Những rủi ro về pháp lý của việc thuê mặt bằng

Chiều nay ngồi xem một số hợp đồng thuê mặt bằng ký với đối tác , chợt nhớ đến một trường hợp này mà tôi muốn chia sẻ đến các bạn có ý định trở thành kế toán trưởng để các bạn có thể tư vấn cho chủ doanh nghiệp những rủi ro về pháp lý . Vì chỉ cần sơ xuất ở bước này , doanh nghiệp mất rất nhiều tiền . Chuẩn bị những kiến thức để giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt ở bước này là bạn đã giúp doanh nghiệp kiếm được rất nhiều tiền nhờ tránh các rủi ro tổn thất không đáng có . Có thể có nhiều người biết rồi, nhưng tôi viết lên đây vì nghĩ có thể có người cần.
Trường hợp đó như thế này :
Khi tôi kiểm tra hồ sơ kèm theo một hợp đồng thuê mặt bằng, bên cho thuê là một doanh nghiệp, thì tôi nhận thấy : người ký hợp đồng đúng là đại diện pháp lý , doanh nghiệp đang hoạt động hẳn hoi– cái này có thể kiểm tra giấy phép kinh doanh và tra cứu thông tin trên cổng thông tin thuế .
Tiếp theo , tôi kiểm tra xem bên cho thuê họ có phải là chủ sở hữu mặt bằng và trên giấy phép kinh doanh họ có đăng ký hoạt động cho thuê bất động sản không thì phát hiện ra rằng họ không phải là chủ mặt bằng , họ không có chức năng kinh doanh bất động sản cho nên hợp đồng của họ thể hiện là hợp đồng hợp tác kinh doanh .
Tôi yêu cầu cung cấp hợp đồng thuê giữa chủ mặt bằng và bên cho thuê thì tôi thấy chủ mặt bằng đồng ý bên cho thuê có thể cho bên khác thuê lại . Tuy nhiên, trong hợp đồng này thể hiện rằng họ có thể lấy lại mặt bằng bất kỳ lúc nào mà không phải bồi thường gì cả . Trong khi hợp đồng bên cho thuê ký với công ty chúng tôi với thời gian lên đến 5 năm . Để thuyết phục, bên cho thuê cung cấp cho chúng tôi một hợp đồng họ cho công ty khác cũng thuê 5 năm . Nhưng khi kiểm tra thì tôi phát hiện ra công ty đó với bên cho thuê tuy là 2 pháp nhân khác nhau nhưng thực ra là cùng một chủ .
Tôi từ chối ký và tư vấn cho ban giám đốc các rủi ro sau để cân nhắc giữa chi phí và lợi ích kỳ vọng từ việc ký hợp đồng thuê này :
Nếu sau khi chúng tôi đầu tư vào đây vài tỷ, chủ mặt bằng bỗng dưng đòi lại mặt bằng thì chúng tôi không thể thu hồi lại được chi phí đầu tư này vì đa số chi phí là không thu hồi được .
Mặc dù bên cho thuê cam kết trong hợp đồng rằng sẽ bồi thường chi phí đầu tư nếu bên cho thuê đơn phương chấm dứt hợp đồng trước thời hạn vì lý do chủ mặt bằng thu hồi lại mặt bằng . Nhưng bên cho thuê là công ty TNHH , theo luật Doanh Nghiệp họ chỉ chịu trách nhiệm hữu hạn trên số vốn góp. Khi rơi vào tình huống tranh chấp họ chỉ cần giải thể hoặc chây ì không giải quyết thì công ty khó mà thu được tiền bồi thường . Các công ty này thường khả năng tài chính không cao nên khả năng thu được tiền của họ là rất thấp. Mặt khác bên cho thuê là một công ty chưa có uy tín và tên tuổi trên thị trường thì họ sẽ không màng quan tâm đến việc giữ uy tín . Thực tế việc này rất hay thường xảy ra và bên thuê hầu như không thu lại được gì cả cho dù tốn kém rất nhiều chi phí kiện tụng .
