KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH

”KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH”

Sẽ rất tuyệt vời nếu mọi kế toán đều biết lập một hệ thống kế hoạch ngân sách. Kế toán có thể trình lên cho sếp một bản dự báo nêu rõ các kỳ vọng của Doanh nghiệp về thiết lập các mục tiêu cụ thể về doanh thu, các chi phí hoạt động, chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, các khoản chi phí chung, chi phí hành chính và các giao dịch khác trong khoảng thời gian quy định. Kế toán có thể chỉ rõ thực tế phản ánh các kế hoạch ngắn hạn của doanh nghiệp trong một giai đoạn hoạt động và cách thực hiện những kế hoạch này trên khía cạnh tài chính kế toán. Lợi ích thì rất nhiều, triển khai vô cùng đơn giản. Tuy nhiên, trong thực tế rất hiếm các bạn làm kế toán thực hiện được cho doanh nghiệp. Cứ mỗi mùa lập kế hoạch ngân sách, phòng  kế toán và DN lại ngao ngán vì:

• Mỗi phòng ban cung cấp số liệu 1 kiểu khiến phòng kế toán phải ngồi nhặt tay rồi mới tổng hợp được lên ngân sách. Đối với dữ liệu luỹ kế  không đồng nhất ngay từ đầu khiến việc theo dõi và trích xuất là vô cùng mất thời gian.
• Kế toán phải nhập tay đối chiếu số liệu đề xuất và tiến độ làm việc thực tế cho từng dự án mỗi ngày. Khi quy mô doanh nghiệp lớn hơn, việc theo hàng nghìn sheet excel bằng thủ công gần như là không thể.
• Ngoài ra, kế toán phải loay hoay tìm phương pháp dự báo dòng tiền cho doanh nghiệp. Không có phương pháp dự phóng dòng tiền doanh nghiệp đúng đắn, kế toán lại là người chịu trách nhiệm hoàn toàn. 

Vậy cụ thể kế hoạch ngân sách là gì, lên kế hoạch ngân sách có những khó khăn gì mà khiến phòng tài chính, kế toán phải đau đầu đến vậy. Hãy cùng TACA tìm hiểu trong bài viết này

KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH LÀ GÌ?

Ngân sách là một danh sách tất cả các khoản chi phí và doanh thu được tổng hợp bằng cách ước lượng, dự đoán, tính toán trước. Nói cách khác, ngân sách có thể được hiểu đơn giản là một kế hoạch chi tiêu, nhằm cung cấp góc nhìn tổng thể về hiệu quả hoạt động hiện tại và tương lai của doanh nghiệp. Ngân sách đóng vai trò quan trọng và việc lập kế hoạch là điều không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào dù quy mô lớn hay nhỏ. 

Theo Entrepreneur, Ngân sách là một kế hoạch để:

• Kiểm soát tài chính của doanh nghiệp
• Đảm bảo doanh nghiệp có thể tiếp tục tài trợ cho các cam kết hiện tại của mình
• Cho phép các sếp ra các quyết định tài chính tự tin và đáp ứng các mục tiêu của mình
• Đảm bảo phòng tài chính có tiềm lực cho các dự án tương lai

PHÂN LOẠI KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH

Theo Infroentrepreneur , kế hoạch ngân sách được chia thành 5 loại phổ biến:

• Ngân sách tổng thể (master budget): cung cấp cái nhìn tổng thể về tình trạng tài chính hiện tại của doanh nghiệp, bao gồm cả kế hoạch ngân sách cá nhân và ngân sách của từng phòng ban.
• Ngân sách hoạt động (operating budget): dự báo và phân tích nguồn thu nhập và chi tiêu sẽ diễn ra trong một khoảng thời gian nhất định.
• Ngân sách dự báo dòng tiền (cash flow budget): dòng chảy của đồng tiền trong doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định.
• Ngân sách tài chính (financial budget): giữ vai trò chiến lược giúp doanh nghiệp quản lý tài sản, dòng tiền, lợi nhuận và chi tiêu.
• Ngân sách cố định (static budget): số liệu của ngân sách luôn cố định dù các yếu tố khác như doanh số, lợi nhuận ròng hay hàng tồn kho sẽ thay đổi.

