Những nhầm lẫn và thiếu sót khi xây dựng mục tiêu

Anh chị em và các bạn đã chuẩn bị xây dựng mục tiêu cho năm 2018 chưa ?
Cho dù có là yêu cầu bắt buộc hay không chúng ta cũng nên làm việc này nhé , đó là bí quyết giúp chúng ta luôn thông thả và luôn hoàn thành công việc trên mong đợi đấy , luôn dành thời gian cuối năm để xây dựng mục tiêu cho năm mới .
Hôm nay tôi chia sẻ một số trường hợp mà chúng ta hay nhầm lẫn và thiếu sót khi xây dựng mục tiêu . Đây cũng chính là nguyên nhân chủ yếu dẫn đến việc xây dựng mục tiêu không hiệu quả và mất đi ý nghĩa của nó . Các lỗi này tôi rút ra được trong quá trình hướng dẫn cho cấp quản lý xây dựng mục tiêu . Cấp quản lý mà hiểu sai thì hiển nhiên là không thể hướng dẫn nhân viên làm đúng được .
1 . Nhầm lẫn giữa mục tiêu cuối cùng và hành động mục tiêu . Có sách dùng 2 từ tiếng Anh để chỉ 2 cụm từ này : là final goals và performance goals . Tiếng Việt tôi dịch không sát nghĩa.
Ví dụ :
Tôi muốn trở thành một động viên marathon – là mục tiêu cuối cùng .
Hành động mục tiêu tương ứng là : tôi sẽ luyện tập chạy bộ 30 phút mỗi ngày .
Có bạn trả lời tôi khi tôi hỏi mục tiêu của bạn là gì :
– Mục tiêu của em là thi đậu chứng chỉ đại lý thuế 2017 .
Tôi hỏi bạn ấy một hồi thì mới tìm ra được cái mục tiêu cuối cùng : trở thành chuyên gia tư vấn thuế .
Nguyên nhân chủ yếu là do chúng ta luôn thiếu mục tiêu cuối cùng . Có thể chúng ta lên kế hoạch làm việc gì chỉ vì nghĩ rằng việc đó có ích thì làm thôi . Đến khi được hỏi mục tiêu của bạn là gì thì chúng ta gọi đó là mục tiêu .
Nguyên nhân thường thấy khác là : chúng ta biết rõ mục tiêu là gì nhưng không liệt kê được các hành động đúng để đi về mục tiêu đó .
Trở lại với ví dụ ở trên : một bạn muốn trở thành KTTH trong một công ty lớn nhưng lại dành hầu hết thời gian ôn thi chứng chỉ đại lý thuế rồi hỏi tôi vì sao mình không đạt được mục tiêu , trong khi có quá nhiều kỹ năng còn thiếu , cơ hội để thể hiện mình cho nhà tuyển dụng thì bạn ấy không đưa vào kế hoạch hành động .
Giống như chúng ta muốn đi đến Hồ Gươm nhưng lại đi trên con đường đi sang Hồ Trúc Bạch vậy .
2. Nhầm lẫn giữa mục tiêu và điểm mục tiêu .
( Goals & Objectives )
Ví dụ :
Tôi muốn trở thành chuyên gia tư vấn thuế trong vòng 1 năm nữa .
Điểm mục tiêu là :
– Tôi sẽ lấy chứng chỉ thuế trong vòng 6 tháng nữa .
…
Một mục tiêu có nhiều điểm mục tiêu .
Thực tế có nhiều bạn nhầm điểm mục tiêu thành mục tiêu . Lý do như đã nói ở trên.
3. Chúng ta hay đưa ra những mục tiêu không thể đạt được ( archived)
Như là 1 người cao 1m50 đặt mục tiêu trở thành phi công vậy .
Ví dụ : Mục tiêu của phòng kế toán năm 2018 là : cắt giảm chi phí 30% . Nhưng khi được hỏi bằng cách nào thì chúng ta không trả lời được . Vì đa số chúng ta hay dừng lại ở đây và cho rằng vậy là đã xong .
Trong trường hợp này chúng ta phải chia nhỏ mục tiêu thành nhiều điểm mục tiêu . Nếu các điểm mục tiêu không giúp chúng ta đi về mục tiêu được thì cần chỉnh mục tiêu xuống .
Ví dụ : giảm số lượng nhân viên bằng ứng dụng công nghệ mới 50% . Chi phí nhân viên chiếm 30% doanh số => Tổng chi phí có thể giảm : 50% x 30% = 15% doanh số .
4. Không đưa ra thời gian hoàn thành ( time bound) cho các điểm mục tiêu . Đây là tiêu chí bắt buộc .
Bạn lên kế hoạch một hành động mà không biết khi nào hoàn thành thì sẽ không bao giờ hoàn thành . Mặt khác các bước tiếp theo liên quan sẽ không biết bắt đầu khi nào .
Trên đây là 4 lỗi thường gặp trong quá trình xây dựng mục tiêu .
Khi xây dựng mục tiêu cho phòng ban, chúng ta chú ý có 3 nhóm mục tiêu chính :
– Nhóm chuyên môn : các mục tiêu liên quan đến chuyên môn của phòng ban . Ví dụ : đối với kế toán liên quan đến hoạt động : ghi sổ ( book keeping ) , hệ thống báo cáo ( information) , lưu trữ chứng từ …
– Nhóm con người : các mục tiêu về con người để đáp ứng yêu cầu cua tổ chức trong ngắn hạn và dài hạn.
– Nhóm hiệu quả kinh doanh : doanh số , lợi nhuận .
Tuỳ vào vai trò từng phòng ban , nhiệm vụ chiến lược từng giai đoạn mà tỷ trọng từng mục tiêu được phân bổ khác nhau .
Nếu mục tiêu vượt quá tầm , khiến chúng ta không có hy vọng , nhưng nếu mục tiêu không thử thách sẽ không tạo động lực .
Có nhiều kỹ thuật để kiểm tra thế nào là một mục tiêu đúng nhưng tôi không chia sẻ ở đây vì tôi thấy khá phức tạp . Chúng ta cần giữ nguyên tắc mà Warran Buffet đã sử dụng như là một bí quyết thành công . Đó là : KISS ( Keep It Simple, Stupid ! ) – HÃY LÀM MỌI THỨ ĐƠN GIẢN khi xây dựng bất kỳ mục tiêu nào .
Cuối cùng , tôi tặng moi người câu nói của Michelangeto :
” điều nguy hiểm lớn nhất đối với hầu hết chúng ta không phải là mục tiêu quá cao để chúng ta bỏ lỡ chúng mà là do nó quá thấp nên chúng ta đạt được nó .”
Chúc mọi người xây dựng mục tiêu thành công