
So với các ngành nghề như xây dựng, hành chính sự nghiệp thì kế toán thương mại có thể nói là lĩnh vực dễ thực hiện hơn. Tuy nhiên, thực tế cho thấy doanh nghiệp thương mại cũng có những đặc thù riêng và có những sự khác biệt trong bút toán hạch toán doanh nghiệp thương mại lên sổ sách, giấy tờ. Hãy cùng xem doanh nghiệp thương mại thì sẽ có các bút toán hạch toán lên sổ như thế nào trong nội dung chia sẻ dưới đây.
Doanh nghiệp dù thuộc loại hình nào thì cũng cần các sổ sách để lưu trữ thông tin, dữ liệu kế toán. Đối với doanh nghiệp thương mại, các loại sổ sách kế toán thường được sử dụng bao gồm:
Ngoài những tài khoản kế toán cơ bản thì các doanh nghiệp thương mại cũng sử dụng thêm một số tài khoản phản ánh đặc thù ngành nghề:
>> Xem thêm: Thông tư 200 – Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ sổ sách cần thiết và lựa chọn các tài khoản phù hợp để hạch toán, bước tiếp theo kế toán viên cần hiểu rõ cách luân chuyển giữa các tài khoản trong từng nghiệp vụ cụ thể. Dưới đây là sơ đồ hạch toán tổng hợp, giúp bạn nắm bắt toàn bộ quy trình ghi nhận và xử lý các giao dịch từ mua hàng, bán hàng đến kết chuyển doanh thu và chi phí trong doanh nghiệp thương mại:

Giải thích:
(1) Mua hàng hóa nhập kho
(2) Xuất hàng gửi bán
(3) Ghi nhận giá vốn hàng đã bán
(4) Kết chuyển giá vốn sau khi trừ đi giá trị hàng nhập kho
(5) Ghi nhận giá vốn hàng bán không qua gửi bán
(6) Chi phí bán hàng và QLDN
(7) Chi phí khác
(8) Thuế TNDN phải nộp
(9) Chi phí thuế TNDN
(10) Kết chuyển lợi nhuận sau thuế
(11) Kết chuyển chi phí tài chính
(12) Kết chuyển chi phí bán hàng và QLDN
(13) Kết chuyển chi phí khác
(14) Kết chuyển Doanh thu thuần
(15) Ghi nhận DT bán hàng
(16) Ghi nhận hàng bán bị trả lại
(17) Kết chuyển hàng bán bị trả lại
(18) Kết chuyển DT Tài chính và thu nhập khác
(19) Ghi nhận DT tài chính và thu nhập khác
(20) Kết chuyển Lỗ
(21) Nhập kho hàng bán bị trả lại
Như vậy, dựa vào sơ đồ hạch toán tổng hợp, kế toán viên dễ dàng nhận biết mối liên kết giữa các tài khoản, đồng thời chỉ ra những điểm mấu chốt cần tối ưu trong việc ghi nhận chi phí mua hàng, xử lý giảm giá, và kết chuyển doanh thu đến xác định lợi nhuận cuối cùng. Từ các nguyên tắc trên, kế toán hạch toán mua hàng bán hàng trong doanh nghiệp thương mại như sau:
+ Khi doanh nghiệp mua hàng hóa về nhập kho (mua hàng trả tiền ngay hoặc mua hàng nợ nhà cung cấp), căn cứ vào các hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho và các chứng từ khác, kế toán thực hiện các bút toán hạch toán.
Trường hợp 1: Hàng mua đã nhận đủ hóa đơn và hàng về nhập kho
Nợ TK 152, 156, 611… Giá mua chưa có thuế GTGT
Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111, 112, 331… Tổng giá thanh toán
Khi thanh toán tiền cho nhà cung cấp:
Nợ TK 331
Có TK 111 (nếu trả tiền mặt)
Có 112 (nếu trả qua ngân hàng)
Trường hợp 2: Hàng mua đã nhận hóa đơn, hàng hóa vẫn đang trên đường:
1. Khi nhận được hóa đơn mà hàng chưa về
Nợ TK 151 Hàng mua đang đi đường
Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111, 112, 331… Tổng giá thanh toán
2. Sau khi hàng về
Nợ TK 152, 156…
Có TK 151 Hàng mua đang đi đường
3. Khi thanh toán tiền cho nhà cung cấp:
Nợ TK 331
Có TK 111 (nếu trả tiền mặt)
Có TK 112 (nếu trả qua ngân hàng)
Trường hợp 3: Hàng hóa đã về nhưng hóa đơn chưa về, kế toán viên hạch toán tạm tính như sau:
Nợ TK 156 – Trị giá mua hàng nhập kho.
