02/07/2025 Kiến thức kế toán

Hướng dẫn thay đổi thông tin trên chứng nhận đăng kí kinh doanh sau khi sáp nhập 34 tỉnh thành

Nội dung chính

Hướng dẫn doanh nghiệp thay đổi thông tin trên chứng nhận đăng ký kinh doanh sau sáp nhập 34 tỉnh thành theo chế độ 2 cấp

Từ ngày 1/7/2025, khi địa giới hành chính tại Việt Nam thay đổi, các doanh nghiệp không bắt buộc phải điều chỉnh ngay thông tin địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (GCNĐKKD) hoặc hóa đơn điện tử, nhưng việc cập nhật thông tin là cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp và đồng bộ trong giao dịch. Dưới đây là các bước và lưu ý mà doanh nghiệp cần thực hiện để cập nhật thông tin doanh nghiệp, dựa trên quy định pháp luật hiện hành:

1. Kiểm tra xem doanh nghiệp có bị ảnh hưởng bởi thay đổi địa giới hành chính không

– Xác định thay đổi địa chỉ: Doanh nghiệp cần kiểm tra xem địa chỉ trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh có nằm trong khu vực bị thay đổi địa giới hành chính hay không (ví dụ: sáp nhập tỉnh, huyện, xã, hoặc đổi tên đơn vị hành chính).

– Tham khảo thông báo chính thức: Theo dõi thông báo từ cơ quan nhà nước, như Thông báo 1674/TB-CCTKV.VIII-VPH năm 2025 của Chi cục Thuế khu vực VIII, để biết danh mục địa giới hành chính mới.

2. Quy định pháp lý về cập nhật thông tin

– Theo Công văn 4370/BTC-DNTN ngày 05/4/2025 của Bộ Tài chính, doanh nghiệp không bắt buộc phải đăng ký thay đổi thông tin địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể chủ động cập nhật khi:

Có nhu cầu đảm bảo tính đồng bộ thông tin pháp lý (ví dụ: giao dịch, đấu thầu, vay vốn).
Thực hiện đồng thời với các thay đổi khác như ngành nghề, người đại diện, vốn điều lệ.
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện hành vẫn giữ nguyên giá trị pháp lý, và cơ quan đăng ký kinh doanh không được yêu cầu doanh nghiệp thay đổi thông tin địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính.

3. Thủ tục cập nhật thông tin địa chỉ doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp quyết định cập nhật thông tin địa chỉ, cần thực hiện các bước sau:

– Chuẩn bị hồ sơ

Thông báo đề nghị cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp: Sử dụng mẫu Phụ lục II-5 ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
Giấy ủy quyền: Nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật, cần có giấy ủy quyền kèm bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân (Thẻ căn cước công dân,
Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực).
Các tài liệu khác (nếu có): Tùy theo trường hợp, có thể cần thêm biên bản họp hoặc quyết định của Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông.

– Nộp hồ sơ

Nơi nộp: Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Hình thức nộp:

Trực tiếp: Tại bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh.

Trực tuyến: Qua Cổng Thông tin Đăng ký doanh nghiệp Quốc gia (dangkykinhdoanh.gov.vn). Lưu ý: Một số tỉnh thành như Hà Nội và TP.HCM bắt buộc nộp hồ sơ trực tuyến

- Qua bưu điện: Nếu địa phương cho phép.
- Thời gian xử lý: Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ có sai sót, thời gian có thể kéo dài hơn.

c. Nhận kết quả

Sau khi hồ sơ được chấp thuận, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nếu thay đổi làm ảnh hưởng đến nội dung GCNĐKKD, doanh nghiệp sẽ được cấp giấy chứng nhận mới.
Lưu ý: Doanh nghiệp không phải nộp lại GCNĐKKD cũ, nhưng giấy phép cũ sẽ mất hiệu lực khi được cấp giấy mới.

d. Miễn lệ phí: Theo khoản 3 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp được miễn phí, lệ phí khi cập nhật thông tin địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính.

4. Cập nhật thông tin trên các tài liệu liên quan

Sau khi cập nhật địa chỉ trên GCNĐKKD, doanh nghiệp cần điều chỉnh thông tin trên:

– Hóa đơn điện tử: Theo thông tin từ Cục Thuế (Bộ Tài chính), từ ngày 1/7/2025, cơ quan thuế sẽ tự động đồng bộ dữ liệu địa chỉ mới, nên doanh nghiệp không bắt buộc phải chỉnh sửa địa chỉ trên hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, để đảm bảo tính minh bạch, doanh nghiệp nên:

Thông báo thay đổi thông tin hóa đơn điện tử với cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Gửi mẫu hóa đơn điều chỉnh (mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT) với thông tin địa chỉ mới.
Con dấu, bảng hiệu, tài liệu marketing: Cập nhật địa chỉ trên con dấu, bảng hiệu, website, name card, bao bì, hợp đồng, và tài khoản ngân hàng để đảm bảo tính chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật.
Thông báo đối tác: Gửi thông báo về thay đổi địa chỉ đến khách hàng, đối tác để tránh nhầm lẫn trong giao dịch.

5. Cập nhật thông tin trên Google Maps và các nền tảng trực tuyến

– Xác minh lại doanh nghiệp trên Google: Nếu địa chỉ thay đổi, doanh nghiệp cần xác minh lại Trang doanh nghiệp trên Google để cập nhật thông tin trên Google Tìm kiếm và Maps. Điều này bao gồm chỉnh sửa địa chỉ, giờ làm việc, và các thông tin khác.

– Cập nhật trên website, mạng xã hội: Đảm bảo thông tin địa chỉ trên các kênh truyền thông của doanh nghiệp được đồng bộ với địa chỉ mới.

Trên đây là Hướng dẫn thay đổi thông tin trên chứng nhận đăng kí kinh doanh sau khi sáp nhập 34 tỉnh thành. Hy vọng rằng thông tin trong bài viết từ TACA sẽ mang lại giá trị cho bạn. Nếu bạn muốn nắm vững cách xử lý các tình huống thuế phức tạp, nâng cao kiến thức chuyên môn và nhanh nhạy trong việc giải quyết các trường hợp thực tế. TACA gửi đến bạn Khóa học CHUYÊN GIA TƯ VẤN THUẾ dưới đây:

Khóa học Chuyên gia tư vấn thuế

Trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu phức tạp ngày nay, các công ty tư vấn hàng đầu, các tập đoàn lớn đang rất cần chân dung những chuyên gia thuế mới – không chỉ sở hữu kiến thức chuyên môn sâu, tư duy sắc bén, nhanh nhạy trong xử lý tình huống mà còn không ngừng nâng cao “nội lực” nhằm củng cố kiến thức chuẩn, làm đúng, lường trước và dự phòng rủi ro về thuế.

Hiểu rõ điều đó, TACA tổ chức 6 KHÓA HỌC CHUYÊN GIA TƯ VẤN THUẾ CẤP CAO được đúc kết từ hơn 20 năm kinh nghiệm thực chiến từ đội ngũ Chuyên gia giảng dạy đến từ các hãng kiểm toán số 1 thế giới như Deloitte, KPMG, EY, PWC giúp bạn trang bị đầy đủ các kiến thức, kỹ năng cần thiết giúp bạn rút ngắn lộ trình trở thành chuyên gia tư vấn thuế nhanh chóng thông qua: