hai bên (bên mua- bên bán) gồm: địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế; họ tên và chức vụ của người đại diện mỗi bên.
• Bước 3: Thông tin của hóa đơn bị thu hồi và hóa đơn được xuất thay thế gồm: tên, ký hiệu, số hóa đơn và ngày lập hóa đơn.
•  Bước 4: Nêu cụ thể, rõ ràng lý do thu hồi hóa đơn.
•  Bước 5: Cam kết giữa hai bên lập biên bản.
•  Bước 6: Đại diện hai bên ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.

>> MỘT SỐ LƯU Ý VỀ THỜI ĐIỂM XUẤT HÓA ĐƠN & SAI PHẠM VỀ THUẾ GTGT

V. Một vài điểm cần lưu ý khi lập biên bản thu hồi hóa đơn

Để lập được một biên bản thu hồi hóa đơn đúng chuẩn, cần lưu ý những điểm sau:

• Ngày trên biên bản thu hồi hóa đơn và ngày trên hóa đơn mới phải trùng nhau.
• Trong biên bản thu hồi hóa đơn phải chỉ ra được lý do thu hồi, điểm sai sót, các thông tin của hóa đơn thu hồi và thông tin của hóa đơn xuất thay thế (ký hiệu, số, ngày tháng,…).
• Cuối biên bản 02 bên phải ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật cũng như đóng dấu xác nhận. Sau khi đã hoàn tất việc lập biên bản thu hồi thì tiến hành xuất lại hóa đơn mới.

Trên đây là mẫu biên bản thu hồi hóa đơn mới nhất cũng như các thông tin cần biết về hoạt động này. Hy vọng, với kiến thức mà Học viện TACA cung cấp trong bài viết đã giúp bạn giải quyết vấn đề sai sót hóa đơn một cách nhanh chóng và chính xác nhất.