Kế toán hành chính sự nghiệp và những thông tin quan trọng cần biết

Kế toán là một công việc phức tạp không chỉ dừng lại ở những hoạt động thanh toán các khoản thu – chi cho doanh nghiệp. Nghiệp vụ của một kế toán viên phức tạp hơn thế, vì vậy một doanh nghiệp lớn sẽ có nhiều lĩnh vực kế toán khác nhau, mỗi lĩnh vực sẽ có những đặc trưng riêng. Theo đó, kế toán hành chính sự nghiệp là một trong những lĩnh vực của kế toán có nghiệp vụ, vai trò và đặc trưng riêng. Như vậy, kế toán hành chính sự nghiệp được hiểu là gì? Hãy cùng Học Viện TACA tìm hiểu chi tiết dưới bài viết sau.

Khái niệm kế toán hành chính sự nghiệp được hiểu như thế nào? 

Kế toán hành chính sự nghiệp được hiểu đơn giản là kế toán làm việc, công tác, chấp hành các ngân sách, quản lý và điều hành các hoạt động tài chính, kinh tế trong phạm vi các đơn vị hành chính sự nghiệp ví dụ như bệnh viện, ủy ban, trường học,… 

Kế toán hành chính sự nghiệp sẽ có nhiệm vụ điều hành, quản lý hiệu quả các khoản chi tiêu và song song theo đó các đơn vị hành chính cần phải lập dự toán theo quy định. Thông qua các báo cáo tài chính, kinh phí sẽ được nhà nước cung cấp cho từng đơn vị cụ thể khác nhau.

Cũng chính vì như thế, kế toán hành chính sự nghiệp đóng một vai trò vô cùng quan trọng đối với ngân sách nhà nước.

Kế toán hành chính sự nghiệp có vai trò và nghiệp vụ gì?

Chấp hành đúng tiêu chuẩn định mức, quy định về chế độ kế toán hành chính sự nghiệp được ban hành bởi nhà nước.

Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về quản lý kinh tế tài chính, tăng cường kiểm kê, rà soát, quản lý tài sản công, các chi quỹ của ngân sách nhà nước đồng thời nâng cao chất lượng công tác và quản lý đơn vị hành chính.

Đảm bảo sự thống nhất về phương pháp, nội dung phù hợp với chế độ kế toán hiện hành và yêu cầu quản lý của nhà nước,…

Những nội dung cần biết về kế toán hành chính sự nghiệp

Kế toán lương thưởng, các khoản bảo hiểm

Bao gồm các hạch toán nghiệp vụ chi lương, trích lương như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn trong đơn vị hành chính sự nghiệp

Kế toán các khoản thu

Bao gồm hạch toán của đơn vị hành chính sự nghiệp có thu, định khoản sử dụng tài khoản 511

Hạch toán đơn vị hành chính có sản xuất kinh doanh, định khoản sẽ dùng tài khoản 311

Hạch toán doanh nghiệp các khoản phải thu, định khoản sử dụng tài khoản 311

Kế toán tài sản cố định

Hạch toán bao gồm các nhiệm vụ liên quan đến tài sản cố định bao gồm tính hao mòn tài sản cố định, mua sắm, thanh lý các tài sản cố định. Đặc biệt hơn, tính hao mòn của tài sản cố định trong đơn vị hành chính sẽ khác hơn so với trong doanh nghiệp, theo đó:

• Trong doanh nghiệp: khấu hao tài sản cố định sẽ được tính 1 lần vào mỗi cuối tháng
• Trong đơn vị hành chính sự nghiệp: Hao mòn tài sản cố định sẽ được tính 1 lần vào mỗi cuối một năm

Kế toán vật tư và tiền

Bao gồm phản ánh cách xử lý vật tư, nguồn kinh phí nhận được trong kỳ và tình hình tăng giảm vật tư

Phản ánh trình hình thu chi và giao nhận dự toán ngân sách của nhà nước.

