Phân tích báo cáo quản trị hiệu quả dựa trên quá trình sử dụng data

Bạn từng trải qua cảm giác bứt rứt, vì lúc nào cũng làm một bản báo cáo A3, trong đó có dán các biểu đồ rất đẹp thể hiện số liệu tổng thể từ nhiều góc độ, nhưng kết cục cả bản thân cũng không hiểu mình muốn gì, và không thuyết phục người nghe. Nếu có, bạn phải đặc biệt chú ý điểm này. Vì nghĩa là bạn đang rơi vào tình huống loay hoay mãi ở Big picture đấy.

Tìm hiểu quan trọng từ Big picture “Bức tranh tổng thể”

Có thể nói một trong những mục đích chính trong công việc là “giải quyết vấn đề”. Ví dụ khi bạn sử dụng data tạo biểu đồ hoặc xây dựng báo cáo quản trị, thì mục đích cuối cùng là để xem có vấn đề gì phát sinh không? Nếu có ta sẽ tìm cách để giải quyết nó. Đương nhiên, từ lúc tìm thấy nguyên nhân đến khi giải quyết vấn đề, chỉ xử lý data thôi thì chưa đủ.

Qúa trình giải quyết vấn đề sẽ khác nhau tùy vào đặc trưng của nó. Tuy nhiên, có một quy trình gồm các bước có thể nói gặp ở hầu hết các vấn đề mà ta nên nhớ.
Đó là đi từ tổng thể đến chi tiết (from a big picture to details). Trong tiếng anh có cách nói rất chính xác của từ “tổng thể”, đó là “big picture”. Quy trình này bao gồm các bước. Đầu tiên là nắm tổng thể, sau đó phát hiện vấn đề trong đó, và cuối cùng tìm ra nguyên nhân chính của vấn đề. Đó chính là trình tự phân tích vấn đề dựa vào data để có được cái nhìn từ tổng thể đến chi tiết ấy.
Quy trình cụ thể được trình bày như hình bên dưới:

1/. Big picture
Ví dụ: Một năm trước doanh số mỗi tháng toàn công ty là 2.5 tỉ đồng, nay giảm xuống 1,8 tỉ đồng.
2/. Nắm được vấn đề chính
Ví dụ: Khi tìm hiểu, ta thấy vấn đề chính là doanh số của sản phẩm A chủ lực bị giảm mạnh.
3/. Phân tích nguyên nhân chính
Ví dụ: Sản phẩm A chủ lực giảm doanh số từ khi công ty khác tung ra sản phẩm giá thành rẻ hơn và tính năng tốt hơn. Đây có vẻ là lý do chính.

Tôi sẽ giải thích theo trình tự sau:

Thứ nhất là “Big picture”

Đầu tiên, để nắm rõ tình hình hiện tại đang diễn ra như thế nào bằng Big picture. Khi này, chúng ta cố gắng cụ thể hóa điểm chính của vấn đề, chẳng hạn như “giảm …% so với năm ngoái”.

Nói một cách cụ thể, chúng ta vẽ biểu đồ doanh số, hay tính doanh số trung bình tháng (giai đoạn này không chia từng loại sản phẩm hay từng cửa hàng riêng lẻ). Ở thời điểm này đôi khi ta có thể phát hiện vấn đề, tuy nhiên thường thì vấn đề vẫn bị vùi trong data tổng quát, nên chúng ta không nhìn thấy được.

Ở đây, mục đích chính khi nhìn từ Big picture chính là để nắm được tình hình chung trước khi xây dựng giả thuyết, cũng là nhằm tránh tình trạng “nhìn thấy cây mà không thấy khu rừng”.

Vấn đề Thứ hai & Thứ ba: Nắm được điểm chính của vấn đề & Phân tích nguyên nhân chính.

Tiếp theo là phân tích data, và nắm được các dấu hiệu của vấn đề.

Sau đó, phân tích sâu hơn các phần đó để tìm ra nguyên nhân chính “Tại sao lại như thế”.

Sau khi biết được nguyên nhân chính, tiếp theo là suy nghĩ để tìm hành động phù hợp nhằm giải quyết và cải thiện vấn đề. Mục đích của chúng ta không phải là chỉ nắm rõ tình hình, biết được nguyên nhân thôi, mà “hành động” và đem lại kết quả mới là mục đích chính.

Tuy vậy có thể nói, việc phân tích data không có mục tiêu rõ ràng, sẽ rất ít có khả năng tự nhiên tìm thấy “điểm chính của vấn đề” hay “nguyên nhân chính”. Vì nếu không suy nghĩ trước khi phân tích, thì khả năng tìm thấy và không tìm thấy là như nhau.

Do vậy, Phân tích báo cáo quản trị hiệu quả dựa trên quá trình giải quyết vấn đề sử dụng data thì cần phải xây dựng “giả thuyết”. Về phần “giả thuyết” này sẽ được trình bày ở bài viết sau

[HOT]  Xem thêm

1. Học phân tích dữ liệu quản trị để ra quyết định kinh doanh

2. 8 nội dung hữu ích kế toán nhất định phải học về tài chính, quản trị, thuế

3.Khóa học Lập và Phân tích báo cáo quản trị