Dành cho Kế Toán đang chuẩn hóa dữ liệu

Đa số công việc kế toán tôi giao cho phần mềm làm hết từ lâu. Nhưng không vì lý do đó mà tôi xem nhẹ công tác kiểm soát dữ liệu kế toán đúng chuẩn mực và chế độ kế toán .

Đối với công ty chưa có phần mềm quản lý hoàn chỉnh như:

+ Chỉ có mỗi phần mềm kế toán.
+ Sử dụng nhiều hơn phân hệ kế toán nhưng chưa hoàn chỉnh hoặc còn lỗi nhiều .
Trong trường hợp này thì khối lượng công việc của kế toán trong việc suốt ngày đi xử lý lỗi là rất lớn. Dĩ nhiên báo cáo quản trị cũng bị hạn chế theo.

5 phương pháp chuẩn hóa dữ liệu

Các phương pháp đó là:

1.Hướng dẫn nhân viên:

Đa số nhân viên kế toán làm theo sự hướng dẫn, kiến thức về chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán còn rất hạn chế.

2. Kiểm soát tính tuân thủ của quy trình:

Chính vì kiến thức hạn chế và tính trách nhiệm thấp cho nên đa số nhân sự chỉ làm đúng khi được giám sát và kiểm tra nhắc nhở.

3. Kiểm toán báo cáo tài chính với tần suất cao trong giai đoạn hiệu chỉnh báo cáo:

Trong giai đoạn hệ thống chưa chuẩn việc thuê kiểm toán bên ngoài , một tổ chức độc lập thứ 3 có chuyên môn tốt, tin cậy sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng tìm ra các vấn đề để khắc phục sớm .

Ngoài ra , kế toán trưởng của doanh nghiệp cần có năng lực tự kiểm toán báo cáo tài chính của mình, tuy mức độ tin cậy thấp hơn do tự kiểm tra nhưng cũng giải quyết được phần nào vấn đề cho doanh nghiệp và tiết kiệm chi phí . Thực tế thì có trường hợp KTT làm rất tốt việc này thì công ty kiểm toán bên ngoài vào làm không phát hiện gì để điều chỉnh cả.

4. Thống nhất và triển khai quy trình liên quan để giải quyết vấn đề :

Khi có vấn đề gì phát sinh liên quan đến quy trình như là: Bước công việc bị bỏ sót, tiến độ công việc không phù hợp, không thống nhất được ai sẽ làm việc gì đó, thông tin cần cung cấp không đầy đủ … thì đó là thời điểm đúng để bắt đầu kế toán khởi xướng các phòng ban ngồi lại với nhau để thống nhất quy trình và tài liệu hóa nó thành văn bản .
Bằng cách này, xác suất triển khai quy trình thành công rất cao.

5. Triển khai, nâng cấp phần mềm dữ liệu kế toán

Tất cả các vấn đề ngày nay hầu như đều có thể giải quyết bằng công nghệ. Thực tế hiện nay tôi thấy các công ty có triển khai phần mềm nhưng hầu như đều làm chưa tới vì vậy đôi khi trở thành gánh nặng cho doanh nghiệp.

Triển khai một phần mềm ngoài yếu tố đáp ứng yêu cầu công việc ra cũng cần đáp ứng yêu cầu về về nguồn lực và ngân sách triển khai . Nếu biết cách, chúng ta không nhất thiết phải tốn tiền càng nhiều để kết quả mang lại càng cao.

Mặt khác, ngày nay kế toán đang đối diện với các nguy cơ đến từ công nghệ kỹ thuật số . Kế toán cũng nên nâng cao kiến thức về công nghệ, tập trung vào giải pháp phần mềm, nắm các giải pháp về kỹ thuật số để bên cạnh giải quyết được tận gốc các vấn đề của kế toán hàng ngày do con người như là : nhập sai , không nhất quán, không kịp thời, mất kiểm soát, thiếu tính tuân thủ … mà còn có thể phối hợp tốt với IT làm được nhiều việc lớn hơn, không phụ thuộc quá nhiều vào các công ty phần mềm.

Tôi cũng hỏi nhiều chủ doanh nghiệp: Công ty anh có báo cáo quản trị không? Họ trả lời là có. Tôi hỏi nó có giúp anh nhiều không? Họ trả lời là có. Tôi hỏi nó có giúp anh nhiều không ? Họ trả lời là không. Lý do đa số là vì: không kịp thời, không tin cậy và không đầy đủ theo yêu cầu. Vì mỗi khi cần nhân viên mới bắt đầu đi tập hợp số liệu và lỗi do sai sót từ con người thì không tránh khỏi.

Tôi cũng gặp nhiều người có suy nghĩ là tư duy trên mỗi công việc rồi cho rằng việc đó không đáng. Nhưng các bạn biết không trên 10 giấy tờ văn bản bạn làm thủ công, nếu bạn làm có hệ thống thì bạn chỉ cần khoản 3 cái, 7 cái kia sẽ tự động có dựa trên cơ sở 3 cái này một cách tin cậy và chính xác. Đó là những bảng lương, bảng tính thưởng doanh số, kế hoạch ngân sách…

Chỉ cần gởi cho tôi bảng kế hoạch kinh doanh chi tiết của 1 dự án, tôi mất tầm 2 giờ hoàn thành kế hoạch tài chính gửi lại. Trong đó có 1 giờ tôi dành để mô phỏng, 30 phút tôi trao đổi qua video call để xác nhận lại 1 số thông tin, 30 phút để hoàn tất.

Nghĩa là,

Một kế hoạch kinh doanh càng chi tiết thì khâu lập kế hoạch tài chính càng nhanh chóng và chất lượng. Trong kế hoạch kinh doanh đó, người lập kế hoạch cần xác định:

  • Cấu trúc chi phí – doanh thu của dự án.
  • Chi phí nào là đầu tư dài hạn và chi phí lưu động ngắn hạn.
  • Chi phí nào là cố định và chi phí biến đổi theo doanh thu.

Đó là lần đầu lập kế hoạch. Từ lần thứ 2 trở đi thì bước này nhẹ nhàng hơn vì kế thừa kết quả lần đầu.

Nếu công ty có quy mô lớn thì chia nhỏ ra thành các dự án( chia để quản trị). Sau khi lập kế hoạch thì chủ doanh nghiệp ngay lập tức biết rất rõ:

  •  Bao lâu sẽ thu hồi vốn đầu tư – tức phần chi phí đầu tư dài hạn. Hơn ai hết, họ biết thời gian thu hồi vốn này có hợp lý hay không. Tài sản đầu tư dài hạn mà có giá trị hao mòn vô hình càng cao, mất giá càng cao thì áp lực thời gian thu hồi vốn nhanh càng cao. Ngoài ra còn tùy vào nguồn vốn huy động là khoản phải trả ngắn hạn hay dài hạn nữa…
  • Thời gian chi trả các khoản chi phí quan trọng thế nào. Họ sẽ mạnh mẽ hơn trong việc thương lượng với nhà cung cấp gia hạn kéo dài thời gian thanh toán trong khả năng tốt nhất có thể. Lúc này kỹ năng thương lượng có cơ hội được tận dụng.
  • Thu được tiền bán hàng sớm quan trọng thế nào. Họ sẽ có động lực và thông thái hơn trong việc xây dựng các chính sách, chương trình bán hàng và chính sách thanh toán. Lúc này kiến thức marketing, bán hàng và tài chính được kết hợp và phát huy sức mạnh tối đa.
  • Các hành động để mang về doanh thu đúng như dự kiến quan trọng như thế nào. Điều này khiến học có động lực bật dậy hành động chứ không dám chần chừ, trì hoãn, lười biếng nữa. Kỹ năng kết nối, kỹ năng sale sẽ phát huy đến mức độ cao nhất có thể. Họ trở nên tràn đầy năng lượng. Vì đằng sau đó là trách nhiệm với các khoản chi lương, các khoản nợ phải trả đúng hạn cứ hiện rõ trước mắt.
  • Họ sẽ tư duy hết cỡ trong các giải pháp tối ưu chi phí, thận trọng trong chi tiêu từng đồng, động não trong giải pháp cắt giảm chi phí, nhìn thấy mọi lãng phí…
  • Kết thúc 1 kỳ kinh doanh thường là 1 tháng họ sẽ sốt ruột review từng con số có cái gì mà vượt ra dự tính ban đầu không. Đọc lại bảng kế hoạch họ thấy có nhiều thay đổi so với lúc lập bảng kế hoạch quá. Thế là họ làm lại bảng kế hoạch cho 12 tháng tiếp theo. Vì mọi dự báo ngắn nhất nên là 12 tháng

+ Nếu đang ở tại thời điểm kết thúc tháng 1, họ sẽ làm bảng kế hoạch từ tháng 2 đến hết tháng 1 năm sau.

+ Nếu đang ở tại thời điểm kết thúc tháng 2, họ sẽ làm bảng kế hoạch từ tháng 3 đến hết tháng 2 năm sau.

+ Các tháng sau cứ tương tự như vậy

=> cái này gọi là Rolling forecast.

Đó là mô phỏng quá trình lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính của 1 doanh nghiệp. Thường thì thời gian cho bước lập kinh doanh tốn mới nhiều và động não hơn. Trong quá trình lập kế hoạch chủ doanh nghiệp, kế toán và các trưởng bộ phận ngân sách vừa uống trà, vừa đảm bảo từng mục tiêu, giải pháp, hành động và các cam kết kết quả được miêu tả dưới dạng KPIs.

Kết thúc bản kế hoạch là lòng quyết tâm và tinh thần đoàn kết cao độ. Nên là như vậy.

Làm nhiều lần các chủ doanh nghiệp và cả tập thể sẽ trở nên thông minh đột phá sẽ tự nhiên tư duy ra được mô hình tài chính thành công cho mình! Trong mô hình đó bao gồm toàn là các chỉ số tài chính. Cái mà các anh chị có kinh nghiệm hay dùng dựa trên các kinh nghiệm, kết quả tham khảo của công ty cùng ngành(nếu có).

Tất cả những điều trên là động lực tạo nên 1 doanh nhân sáng tạo không ngừng nghỉ và giúp họ dễ dàng trở nên thành công.

Và đây là các bí mật

Nên tạo cho mình thói quen lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính đi mọi người nhé. Nó đơn giản lắm. Và nó mang về rất nhiều giá trị. Chỉ có khi nào làm thì mới thấy nó lợi hại thế nào thôi.

Cũng có người không cần lập kế hoạch họ vẫn làm được. Họ có thể là:

  • Trước đó họ đã làm nhiều lần, nay trở thành phản xạ không cần viết ra. Trong đầu họ đã có mô hình tài chính thành công đã được đúc kết, mô phỏng, thu gọn.
  • Họ có khả năng bẩm sinh. Thông minh thì làm cái gì cũng thành công.

Muốn xây dựng được hệ thống thông tin quản lý không cần bắt từ việc gì xa xôi, chỉ cần bắt đầu tư duy hệ thống

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bài viết liên quan