02/07/2026 Kiến thức kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán công ty thương mại hoạt động hiệu quả

Nội dung chính

Để tổ chức bộ máy kế toán công ty thương mại hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần kết hợp chặt chẽ giữa Mô hình tổ chức nhân sự – Phân định rõ ràng các phần hành & Ứng dụng công nghệ nhằm kiểm soát chính xác luân chuyển hàng hóa, quản lý chặt chẽ công nợ và tối ưu dòng tiền.

Nhất là đối với công ty thương mại – nơi diễn ra hoạt động mua bán hàng hóa liên tục với quy mô lớn – tổ chức bộ máy kế toán hợp lý đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo dòng tiền ổn định, minh bạch hóa thông tin tài chính và tối ưu chi phí vận hành.

Bài viết sẽ phân tích cách tổ chức bộ máy kế toán trong công ty thương mại một cách hiệu quả, từ cơ cấu nhân sự, phân công nhiệm vụ đến ứng dụng phần mềm hỗ trợ – nhằm giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý và phát triển bền vững.

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán công ty thương mại

Với các doanh nghiệp thương mại có đơn vị phụ thuộc hoặc thành viên như chi nhánh, cửa hàng… thì bên cạnh việc lập và điều hành phòng kế toán trung tâm, ban lãnh đạo, người phụ trách tổ chức kế toán còn phải xây dựng hệ thống kế toán ở đơn vị phụ thuộc.

Tùy vào đặc điểm phân quyền quản lý, cơ sở trang thiết bị, điều kiện kinh doanh của từng đơn vị phụ thuộc mà doanh nghiệp lựa chọn hình thức tổ chức mô hình kế toán phù hợp theo một trong các hình thức: tập trung, phân tán hay hỗn hợp.

Tổ chức bộ máy kế toán công ty thương mại theo mô hình tập trung

Tổ chức bộ máy kế toán công ty thương mại hoạt động hiệu quả

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung tại các doanh nghiệp thương mại

Theo mô hình này, toàn doanh nghiệp chỉ có một phòng kế toán trung tâm (tại văn phòng công ty/tổng công ty), các đơn vị phụ thuộc không tổ chức kế toán riêng.

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp SME. Mô hình này cũng phù hợp khi quản trị doanh nghiệp thương mại có quy mô lớn, địa bàn phân tán nhưng đã trang bị phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán hiện đại.

Các doanh nghiệp thường áp dụng mô hình này do ưu điểm nổi bật của nó là tính nhất quán trong tổ chức công tác kế toán toàn hệ thống, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, dễ kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kế toán kịp thời, tiết kiệm chi phí.

Mô hình phân tán, hoặc kết hợp giữa mô hình tập trung và mô hình phân tán

Tổ chức bộ máy kế toán công ty thương mại hoạt động hiệu quả

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán tại các doanh nghiệp thương mại

Theo mô hình phân tán bộ máy kế toán được phân cấp thành: kế toán trung tâm và kế toán đơn vị trực thuộc. Cả hai nơi đều có riêng sổ kế toán và bộ máy nhân sự tương ứng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo phân công, phân cấp kế toán.

Mô hình tổ chức này được áp dụng ở những đơn vị có quy mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán nhưng chưa trang bị phương tiện kỹ thuật hiện đại hoặc ở các doanh nghiệp có sự phân cấp quản lý tương đối toàn diện cho các bộ phận phụ thuộc.

Trong thực tế, các doanh nghiệp có quy mô và cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh rất đa dạng. Vì vậy bộ máy kế toán không chỉ thuần túy theo mô hình tập trung hay phân tán mà thường có kết hợp giữa hai mô hình này với những mức độ khác nhau tùy điều kiện của mỗi đơn vị.

Hướng dẫn tổ chức bộ máy kế toán quản trị trong các công ty thương mại

Trước đây, việc tổ chức bộ máy kế toán quản trị trong doanh nghiệp thương mại, chưa được chú ý thực hiện. Tuy nhiên gần đây, nhờ nhận định đúng đắn về tầm quan trọng của công tác kế toán quản trị trong doanh nghiệp, sự phát triển của khoa học công nghệ, chuyển đổi số với các giải pháp, ứng dụng hỗ trợ, vấn đề xây dựng hệ thống kế toán quản trị và đội ngũ người làm kế toán quản trị trong doanh nghiệp ngày càng được đề cao, chú trọng.

Từ ba nhiệm vụ chính của công tác kế toán quản trị là lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, và kiểm tra kiểm soát, thông qua các báo cáo quản trị và các cảnh báo, hệ thống kế toán quản trị giúp doanh nghiệp quản trị được doanh thu, chi phí, công nợ, dòng tiền, hệ thống kho bãi sản phẩm… một cách chính xác, kịp thời và hiệu quả.

Các doanh nghiệp thương mại nên tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị dựa trên từng phần hành kế toán. Với hình thức này, kế toán viên theo dõi phần hành kế toán nào sẽ thực hiện cả kế toán tài chính và kế toán quản trị phần hành đó. Các nội dung kế toán quản trị chung khác như thu thập, phân tích thông tin phục vụ lập dự toán, phân tích thông tin phục vụ cho việc ra quyết định trong quản trị doanh nghiệp có thể bố trí để kế toán tổng hợp hoặc trực tiếp do kế toán trưởng đảm nhiệm.

Tổ chức bộ máy kế toán công ty thương mại hoạt động hiệu quả

Tổ chức bộ máy kế toán doanh nghiệp thương mại theo mô hình hỗn hợp

Mô hình này có ưu điểm là tiết kiệm chi phí do tận dụng được lao động. Người làm KTTC khi thực hiện các phần hành công công việc của mình thường nắm khá rõ thông tin nên sẽ thực hiện tốt công tác KTQT. Ở các doanh nghiệp thương mại, các phần hành kế toán phát sinh chưa nhiều và tính chất phức tạp của nghiệp vụ ở mức vừa phải nên rất thích hợp áp dụng mô hình này.

Hướng dẫn tổ chức nhân sự bộ máy kế toán công ty thương mại

Đối với ban lãnh đạo, giám đốc, chủ doanh nghiệp

Theo quy định của pháp luật hiện hành, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán có trách nhiệm: tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán; bố trí người làm kế toán trưởng; tổ chức và chỉ đạo thực hiện công tác kế toán trong đơn vị kế toán theo quy định của pháp luật về kế toán và chịu trách nhiệm trực tiếp về hậu quả của những sai phạm do mình gây ra; chịu trách nhiệm liên đới đối với những sai phạm do người khác gây ra nhưng thuộc trách nhiệm quản lý của mình. (Điều 50, Luật kế toán số 88/2015/QH13).

Tuy nhiên hiện nay, số lượng chủ doanh nghiệp chưa nắm được các quy định về kế toán, thuế chiếm tỷ trọng lớn đặc biệt trong nhóm các doanh nghiệp siêu nhỏ, các doanh nghiệp SME. Việc nâng cao năng lực quản trị tài chính kế toán của đội ngũ lãnh đạo, giám đốc, người điều hành, chủ doanh nghiệp là một vấn đề cần thiết và cấp bách.

Tại các cấp phòng ban

Kế toán trưởng hay trưởng phòng/ban/ bộ phận kế toán có trách nhiệm trực tiếp trong việc tổ chức, phân công chức năng, nhiệm vụ của các nhân viên trong phòng kế toán. Tổ chức nhân sự bộ máy kế toán phải dựa trên cơ sở khoa học, gọn nhẹ, tránh chồng chéo các chức năng nhiệm vụ giữa các kế toán viên gây ách tắc công việc, làm giảm hiệu quả công tác tổ chức kế toán.

Việc xây dựng đội ngũ nhân sự cần xác định số lượng và chất lượng của các kế toán viên trong từng phần hành kế toán và phân công đúng người vào đúng vị trí công việc.

Đối với các phần nội dung nghiệp vụ tương tự nhau, khối lượng công việc phát sinh ít kế toán trưởng có thể phân công một nhân viên kế toán kiêm nhiệm như phân hệ kế toán tài sản cố định, vật tư, hàng hóa.
Ngược lại, với các phần hành mà khối lượng công việc phát sinh lớn như bộ phận mua hàng – quản lý công nợ phải trả, bán hàng – quản lý công nợ phải thu doanh nghiệp có thể bố trí nhiều kế toán viên cùng đảm nhận để đảm bảo chất lượng công việc.

Với các doanh nghiệp kinh doanh thương mại quốc tế có hoạt động kinh doanh xuất, nhập khẩu kế toán viên cần bố trí các nhân viên có năng lực, ngoài đáp ứng trình độ chuyên môn kế toán còn phải đáp ứng trình độ ngoại ngữ để hoàn thành tốt công việc.

Tổ chức đào tạo nâng cao năng lực, trình độ của đội ngũ kế toán

Trong bối cảnh nền kinh tế hội nhập, cùng với sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ; CMCN 4.0; sự thay đổi các phương thức, quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh; sự thay đổi và cập nhật trong chính sách, chế độ kế toán, thuế đặt ra yêu cầu học hỏi, phát triển và nâng cao tay nghề liên tục cho đội ngũ nhân sự kế toán.

Đào tạo nhân sự không chỉ là phương pháp giúp nâng cao kiến thức chuyên môn và kỹ năng của cán bộ nhân viên mà còn là cách tạo dựng niềm đam mê để nhân viên gắn bó lâu dài hơn với doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp thương mại nên xây dựng các quy chế, chế độ về đào tạo và đãi ngộ phù hợp để phát triển năng lực đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán của đơn vị mình và giữ chân những nhân sự giỏi.

Trên đây là toàn bộ thông tin cần thiết giúp thiết lập 1 quy trình xử lý thông tin kế toán quản trị hiệu quả & sát nhu cầu doanh nghiệp. Hy vọng bài viết trên đã giúp quá trình vận hàng & thực thi kế toán của bạn trở nên dễ dàng, minh bạch & giảm thiểu rủi ro tối đa.

Bên cạnh đó, TACA hiểu rằng: “Việc Setup xây dựng hệ thống kế toán theo ‘’đúng’’ mục tiêu chủ doanh nghiệp – giúp ông chủ ’’nắm trọn vẹn’’ trong tay phòng kế toán để từ đó việc quản trị tài chính, đưa ra các giải pháp kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh doanh, chống thất thoát, tối giản chi phí hay lớn hơn là mở rộng quy mô, trao quyền,.. được diễn ra trôi chảy mà không bị phụ thuộc vào sự thay đổi, ra vào của nhân sự là điều thật sự ’’cấp thiết’’ đối với bất kì doanh nghiệp thuộc ngành nghề nào.

Do đó, TACA gửi đến bạn:

Dịch vụ Setup phòng kế toán & xây dựng quy trình phòng kế toán

Dịch vụ Setup phòng kế toán & xây dựng quy trình phòng kế toán

Đồng thời, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ & đồng hành cùng doanh nghiệp làm đúng từ đầu, kiểm soát rủi ro từ gốc và nâng cấp năng lực quản trị tài chính thông qua chuỗi Dịch vụ kế toán toàn diện bao gồm:

Đặt lịch tư vấn dịch vụ kế toán TACA

Rà soát sâu – xử lý kịp thời & sở hữu giải pháp tài chính kế toán – thuế đảm bảo an toàn pháp lý – tối ưu chi phí – tăng trưởng bền vững cùng chuyên gia Big4 ngay hôm nay!