Những kiến thức cần biết về phiếu kế toán

Phiếu kế toán là một loại giấy tờ không thể thiếu trong hoạt động của doanh nghiệp cũng như nhiều tổ chức khác. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm được các kiến thức liên quan về loại giấy tờ này. Dưới đây hãy cùng Học viện TACA tìm hiểu về khái niệm, vai trò cũng như những trường hợp cần sử dụng phiếu kế toán.

Thế nào là phiếu kế toán?

Phiếu kế toán là một loại giấy tờ được sử dụng trong các nghiệp vụ kế toán. Loại giấy tờ này giúp cho các công việc kế toán được thực hiện một cách chi tiết và chính xác hơn. Nhân viên kế toán sẽ dựa vào nội dung được ghi trong phiếu để hạch toán các nghiệp vụ kế toán vào sổ chứng từ. 

Trong trường hợp phiếu kế toán chính là công cụ để hạch toán nội bộ thì phiếu kế toán là bắt buộc. Bên cạnh đó hiện nay chưa có mẫu phiếu kế toán kết chuyển nên phiếu kế toán chính còn được sử dụng để xác định việc kết chuyển tài chính của doanh nghiệp. 

Những vai trò quan trọng của phiếu kế toán

Đặc trưng của công việc kế toán là chủ yếu liên quan đến những con số cùng các loại sổ sách. Điều này yêu cầu mọi giấy tờ thông số của kế toán doanh nghiệp cần phải được rà soát, lưu trữ một cách cẩn thận để tránh những trường hợp nhầm lẫn gây thiệt hại. Trong đó, phiếu kế toán đóng vai trò vô cùng quan trọng. 

Phiếu kế toán được đính kèm với những định khoản kế toán được dùng để hạch toán cho các chuyên môn kế toán mà không cần chứng từ kèm theo. Vận dụng vào thực tế, các doanh nghiệp có thể sử dụng phiếu kế toán như một công cụ để bút toán kết chuyển kế toán cuối mỗi kỳ cũng như khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Tuy nhiên cần chú ý phiếu kế toán chỉ dùng để hạch toán nội bộ.

Điểm giống và khác nhau giữa phiếu kế toán và chứng từ kế toán

Trên thực tế có khá nhiều kế toán viên chưa thể phân biệt phiếu kế toán và chứng từ kế toán. Vậy phiếu kế toán và chứng từ kế toán là gì? Phiếu kế toán là loại giấy tờ được lập ra để làm cơ sở cơ sở ghi sổ kế toán khi không có chứng từ thể hiện. Trong khi đó chứng từ kế toán là loại giấy tờ ghi lại các hoạt động kinh tế đã phát sinh để làm căn cứ ghi sổ. 

Cả hai loại giấy tờ này có điểm giống nhau như sau: đều là cơ sở để hạch toán các nghiệp vụ kế toán vào sổ. Trên thực tế thì phiếu kế toán được công nhận là một loại chứng từ kế toán.

Tuy nhiên, phiếu kế toán và chứng từ kế toán vẫn có nhiều điểm khác biệt như sau:

• Phiếu kế toán không có tên gọi và biểu mẫu cụ thể. Bởi vì chúng được lập ra để ghi lại những nghiệp vụ không có chứng từ thể hiện cũng như chỉ được sử dụng để hạch toán nội bộ. 
• Trong khi đó chứng từ kế toán lại là loại giấy tờ vô cùng quan trọng khi không chỉ được sử dụng để hạch toán nội bộ mà còn để phục vụ cho công tác kiểm tra của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Chứng từ kế toán được xem là bằng chứng xác minh quyền sở hữu tài sản và giấy tờ của doanh nghiệp trước pháp luật. Vì thế mà mỗi chứng từ kế toán đều có tên và phải lập trên biểu mẫu có sẵn. Chẳng hạn như: phiếu thu, phiếu chi, bảng chấm công, bảng chi trả tiền lương…

Những trường hợp cần sử dụng phiếu kế toán

Phiếu kế toán được lập ra để cập nhật và lưu trữ các bút toán. Do đó, chúng được doanh nghiệp sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau:

• Doanh nghiệp sẽ dùng phiếu kế toán để bút toán kết chuyển và cuối mỗi kỳ.
• Được dùng để bút toán khấu trừ thuế giá trị gia tăng hàng tháng 
• Được dùng để bút toán minh họa, phân bổ hoặc điều chỉnh cho các nghiệp vụ không có chứng từ đính kèm
• Lập phiếu kế toán khi doanh nghiệp có hoạt động mua hàng hóa

Khi lập phiếu kế toán cần tuân thủ quy định của kế toán trưởng hoặc tuân theo mẫu của doanh nghiệp để đảm bảo tính đồng nhất. 

Thông qua bài viết của Học viện TACA mong muốn chia sẻ các kiến thức liên quan đến phiếu kế toán như phiếu kế toán là gì, chúng có vai trò như thế nào…. Mong rằng từ những kiến thức mà TACA cung cấp bạn đã phân biệt được phiếu kế toán và các loại giấy tờ kế toán khác và sử dụng chúng đúng hoàn cảnh. 

Xem thêm:

• Chứng chỉ đại lý thuế
• Chứng chỉ kế toán
• Chứng chỉ kiểm toán viên
• Kế toán trưởng