Kế toán khoản phải trả

Bao gồm phản ánh các khoản cần phải trả cho đối tượng trong các đơn vị hành chính sự nghiệp. Ví dụ như nhà cung cấp, sinh viên – học sinh,…

Kế toán khoản chi

Bao gồm đảm nhận việc chi cho các hoạt động thường xuyên, không thường xuyên, các khoản chi theo đơn đặt hàng nhà nước, chi theo dự án,…

Lưu ý kế toán viên cần phải có dự toán và sử dụng các nguồn kinh phí từ nhà nước phù hợp.

Kế toán kinh phí

Bao gồm bút toán các nguồn phí từ ngân sách được nhà nước cung cấp, ví dụ như kinh phí dự án, kinh phí hoạt động,..

Kế toán kinh phí kinh doanh

Bao gồm các nguồn gốc của nguồn kinh phí cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, cách sử dụng và cách hạch toán chúng hợp lý.

Kế toán các khoản chi phí

Bao gồm đảm bảo các khoản chi phí sản xuất kinh doanh trong các đơn vị hành chính sự nghiệp: tiền công, chi phí chi lương, chi phí cho nguyên vật liệu sản xuất, chi phí phụ cấp, chi phí hao mòn tài sản cố định, chi phí phân bổ công cụ và dụng cụ.

Kế toán các khoản doanh thu

Bao gồm phản ánh tổng doanh thu có được của đơn vị hành chính sự nghiệp trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

Kế toán bút toán chuyển cuối kỳ

Bao gồm các hoạt động xử lý nguồn kinh phí, dự toán khoản chi cuối niên độ kế toán.

Kế toán báo cáo tài chính, sổ sách

Bao gồm các hoạt động báo cáo cuối niên độ kế toán, liệt kê sổ sách, mục đích in của từng loại khác nhau, lập báo cáo chi tài chính chi tiết và xác định từng loại báo cáo cung cấp những thông tin cụ thể nào cho các đối tượng trong và ngoài đơn vị.

Định khoản kế toán hành chính nhân sự theo thông tư 107

Định khoản rút tiền gửi ngân hàng, kho bạc về quỹ tiền

Theo đó định khoản sẽ ghi:

• Nợ TK 111: Tiền mặt
• Có TK 112: Tổng tiền gửi vào ngân hàng và kho bạc nhà nước

Định khoản rút tạm ứng dự toán cho các hoạt động chi tiêu cho đơn vị

Định khoản cho hoạt động rút tạm ứng dự toán sẽ ghi:

• Nợ TK 111: Tiền mặt
• Có TK 337: Tạm thu (3371)

Ngoài ra, ghi:

• Có TK 008: Dự toán cho các hoạt động chi (008211, 008221).

Định khoản cho các khoản tiền mặt mà đơn vị đã tạm ứng trước đó thuộc ngân sách nhà nước sẽ ghi:

• Nợ TK 611: Các chi phí hoạt động
• Có TK 111: Tiền mặt
• Nợ TK 337: Tạm thu (3371)
• Có TK 511: Thu các khoản hoạt động do ngân sách nhà nước cung cấp

Định khoản cho các khoản tiền mặt tạm ứng cho các lao động tại đơn vị:

• Nợ TK 141: Khoản tiền tạm ứng
• Có TK 111: Tiền mặt

Trường hợp nếu lao động đã thực hiện thanh toán các khoản tạm ứng:

• Nợ TK 611: Chi phí hoạt động
• Có TK 141: Khoản tạm ứng
• Nợ TK 337: Khoản tạm thu (3371)
• Có TK 511: Các hoạt động thu do ngân sách nhà nước cung cấp

Định khoản cho các khoản phải trả, thanh toán bằng tiền mặt:

• Nợ TK 331, 332, 334
• Có TK 111: Tiền mặt
• Nợ TK 337: Khoản tạm thu (3371)
• Có TK 511: Các hoạt động thu do ngân sách nhà nước cung cấp

Định khoản các khoản ứng trước cho các nhà cung cấp:

