Tìm hiểu nghiệp vụ và công việc của nhân viên kế toán công nợ trong doanh nghiệp

Kế toán công nợ được coi là một mảng nhỏ trong công việc của ngành kế toán tổng hợp. Với những công ty có mô hình doanh nghiệp kinh doanh vừa và nhỏ, kế toán tổng hợp sẽ đảm nhận luôn việc theo dõi công nợ. Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn thì công việc này sẽ được giao cho một vài cá nhân có chuyên môn theo dõi. Vậy khi mỗi cá nhân được bàn giao công việc sẽ phải làm như thế nào? Hãy cùng Học Viên TACA tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

Tìm hiểu về vị trí kế toán công nợ trong doanh nghiệp

Kế toán công nợ được hiểu là gì?

Kế toán công nợ (trong tiếng anh gọi là Accounting Liabilities) chỉ vị trí người chịu trách nhiệm giám sát, theo dõi, thúc đẩy và xử lý các khoản công nợ của doanh nghiệp.

Kế toán công nợ đảm nhận các công việc kế toán liên quan đến những khoản nợ phải trả hoặc cần thu vào của doanh nghiệp. Hiểu một cách đơn giản, vị trí này sẽ phải chịu trách nhiệm quản lý tất cả tình hình công nợ của doanh nghiệp. Nếu nhân viên kế toán công nợ kiểm soát tốt tình hình công nợ thì hoạt động của doanh nghiệp sẽ ổn định và có thể tồn tại lâu dài. Do đó, kế toán công nợ là một vị trí có tầm quan trọng nhất định và không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp.

Lý do doanh nghiệp phát sinh công nợ

Với doanh nghiệp, việc phát sinh ra một khoản công nợ bắt nguồn từ rất nhiều nguyên nhân, cụ thể:

– Chưa thể thanh toán khoản tiền với bên cung cấp khi chưa đủ tiền thực hiện hoạt động giao dịch với mục đích thu lợi nhuận.

– Khách hàng mua và lấy hàng hóa nhưng chưa đủ khả năng chi trả. Do đó, khách hàng sẽ ghi nợ và cam kết trả số tiền đó cho doanh nghiệp sau một thời gian nhất định.

– Chủ kinh doanh muốn tăng số lượng hàng hóa bán ra nên khách vẫn có thể lấy hàng khi chưa thanh toán, đây được xem là hành động thúc đẩy kinh doanh của người bán.

– Đối với những sản phẩm và dịch vụ nhất định, công ty phải thực hiện yêu cầu hoàn tất những công việc liên quan đến hoạt động thương mại thì người mua mới thanh toán. Đây là nguyên nhân phát sinh những chi phí cho người mua như nợ phải trả.

– Vay tiền để trả lãi suất cao dẫn đến nợ tiền lãi suất ở mức thấp, đây là lợi thế đối với bên mua.

– Tuy nhiên, sự tồn tại của công nợ cũng tạo nên một số nhược điểm cho doanh nghiệp như:

+ Tổn thất về quản lý và chi phí, tốn thời gian theo dõi.

+ Tạo ra những rủi ro kèm không thu hồi được nợ.

+ Việc đòi nợ sẽ mất nhiều thời gian gây ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình hoạt động và kinh doanh của doanh nghiệp.

Đối tượng khi theo dõi công nợ

– Công nợ phải thu (TK 131)  từ khách hàng.

– Công nợ phải trả (TK 331) để trả cho nhà cung cấp.

– Công nợ tạm ứng hoặc hoàn ứng (TK 141) từ nội bộ doanh nghiệp.

– Những khoản tiền phải thu khác (TK 138).

– Những khoản phải trả và nộp khác (TK 338).

– Khoản nợ phải thu nội bộ (TK 136): Công nợ lúc này sẽ giữ các công ty và chi nhánh.

– Khoản nợ phải trả nội bộ (TK 336): Công nợ giữa các chi công ty và chi nhánh.

Kế toán công nợ đảm nhận những công việc gì?

Đảm nhận hợp đồng kinh tế

– Thêm và tạo mã nhà cung cấp, mã đối tác và mã khách hàng vào hệ thống hoặc các sổ sách có liên quan nếu đó là những thành viên mới.

– Trường hợp cần sửa mã trên khi nhà cung cấp hoặc khách hàng phát sinh nghiệp vụ chuyển nhượng hoặc thay đổi.

– Luôn cập nhật và theo dõi các thông tin trên phần mềm quản lý tài chính kế toán (nếu có) để có thể kiểm soát tốt từng hợp đồng của đối tác, khách hàng hoặc nhà cung cấp.

– Kiểm tra chi tiết những nội dung trong hợp đồng thanh toán bao gồm các điều khoản và quy định để tránh sai sót trong quá trình lưu trữ thông tin tài chính.

Kiểm tra định kỳ công nợ 

– Kiểm tra thông tin đơn hàng dựa trên bảng hợp đồng bán hàng đã ký với đối tác hay khách hàng đồng thời kiểm tra hạn mức tín dụng cũng như thời hạn thanh toán mà doanh nghiệp có thể chấp nhận với từng đối tác hay khách hàng.

– Với những đối tác hay khách hàng đã mua hàng hoặc đang thực hiện hợp đồng, cần phải kiểm tra thật kỹ các yếu tố: chủng loại sản phẩm, giá bán, số lượng và thời hạn thanh toán.

– Theo dõi chi tiết các khoản công nợ đối với từng đối tượng (nhà cung cấp, đối tác hay khách hàng) của từng nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến công nợ tương ứng như: hạn, mức thanh toán, số tiền đã quá hạn,…

– Sau khi đã kiểm tra công nợ, nhiệm vụ của kế toán công nợ là báo cáo cho cán bộ quản lý cấp trên hoặc bộ phận có liên quan.

Giám sát tình trạng thanh toán của khách hàng

– Theo dõi tình trạng thanh toán của đối tác hay khách hàng khi có nghiệp vụ công nợ phát sinh theo hợp đồng hoặc hóa đơn bán hàng để phát hiện kịp thời những sai sót và nhầm lẫn trong quá trình quản lý tài chính công nợ.

Trực tiếp tham gia và đôn đốc thu hồi nợ

– Trực tiếp tham gia thu hồi nợ đối với những khoản công nợ lâu hoặc nợ khó đòi.

– Thường xuyên đôn đốc những khoản công nợ trả trước hay nợ xấu,… để có thể thu hồi nhanh chóng.

Xử lý khoản công nợ tạm ứng trong nội bộ

– Theo dõi và nhắc nhở việc thanh toán của từng đối tượng hay bộ phận trong nội bộ doanh nghiệp theo từng ngày.

– Tiến hành xác nhận công nợ theo định kỳ với các chi nhánh.

– Kiểm tra, xác nhận và thông báo khoản công nợ tạm ứng của nhân viên công ty.

– Tổng hợp danh sách nợ tạm ứng đã quá thời hạn cần phải thanh toán sau đó gửi đến đối tượng hay bộ phận liên quan nhằm đốc thúc việc thanh toán công nợ.

Xử lý khoản công nợ ủy thác

– Định khoản các nghiệp vụ tài chính có liên quan dựa theo từng hóa đơn.

– Điều chỉnh những số liệu chênh lệch hoặc chưa khớp với giá dựa theo chứng từ hợp đồng.

– Kiểm tra và theo dõi các khoản công nợ đã ủy thác theo từng đối tượng

– In bản sao kê và kiểm tra các chứng từ liên quan đến kế toán viên phụ trách hoặc trưởng kiểm soát. Các chứng từ này sẽ được nhận lại để lưu trữ cũng như theo dõi, nhắc nhở thanh toán đúng hạn.

Các khoản nợ vay từ doanh nghiệp

– Thanh lý các hợp đồng cũ và mới khi có nghiệp vụ tài chính phát sinh thực tế.

– Đốc thúc và theo dõi việc thanh toán theo đúng thời hạn đã thỏa thuận trong hợp đồng.

– Điều chỉnh và định khoản các bút toán để khớp với tỷ giá phát sinh thực tế. Nếu còn xuất hiện sự chênh lệch giữa các tỷ giá thì việc hạch toán và điều chỉnh thực sự chưa hiệu quả.

– Nếu doanh nghiệp có các khoản lãi phải trả, cần tính toán và đưa chứng từ cho bên có liên quan để tiến hành thanh toán cho từng đối tượng và từng hợp đồng.

Những công việc chung khác

– Đối với hàng hóa, cần theo dõi, xuất thẻ vay và thẻ bảo hành khi có hàng.

– Thường xuyên theo dõi các khoản phải trả/thu khác và những khoản phát sinh.

– Kiểm tra, xác nhận và đối chiều nợ phải trả/thu theo từng đối tượng liên quan.

– Cần thực hiện ngay các công việc liên quan khác khi được cấp trên giao yêu cầu.

Cơ hội nghề nghiệp của kế toán công nợ hiện nay

Vị trí kế toán công nợ có cơ hội nghề nghiệp vô cùng rộng lớn vì đây vừa là vị trí quan trọng trong các doanh nghiệp, vừa giúp doanh nghiệp có thể hoạt động ổn định và tồn tại lâu dài trên thị trường kinh doanh. Hơn hết, trong những năm gần đây, khi xu hướng Startup bắt đầu bùng nổ và phổ biến, kéo theo nhiều doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa cũng ngày phát triển dẫn đến cơ hội nghề nghiệp kế toán công nợ cũng ngày càng được tăng cao.

Ngoài ra, mức lương của vị trí kế toán công nợ có thể nhận được còn vô cùng hấp dẫn. Tùy vào loại hình kinh doanh mà các doanh nghiệp sẽ đề xuất những mức lương hấp dẫn dành cho vị trí kế toán công nợ. 

Trên đây là tất cả thông tin liên quan đến kế toán công nợ do Học viện TACA cung cấp. Hy vọng qua bài viết trên, bạn sẽ thu nạp thêm cho mình những kiến thức chuyên môn về lĩnh vực kế toán và lấy đó làm nền tảng phát triển nghề nghiệp trong tương lai.

Xem thêm:

• Học kế toán online
• Các khoá học kế toán
• Báo cáo tài chính và thuế chuyên sâu
• Chứng chỉ đại lý thuế