Nợ TK 153 – Trị giá bao bì tính riêng nhập kho (nếu có)
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT, thường là 10%
Có TK 331, 111, 112
>> Đến khi hóa đơn về, kế toán hạch toán theo các trường hợp:
– Giá mua = giá tạm tính
Nợ TK 133
Có TK 111, 112, 331 Số lượng mua * Giá mua * Thuế suất
– Giá mua < giá tạm tính
+ Phản ánh thuế
Nợ TK 133
Có TK 111, 112, 331 Số lượng mua * Giá mua * Thuế suất
+ Điều chỉnh giảm
Nợ TK 111, 112, 331
Có TK 156 số lượng * (giá tạm tính – giá mua)
– Giá mua > giá tạm tính
+ Phản ánh thuế
Nợ TK 133
Có TK 111, 112, 331 Số lượng mua * Giá mua * Thuế suất
+ Điều chỉnh tăng
Nợ TK 156 số lượng * (giá mua – giá tạm tính)
Có TK 111, 112, 331
+ Đi kèm với phản ánh giá trị hàng hóa thì kế toán cũng cần phản ánh các khoản chi phí thu mua thực tế phát sinh liên quan đến thu mua hàng hóa như: vận chuyển, bốc xếp, hao hụt trong định mức …, các chi phí này sẽ được hạch toán vào giá trị hàng hóa mua vào, kế toán ghi:
Nợ TK 156 – Tổng hợp chi phí thu mua hàng hóa.
Nợ 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có 331, 111,112 – Tổng giá trị thanh toán
>> Xem thêm:
– Nếu doanh nghiệp xuất kho trả hàng thì kế toán thực hiện hạch toán ngược so với khi ghi nhận nhập kho:
Nợ TK 331, 111, 112
Có TK 1561
Có TK 1331
– Kế toán ghi nhận thu lại tiền (nếu có)
Nợ TK 111,112
Có TK 331
+ Nếu trị giá trên hóa đơn GTGT của lô hàng là giá bán đã bao gồm chiết khấu thương mại tức là NCC giảm giá ngay khi mua hàng thì doanh nghiệp bên mua ghi nhận:
Nợ TK 156 – Trị giá mua hàng nhập kho.
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT
Có TK 111, 112, 331 – Số tiền trên hóa đơn
+ Nếu trị giá trên hóa đơn GTGT của lô hàng là số lượng * (giá tạm tính – giá mua) tức là NCC chọn một trong các hình thức giảm khác, doanh nghiệp mua hàng ghi nhận:
Trường hợp nhà cung cấp chiết khấu thương mại và giảm vào tiền nợ phải trả hoặc trả lại tiền cho doanh nghiệp, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112, 331
Có TK 1561
Có TK 1331
Trường hợp nhà cung cấp chiết khấu thương mại và trị giá chiết khấu làm giảm giá vốn hàng bán, giá trị hàng tồn kho, giảm chi các loại, doanh nghiệp mua hàng ghi nhận:
Nợ TK 331, 111, 112 – Số tiền chiết khấu thương mại
Có TK 632 – Giảm giá vốn hàng bán
Có TK 1331 – Giảm thuế GTGT
Nợ TK 331, 111, 112 – Số tiền chiết khấu thương mại
Có TK 156 – Giảm trị giá hàng tồn kho
Có TK 1331 – Giảm thuế GTGT
Nợ TK 331, 111, 112 – Số tiền chiết khấu thương mại
Có TK 154, 241, 642… – Giảm chi phí tương ứng
Có TK 1331 – Giảm thuế GTGT
>> Xem thêm:
Hiện nay, các doanh nghiệp thương mại có thể thực hiện tiêu thụ hàng hóa theo nhiều hình thức khác nhau bao gồm: Bán buôn trực tiếp; bán lẻ; bán hàng trả góp; bán ký gửi đại lý; bán khoán… Theo đó, mỗi hình thức bán hàng kế toán sẽ có các bút toán khác nhau cho phù hợp như:
Khi doanh nghiệp phát sinh việc bán hàng, tiêu thụ sản phẩm, kế toán ghi:
Nợ TK 632- Trị giá mua thực tế của hàng tiêu thụ
Có TK 156, 151…
Nợ TK 111, 112, 131 – Tổng giá thanh toán
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có 3331 – Thuế GTGT phải nộp nhà nước.
