Hướng dẫn chi tiết hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau (mới nhất 2025)

Hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau là một nghiệp vụ phổ biến trong kế toán nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro. Kế toán thường mắc phải các lỗi như ghi nhận sai kỳ kê khai thuế GTGT, thiếu chứng từ hợp lệ khi nhập kho tạm thời, hoặc lập hóa đơn không đúng thời điểm. Hãy cùng TACA tìm hiểu cách hạch toán đúng, hệ thống sổ sách cần chuẩn bị, và các nguyên tắc quan trọng giúp bạn đảm bảo tính minh bạch và tối ưu hóa công tác kế toán

Nguyên tắc khi hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau

Theo các quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn liên quan, nguyên tắc kế toán trong trường hợp “hàng về trước, hóa đơn về sau” được quy định như sau:

– Ghi nhận hàng hóa dựa trên chứng từ giao nhận thực tế: Hàng hóa về trước khi nhận hóa đơn phải được ghi nhận nhập kho hoặc đưa vào chi phí dựa trên các chứng từ thực tế như phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hoặc hợp đồng mua bán.

– Hóa đơn là căn cứ để ghi nhận thuế GTGT đầu vào: Thuế GTGT đầu vào chỉ được ghi nhận và kê khai khi doanh nghiệp nhận được hóa đơn hợp lệ từ nhà cung cấp. Nếu chưa có hóa đơn, chỉ ghi nhận giá trị hàng hóa hoặc chi phí chưa bao gồm thuế GTGT.

– Tách biệt giữa giá trị hàng hóa và thuế GTGT: Kế toán cần ghi nhận riêng giá trị hàng hóa (Nợ TK 152/156/154) và phần thuế GTGT (Nợ TK 1331) khi nhận hóa đơn, đảm bảo số liệu minh bạch và dễ đối chiếu.

– Đảm bảo tuân thủ kỳ kê khai thuế: Hóa đơn nhận được sau nhưng phải kê khai đúng kỳ khi hóa đơn được lập. Kê khai sai kỳ có thể dẫn đến rủi ro bị phạt hành chính hoặc truy thu thuế.

– Quản lý và lưu trữ chứng từ đầy đủ: Mọi chứng từ liên quan như phiếu nhập kho, biên bản giao nhận, hóa đơn và hợp đồng phải được lưu trữ đầy đủ để chứng minh tính hợp lệ của giao dịch trong trường hợp bị kiểm tra.

– Không sử dụng ước tính không căn cứ: Việc nhập kho hoặc ghi nhận chi phí không được dựa trên ước tính mà phải có căn cứ từ các chứng từ hợp pháp. Giá trị hàng hóa nhập kho phải được ghi nhận theo giá trị tạm tính từ phiếu giao nhận khi chưa có hóa đơn.

– Nguyên tắc ghi nhận chi phí hợp lý: Chi phí hàng hóa hoặc nguyên vật liệu chỉ được ghi nhận là chi phí hợp lý nếu phát sinh thực tế, liên quan đến hoạt động kinh doanh và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ.

– Kế toán phải theo dõi chi tiết: Đối với các giao dịch hàng về trước hóa đơn về sau, kế toán phải mở sổ chi tiết để theo dõi từng giao dịch, gồm giá trị tạm tính khi nhập kho, ngày nhận hóa đơn, giá trị VAT và kỳ kê khai thuế.

– Điều chỉnh kịp thời khi có hóa đơn: Khi hóa đơn về, kế toán phải rà soát, đối chiếu với các giá trị tạm tính trước đó và điều chỉnh nếu có chênh lệch để đảm bảo số liệu sổ sách luôn chính xác.

– Tuân thủ quy định pháp luật: Mọi nghiệp vụ phải tuân theo các quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn liên quan.

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán hóa đơn xuất quà tặng chuẩn Thông tư 200

Hệ thống sổ sách và chứng từ cần thiết cho hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau

Hệ thống sổ sách doanh nghiệp cần chuẩn bị khi hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau

– Sổ nhật ký chung: Là sổ tổng hợp ghi chép tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập kho, xuất kho và thanh toán hóa đơn trong kỳ.

– Sổ cái tài khoản, sổ chi tiết tài khoản: Sử dụng để ghi chép và theo dõi các tài khoản liên quan, như TK 152 (nguyên vật liệu), TK 156 (hàng hóa), TK 154 (chi phí sản xuất kinh doanh dở dang), TK 1331 (thuế GTGT đầu vào), TK 331 (phải trả người bán).

– Sổ kho: Theo dõi số lượng và giá trị hàng hóa nhập kho, xuất kho, và tồn kho trong kỳ, đảm bảo khớp với giá trị trên chứng từ và hóa đơn.