• Nợ TK 331: Tổng các khoản bắt buộc trả cho người bán
• Có TK 111: Tiền mặt

Trường hợp nếu đã thanh lý hợp đồng cho nhà cung cấp:

• Nợ 611: Các chi phí hoạt động
• Có TK 331: Tổng các khoản bắt buộc trả cho người bán
• Nợ TK 337: Tạm thu (3371)
• Có TK 511: Các hoạt động thu do ngân sách nhà nước cung cấp

Định khoản các thủ tục thanh toán tạm ứng từ Ngân sách nhà nước:

• Có TK 008: Ghi âm các khoản dự toán chi phí hoạt động (008211, 008221)
• Cơ TK 008: Ghi dương các khoản dự toán chi phí hoạt động (008212, 008222)

Định khoản các khoản thu phí, lệ phí

• Nợ TK 111: Tiền mặt
• Nợ TK 112: Tổng số tiền đã gửi vào ngân hàng
• Có TK 337: Khoản tạm thu (3373)
• Hoặc có TK 138: Tổng số tiền phải thu khác (1383)

Định khoản các khoản phải thu khách hàng

• Nợ TK 111: Tiền mặt
• Nợ TK 112: Tổng số tiền đã gửi vào ngân hàng
• Có TK 131: Phải tiền phải thu khách hàng

Định khoản các khoản thu hồi từng cho lao động trong đơn vị tạm ứng

• Nợ TK 111: Tiền mặt
• Nợ TK 112: Tổng số tiền đã gửi vào ngân hàng
• Có TK 141: Khoản tạm ứng.

Định khoản các khoản nợ nội bộ phải thu hồi

• Nợ TK 111: Tiền mặt
• Nợ TK 112: Tổng số tiền đã gửi vào ngân hàng
• Có TK 136: Tổng các khoản phải thu trong nội bộ

Định khoản các quỹ thừa chưa được xác định được nguyên nhân

• Nợ TK 111: Tiền mặt
• Có TK 338: Tổng các khoản phải trả khác (3388).

Định khoản các khoản từ lãi đầu tư

• Nợ TK 111: Tiền mặt
• Nợ TK 112: Tổng số tiền đã gửi vào ngân hàng
• Có TK 138: Các khoản phải thu khác (1381, 1382)
• Hoặc có TK 515: Tổng doanh thu tài chính thu được

Định khoản các khoản thu từ việc thu tiền bán hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ

Định khoản các dịch vụ, hàng hóa thuộc các đối tượng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng, thuế xuất khẩu, gián thu,… kế toán sẽ tiến hành phản ánh doanh thu bán hàng theo giá tại thời điểm chưa có thuế:

• Nợ TK 111: Tổng giá tiền mặt thanh toán
• Nợ TK 112: Tổng số tiền đã gửi vào ngân hàng
• Có TK 531: Bao gồm tổng các doanh thu từ hoạt động kinh doanh, sản xuất được tính với giá tại thời điểm chưa có thuế giá trị gia tăng.
• Có TK 333: Các khoản bắt buộc phải nộp cho nhà nước

Định khoản trường hợp các khoản thuế không tách ngay được:

• Nợ TK 531: Bao gồm tổng các doanh thu từ hoạt động kinh doanh, sản xuất 
• Có TK 333: Các khoản bắt buộc phải nộp cho nhà nước

Định khoản khi đơn vị vay tiền:

• Nợ TK 111: Tổng tiền mặt
• Nợ TK 112: Tổng số tiền đã gửi vào ngân hàng
• Có TK 338: Tổng các khoản phải trả khác (3382).

Định khoản các khoản nhận vốn từ các cá nhân tổ chức và ngoài đơn vị

• Nợ TK 111: Tổng tiền mặt
• Nợ TK 112: Tổng số tiền đã gửi vào ngân hàng
• Có TK 411: Tổng nguồn vốn kinh doanh

Định khoản các khoản tiền trước khi khám chữa bệnh tại bệnh viện hoặc các khoản tiền khách đặt trước khi mua hàng hóa,…

• Nợ TK 111: Tổng tiền mặt
• Nợ TK 112: Tổng số tiền đã gửi vào ngân hàng
• Có TK 131: Tổng số tiền phải thu từ khách hàng.