Nợ TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu gồm:
Nợ 3331 – Giảm thuế GTGT phải nộp
Có 111, 112, 131, 3388 – Tổng trị giá giảm
>> Nếu doanh nghiệp áp dụng thông tư 200/2014/TT-BTC thì hạch toán như trên đối với các khoản giảm trừ doanh thu còn doanh nghiệp áp dụng thông tư 133/2016/TT-BTC vì không có TK 521 nên các khoản giảm trừ doanh thu sẽ được tính ở bên ngoài và ghi trực tiếp vào TK doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Nợ TK 156
Có TK 632
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Có TK 111,112, 131, 3388
Sau đó, đến cuối kỳ, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển các khoản giảm trừ, xác định doanh thu thuần, kết chuyển doanh thu thuần, giá vốn hàng bán và chi phí tài chính:
Nợ TK 5111
Có TK 5211, 5212, 5213
>> Nếu tại thời điểm ghi nhận doanh thu nhưng không tách ngay được thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp thì kế toán sẽ ghi nhận doanh thu cả thuế nhưng cuối kỳ phải ghi nhận giảm doanh thu đối với số thuế phải nộp:
Nợ TK 511
Có TK 333
+ Kết chuyển doanh thu thuần:
Nợ TK 511
Có 911
+ Kết chuyển giá vốn hàng bán và các loại chi phí:
Nợ TK 911
Có TK 632, 635, 641, 642, 811, 821…
+ Xác định kết quả kinh doanh kế toán thương mại dịch vụ:
Nợ TK 911
Có TK 4212
Nợ TK 4212
Có TK 911
+ Kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ (Doanh nghiệp áp dụng PP khấu trừ) kế toán thương mại dịch vụ:
Nợ TK 3331: Giá trị kết chuyển là số thuế phát sinh nhỏ
Có TK 133: Giá trị kết chuyển là số thuế phát sinh nhỏ
>> Nguyên tắc tìm giá trị để kết chuyển thuế:
| Đầu kỳ 133 + Phát sinh (PS) trong kỳ 133 so sánh với PS trong kỳ 3331 |
>> Xem thêm: Ghi nhận doanh thu đối với doanh nghiệp có áp dụng chương trình khuyến mại
Hạch toán nghiệp vụ mua hàng – bán hàng là trọng tâm trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp thương mại. Tuy nhiên, không ít kế toán gặp phải các sai sót phổ biến, dẫn đến ảnh hưởng đến báo cáo tài chính, quản trị và cả nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Cụ thể:
Kế toán thường ghi nhận doanh thu trước khi giao hàng hoặc chi phí khi chưa có đầy đủ chứng từ. Điều này dẫn đến sai lệch giữa các kỳ và làm mất tính chính xác của báo cáo tài chính.
>> Theo đó, cách làm đúng sẽ là: Doanh thu chỉ được ghi nhận khi hàng hóa được chuyển giao, có biên bản giao nhận và hóa đơn bán hàng. Tương tự, chi phí cần được ghi nhận khi phát sinh thực tế và đầy đủ chứng từ hợp lệ.
>> Chẳng hạn như: Một doanh nghiệp giao hàng ngày 10/12 nhưng ghi nhận doanh thu vào ngày ký hợp đồng 5/12. Để đúng, doanh thu cần hạch toán vào ngày 10/12 với các bút toán:
Nợ TK 131: Phải thu khách hàng
Có TK 511: Doanh thu bán hàng
Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
(Trong đó: Chi phí được ghi nhận vào thời điểm phát sinh thực tế và cần có đầy đủ chứng từ hợp lệ)
Đối với các khoản giảm trừ doanh thu, kế toán thường không phân biệt rõ giữa chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại, dẫn đến sai sót khi hạch toán. Theo đó, cách làm đúng sẽ là:
>> Chẳng hạn như: Một khách hàng khiếu nại và được giảm giá 2 triệu đồng trên hóa đơn 20 triệu. Kế toán ghi nhận:
Nợ TK 5212: 2 triệu
Có TK 131: 2 triệu
Nhiều kế toán khi hạch toán chi phí như vận chuyển, bốc xếp, bảo hiểm không được cộng vào giá vốn mà lại ghi nhầm vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Trong khi cách làm đúng phải là: “Chi phí liên quan trực tiếp đến hàng hóa phải được cộng vào giá vốn, đảm bảo phản ánh đúng giá trị thực của hàng tồn kho”
>> Cụ thể: Doanh nghiệp Phương Nam nhập khẩu lô hàng trị giá 100 triệu, chi phí vận chuyển là 5 triệu. Kế toán ghi nhận giá vốn:
Nợ TK 156: 105 triệu
Có TK 331: 105 triệu
>> Có thể thấy: Sai sót trong hạch toán mua bán hàng không chỉ là vấn đề kỹ thuật mà còn ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp do đó, bạn cần hiểu rất rõ bản chất từng nghiệp vụ hạch toán mua hàng bán hàng để đảm bảo doanh nghiệp thương mại của bạn tránh được các rủi ro không cần thiết và thường xuyên kiểm tra đối chiếu để đảm bảo quy tình quản lý tài chính diễn ra chặt chẽ, tối ưu.