– Sổ chi tiết công nợ phải trả: Ghi chép chi tiết các khoản công nợ với từng nhà cung cấp, bao gồm số tiền đã trả, số tiền còn nợ và ngày nhận hóa đơn.

– Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào: Ghi chép chi tiết các hóa đơn đầu vào để phục vụ việc kê khai thuế GTGT và đối chiếu với chứng từ nhập kho.

– Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho: Tổng hợp toàn bộ giá trị và số lượng hàng hóa nhập kho, xuất kho, tồn kho trong kỳ để đối chiếu với các sổ sách chi tiết.

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán hóa đơn trực tiếp chi tiết mới nhất 2025

Chứng từ kế toán cần chuẩn bị khi hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau

– Phiếu nhập kho: Là chứng từ xác nhận số lượng, giá trị hàng hóa đã nhận từ nhà cung cấp, được sử dụng khi chưa có hóa đơn đầu vào.

– Biên bản giao nhận hàng hóa: Xác nhận giữa bên bán và bên mua về số lượng, chất lượng hàng hóa được giao.

– Hợp đồng mua bán: Là căn cứ pháp lý xác định nghĩa vụ giữa hai bên về giao nhận hàng hóa, thanh toán, và lập hóa đơn.

– Phiếu xuất kho của bên bán: Chứng từ do bên bán cung cấp để xác nhận số lượng hàng hóa đã giao, sử dụng làm căn cứ nhập kho tạm thời.

– Hóa đơn đầu vào: Là chứng từ bắt buộc để ghi nhận VAT đầu vào và hoàn thiện hạch toán giá trị hàng hóa sau khi nhận.

– Chứng từ thanh toán: Bao gồm phiếu chi, ủy nhiệm chi hoặc các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt liên quan đến việc trả tiền cho nhà cung cấp.

– Biên bản trả hàng hoặc sửa chữa (nếu có): Áp dụng trong trường hợp hàng hóa bị lỗi hoặc trả lại, cần làm rõ số lượng hàng hóa đã trả và số lượng còn lại.

– Bảng kê chi tiết nhập kho tạm tính: Ghi nhận số lượng, giá trị tạm tính của hàng hóa nhập kho khi chưa có hóa đơn đầu vào, đảm bảo minh bạch trong hạch toán.

– Bảng kê hóa đơn kê khai thuế GTGT: Ghi nhận hóa đơn đầu vào đã nhận và kê khai thuế đúng kỳ.

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán trả lại hàng bán đối với bên mua và bên bán chuẩn quy định

Hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau vào tài khoản nào?

Tài khoản cơ bản

– Tài khoản 111 – Tiền mặt: Ghi nhận các giao dịch thanh toán bằng tiền mặt liên quan đến hóa đơn hoặc hàng hóa.

– Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng: Ghi nhận thanh toán qua chuyển khoản cho các hóa đơn hoặc giao dịch liên quan.

– Tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu: Theo dõi giá trị nguyên liệu, vật liệu nhập kho liên quan đến hóa đơn đầu vào.

– Tài khoản 156 – Hàng hóa: Ghi nhận giá trị hàng hóa nhập kho dựa trên phiếu nhập hoặc hóa đơn.

– Tài khoản 331 – Phải trả người bán: Ghi nhận các khoản phải trả nhà cung cấp khi nhận hóa đơn hoặc hàng hóa.

– Tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: Ghi nhận thuế GTGT đầu vào từ hóa đơn hợp lệ.

Tài khoản đặc thù theo loại hàng hóa hoặc chi phí:

– Tài khoản 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang: Ghi nhận chi phí nguyên vật liệu hoặc hàng hóa đưa thẳng vào sản xuất mà không qua kho.

– Tài khoản 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Theo dõi các khoản chi nguyên liệu sử dụng trực tiếp trong quá trình sản xuất từ hóa đơn đầu vào.

– Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán: Ghi nhận giá vốn hàng hóa đã xuất bán liên quan đến hóa đơn đầu vào.

– Tài khoản 627 – Chi phí sản xuất chung: Ghi nhận các chi phí sản xuất không trực tiếp liên quan đến hóa đơn, như chi phí bảo trì, sửa chữa.

– Tài khoản 241 – Xây dựng cơ bản dở dang: Theo dõi giá trị nguyên vật liệu hoặc hàng hóa liên quan đến các dự án xây dựng, lắp đặt.

Tài khoản kết quả và lợi nhuận:

– Tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh: Ghi nhận kết quả kinh doanh từ các giao dịch liên quan đến hóa đơn và hàng hóa.

– Tài khoản 421 – Lợi nhuận chưa phân phối: Ghi nhận các điều chỉnh lợi nhuận liên quan đến các giao dịch hạch toán hóa đơn về trước, hàng về sau.