NHỮNG YẾU TỐ NÀO ẢNH HƯỞNG ĐẾN KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH? 

Câu trả lời đến từ các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực tài chính của TACA:  Bảng cân đối kế toán (balance sheet), báo cáo kết quả kinh doanh (income statement) và báo cáo lưu chuyển tiền tệ (statement of cashflow) là ba bản báo cáo tài chính cần thiết nhất khi lập ngân sách nhằm giúp kế toán có cái nhìn tổng thể và toàn diện nhất về tình trạng tài chính của toàn doanh nghiệp. 

Bảng cân đối kế toán dự đoán tài sản của doanh nghiệp, các khoản phải trả cũng như vốn cổ đông vào cuối kỳ kế toán. Thông qua bảng cân đối này, kế toán  có thể nhận thấy ngay những khoản có dấu hiệu báo động (ví dụ như các công nợ xấu). 

Báo cáo kết quả kinh doanh (hay còn gọi là báo cáo lãi lỗ, profit and loss statement) thể hiện lợi nhuận và các loại phí tổn dự kiến. Kế toán cũng như phòng tài chính  thường xem xét báo cáo này nhằm đánh giá doanh nghiệp trước khi doanh nghiệp cần vốn để đầu tư dự án mới. Chính vì vậy mà mọi số liệu thể hiện trên bảng báo cáo này cần phải hợp lý và tuân thủ theo tiêu chuẩn kế toán.  

Ví dụ 1 công ty xăng dầu có KQHĐKD và KQHĐKD tài chính như sau:

Đánh giá sơ bộ: KQHĐKD chính năm 2020 lãi 66 triệu đồng, giảm 34% so với năm 2019 (lãi 100 triệu đồng). Nguyên nhân do đại dịch Covid ảnh hưởng đến nhu cầu đi lại của người dân. Công ty kinh doanh xăng dầu không nhận được doanh thu đều đặn. 

 KQHĐKD tài chính năm 2020 là lỗ 26 triệu đồng, giảm 42% so với năm 2019 (lỗ 45 triệu đồng). Nguyên nhân chính do trong năm nay, chi phí tài chính giảm đáng kể (giảm 20 triệu đồng).Thông thường, với các doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp vừa và nhỏ…thường không có phát sinh các hoạt động đầu tư, doanh thu hoạt động TC chỉ bao gồm lãi các khoản tiền gửi tiết kiệm, tiền gửi thanh toán, tiền cho cá nhân, tổ chức vay…

Kế toán có thể đánh giá tình trạng tài chính của một doanh nghiệp này gặp khó khăn.Đưa ra các lưu ý về cắt giảm nhân sự, cắt giảm đầu tư.

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ phân tích dòng tiền ra vào trong doanh nghiệp. Thông thường các khoản tiền mặt được liệt kê vào một trong ba nhóm: vận hành, tài chính và các hoạt động đầu tư. Mục tiêu là nhằm phân loại tất cả giao dịch bằng tiền mặt và duy trì đủ lượng tiền nhận vào để hỗ trợ các hoạt động vận hành của doanh nghiệp. 

QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH

Sau khi nắm được 5 loại kế hoạch ngân sách, kế toán chắc chắn phải tìm hiểu kỹ quy trình lập kế hoạch. Để tránh tình trạng mẫu biểu chồng chéo, phức tạp, không rõ ràng, mất thời gian để đọc hiểu, trích xuất hoặc chỉnh sửa số liệu. Chỉ khi nắm rõ quy trình, kế toán có thể đưa ra 1 bản kế hoạch phù hợp, thể linh động mà cả sếp và các phòng ban đều dễ dàng hiểu được. Từ kinh nghiệm các chuyên gia hàng đầu tại TACA, chúng tôi đề xuất 5 bước thực hiện mà kế toán có thể tham khảo như sau:

Bước 1: Dự phóng dòng tiền trong kế hoạch ngân sách

Kế toán có thể dựa vào tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong quá khứ và hiện tại làm cơ sở, từ đó đưa ra con số mong đợi trong tương lai. Con số này không nên quá xa so với khả năng của doanh nghiệp vì có thể tạo ra áp lực lên đội ngũ nhân viên. Thay vào đó, một con số thực tế sẽ là động lực thúc đẩy hiệu quả làm việc của các phòng ban.Có rất nhiều công thức được sử dụng dụng để tính dòng tiền doanh nghiệp.

CÁCH 1-Công thức tính FCFF: Có nhiều dạng khác nhau nhưng công thức chung hay sử dụng là:

FCFF = Lợi nhuận ròng sau thuế + Khấu hao + [Chi phí vay nợ x (1 – thuế TNDN)] – (Đầu tư mới vào TSCĐ + Thay đổi vốn lưu động)

Trong đó:

Đầu tư mới vào TSCĐ (CAPEX) = Tiền chi để mua sắm, xây dựng TSCĐ – Tiền thu từ thanh lý, nhượng bán TSCĐ (trên báo cáo lưu chuyển tiền tệ). 

Khi giá trị <0 cho thấy rằng công ty đã không tạo ra đủ doanh thu để trang trải các chi phí và hoạt động đầu tư của mình. Kế toán cần tìm cách giúp doanh nghiệp huy động vốn ngân hàng.

CÁCH 2- Công thức tính chiết khấu dòng tiền DCF: với giả định rằng giá trị của doanh nghiệp bằng tổng giá trị hiện tại của dòng tiền mà doanh nghiệp đó kỳ vọng tạo ra trong tương lai.

• CF: Dòng tiền dự kiến của công ty trong các năm 1, 2,…,n.
•  r: Tỷ lệ chiết khấu.
•  DCF (Discounted Cash Flows): Các dòng tiền đã được chiết khấu, đại diện cho Giá trị của doanh nghiệp.

Ví dụ doanh nghiệp được chiết khấu với DCF:Một doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu A thu được dòng tiền tự do từng năm lần lượt là: 

Trong bảng trên:

Ta tiến hành tính dòng tiền chiết khấu cho từng năm (kỳ) theo công thức: DCFn=CFn/(1+r)^n

Sau đó, chúng ta cộng lại tất cả các dòng tiền này lại với nhau thì sẽ thu được Dòng tiền chiết khấu mà ta cần tính từ 10 năm ở tương lai về thời điểm hiện tại là $61.446.  Và quan trọng hơn nữa để áp dụng công thức chuẩn, cần xác định được Phương pháp dự toán chi tiết tại TACA.

Bước 2: Lập ngân sách vốn

Từ doanh thu dự đoán ở bước 1 trên, các nhà quản lý có thể lập ngân sách nguồn vốn. Nói cách khác, để đạt được doanh thu dự kiến như trên thì cần nguồn vốn bao nhiêu, bao gồm nhân công, nguyên vật liệu,….Một trong những cách tính nguồn vốn phổ biến là tính chi phí vốn bình quân WACC của doanh nghiệp. 

Công thức WACC:   WACC = (E/V) x KE + (D/V) x KD

Trong đó:

• KE: Chi phí sử dụng vốn cổ phần (1)
• KD: Chi phí sử dụng nợ vay (2)
• E: Giá trị thị trường của Vốn cổ phần
• D: Giá trị thị trường của Nợ vay
• V: Tổng vốn dài hạn của doanh nghiệp (V = E + D)
• Tax: Thuế suất thuế TNDN

Hãy cùng TACA xem qua ví dụ sau: Một công ty cổ phần có tổng số vốn 5.000 triệu đồng, được hình thành từ các nguồn sau:

Nguồn vốn của công ty.

Kết cấu nguồn vốn trên được coi là tối ưu.

