Hạch toán lương tháng 13|Quy định về chi phí lương tháng 13

Lương tháng thứ 13 là khoản tiền thưởng người lao động được nhận được vào cuối năm dương lịch. Đây là khoản chi phí mà kế toán cần lưu ý để hạch toán chính xác. Trong bài viết này Học viện TACA sẽ chia sẻ cách hạch toán lương tháng 13 cùng một số lưu ý mà bạn nên biết.

I. Quy định về chi phí lương tháng 13

Sau bối cảnh đại dịch COVID-19, thị trường việc làm Việt Nam vẫn đang gặp không ít khó khăn. Trong đó, khó khăn lớn nhất là về thiếu hụt thay đổi xu hướng tuyển dụng và thiếu nguồn cung lao động. Đứng trước thách thức này, các doanh nghiệp đã thu hút, khuyến khích người lao động bằng chế độ lương, thưởng phúc lợi hấp dẫn, trong đó có chính sách lương tháng 13.

Hiện tại, các văn bản pháp luật không có quy định cụ thể về việc doanh nghiệp phải thanh toán lương tháng thứ 13 cho người lao động, trừ những trường hợp có thỏa thuận từ trước hoặc có quy định trong thỏa ước lao động tập thể, quy chế tiền lương của công ty… 

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn thanh toán lương tháng 13 cho người lao động nhằm khích lệ tinh thần và tri ân sự cống hiến của họ trong một năm. Đặc biệt, chính sách này còn giúp hạn chế tình trạng biến động nhân sự sau mỗi dịp tết.

Theo Bộ Luật lao động, lương tháng 13 không tồn tại trong quy định của pháp luật mà chỉ có khái niệm về tiền thưởng tại điều 104 như sau.

• Tiền thưởng là khoản tiền, tài sản hoặc bằng các hình thức khác mà người sử dụng lao động thưởng cho người lao động căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh, mức độ hoàn thành công việc của họ ở nơi làm việc.
• Khoản thưởng sẽ do người sử dụng lao động quyết định và công bố công khai sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động. Về hình thức, tiền thưởng có thể là tài sản hoặc các hình thức khác.

Xem thêm các bài viết liên quan đến kiến thức kế toán và thuế:

• Khoá học Phân tích rủi ro và soát xét tối ưu chi phí thuế 
• KIỂM TRA HỒ SƠ, SỔ SÁCH DỰA TRÊN SỐ DƯ CÁC TÀI KHOẢN

II. Cách hạch toán lương tháng 13 theo quy định của Thông tư số 200/2014/TT-BTC

1. Các cách tính lương tháng 13

Cách tính lương tháng 13 được quy định cụ thể cho từng trường hợp như sau:

• Trường hợp người lao động làm đủ 12 tháng, lương tháng 13 được tính bằng bình quân của 12 tháng lương trong năm.

Lương tháng 13 = Trung bình tiền lương 12 tháng trong năm

Ví dụ: Chị A có mức lương từ tháng 01/2021 – 10/2021 là 7 triệu VNĐ/tháng và từ tháng 11/2021 – 12/2021 là 10 triệu VNĐ/tháng.

=> Mức lương tháng 13 của chị A là: [(7 x 10) + (10 x 2)] /12 = 7,5 triệu VNĐ

• Trường hợp người lao động không làm đủ 12 tháng, lương tháng 13 được tính theo tỷ lệ số tháng làm việc trong năm.

Lương tháng 13 = (Số tháng làm việc trong một năm/12) x Tiền lương trung bình 12 tháng

Ví dụ 2: Anh B bắt đầu làm việc từ tháng 10/2021 với mức lương từ tháng 10/2021 – 12/2021 là 10 triệu VNĐ/tháng.

=> Mức lương tháng 13 của anh B là: (3/12) x 10 = 2,5 triệu VNĐ

• Trường hợp đặc biệt: người lao động có đóng góp đáng kể cho công ty thì việc tính lương tháng 13 sẽ phụ thuộc vào đặc thù của mỗi doanh nghiệp.