Tài khoản quản lý khác:

– Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác: Ghi nhận các nghĩa vụ thanh toán bổ sung phát sinh khi hàng hóa chưa về nhưng hóa đơn đã được lập.

– Tài khoản 138 – Phải thu khác: Sử dụng khi doanh nghiệp cần điều chỉnh công nợ từ nhà cung cấp hoặc khách hàng liên quan đến hóa đơn hoặc hàng hóa.

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán nguyên vật liệu chuẩn thông tư 200/2014/TT-BTC mới nhất

Hướng dẫn hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau

Trường hợp 1: Hàng về trước, hóa đơn về sau với giá mua bằng giá tạm tính

Khi hàng hóa được nhập kho trước nhưng hóa đơn chưa về, doanh nghiệp ghi nhận giá trị hàng hóa theo giá tạm tính để đảm bảo phản ánh đúng số lượng và giá trị hàng tồn kho. Khi hóa đơn về, nếu giá mua thực tế bằng giá tạm tính, không cần điều chỉnh giá trị hàng hóa. Hạch toán:

– Khi hàng về nhưng chưa có hóa đơn:

Nợ TK 152 (hoặc 153, 156): Giá tạm tính

Có TK 331: Giá tạm tính

– Khi nhận hóa đơn (ghi nhận thuế GTGT):

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331: Số thuế GTGT

>> Tình huống thực tế: Công ty TNHH Linh Kiện Toàn Phát nhập kho 1.000 sản phẩm linh kiện điện tử, giá tạm tính là 10.000 VNĐ/sản phẩm, tổng giá trị là 10.000.000 VNĐ. Hóa đơn về sau 5 ngày, ghi nhận giá mua thực tế bằng giá tạm tính, thuế GTGT 10%. Cách hạch toán:

Khi hàng về:

Nợ TK 152: 10.000.000 VNĐ

Có TK 331: 10.000.000 VNĐ

Khi hóa đơn về:

Nợ TK 133: 1.000.000 VNĐ

Có TK 331: 1.000.000 VNĐ

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán hóa đơn vận chuyển chi tiết nhất

Trường hợp 2: Hàng về trước, hóa đơn về sau với giá mua cao hơn giá tạm tính

Khi hóa đơn về sau, nếu giá mua thực tế cao hơn giá tạm tính, kế toán phải điều chỉnh tăng giá trị hàng hóa và ghi nhận thuế GTGT. Hạch toán:

– Khi hàng về nhưng chưa có hóa đơn:

Nợ TK 152 (hoặc 153, 156): Giá tạm tính

Có TK 331: Giá tạm tính

– Khi nhận hóa đơn (ghi nhận tăng giá trị hàng hóa):

Nợ TK 152: Phần chênh lệch tăng

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331: Tổng giá trị chênh lệch và thuế GTGT

>> Tình huống thực tế: Công ty TNHH Ngôi Sao nhập kho 500 sản phẩm với giá tạm tính là 50.000 VNĐ/sản phẩm, tổng giá trị là 25.000.000 VNĐ. Hóa đơn thực tế về sau với giá mua 55.000 VNĐ/sản phẩm, thuế GTGT 10%. Cách hạch toán:

– Khi hàng về:

Nợ TK 152: 25.000.000 VNĐ

Có TK 331: 25.000.000 VNĐ

– Khi hóa đơn về:

Nợ TK 152: 2.500.000 VNĐ (chênh lệch giá)

Nợ TK 133: 2.750.000 VNĐ (thuế GTGT)

Có TK 331: 5.250.000 VNĐ

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán thuế bảo vệ môi trường chuẩn quy định

Trường hợp 3: Hàng về trước, hóa đơn về sau với giá mua thấp hơn giá tạm tính

Nếu giá trên hóa đơn thấp hơn giá tạm tính, kế toán phải điều chỉnh giảm giá trị hàng hóa. Hạch toán:

– Khi hàng về nhưng chưa có hóa đơn:

Nợ TK 152 (hoặc 153, 156): Giá tạm tính

Có TK 331: Giá tạm tính

– Khi nhận hóa đơn (ghi nhận giảm giá trị hàng hóa):

Nợ TK 331: Phần chênh lệch giảm

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 152: Giá trị chênh lệch giảm

>> Tình huống thực tế: Công ty TNHH Thiên Long nhập kho 800 sản phẩm với giá tạm tính là 100.000 VNĐ/sản phẩm, tổng giá trị là 80.000.000 VNĐ. Hóa đơn thực tế về sau với giá mua 95.000 VNĐ/sản phẩm, thuế GTGT 10%. Cách hạch toán:

– Khi hàng về: Nợ TK 152: 80.000.000 VNĐ Có TK 331: 80.000.000 VNĐ

– Khi hóa đơn về:

Nợ TK 331: 4.000.000 VNĐ (chênh lệch giảm)

Nợ TK 133: 7.600.000 VNĐ (thuế GTGT)

Có TK 152: 4.000.000 VNĐ

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán hóa đơn xuất quà tặng chuẩn Thông tư 200

Trường hợp 4: Hóa đơn về trước, hàng về sau

Khi hóa đơn về trước, hàng chưa về, doanh nghiệp ghi nhận giá trị hàng hóa vào tài khoản hàng mua đang đi đường. Kế toán ghi nhận:

– Khi nhận hóa đơn:

Nợ TK 151: Giá trị hàng hóa mua

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331: Tổng giá trị thanh toán

– Khi hàng về nhập kho:

Nợ TK 152 (hoặc 153, 156): Giá trị hàng nhập kho

Có TK 151: Giá trị hàng mua đang đi đường

>> Tình huống thực tế: Công ty TNHH Minh Phát nhận hóa đơn mua 1.000 sản phẩm, giá mua 20.000 VNĐ/sản phẩm, thuế GTGT 10%. Hàng về sau 3 ngày. Cách hạch toán:

– Khi nhận hóa đơn:

Nợ TK 151: 20.000.000 VNĐ

Nợ TK 133: 2.000.000 VNĐ

Có TK 331: 22.000.000 VNĐ

– Khi hàng về:

Nợ TK 152: 20.000.000 VNĐ

Có TK 151: 20.000.000 VNĐ

>> Xem thêm: Hướng dẫn xuất hoá đơn và hạch toán chi phí mua quà Tết cho nhân viên chuẩn chỉnh

Trường hợp 5: Hàng về trước, hóa đơn về sau và hàng hóa bị hao hụt

Khi hàng về trước nhưng hóa đơn về sau và phát hiện hàng hóa bị hao hụt trong quá trình vận chuyển hoặc lưu kho, doanh nghiệp cần ghi nhận giá trị hàng bị hao hụt và xác định người chịu trách nhiệm (ví dụ nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển hoặc doanh nghiệp). Nếu có bồi thường, cần hàch toán giá trị bồi thường.

– Khi hàng về nhưng chưa có hóa đơn (theo giá tạm tính):

Nợ TK 152 (hoặc 153, 156): Giá tạm tính

Có TK 331: Giá tạm tính

– Khi nhận hóa đơn và phát hiện hao hụt:

Nợ TK 1381: Giá trị hàng bị hao hụt chờ xử lý

Có TK 152: Giá trị hàng bị hao hụt

– Khi xác định trách nhiệm và nhận bồi thường (nếu có):

+ Nếu nhận bồi thường bằng tiền:

Nợ TK 111/112: Số tiền bồi thường

Có TK 1381: Số tiền bồi thường

+ Nếu không nhận bồi thường:

Nợ TK 632: Giá vốn hàng hao hụt

Có TK 1381: Giá trị hàng bị hao hụt

>> Tình huống thực tế: Công ty TNHH Hoàng Gia nhập kho 2.000 sản phẩm, giá tạm tính là 30.000 VNĐ/sản phẩm. Khi nhận hóa đơn, phát hiện hao hụt 50 sản phẩm trong quá trình vận chuyển. Nhà cung cấp đồng ý bồi thường bằng tiền mặt. Cách hạch toán:

– Khi hàng về:

Nợ TK 152: 60.000.000 VNĐ

Có TK 331: 60.000.000 VNĐ

– Khi nhận hóa đơn và ghi nhận hao hụt:

Nợ TK 1381: 1.500.000 VNĐ

Có TK 152: 1.500.000 VNĐ

– Khi nhận bồi thường bằng tiền mặt:

Nợ TK 111: 1.500.000 VNĐ

Có TK 1381: 1.500.000 VNĐ

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán hao mòn tài sản cố định – Tài khoản 214 chuẩn quy định

Lỗi sai thường gặp trong hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau

Ngày hóa đơn bán ra trước ngày hóa đơn mua vào hoặc kê khai không đúng thời điểm

Khi quyết toán thuế, cơ quan thuế phát hiện hóa đơn đầu ra lập ngày 12/7 nhưng không có hóa đơn đầu vào hoặc chứng từ nhập kho hợp lệ trước đó. Công ty Minh Phát bị truy thu thuế và phạt hành chính do không có cơ sở xác minh hàng hóa đã được giao trước khi bán ra.

> Vậy đối với hàng về trước hóa đơn về sau, kế toán cần:

– Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hoặc hợp đồng mua bán ghi rõ ngày giao hàng để làm căn cứ nhập kho tạm thời.

