[Tải ngay] Mẫu thông báo hoá đơn điện tử có sai sót 04/SS-HĐĐT kèm lưu ý quan trọng

Mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót 04/SS-HĐĐT là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp thông báo với cơ quan thuế về những sai sót trên hóa đơn điện tử đã được cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua. Việc sử dụng mẫu này đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp sửa chữa kịp thời các sai sót mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định thuế, tránh các rủi ro pháp lý không đáng có. Cùng TACA khám phá chi tiết về mẫu thông báo này và những lưu ý quan trọng khi thực hiện, giúp bạn dễ dàng hoàn thành quy trình một cách chính xác và hiệu quả.

Mẫu thông báo hoá đơn điện tử có sai sót 04/SS-HĐĐT 

Mẫu số: 04/SS-HĐĐT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
———-o0o——–

THÔNG BÁO HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ SAI SÓT

Kính gửi: (Cơ quan thuế) …………………………………………………….

Tên người nộp thuế: ………………………………………………………………….

Mã số thuế: ………………………………………………………………………………

Người nộp thuế thông báo về việc hóa đơn điện tử có sai sót như sau:

STT	Mã CQT cấp	Ký hiệu mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn	Số hóa đơn điện tử	Ngày lập hóa đơn	Loại áp dụng hóa đơn điện tử	Hủy/ Điều chỉnh/ Thay thế/ Giải trình	Lý do
1	2	3	4	5	6	7	8
Ghi chú: (2): Mã CQT cấp đối với hóa đơn có mã của CQT, hóa đơn không có mã của CQT để trống,

…., ngày…tháng…năm… NGƯỜI NỘP THUẾ (Chữ ký số người nộp thuế)

>> Tải ngay:  Mẫu thông báo hoá đơn điện tử có sai sót 04-SS-HĐĐT 

Trường hợp DN phải nộp mẫu thông báo hoá đơn điện tử có sai sót 04/SS-HĐĐT lên cơ quan Thuế?

Theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp bắt buộc phải gửi Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (mẫu 04/SS-HĐĐT) đến cơ quan Thuế trong các trường hợp cụ thể như sau:

– Hóa đơn điện tử đã cấp mã của cơ quan Thuế nhưng chưa gửi cho người mua có sai sót: Trường hợp này xảy ra khi người bán phát hiện ra sai sót trên hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan Thuế nhưng chưa gửi cho người mua. Khi phát hiện sai sót, người bán cần lập thông báo theo mẫu 04/SS-HĐĐT để thông báo với cơ quan Thuế về việc hủy hóa đơn sai sót.

– Sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không bị sai sót: Trường hợp hóa đơn đã phát hành có sai sót về tên hoặc địa chỉ của người mua nhưng mã số thuế và các thông tin quan trọng khác vẫn chính xác. Trong tình huống này, doanh nghiệp không cần phải hủy hoặc lập lại hóa đơn, nhưng cần gửi thông báo giải trình về sai sót này cho cơ quan Thuế thông qua mẫu 04/SS-HĐĐT.

– Lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã phát hành theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP: Khi doanh nghiệp thực hiện việc chuyển đổi từ hóa đơn theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các hóa đơn cũ có thể phát sinh sai sót hoặc không còn phù hợp. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điện tử mới để thay thế hóa đơn cũ và thông báo với cơ quan Thuế qua mẫu 04/SS-HĐĐT.

– Trả lời cho thông báo rà soát mẫu 01/TB-RSĐT từ cơ quan Thuế: Khi cơ quan Thuế phát hiện hoặc nghi ngờ hóa đơn của doanh nghiệp có sai sót và gửi thông báo rà soát theo mẫu 01/TB-RSĐT cho doanh nghiệp, doanh nghiệp có trách nhiệm phải phản hồi thông tin. Việc phản hồi này thực hiện qua mẫu 04/SS-HĐĐT để cung cấp thông tin và giải trình về sai sót.

– Hóa đơn lập khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ nhưng sau đó phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ: Theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong trường hợp doanh nghiệp đã lập hóa đơn khi nhận tiền tạm ứng hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ nhưng sau đó dịch vụ không được thực hiện hoặc bị hủy bỏ, doanh nghiệp phải tiến hành hủy hóa đơn. Khi hủy hóa đơn trong tình huống này, doanh nghiệp cần thông báo với cơ quan Thuế bằng mẫu 04/SS-HĐĐT.

Doanh nghiệp cần lưu ý các trường hợp nêu trên để thực hiện đúng quy định khi xử lý hóa đơn điện tử có sai sót. Việc gửi thông báo theo mẫu 04/SS-HĐĐT là bắt buộc trong các tình huống này để tránh vi phạm quy định về quản lý hóa đơn, đồng thời giúp cơ quan Thuế nắm bắt chính xác tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.