Lưu ý: Nhiều doanh nghiệp và người lao động xem tiền lương tháng 13 như một khoản tiền thưởng. Vậy nên, việc quy định chi tiết về mức hưởng, điều kiện hưởng sẽ tùy vào quy định, quy chế và quyết định của từng doanh nghiệp. Ngoài ra, hiện nay có nhiều doanh nghiệp không chi lương tháng 13 mà gộp chung vào khoản thưởng Tết.

2. Hướng dẫn hạch toán lương tháng 13

Khi tính lương tháng 13 của người lao động:

• Nợ TK 623, 622, 6271, 6411, 6421
• Có TK 334

Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) trừ lương (nếu có)

• Nợ TK 334
• Có TK 3335

Thanh toán lương tháng 13

• Nợ TK 334
• Có TK 111,112

Chứng từ hạch toán bao gồm quyết định lương thưởng và bảng lương.

III. Những lưu ý liên quan đến hạch toán lương tháng 13

1. Lưu ý về thuế thu nhập của doanh nghiệp

– Điều kiện ghi nhận chi phí lương tháng 13

Tại khoản 2 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC, sửa đổi và bổ sung Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định như sau:

2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

….

2.6. Chi tiền công, tiền lương, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:

1. a) Chi tiền công, tiền lương và các khoản phải trả khác cho người lao động được doanh nghiệp hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế lại không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán đúng theo quy định của pháp luật.
2. b) Các khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể ở mục điều kiện được hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: hợp đồng lao động, quy chế tài chính của công ty, quy chế thưởng do chủ tịch hội đồng quản trị, giám đốc quy định, thỏa ước lao động tập thể.

Do đó, để ghi nhận chi phí lương tháng 13 là chi phí hợp lý thì doanh nghiệp phải thỏa mãn các điều kiện về hồ sơ, chứng từ như sau:

• Ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức hưởng lương tháng 13 tại một trong các hồ sơ: hợp đồng lao động, quy chế tài chính, thỏa ước lao động tập thể, quy chế thưởng
• Quyết định lương thưởng
• Chứng từ chứng minh thanh toán lương thưởng

– Trường hợp doanh nghiệp có kết quả hoạt động kinh doanh lỗ vốn

Nếu Quy chế tài chính nội bộ có quy định: “Tiền lương tháng 13 không phụ thuộc vào kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp” thì khoản tiền này sẽ được ghi nhận là chi phí hợp lý để tính thuế thu nhập của doanh nghiệp.

Còn nếu Quy chế tài chính nội bộ có quy định: “Tiền lương tháng 13 phụ thuộc vào kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, chỉ khi nào doanh nghiệp có lợi nhuận thì mới chi trả lương tháng 13” thì khoản tiền này sẽ không được ghi nhận là chi phí hợp lý để tính thuế thu nhập của doanh nghiệp.

– Thời điểm hạch toán lương tháng 13

Nếu doanh nghiệp chi tiền lương tháng 13 vào thời điểm trước khi nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp thì chi phí này sẽ được ghi nhận vào chi phí năm tài chính phát sinh.

Còn nếu doanh nghiệp chi tiền lương tháng 13 vào thời điểm sau khi nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp thì chi phí lương này sẽ được ghi nhận vào chi phí năm sau.

Ví dụ: Công ty A trích trước lương tháng 13 năm 2021 vào ngày 31/12/2021.

• Trường hợp đến tháng 2/2022, công ty chi tiền lương tháng 13 thì khoản tiền này sẽ được tính vào chi phí tài chính 2021 nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.
• Nếu công ty chi lương tháng 13 vào tháng 4/2022 (qua thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2021) thì khoản tiền này sẽ được tính vào năm 2022.

2. Lưu ý về thuế thu nhập cá nhân

• Tiền lương tháng 13 là khoản thu nhập phải chịu thuế thu nhập cá nhân

Theo khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC và Điều 11 Thông tư 92/2015/TT-BTC quy định các khoản thu nhập chịu thuế thu nhập từ tiền lương, tiền công.

Thu nhập từ tiền công, tiền lương là khoản thu nhập mà người lao động nhận được từ người sử dụng lao động. Theo quy định, các khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công phải chịu thuế gồm:

1. a) Tiền công, tiền lương và các khoản có tính chất tiền công, tiền lương dưới hình thức bằng tiền hoặc không bằng tiền.
2. b) Các khoản phụ cấp, trợ cấp (trừ khoản phụ cấp, trợ cấp được quy định tại điểm b khoản 2 điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC).