– Chỉ lập hóa đơn đầu ra khi có đầy đủ chứng từ chứng minh hàng hóa đã được nhập kho hợp lệ.

– Đối với kê khai thuế GTGT: Chỉ kê khai thuế GTGT đầu vào khi nhận được hóa đơn hợp lệ, không kê khai dựa trên chứng từ tạm thời và đảm bảo khớp ngày hóa đơn đầu vào với kỳ kê khai thuế.

– Lưu trữ và kiểm soát chứng từ đầy đủ từ nhập kho, giao nhận và hóa đơn đầu vào để phục vụ kiểm tra và đối chiếu khi cần thiết.

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán mua hàng không có hóa đơn (mới nhất 2025)

Sử dụng nguyên vật liệu trước khi nhận hóa đơn đầu vào và không lưu trữ đủ chứng từ

Trường hợp doanh nghiệp nhận hàng và sử dụng một phần hàng hóa để sản xuất hoặc bán ra trước khi nhận hóa đơn từ nhà cung cấp mà không lưu trữ đầy đủ chứng từ nhập kho.

Điều này có thể gây rủi ro khi quyết toán thuế, vì cơ quan thuế có thể yêu cầu bằng chứng chứng minh hàng hóa đã được giao và sử dụng hợp lệ trước khi lập hóa đơn. Đồng thời, doanh nghiệp không nhắc nhở kịp thời nhà cung cấp xuất hóa đơn khi hàng hóa đã được giao, dẫn đến việc hóa đơn đầu vào bị lập trễ. Một yếu tố khác là chứng từ giao nhận hàng hóa không đầy đủ hoặc không được lưu trữ cẩn thận, gây khó khăn trong việc đối chiếu và chứng minh tính hợp lệ của giao dịch.

Hệ quả là doanh nghiệp có nguy cơ bị loại trừ giá vốn nếu cơ quan thuế xác định không đủ căn cứ chứng minh hàng hóa đã sử dụng trước khi có hóa đơn. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế GTGT hoặc bị phạt hành chính do kê khai sai kỳ hoặc không đảm bảo tính hợp lệ của các giao dịch liên quan. không đúng quy định.

>> Tình huống thực tế: Công ty Minh Phát nhập 200 cái nguyên vật liệu (NVL) trị giá 40 triệu đồng từ Công ty Đại Lộc vào tháng 5/2025. Do một số NVL bị lỗi, Công ty Minh Phát đã trả lại 20 cái để bên bán sửa chữa. Nhà cung cấp nghĩ rằng Công ty Minh Phát chưa cần dùng gấp nên đợi sửa xong và chốt số lượng mới xuất hóa đơn.

Trong khi đó, vào cuối tháng 5 và đầu tháng 6/2025, Công ty Minh Phát đã sử dụng 50 cái NVL trong số này để sản xuất hàng hóa và xuất khẩu, dù chưa nhận được hóa đơn đầu vào từ Công ty Đại Lộc. Tổng giá trị 50 cái NVL là 10 triệu đồng. Hóa đơn đầu vào dự kiến sẽ được lập sau khi xử lý các sản phẩm trả lại.

Trong tường hợp này, kế toán cần lưu trữ đầy đủ chứng từ chứng minh tính hợp lệ của giao dịch. Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp các chứng từ như phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hoặc hợp đồng mua bán có ghi rõ ngày giao hàng thực tế. Nếu hàng hóa bị trả lại, cần bổ sung thêm biên bản trả lại hàng, phiếu xuất trả hàng và các tài liệu liên quan đến việc sửa chữa để giải thích lý do hóa đơn được lập sau. Trong quá trình hạch toán, kế toán nên ghi nhận giá trị nguyên vật liệu (NVL) nhập kho dựa trên phiếu giao nhận và phiếu xuất kho, đồng thời sử dụng giá trị tạm tính để ghi nhận vào chi phí giá vốn hoặc sản xuất, đảm bảo phù hợp với thực tế sử dụng hàng hóa trước khi nhận được hóa đơn.

Khi kê khai thuế GTGT đầu vào, cần lưu ý chỉ kê khai khi nhận được hóa đơn hợp lệ từ nhà cung cấp và đảm bảo hóa đơn được kê khai đúng kỳ để tránh bị truy thu thuế hoặc phạt hành chính do sai sót. Việc thực hiện đầy đủ các bước trên không chỉ đảm bảo tính hợp lệ trong hạch toán mà còn giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro pháp lý và các vấn đề liên quan đến thuế.