>> Xem thêm: [Tải ngay] Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm hướng dẫn điền chuẩn quy định

Tường tận quy trình khai báo hoá đơn sai sót 

Việc xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử là một vấn đề quan trọng mà doanh nghiệp cần phải nắm rõ để đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ. Dưới đây là quy trình chi tiết về cách thức khai báo hóa đơn sai sót, dựa trên Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Quy trình này được phân chia theo 4 trường hợp cụ thể.

1. Trường hợp hóa đơn cần cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc cần xử lý theo hình thức điều chỉnh/thay thế đã gửi cho người mua

Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và cần phải điều chỉnh hoặc thay thế, hoặc cần phải cấp lại mã từ cơ quan thuế, doanh nghiệp phải thực hiện các bước sau:

– Thông báo cho người mua về việc hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót.

– Sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) để thông báo về việc điều chỉnh hoặc thay thế từng hóa đơn có sai sót.

Lưu ý: Nếu trong quá trình xử lý, doanh nghiệp phát hiện hóa đơn vẫn tiếp tục có sai sót sau khi đã điều chỉnh hoặc thay thế lần đầu, doanh nghiệp phải tiếp tục thực hiện các thủ tục theo hình thức điều chỉnh/thay thế như lần đầu tiên.

2. Trường hợp hóa đơn đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua có sai sót
Nếu doanh nghiệp phát hiện hóa đơn đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua và có sai sót, quy trình xử lý sẽ như sau:

– Thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn đã cấp mã có sai sót và lập hóa đơn mới. Lưu ý, doanh nghiệp phải sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo với cơ quan thuế.

– Cơ quan thuế sẽ thực hiện hủy hóa đơn đã được cấp mã có sai sót trên hệ thống của mình.

– Sau khi hóa đơn mới được cấp mã bởi cơ quan thuế, doanh nghiệp gửi hóa đơn mới cho người mua để thay thế hóa đơn cũ đã bị hủy.

3. Trường hợp hóa đơn không có mã của cơ quan thuế nhưng đã gửi cho người mua
Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã được gửi cho người mua nhưng có sai sót về tên, địa chỉ của người mua (mà không sai mã số thuế), quy trình xử lý sẽ được thực hiện như sau:

– Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót, tuy nhiên, doanh nghiệp không cần lập lại hóa đơn.

– Thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn sai sót qua Mẫu số 04/SS-HĐĐT theo Phụ lục IA kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Nếu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế mà có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế, doanh nghiệp không cần phải thông báo với cơ quan thuế.

4. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử
Trong trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót trong quá trình kiểm tra, quy trình xử lý sẽ như sau:

– Cơ quan thuế sẽ thông báo cho doanh nghiệp về sai sót qua Mẫu 01/TB-RSĐT kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thông báo kết quả xử lý hóa đơn sai sót.

– Doanh nghiệp sẽ phải lập và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế theo đúng thời hạn ghi trong Mẫu 01/TB-RSĐT mà cơ quan thuế đã gửi.

– Nếu doanh nghiệp không gửi thông báo đúng thời hạn, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo lần 2 để yêu cầu doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ khai báo. Nếu hết hạn thông báo mà doanh nghiệp không thực hiện, cơ quan thuế sẽ có thể đưa doanh nghiệp vào diện kiểm tra, thanh tra việc sử dụng hóa đơn điện tử.

* Lưu ý quan trọng:
Doanh nghiệp cần chú ý rằng, trong tất cả các trường hợp, việc nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT là rất quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp của các hóa đơn điện tử đã phát hành. Việc chậm nộp hoặc không tuân thủ quy định có thể dẫn đến việc kiểm tra, thanh tra hóa đơn, gây rủi ro lớn cho doanh nghiệp về mặt pháp lý và tài chính. Do đó, việc nộp thông báo sai sót hóa đơn điện tử đúng thời hạn là một bước quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ, không gặp rủi ro về thuế.

>> Xem thêm: [Tải ngay] Mẫu hoá đơn trả lại hàng chuẩn quy định

Hướng dẫn xử lý hoá đơn điện tử sai sót từ Tổng cục Thuế

Quy trình xử lý hóa đơn đã lập với sai sót

Khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương thức xử lý sau:

– Điều chỉnh hóa đơn: Người bán sẽ thực hiện điều chỉnh giảm toàn bộ thông tin của dòng hàng hóa bị sai và điều chỉnh tăng tương ứng với các thông tin của dòng hàng hóa đúng. Những thông tin cần điều chỉnh bao gồm: tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, và thành tiền chưa thuế. Việc điều chỉnh sẽ làm rõ sự thay đổi so với hóa đơn ban đầu, đồng thời đảm bảo tính chính xác về mặt dữ liệu thuế.