Dưới đây là những thắc mắc phổ biến của kế toán trong quá trình xử lý nghiệp vụ mua bán hàng, kèm giải đáp giúp bạn hiểu rõ hơn để áp dụng đúng quy định:
>> Hướng dẫn xử lý: Theo nguyên tắc dồn tích, doanh thu được ghi nhận khi quyền sở hữu hàng hóa được chuyển giao cho khách hàng, thường là lúc có biên bản giao nhận hoặc hóa đơn bán hàng. Nếu cung cấp dịch vụ, doanh thu được ghi nhận khi dịch vụ hoàn thành và khách hàng chấp nhận kết quả.
>> Để hiểu rõ hơn bạn có thể tham khảo tính huống thực tế sau: Doanh nghiệp An Phương bán hàng hóa trị giá 100 triệu đồng (chưa VAT), thuế GTGT 10%, khách hàng chưa thanh toán:
Nợ TK 131 (Phải thu khách hàng): 110 triệu
Có TK 511 (Doanh thu bán hàng): 100 triệu
Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp): 10 triệu
Hàng hóa mua vào nhập kho được ghi nhận theo giá gốc, bao gồm giá mua, thuế không được khấu trừ, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo hiểm… Do đó kế toán có thể hạch toán như sau:
>> Mua hàng hóa nhập kho trị giá 50 triệu đồng (chưa VAT), thuế GTGT 10%, chi phí vận chuyển 5 triệu đồng trả ngay:
Nợ TK 156 (Hàng hóa): 55 triệu
Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ): 5 triệu
Có TK 331 (Phải trả người bán): 50 triệu
Có TK 111 (Tiền mặt): 5 triệu
Khi hàng hóa đã nhập kho nhưng chưa nhận hóa đơn, ghi nhận tạm thời giá trị hàng mua vào TK 151 (Hàng mua đang đi đường) hoặc TK 331 (Phải trả người bán). Sau khi nhận hóa đơn, điều chỉnh theo giá trị thực tế. Chẳng hạn:
Mua hàng hóa 70 triệu đồng, chưa nhận hóa đơn:
Nợ TK 151 (Hàng mua đang đi đường): 70 triệu
Có TK 331 (Phải trả người bán): 70 triệu
Khi nhận hóa đơn:
Nợ TK 156 (Hàng hóa): 70 triệu
Có TK 151 (Hàng mua đang đi đường): 70 triệu
Hàng bán bị trả lại được ghi giảm doanh thu, đồng thời ghi giảm thuế GTGT đầu ra và tăng hàng tồn kho (nếu hàng có thể nhập lại kho). Chẳng hạn:
Khách hàng trả lại hàng trị giá 20 triệu đồng (chưa VAT), thuế GTGT 10%:
Nợ TK 5211 (Hàng bán bị trả lại): 20 triệu
Nợ TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp): 2 triệu
Có TK 131 (Phải thu khách hàng): 22 triệu
Nếu hàng nhập lại kho:
Nợ TK 156 (Hàng hóa): 20 triệu
Có TK 632 (Giá vốn hàng bán): 20 triệu
>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán chi phí khám sức khỏe cho nhân viên chi tiết
Trên đây là toàn bộ lưu ý quan trong giúp bạn dễ dàng xử lý các tình huống liên quan đến hạch toán mua hàng, bán hàng trong doanh nghiệp thương mại. Hy vọng rằng thông tin trong bài viết từ TACA đã góp phần giúp bạn nắm vững cách xử lý các tình huống thuế phức tạp, nâng cao kiến thức chuyên môn, nhanh nhạy trong việc giải quyết các trường hợp thực tế.
Đồng thời, những kiến thức hạch toán nghiệp vụ mua hàng bán hàng trong doanh nghiệp thương mại sẽ được chia sẻ chi tiết và chuyên sâu hơn tại Môn Kế toán Chương trình Ôn thi chứng chỉ Đại lý thuế, Chứng chỉ hành nghề kế toán APC và Chứng chỉ hành nghề kiểm toán CPA tại Học viện TACA.
Bên cạnh đó, để khẳng định vị thế của mình trong ngành kế toán kiểm toán và tư vấn thuế một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí mà vẫn được tiếp cận lộ trình ôn thi bài bản, phương pháp học thông minh, mời bạn tham khảo các khóa ôn thi “Ôn là đậu!” của TACA tại đây:
Chứng chỉ hành nghề kế toán – Cánh cửa mở ra sự nghiệp kế toán thành công vang dội
Chứng chỉ CPA – Con đường dẫn tới thành công trong sự nghiệp kiểm toán
Chứng chỉ Đại lý thuế – Học sớm để trở thành chuyên gia tư vấn thuế
Taca Certified Professional Accounting,
Tầng 2 Toà A Chelsea Residences, Số 48 Trần Kim Xuyến, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội
Hotline: 0985 611 911
Vincom Đồng Khởi, Quận 1, TP. HCM
Hotline: 0947 511 911