>> Hạch toán tình huống thực tế:

– Khi nhận hàng tháng 5/2025: Ghi nhận giá trị hàng nhập kho theo phiếu xuất kho:

Nợ TK 152/156: 40.000.000 đồng (giá trị NVL chưa VAT)

Có TK 331: 40.000.000 đồng

– Khi sử dụng 50 cái NVL cho sản xuất: Xuất kho NVL theo giá tạm tính:

Nợ TK 621: 10.000.000 đồng (giá trị NVL xuất dùng)

Có TK 152: 10.000.000 đồng

– Khi nhận hóa đơn đầu vào sau: Ghi nhận bổ sung thuế GTGT đầu vào và điều chỉnh công nợ:

Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào

Có TK 331: Thuế GTGT đầu vào

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán thuế bảo vệ môi trường chuẩn quy định

Hạch toán chi phí không đúng thời điểm khi chưa nhận hóa đơn

Kế toán thường nhầm lẫn khi xử lý trường hợp hàng về trước, hóa đơn về sau, đặc biệt khi chi phí liên quan được đưa thẳng vào sản xuất hoặc tiêu thụ mà không qua kho.

Một số sai sót phổ biến bao gồm việc ghi nhận VAT đầu vào khi chưa có hóa đơn, dẫn đến sai lệch trong kỳ kê khai thuế, hoặc hạch toán chi phí mà không dựa trên các chứng từ hợp lệ như phiếu nhập kho hay biên bản giao nhận hàng. Ngoài ra, việc đối chiếu số dư tài khoản tạm ứng giữa nhân viên hoặc nhà cung cấp không cẩn thận cũng gây ra sai sót trong ghi nhận. Hệ quả của những sai lầm này là doanh nghiệp có thể bị loại VAT đầu vào do kê khai sai kỳ hoặc không đủ căn cứ hợp lệ, dẫn đến rủi ro bị truy thu thuế và ảnh hưởng đến tính minh bạch của sổ sách kế toán.

>> Tình huống thực tế: Ngày 3/1/2022, Công ty Minh Anh cử nhân viên đi mua hàng và thanh toán tiền mặt 660.000 đồng, trong đó giá trị hàng chưa VAT là 600.000 đồng và VAT 10% là 60.000 đồng. Hóa đơn chưa được giao ngay mà nhân viên báo cáo về phòng kế toán chỉ bằng báo giá và biên nhận.

Nhân viên tạm ứng:

Nợ TK 141: 660.000 đồng

Có TK 1111: 660.000 đồng

Đến ngày 20/2/2023, nhân viên mang hóa đơn về cho phòng kế toán. Lúc này, kế toán mới thực hiện kê khai hóa đơn vào kỳ thuế GTGT quý 1/2023 và hạch toán bổ sung giá trị VAT.

>> Bút toán hạch toán:

– Khi tạm ứng và nhận hàng (ngày 3/1/2022): Ghi nhận tạm ứng cho nhân viên và nhập kho hoặc đưa thẳng vào chi phí sản xuất, nhưng không ghi nhận VAT đầu vào vì chưa có hóa đơn:

+ Nếu qua kho:

Nợ TK 152/156: 600.000 đồng

Có TK 141: 660.000 đồng

+ Nếu đưa thẳng vào chi phí:

Nợ TK 154: 600.000 đồng

Có TK 141: 660.000 đồng

– Khi nhận hóa đơn (ngày 20/2/2023): Bổ sung VAT đầu vào và điều chỉnh công nợ:

Nợ TK 1331: 60.000 đồng

Có TK 141: 60.000 đồng

– Kê khai thuế: Hóa đơn được kê khai vào tờ khai thuế GTGT của kỳ quý 1/2023 (kỳ nhận hóa đơn).

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán hóa đơn vận chuyển chi tiết nhất

Q&A thường gặp liên quan đến hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau

Hàng hóa về trước, hóa đơn về sau, chi phí và VAT có được tính không?

Nếu hàng hóa đã được giao và hóa đơn được lập sau ngày giao hàng, chi phí và thuế GTGT đầu vào vẫn có thể được chấp nhận nếu tuân thủ đúng các quy định. Cụ thể, chi phí sẽ được tính là hợp lý khi khoản chi phát sinh thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Trường hợp hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, việc thanh toán phải được thực hiện qua ngân hàng hoặc các phương thức không dùng tiền mặt. Đối với thuế GTGT đầu vào, hóa đơn phải hợp pháp và kèm theo chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu giá trị hóa đơn đạt ngưỡng quy định.

Về mặt pháp lý, bên mua không bị xử phạt nếu hóa đơn về sau ngày hàng hóa được giao, vì lỗi này thuộc về bên bán. Theo quy định tại Thông tư 10/2014/TT-BTC, bên bán sẽ chịu trách nhiệm và có thể bị xử phạt hành chính từ 4 triệu đến 8 triệu đồng nếu lập hóa đơn không đúng thời điểm.