– Thay thế hóa đơn: Nếu người bán lựa chọn thay thế, họ sẽ lập một hóa đơn mới, với số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, mẫu hóa đơn đầy đủ, và các thông tin cần thiết để thay thế cho hóa đơn bị sai sót.

Trong cả hai trường hợp, hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế phải ghi rõ thông tin về việc điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn đã lập trước đó, bao gồm:
“Điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng…. năm…”. Điều này giúp cơ quan thuế dễ dàng nhận diện và theo dõi các hóa đơn liên quan.

Quy trình xử lý khi phát hiện sai sót liên tiếp

Trong trường hợp doanh nghiệp phát hiện rằng hóa đơn đã được điều chỉnh hoặc thay thế vẫn còn sai sót, doanh nghiệp cần tiếp tục xử lý theo các phương thức tương tự như đã làm ở lần đầu:

– Phương pháp điều chỉnh: Nếu hóa đơn đã điều chỉnh trước đó vẫn sai, doanh nghiệp sẽ lập hóa đơn F2 điều chỉnh cho hóa đơn F0 (hóa đơn ban đầu). Lúc này, hóa đơn F0 đã được điều chỉnh bởi hóa đơn F1, và hóa đơn F2 sẽ điều chỉnh hóa đơn F0 lần cuối.

– Phương pháp thay thế: Nếu lựa chọn phương pháp thay thế, doanh nghiệp sẽ lập hóa đơn F2 để thay thế cho hóa đơn F1 (hóa đơn đã thay thế hóa đơn F0 trước đó). Hóa đơn F2 này sẽ là hóa đơn chính thức thay thế toàn bộ các hóa đơn sai sót trước đó.

>> Xem thêm: Mẫu bản giải trình khai bổ sung mẫu số 01/KHBS

Xử lý hóa đơn theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn

Đối với những hóa đơn đã được lập theo quy định của Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP, nếu có sai sót, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn thay thế mà không cần hủy hóa đơn đã lập trước đó. Điều này áp dụng với các hóa đơn đã được phát hành theo các nghị định cũ, trước khi có hiệu lực của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Do đó, từ ngày 1/7/2022, các nghị định trước đây (Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP) và các thông tư sửa đổi, bổ sung đã hết hiệu lực. Vì vậy, doanh nghiệp không cần phải hủy hóa đơn trước đây, mà chỉ cần thực hiện lập hóa đơn thay thế theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc thay thế hóa đơn theo Mẫu 04/SS-HĐĐT theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Lưu ý về thông báo sai sót với cơ quan thuế

Khi xử lý hóa đơn sai sót, doanh nghiệp cần thực hiện thông báo với cơ quan thuế đúng theo mẫu quy định. Việc thực hiện thông báo này không chỉ giúp cơ quan thuế cập nhật tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp mà còn giúp đảm bảo việc xử lý sai sót được hợp pháp và minh bạch. Doanh nghiệp cần gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT kèm theo các thông tin cụ thể về hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Điều này giúp cơ quan thuế dễ dàng theo dõi và xác nhận việc xử lý sai sót đã được thực hiện đúng theo quy định.

Thời hạn nộp mẫu thông báo hoá đơn điện tử có sai sót 04/SS-HĐĐT

Dựa theo các quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và Công văn số 5387/CCT-TTHT ngày 02/08/2023 của Cục Thuế Bình Phước về việc nộp thông báo hóa đơn sai sót, dưới đây là những lưu ý quan trọng về thời hạn nộp mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (mẫu 04/SS-HĐĐT) mà doanh nghiệp cần nắm rõ:

Trường hợp người bán tự phát hiện sai sót

Trong tình huống doanh nghiệp tự phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót cần phải điều chỉnh hoặc thay thế, căn cứ theo khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, thời gian để nộp mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế là chậm nhất vào ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT mà hóa đơn sai sót đã được phát sinh và xử lý.

Cụ thể:

• Nếu doanh nghiệp kê khai thuế theo tháng, thì thời hạn để nộp thông báo là ngày 31 tháng 7 (tức là cuối tháng tiếp theo sau tháng phát hiện sai sót).

• Nếu doanh nghiệp kê khai thuế theo quý, thời hạn nộp thông báo sẽ là ngày 30 tháng 9 (cuối tháng đầu tiên của quý tiếp theo sau khi phát hiện sai sót).

Giả sử trong tháng 6, doanh nghiệp đã lập và phát hành hóa đơn điện tử, và đến tháng 7, doanh nghiệp phát hiện hóa đơn này có sai sót. Khi đó, nếu doanh nghiệp kê khai thuế theo tháng, thời gian để nộp mẫu 04/SS-HĐĐT sẽ là ngày 31 tháng 7. Nếu doanh nghiệp kê khai thuế theo quý, thời hạn nộp thông báo sẽ là ngày 30 tháng 9.