Tóm lại , khi kiểm tra một hợp đồng thuê mặt bằng các bạn nhớ kiểm tra :
-Tư cách của chủ thể ký hợp đồng và thời hạn thuê : Bên cho thuê phải cung cấp các giấy tờ chứng minh họ là chủ sở hữu của mặt bằng , hoặc hợp đồng thuê với chủ mặt bằng có thời hạn thuê dài hơn hoặc bằng thời hạn mà công ty bạn muốn thuê . Đồng thời có xác nhận bằng văn bản rằng chủ mặt bằng đồng ý để bên cho thuê được cho thuê lại với thời gian mà công ty bạn mong muốn tại thời điểm mà công ty bạn ký kết hợp đồng , để tránh trường hợp hợp đồng đó hết thời hạn mà công ty bạn không biết . Tóm lại là muốn vào nhà thì phải có sự đồng ý của chủ nhà . Khi có vấn đề gì xảy ra giữa họ , chủ mặt bằng sẽ có trách nhiệm báo cho công ty bạn biết.
-Lưu ý các điều khoản bồi thường khi chấm dứt hợp đồng trước thời hạn của các hợp đồng thuê giữa chủ mặt bằng và bên cho thuê, giữa bên cho thuê và công ty bạn (bên thuê) để đánh giá các rủi ro.
-Tư cách pháp lý của người ký hợp đồng : phải là người đại diện pháp luật hoặc là người được ủy quyền bởi người đại diện pháp luật . Bạn yêu cầu cung cấp CMND, giấy phép đăng ký kinh doanh (nếu là doanh nghiệp ) hoặc giấy ủy quyền trong trường hợp được ủy quyền. Ngày nay bạn có thể kiểm tra thông tin về người đại diện pháp luật và doanh nghiệp đó có còn hoạt động không trên cổng thông tin điện tử .
-Trên giấy phép kinh doanh phải có chức năng cho thuê mặt bằng ( nếu là chủ mặt bằng) .
-Ngoài ra , là kế toán trưởng các bạn cũng cần chú ý đến điều khoản xuất hóa đơn ( đối với DN), cần thương lượng xuất và giao hóa đơn trước khi thanh toán để tránh việc kế toán của doanh nghiệp bạn quên đòi hóa đơn mà tiền thì chuyển rồi đến khi quyết toán thuế mới phát hiện ra .
-Thanh toán chuyển khoản hay tiền mặt .
-Tiền cọc chỉ chuyển cho bên cho thuê sau khi ký hợp đồng : khoản này cố gắng thương lượng càng thấp càng tốt vì ảnh hưởng đến dòng tiền công ty . Kỳ thanh toán tiền thuê cũng vậy, càng rút ngắn càng tốt . Và nhớ rằng theo luật ngân hàng NNVN thì không sử dụng đồng ngoại tệ khi thanh toán, tất cả cần quy về VNĐ .
-Bước hoàn trả tiền cọc khi thanh lý hợp đồng cần chú ý khoảng cách thời gian giữa giao trả mặt bằng và hoàn trả tiền cọc mặt bằng đừng dài quá , dài nhất là 7 ngày , để tránh trường hợp có đối tác trì hoãn việc trả tiền cọc doanh nghiệp bạn sẽ có nhiều lợi thế hơn khi bên cho thuê chưa kịp cho bên khác thuê do họ rất ngại tranh chấp, vì như vậy sẽ khó ký hợp đồng tiếp theo .
-Công chứng : tuy việc công chứng không còn bắt buộc nhưng doanh nghiệp nên công chứng để qua đó gián tiếp giúp doanh nghiệp bạn kiểm tra tính pháp lý của hợp đồng .
Và cuối cùng , làm ăn vẫn phải dựa trên uy tín là chính, đừng kỳ vọng vào giai đoạn tranh chấp. Cho nên, những giải thích kiểu như : “ Có gì kiện ra tòa…” không nên tính đến .