Theo tính toán, chi phí sử dụng vốn vay trước thuế là 10%/năm. Chi phí sử dụng vốn chủ sở hữu là 13,4%. Thuế suất thuế TNDN là 20%.

Khi đó, Chi phí sử dụng vốn bình quân WACC:

WACC = 55% x 13,4% + 45% x 10% x (1 – 20%) = 10,97%. 

Cần nhớ rằng, lập ngân sách vốn phải chia thành Lập ngân sách vốn ngắn hạn và dài hạn để có được bảng ngân sách phù hợp cho doanh nghiệp trong từng thời điểm.

Bước 3: Lập ngân sách và dự toán chi phí 

Sau khi tính được nguồn vốn phải sử dụng kế toán  cần tính toán tổng chi phí cho từng dự án của doanh nghiệp. Không chỉ là chi phí thực tế mà cần tính cả chi phí phát sinh. Chi phí phát sinh là điều không thể thiếu việc chuẩn bị từ trước sẽ giúp doanh nghiệp có được sự chuẩn bị tốt nhất trong mọi tình huống.

Để nắm bắt được quy trình lập ngân sách và dự toán chi phí quý độc giả có thể tham khảo thêm bải viết: Lập ngân sách và dự toán chi phí của TACA.

Bước 4: Thu nhập dự kiến trong tương lai của doanh nghiệp

Khác với doanh thu được mong đợi, thu nhập dự kiến là con số dựa trên các dữ liệu hoạt động dự kiến.Thu nhập dự kiến = Doanh thu dự kiến – Chi phí dự kiến. Cách tính doanh thu dự kiến và chi phí dự kiến đã được nói ở bước trên. Để 

Bước 5: Dự đoán tình huống

Sự thay đổi của các tình huống sẽ tạo ra vô số những biến đổi mà bạn không thể lường trước được. Ví dụ, điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta tăng ngân sách quảng cáo hay việc cắt giảm nhân sự trong giai đoạn này sẽ tác động như thế nào đến doanh nghiệp. 

Trên đây chỉ là những hướng dẫn cơ bản về lập kế hoạch ngân sách, Trên thực tế phòng kế toán còn phải thực hiện chiến lược ngân sách cho rất nhiều phòng ban: Nhân sự, hành chính, kinh doanh,… Mỗi phòng ban lại có 1 phương pháp, quy trình và mẫu ngân sách riêng. Do vậy, chúng tôi đem đến Khoá học lập kế hoạch ngân sách Học viện TACA như một giải pháp cho phòng kế toán. 

KHÓA HỌC LẬP NGÂN SÁCH

Khóa học lập kế hoạch ngân sách Học viện TACA sẽ giúp kế toán chấm dứt các điểm mù khiến cho việc lập kế hoạch ngân sách trở nên khó khăn và thất bại. Thay vào đó, các chuyên gia sẽ cầm tay chỉ việc hướng dẫn một cách chi tiết từng – bước – một giúp bạn đi từng bước nhỏ tới việc triển khai một kế hoạch ngân sách có tính thực thi đến từng phòng ban.

Sau khi kết thúc khoá học, bạn có thể

• Hiểu sâu sắc về 5 loại kế hoạch ngân sách mà kế toán cần 
• Nắm vững quy trình và phương pháp lập ngân sách: Phân tích dữ liệu năm cũ, đặt mục tiêu tài chính, các chiến lược thực thi…
• Thực hành ứng dụng Power Query, Power Pivot trong việc lập báo cáo phân tích ngân sách kinh doanh, dòng tiền, phương pháp quản trị, kiểm soát ngân sách trực tiếp trên máy tính của học viên.
• Kiểm soát tính hiệu quả về sự luân chuyển của dòng tiền, biết cách tối ưu từng hoạt động với kế hoạch ngân sách tương ứng. Tính toán được doanh thu mong đợi, tính được giá bán hàng, tính được các thu nhập hoạt động dự kiến, triển khai các tình huống thực tế.
• Gia tăng giá trị của bản thân trong doanh nghiệp.

TACA,