Định khoản các khoản đặt cọc, ký cược, ký quỹ

• Nợ TK 111: Tổng tiền mặt
• Nợ TK 112: Tổng số tiền đã gửi vào ngân hàng
• Có TK 348: Tổng các khoản đặt cọc, ký cược, ký quỹ

Định khoản các khoản tiền đơn vị đã ký quỹ, đặt cọc, ký cược được nhận lại

• Nợ TK 111: Tổng tiền mặt
• Nợ TK 112: Tổng số tiền đã gửi vào ngân hàng
• Có TK 248: Tổng các khoản đặt cọc, ký cược, ký quỹ

Định khoản các khoản phát sinh khoản thu hộ

• Nợ TK 111: Tổng tiền mặt
• Nợ TK 112: Tổng số tiền đã gửi vào ngân hàng
• Có TK 338: Tổng các khoản phải trả khác (3381)

Định khoản các khoản nhượng bán hoặc thanh lý tài sản cố định

Định khoản các trường hợp nhượng bán tài sản cố định được để lại đơn vị:

• Nợ TK 111: Tổng giá trị tiền mặt thanh toán 
• Nợ TK 112: Tổng tiền mặt gửi ngân hàng
• Có TK 711: Tổng thu nhập khác (7111) (không bao gồm thuế giá trị gia tăng)
• Có TK 333: Tổng các khoản phải nộp cho nhà nước (3331) (nếu có).

Định khoản trường hợp nhượng bán, thanh lý tài sản cổ định nộp lại cho ngân sách nhà nước:

– Phản ánh các khoản số thu nhượng bán, các khoản thanh lý tài sản cố định:

• Nợ TK 111: Tổng tiền mặt
• Nợ TK 112: Tổng số tiền đã gửi vào ngân hàng
• Có TK 337: Tổng số tiền tạm thu (3378).

– Phản ánh các khoản số chi nhượng bán, các khoản thanh lý tài sản cố định:

• Nợ TK 337: Tổng số tiền tạm thu (3378)
• Có TK 111: Tổng tiền mặt

– Phản ánh sự chênh lệch chi nhỏ hơn thu khi nộp ngân sách nhà nước

• Nợ TK 337: Khoản tạm thu (3378)
• Có TK 333: Khoản phải nộp nhà nước
• Nợ TK 333: Khoản phải nộp nhà nước
• Có TK 111: Tổng tiền mặt
• Có TK 112: Tổng số tiền gửi ngân hàng

Định khoản khoản tiền thu từ bán hồ sơ mời thầu công trình bằng tiền ngân sách nhà nước.

Định khoản số tiền thu bán hồ sơ mời thầu

• Nợ TK 111: Tổng tiền mặt
• Nợ TK 112: Tổng số tiền đã gửi vào ngân hàng
• Có TK 337: Tổng số tiền tạm thu (3378)

Định khoản số tiền chi lễ mở thầu

• Nợ TK 337: Tổng số tiền tạm thu (3378)
• Có TK 111: Tổng tiền mặt
• Có TK 112: Tổng số tiền gửi ngân hàng

Định khoản khoản chênh lệch chi nhỏ hơn thu khi nộp ngân sách nhà nước

• Nợ TK 337: Tổng số tiền tạm thu (3378).
• Có TK 333: Khoản phải nộp nhà nước

Khi nộp:

• Nợ TK 333: Khoản phải nộp nhà nước
• Có TK 111: Tổng tiền mặt
• Có TK 112: Tổng số tiền gửi ngân hàng

Định khoản duy trì các hoạt động đơn vị bằng việc đấu thầu mua sắm

Định khoản các khoản phát sinh khoản thu từ đấu thầu nhằm duy trình các hoạt động đơn vị

• Nợ TK 111: Tổng tiền mặt
• Nợ TK 112: Tổng số tiền đã gửi vào ngân hàng
• Có TK 337: Tổng số tiền tạm thu (3378).

