Các bước thực hiện quy trình kế toán trong doanh nghiệp

Kế toán là bộ phận có vai trò quan trọng trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Các công việc của kế toán đòi hỏi tính rõ ràng và chính xác cao. Do đó, các kế toán viên cần phải hiểu rõ quy trình thực hiện công việc của mình. Hãy cùng Học viện TACA tìm hiểu các bước cũng như nội dung của chúng trong quy trình kế toán.

Khái niệm

Quy trình kế toán là sự tổng hợp các bước tương ứng với các công việc kế toán được thực hiện liền kề nhau. Chúng được thực hiện theo trật tự nhất định và có mối liên hệ giữa các phòng ban với nhau. Các công việc được quy đổi dựa vào tầm quan trọng, quyền hạn, trách nhiệm nhất định. 

Khi doanh nghiệp phát sinh bất cứ nghiệp vụ nào như: quan hệ mua bán, trao đổi, tặng cho… đều phải đi kèm nghiệp vụ kế toán. Đa phần các kế toán trưởng, kế toán tổng hợp hay kế toán viên đều phải qua quá trình làm việc lâu dài, thực tiễn mới có đủ kinh nghiệm để xử lý được nhanh các tình huống phát sinh bất ngờ.

Quy trình thực hiện công việc kế toán doanh nghiệp

Tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình hoạt động

Các hoạt động của doanh nghiệp như mua bán hàng hóa, công việc phát sinh mỗi ngày đều phải được kế toán thu thập và tổng hợp từ các phòng ban trước khi tiến hành lập chứng từ gốc.

VD: Chi tiền ứng mua thiết bị văn phòng mới trong quý 1, tiền lương nhân viên mỗi tháng…

Lập chứng từ gốc dựa vào các căn cứ đã tổng hợp được

Các phòng ban trong doanh nghiệp tiến hành lập chứng từ gốc khi doanh nghiệp phát sinh nghiệp vụ kinh tế. Chứng từ không chỉ là bằng chứng mà còn căn cứ pháp lý để kế toán thực hiện việc ghi nhận các giao dịch vào các phương tiện nhất định sau khi đã kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ.

Xử lý kiểm tra chứng từ gốc

Để kế toán viên có thể dễ dàng xác minh tính chính xác của chứng từ cũng như thực hiện việc tổng hợp thì các phòng ban sẽ chuyển chứng từ gốc về phòng kế toán. Sau khi kế toán viên kiểm sẽ trình lên cho kế toán trưởng xét duyệt. Việc này nhằm phát hiện và kịp thời sửa chữa sai sót.

Tiến hành ghi sổ sách kế toán

Căn cứ vào các chứng từ gốc đã được lập hoàn chỉnh, kế toán sẽ tiến hành nhập liệu chứng từ, làm sổ sách kế toán… Các sổ sách này có thể bao gồm: sổ nhật ký chung, sổ cái hay sổ chi tiết,…

Sắp xếp chứng từ kế toán

Sau khi được lập hoàn chỉnh kế toán sẽ sắp xếp chứng từ theo thứ tự như sau: chứng từ do kế toán lập xếp trước rồi mới đến chứng từ do các phòng ban khác lập.

Thực hiện bút toán cuối kỳ và bút toán kết chuyển

Thực hiện đồng thời bút toán cuối kỳ và bút toán kết chuyển đồng nghĩa với việc khóa sổ kế toán. Đây là một trong những nghiệp vụ cuối tháng mà kế toán phải làm. Mục đích của việc này nhằm tổng hợp dữ liệu trong một tháng để xác định số dư của tài sản cũng như nguồn vốn, lãi lỗ trong kỳ.

Khóa sổ, xác định số dư

Sau khi hoàn thiện bút toán cuối kỳ thì các chứng từ đã được xác minh và tổng hợp thông tin trên sổ cái sẽ được khóa lại và không thể sửa đổi, bổ sung. Điều này nhằm đảm bảo tính chính xác để lập cáo tài chính cuối cùng.

Lập bảng cân đối số phát sinh

Kế toán sẽ căn cứ vào sổ cái và sổ chi tiết để lập ra bảng cân đối số. Chức năng của bảng này là để kế toán đánh giá được tổng quan sổ cái bao gồm những loại sổ cái nào và tính chính xác của chúng.

Trong trường hợp đã hoàn thiện, kế toán sẽ thực hiện bút toán mở sổ cái, sổ chi tiết kết hợp cùng bảng cân đối số phát sinh để lập báo cáo tài chính.

Tiến hành soạn thảo báo cáo tài chính và quyết toán thuế

Trong quy trình kế toán thì công việc lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế là quan trọng nhất. Bởi lẽ, công việc này đòi hỏi người thực hiện phải có nhiều nghiệp vụ, kỹ năng xử lý tình huống tốt… 

Căn cứ vào sổ cái và sổ chi tiết mà kế toán sẽ lập ra báo cáo tài chính. Văn bản này phải lập theo 4 biểu mẫu chính như sau: Bảng cân đối kế toán, bản báo cáo kết quả kinh doanh, bản báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính.

Xây dựng quy trình kế toán trong doanh nghiệp

Danh sách các quy trình kế toán bao gồm các quy trình thanh toán nội bộ, quản lý các khoản nợ vay đến quy trình tạo mã trên phần mềm kế toán,… với các bước nghiệp vụ do nhân viên kế toán thực hiện. Chủ doanh nghiệp cần đảm bảo nhân viên thực hiện đúng quy trình, đồng thời gia tăng hiệu quả phối hợp công việc giữa Bộ phận Kế toán và các bộ phận chức năng khác trong công ty. Điều này rất quan trọng để đảm bảo được tối đa chất lượng và tiến độ đối với khách hàng.

Bên cạnh đó, xây dựng một quy trình kế toán chuẩn chỉnh sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí đào tạo nhân sự mới, giảm thiểu chi phí lương bàn giao công việc khi nhân sự nghỉ việc. Công nợ, hàng hóa, nguyên vật liệu, tài sản, CCDC được quản lý chặt chẽ, tránh được thất thoát, gian lận một cách tối đa, đảm bảo uy tín với nhà cung cấp, khách hàng, đối tác. Giá thành sản phẩm được tính chính xác để từ đó có các giải pháp giảm giá thành nâng cao năng lực của DN.

Trên đây là những kiến thức bổ ích về quy trình làm việc kế toán mà Học viện TACA mong muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng bạn có thể vận dụng những kiến thức này vào thực tiễn để hoàn thành công việc một cách tốt nhất. 

Xem thêm:

• Chứng chỉ đại lý thuế
• Chứng chỉ hành nghề kế toán
• Chứng chỉ hành nghề kiểm toán viên
• Kế toán trưởng thực thụ