>> Tình huống: Công ty Minh Anh nhập hàng từ Công ty Việt Đức vào ngày 1/8/2015. Khi nhận hàng, Công ty Minh Anh đã lập phiếu nhập kho và biên bản giao nhận. Tuy nhiên, đến ngày 1/9/2015, Công ty Việt Đức mới lập hóa đơn VAT và gửi cho Công ty Minh Anh. Tổng giá trị lô hàng (bao gồm VAT) là 100 triệu đồng và được thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng vào ngày 1/9/2015.

> Xử lý kế toán:

– Ghi nhận hàng tồn kho vào ngày 1/8/2015 dựa trên phiếu nhập kho và biên bản giao nhận.

– Khi nhận hóa đơn vào ngày 1/9/2015, kế toán thực hiện:

– Hạch toán chi phí vào tài khoản chi phí hợp lý (nếu đã sử dụng hàng hóa để sản xuất, kinh doanh).

– Hạch toán thuế GTGT đầu vào để khấu trừ, đảm bảo có chứng từ thanh toán qua ngân hàng kèm theo.

– Lưu giữ toàn bộ chứng từ (phiếu nhập kho, biên bản giao nhận, hóa đơn VAT, chứng từ thanh toán) để phục vụ quyết toán thuế.

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên vào tài khoản 141 (cập nhật mới nhất 2025)

Khi hàng về trước có phiếu giao hàng nhưng hóa đơn gửi sau và gộp nhiều mặt hàng, em nên nhập kho và hạch toán như thế nào? Có cần bóc tách cả hàng và tiền không?

Khi hàng về trước có phiếu giao hàng, bạn nhập kho dựa trên giá trị hàng hóa ghi trong phiếu giao hàng hoặc hợp đồng mua bán (nếu có). Khi hóa đơn về sau và gộp nhiều mặt hàng, bạn cần bóc tách hóa đơn để phân bổ giá trị hàng hóa và VAT cho từng mặt hàng dựa trên các chứng từ liên quan. Việc bóc tách này là cần thiết để đảm bảo số liệu chính xác cho từng lô hàng.

Hàng hóa khi nhập kho theo phiếu giao hàng sẽ được ghi nhận giá trị ban đầu chưa bao gồm VAT. Sau khi nhận hóa đơn VAT, bạn sẽ ghi nhận bổ sung giá trị thuế GTGT đầu vào và điều chỉnh nếu có chênh lệch giữa giá trị hàng thực tế và giá trị ghi trên phiếu giao hàng.

Trường hợp hóa đơn gộp nhiều mặt hàng, kế toán cần đối chiếu với các phiếu giao hàng, biên bản giao nhận, hợp đồng mua bán để bóc tách đúng giá trị hàng hóa cho từng lô. Điều này giúp đảm bảo việc hạch toán chi tiết và chính xác theo quy định kế toán, đồng thời phục vụ quản lý kho và quyết toán thuế.

>> Tình huống thực tế: Công ty Thảo Phương nhập một lô hàng từ Công ty Đại Lộc vào ngày 1/1/2025. Phiếu giao hàng ghi rõ 2 mặt hàng:

Sản phẩm A: 100 chiếc x 500.000 đồng/chiếc (tổng 50.000.000 đồng).

Sản phẩm B: 200 chiếc x 300.000 đồng/chiếc (tổng 60.000.000 đồng).

Hóa đơn được gửi về ngày 10/1/2025, gộp chung cho cả lô hàng này và một lô hàng khác giao vào ngày 5/1/2025 với tổng giá trị 150.000.000 đồng, trong đó VAT là 15.000.000 đồng. Hạch toán như sau:

– Khi hàng về: Dựa vào phiếu giao hàng ngày 1/1/2025, bạn nhập kho giá trị hàng hóa chưa VAT. Cụ thể:

Nợ TK 156: 110.000.000 đồng

Có TK 331: 110.000.000 đồng (Sản phẩm A: 50.000.000 đồng, Sản phẩm B: 60.000.000 đồng).

– Khi nhận hóa đơn: Bóc tách giá trị trên hóa đơn để phân bổ VAT cho từng mặt hàng.

Lô hàng ngày 1/1/2025 (Sản phẩm A và B): VAT = 10% x 110.000.000 đồng = 11.000.000 đồng.

Lô hàng ngày 5/1/2025: VAT = 4.000.000 đồng.

– Ghi nhận thuế GTGT đầu vào và điều chỉnh công nợ:

Nợ TK 1331: 11.000.000 đồng

Có TK 331: 11.000.000 đồng

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán hao mòn tài sản cố định – Tài khoản 214 chuẩn quy định

Trong trường hợp hàng hóa về trước nhưng hóa đơn đầu vào có ngày sau ngày xuất bán đầu ra, em phải xử lý thế nào để đảm bảo hạch toán hợp lệ?