>> Xem thêm: [Tải ngay] Hướng dẫn ghi mẫu biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt chuẩn Thông tư 200,133,107

Trường hợp gửi thông báo theo yêu cầu của cơ quan Thuế

Trong trường hợp cơ quan Thuế qua quá trình kiểm tra, rà soát phát hiện hóa đơn có sai sót, cơ quan Thuế sẽ gửi Thông báo rà soát mẫu 01/TB-RSĐT yêu cầu doanh nghiệp kiểm tra và rà soát lại các hóa đơn đã xuất.

Sau khi tiếp nhận Thông báo rà soát từ cơ quan Thuế, doanh nghiệp cần trả lời theo mẫu 04/SS-HĐĐT để thông báo cho cơ quan Thuế về việc kiểm tra và xử lý các sai sót trên hóa đơn điện tử. Thời gian để gửi thông báo trả lời này sẽ theo thời hạn ghi trong thông báo của cơ quan Thuế, và doanh nghiệp cần phải thực hiện đúng quy định để đảm bảo tuân thủ các yêu cầu từ cơ quan Thuế.

Mức phạt chậm nộp thông báo hoá đơn sai sót mẫu 04/SS-HĐĐT

Trường hợp doanh nghiệp chậm nộp thông báo hóa đơn sai sót mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế, mức xử phạt sẽ được áp dụng theo quy định tại Điều 29, Nghị định số 125/2020/NĐ-CP. Cụ thể, mức phạt đối với hành vi chậm nộp thông báo này được quy định như sau:

Số ngày chậm nộp	Mức phạt
Quá thời hạn quy định từ 01 – 05 ngày, có tình tiết giảm nhẹ	Phạt cảnh cáo
Quá thời hạn quy định từ 01 – 10 ngày, không có tình tiết giảm nhẹ	Phạt tiền từ 01 – 03 triệu đồng
Quá thời hạn quy định từ 11 – 20 ngày	Phạt tiền từ 02 – 04 triệu đồng
Quá thời hạn quy định từ 21 – 90 ngày	Phạt tiền từ 04 – 08 triệu đồng
Quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên hoặc không gửi thông báo sai sót	Phạt tiền từ 05 – 15 triệu đồng

Trên đây là chi tiết Mẫu thông báo hoá đơn điện tử có sai sót 04/SS-HĐĐT. Hy vọng rằng thông tin trong bài viết từ TACA sẽ mang lại giá trị cho bạn. Nếu bạn muốn nắm vững cách xử lý các tình huống thuế phức tạp, nâng cao kiến thức chuyên môn và nhanh nhạy trong việc giải quyết các trường hợp thực tế. TACA gửi đến bạn Khóa học CHUYÊN GIA TƯ VẤN THUẾ dưới đây:

Khóa học Chuyên gia tư vấn thuế

Trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu phức tạp ngày nay, các công ty tư vấn hàng đầu, các tập đoàn lớn đang rất cần chân dung những chuyên gia thuế mới – không chỉ sở hữu kiến thức chuyên môn sâu, tư duy sắc bén, nhanh nhạy trong xử lý tình huống mà còn không ngừng nâng cao “nội lực” nhằm củng cố kiến thức chuẩn, làm đúng, lường trước và dự phòng rủi ro về thuế.

Hiểu rõ điều đó, TACA tổ chức 6 KHÓA HỌC CHUYÊN GIA TƯ VẤN THUẾ CẤP CAO được đúc kết từ hơn 20 năm kinh nghiệm thực chiến từ đội ngũ Chuyên gia giảng dạy đến từ các hãng kiểm toán số 1 thế giới như Deloitte, KPMG, EY, PWC giúp bạn trang bị đầy đủ các kiến thức, kỹ năng cần thiết giúp bạn rút ngắn lộ trình trở thành chuyên gia tư vấn thuế nhanh chóng thông qua:

• Khóa học Thanh kiểm tra quyết toán thuế & hoàn thuế
• Khóa học Báo cáo tài chính & thuế chuyên sâu
• Khóa học rủi ro thuế và phân tích thuế chuyên sâu theo ngành
• Khóa học Chuyển giá – Thanh kiểm tra giao dịch liên kết và quan hệ liên kết
• Khóa học tối ưu & lập kế hoạch thuế đến từ chuyên gia Big4

Đặc biệt khi tham gia đủ COMBO 6 MODULE CHUYÊN GIA TƯ VẤN THUẾ bạn sẽ được MIỄN PHÍ Khóa học Ôn thi Chứng chỉ Đại lý thuế – Môn Thuế và GIẢM NGAY 40% HỌC PHÍ TOÀN PHẦN.

Taca In-Depth Tax,