đ) Các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền ngoài tiền công, tiền lương do người sử dụng lao động chi trả cho người lao động được hưởng dưới mọi hình thức.

đ.7) Các khoản lợi ích khác

1. e) Các khoản thưởng bằng tiền hoặc không bằng tiền, kể cả thưởng bằng chứng khoán (trừ một số khoản quy định tại điểm e khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC).

• Thời điểm tính thuế thu nhập cá nhân là thời điểm thực trả theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 8 Thông tư 111/2013/TT-BTC.

Thời điểm xác định thu nhập chịu thuế đối với thu nhập từ tiền công, tiền lương là thời điểm mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho người nộp thuế.

Ví dụ 4: Công ty chi tiền lương tháng 13 vào tháng 2/2022 thì khoản thu nhập này sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân tháng 2/2022. Công ty sẽ tổng hợp toàn bộ thu nhập của người lao động vào tháng 2/2022, sau đó tính và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. 

3. Lưu ý về bảo hiểm

Theo quy định tại Điều 103 của Bộ Luật Lao động, tiền thưởng là khoản tiền mà người sử dụng lao động thưởng cho người lao động căn cứ vào kết quả sản xuất kinh doanh và mức độ hoàn thành công việc của họ.

Theo Công văn 560/LĐTBXH-BHXH về việc xác định tiền lương làm căn cứ đóng BHXH được quy định như sau: Tiền lương tháng đóng BHXH phải bắt buộc thực hiện theo quy định tại Điều 89 Luật BHXH, Điều 17 Nghị định 115/2015/NĐ-CP ngày 11/11/2015và Điều 30 Thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH ngày 29/12/2015 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.

Từ ngày 1/01/2018 trở đi, tiền lương tháng đóng BHXH là mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.

Tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc không bao gồm các khoản chế độ và phúc lợi khác như tiền thưởng theo quy định tại Điều 103 Bộ luật Lao động, tiền thưởng sáng kiến, khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, tiền nhà ở, tiền ăn giữa ca, tiền giữ trẻ, nuôi con nhỏ, hỗ trợ khi người lao động có người thân chết, người lao động có người thân kết hôn, sinh nhật của người lao động, trợ cấp cho người lao động khi bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và các khoản hỗ trợ khác.

Căn cứ các quy định trên, tiền lương tháng thứ 13 sẽ không phải đóng bảo hiểm xã hội.

4. Lưu ý về quy trình nội bộ

Doanh nghiệp cần thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ cho chu trình lương tại đơn vị và phê duyệt khoản này trong Quy chế tài chính nội bộ. Trong đó, kế toán tiền lương có nhiệm vụ tính và lập bảng lương, chuyển cho kế toán tổng hợp kiểm tra. Kế toán trưởng sẽ kiểm soát và duyệt cuối cùng sau đó trình cho giám đốc, tổng giám đốc hoặc người điều hành phê duyệt.

Tuy nhiên, trong một số doanh nghiệp có bộ phận nhân sự riêng chịu trách nhiệm tính, lập bảng lương và trình cho ban giám đốc, tổng giám đốc hoặc người điều hành phê duyệt.

Ngoài ra, lương tháng 13 là khoản tiền thưởng cho nhân viên sau một làm việc nên các nhà lãnh đạo doanh nghiệp, lãnh đạo phòng ban cần có phương pháp, cách thức đào tạo, tuyên truyền khích lệ nhân viên đạt được thành tích trong hoạt động sản xuất, kinh doanh để đảm bảo mọi người đều được nhận tiền lương tháng 13 tương xứng với thành quả của mình.

Trên thực tế, ngoài lương tháng 13 thì một số doanh nghiệp còn có các khoản thưởng cho nhân viên đạt KPI, ngân hàng thưởng cho cán bộ nhân viên….

Như vậy, bài viết trên đã trình bày về cách hạch toán lương tháng 13 theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC. Học Viện TACA hy vọng qua những thông tin này bạn đọc sẽ hiểu rõ hơn về cách hạch toán và các lưu ý với chi phí lương tháng 13 trong doanh nghiệp.