Định khoản các khoản chi phí phát sinh cho quá trình đấu thầu

• Nợ TK 337: Tổng số tiền tạm thu (3378)
• Có TK 111: Tổng tiền mặt
• Có TK 112: Tổng số tiền gửi ngân hàng

Định khoản các khoản chênh lệch chi – thu

– Trường hợp chi nhỏ hơn thu:

• Nợ TK 337: Tổng số tiền tạm thu (3378).
• Có TK 511: Khoản thu do ngân sách nhà nước cấp (5118)

– Trường hợp chi lớn hơn thu:

• Nợ TK 611: Tổng chi phí hoạt động 
• Có TK 111: Tổng tiền mặt

Định khoản trường hợp bên thứ 3 bồi thường thiệt hại; không xác định được chủ các khoản nợ phải trả; tiền phạt vì khách vi phạm hợp đồng, thu nợ hoạt động kinh doanh sản xuất khó đòi; giản hoàn thuế:

• Nợ TK 111: Tổng tiền mặt
• Nợ TK 112: Tổng số tiền đã gửi vào ngân hàng
• Có TK 711: Tổng các khoản thu nhập khác (7118).

Định khoản các khoản mua vật liệu, nguyên liệu, dụng cụ và công cụ nhập kho

• Nợ TK 152, 153
• Có TK 111: Tổng tiền mặt
• Có TK 112: Tổng số tiền gửi ngân hàng

Trong trường hợp dùng ngân sách nhà nước cho vay nợ nước ngoài hoặc nguồn viện trợ

• Nợ TK 337: Tổng số tiền tạm thu (3371, 3372, 3373)
• Có TK 366: Tổng các khoản nhận trước chưa ghi thu (36612, 36622, 36632).
• Có TK 014: Các nguồn phí khấu trừ, để lại

Định khoản sau khi mua tài sản cố định và đưa vào sử dụng ngay

• Nợ các TK 211, 213
• Có TK 111: Tổng tiền mặt
• Có TK 112: Tổng số tiền gửi ngân hàng

Trường hợp mua bằng nguồn ngân sách nhà nước, các nguồn phí khấu trừ để lại, việc trợ hoặc vay nợ nước ngoài:

• Nợ TK 337: Tổng số tiền tạm thu (3371, 3372, 3373)
• Có TK 366: Tổng các khoản nhận trước chưa ghi thu (36611, 36621, 36631)
• Có TK 014: Các nguồn phí để lại khấu trừ

Định khoản các dịch vụ, hàng hóa thuộc các đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng, thuế xuất khẩu, gián thu,… kế toán viên sẽ tiến hành phản ánh doanh thu bán hàng theo giá tại thời điểm chưa có thuế:

• Nợ các TK 152, 153, 156 (không bao gồm thuế)
• Nợ TK 154: Tổng chi phí dịch vụ dở, sang, sản xuất kinh doanh
• Nợ các TK 211, 213: Trong trường hợp mua tài sản cố định chưa sử dụng ngay và không bao gồm thuế
• Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
• Có TK 111: Tổng tiền mặt 
• Có TK 112: Tổng tiền gửi ngân hàng 

Phía trên là những thông tin chi tiết nhất về kế toán hành chính sự nghiệp là gì và những định khoản chi tiết về kế toán hành chính nhân sự theo thông tư 107. Mong rằng qua những thông tin chi tiết mà Học Viện TACA cung cấp đã giúp bạn có một cái nhìn tổng quan về kế toán hành chính sự nghiệp, phục vụ cho quá trình học hỏi nghiệp vụ kế toán của chính bạn. 

Xem thêm:

• Chứng chỉ đại lý thuế
• Chứng chỉ kế toán
• Chứng chỉ kiểm toán viên
• Kế toán trưởng