Khi gặp tình huống hóa đơn đầu vào có ngày sau ngày xuất bán, bạn cần đảm bảo rằng có đầy đủ chứng từ thực tế chứng minh hàng hóa đã được giao trước ngày xuất bán. Các chứng từ cần thiết bao gồm phiếu xuất kho, biên bản bàn giao hoặc giấy giao nhận hàng từ bên bán. Dựa trên các chứng từ này, bạn có thể nhập kho “hàng về trước, hóa đơn về sau” để đảm bảo phù hợp với quy định kế toán và thuế. Việc này giúp phản ánh chính xác tồn kho, giá vốn, và doanh thu trên sổ sách.

Hàng hóa khi nhập kho phải được ghi nhận dựa trên chứng từ thực tế, không nhất thiết phải có hóa đơn ngay tại thời điểm nhập. Việc có phiếu xuất kho và biên bản giao nhận hàng giúp chứng minh rằng hàng hóa đã thực sự được giao, từ đó cho phép hạch toán nhập kho và xuất kho dù hóa đơn được lập sau. Đối với hóa đơn đầu vào, khi nhận được, bạn chỉ cần bổ sung phần thuế GTGT đầu vào và điều chỉnh công nợ nếu cần. Điều quan trọng là các chứng từ phải đầy đủ và hợp lệ để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định pháp luật.

>> Tình huống thực tế: Công ty Minh Anh mua hàng từ Công ty Việt Đức. Hàng hóa được giao và có phiếu xuất kho, biên bản giao nhận vào ngày 10/7/2025. Công ty Minh Anh xuất bán toàn bộ lô hàng này vào ngày 12/7/2025. Tuy nhiên, hóa đơn đầu vào từ Công ty Việt Đức lại được lập và gửi vào ngày 14/7/2025. Trong trường hợp này, Công ty Việt Đức không thể xuất lại hóa đơn đầu vào với ngày trước ngày 12/7/2025. Công ty Minh Anh yêu cầu Công ty Việt Đức cung cấp phiếu xuất kho và biên bản bàn giao ngày 10/7/2025 làm căn cứ hạch toán.  Hạch toán như sau:

– Khi nhận phiếu xuất kho và biên bản giao hàng, ghi nhận nhập kho dựa trên chứng từ thực tế:

Nợ TK 156: Giá trị hàng hóa chưa VAT

Có TK 331: Giá trị hàng hóa chưa VAT

– Khi xuất bán ngày 12/7: Ghi nhận giá vốn hàng bán:

Nợ TK 632: Giá trị hàng hóa xuất bán

Có TK 156: Giá trị hàng hóa xuất bán

+ Ghi nhận doanh thu bán hàng:

Nợ TK 131: Tổng giá trị bán (bao gồm VAT)

Có TK 511: Doanh thu chưa VAT

Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra

– Khi nhận hóa đơn đầu vào ngày 14/7: Ghi nhận bổ sung thuế GTGT đầu vào:

Nợ TK 1331: Giá trị thuế GTGT đầu vào

Có TK 331: Giá trị thuế GTGT đầu vào

Trên đây là toàn bộ lưu ý quan trong giúp bạn dễ dàng xử lý các tình huống liên quan đến hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau. Hy vọng rằng thông tin trong bài viết từ TACA đã góp phần giúp bạn nắm vững cách xử lý các tình huống thuế phức tạp, nâng cao kiến thức chuyên môn, nhanh nhạy trong việc giải quyết các trường hợp thực tế.

Đồng thời, những kiến thức hạch toán nghiệp vụ mua hàng bán hàng trong doanh nghiệp thương mại sẽ được chia sẻ chi tiết và chuyên sâu hơn tại Môn Kế toán Chương trình Ôn thi chứng chỉ Đại lý thuế, Chứng chỉ hành nghề kế toán APC và Chứng chỉ hành nghề kiểm toán CPA tại Học viện TACA.

Bên cạnh đó, để khẳng định vị thế của mình trong ngành kế toán kiểm toán và tư vấn thuế một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí mà vẫn được tiếp cận lộ trình ôn thi bài bản, phương pháp học thông minh, mời bạn tham khảo các khóa ôn thi “Ôn là đậu!” của TACA tại đây:

Chứng chỉ hành nghề kế toán – Cánh cửa mở ra sự nghiệp kế toán thành công vang dội

Chứng chỉ CPA – Con đường dẫn tới thành công trong sự nghiệp kiểm toán

Chứng chỉ Đại lý thuế – Học sớm để trở thành chuyên gia tư vấn thuế

Taca Certified Professional Accounting,

hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau