Hướng dẫn hạch toán hao mòn tài sản cố định – Tài khoản 214 chuẩn quy định

Hạch toán hao mòn tài sản cố định là nhiệm vụ phức tạp đòi hỏi sự chính xác cao từ các chuyên gia kế toán. Việc lựa chọn phương pháp khấu hao phù hợp, xác định tỷ lệ hao mòn chính xác và duy trì tính nhất quán trong báo cáo tài chính đều mang lại nhiều thách thức. Những sai sót nhỏ không chỉ ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp mà còn có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng. Vì vậy, nắm vững và áp dụng đúng các quy định về hạch toán hao mòn tài sản cố định giúp giảm áp lực, tránh sai sót và nâng cao độ tin cậy của báo cáo tài chính. Hãy cùng TACA khám phá bài viết dưới đây để trang bị kiến thức và giải pháp giúp hạch toán hao mòn tài sản cố định chính xác:

Hệ thống sổ sách, chứng từ cần chuẩn bị để hạch toán hao mòn tài sản cố định

Để hạch toán hao mòn tài sản cố định, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống sổ sách và chứng từ đầy đủ và chính xác. Hệ thống này giúp theo dõi, ghi nhận và báo cáo đúng mức độ hao mòn của tài sản cũng như đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý và kế toán. Dưới đây là một số sổ sách và chứng từ cần thiết để hạch toán hao mòn tài sản cố định:

Sổ sách kế toán

– Sổ cái tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định: Đây là sổ dùng để ghi nhận các giao dịch liên quan đến hao mòn tài sản cố định. Các khoản hao mòn hàng kỳ sẽ được hạch toán vào tài khoản này;

– Sổ chi tiết tài khoản 214 (chi tiết theo từng tài sản): Được mở để theo dõi chi tiết hao mòn cho từng tài sản cố định. Mỗi tài sản có một sổ chi tiết riêng, ghi nhận giá trị hao mòn theo thời gian và phương pháp trích khấu hao;

– Sổ tài sản cố định (Sổ tài sản cố định): Là sổ dùng để theo dõi thông tin chi tiết về các tài sản cố định như: nguyên giá, giá trị hao mòn lũy kế, giá trị còn lại, tình trạng sử dụng của tài sản, v.v. Cập nhật thông tin này giúp doanh nghiệp kiểm soát tình trạng tài sản và quyết định việc bảo dưỡng hoặc thay thế khi cần thiết;

– Sổ chi tiết tài khoản 211 – Nguyên giá tài sản cố định: Ghi nhận các giao dịch liên quan đến nguyên giá của tài sản cố định. Sổ này giúp theo dõi số liệu về giá trị ban đầu của tài sản, khi có thay đổi (mua mới, thanh lý, điều chỉnh giá trị);

>> Xem thêm:

• Hướng dẫn hạch toán thuế nhà đất và tiền thuê đất – Tài khoản 3337 chuẩn quy định
• Hướng dẫn hạch toán nhận cổ tức bằng tiền mặt đầy đủ mới nhất 2025

Chứng từ hạch toán hao mòn tài sản cố định

– Biên bản quyết toán khấu hao: Là chứng từ xác nhận việc tính toán và quyết toán mức khấu hao tài sản cố định. Biên bản này cần có đầy đủ các thông tin về tài sản, phương pháp khấu hao, mức khấu hao tính trong kỳ và các tài khoản liên quan;

– Hóa đơn, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho tài sản: Để xác định giá trị ban đầu của tài sản cố định và bắt đầu quá trình trích khấu hao, doanh nghiệp cần có chứng từ như hóa đơn mua bán, phiếu xuất kho (khi tài sản được chuyển từ kho ra sử dụng), phiếu nhập kho (nếu tài sản được mua hoặc nhận từ nơi khác);

– Biên bản bàn giao tài sản cố định: Chứng từ này ghi nhận việc bàn giao tài sản cố định từ bộ phận mua sắm cho bộ phận sử dụng. Đây là tài liệu quan trọng để xác định thời gian bắt đầu sử dụng tài sản và bắt đầu trích khấu hao;

– Phiếu ghi nhận điều chỉnh hao mòn tài sản cố định: Nếu có sự điều chỉnh về giá trị hao mòn do thay đổi phương pháp trích khấu hao hoặc đánh giá lại tài sản, phiếu này sẽ ghi nhận các thay đổi và điều chỉnh lại số liệu trong sổ sách;

– Báo cáo tài chính: Các báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh sẽ phản ánh giá trị tài sản cố định, giá trị hao mòn lũy kế, và chi phí khấu hao trong kỳ. Các báo cáo này sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp, đặc biệt là trong việc phản ánh tài sản cố định;

>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết hạch toán thuế tài nguyên – Tài khoản 3336 đúng chuẩn quy định

Các biểu mẫu và bảng kê

– Bảng kê tài sản cố định: Là bảng tổng hợp thông tin về tất cả các tài sản cố định của doanh nghiệp, bao gồm nguyên giá, giá trị hao mòn lũy kế, giá trị còn lại, thời gian sử dụng, phương pháp khấu hao, và mức độ hao mòn trong kỳ;

– Biểu mẫu tính khấu hao tài sản cố định: Dùng để tính toán cụ thể số tiền khấu hao trong từng kỳ kế toán. Biểu mẫu này giúp đảm bảo rằng các khoản chi phí khấu hao được tính toán chính xác, phù hợp với phương pháp và quy định hiện hành;

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán nhận cổ tức bằng cổ phiếu chuẩn Thông tư 200/2014/ TT-BTC

Chứng từ và sổ sách liên quan khi thay thế hoặc thanh lý tài sản

– Biên bản thanh lý tài sản cố định: Khi tài sản cố định không còn sử dụng hoặc được thay thế, biên bản thanh lý sẽ ghi nhận việc loại bỏ tài sản khỏi sổ sách, bao gồm giá trị thanh lý và các chi phí liên quan;

– Giấy tờ chứng minh việc bán, tặng, hoặc thanh lý tài sản: Đối với tài sản được bán, tặng, hoặc thanh lý, doanh nghiệp cần có các chứng từ như hợp đồng bán tài sản, biên bản tặng quà, hoặc các chứng từ thanh lý tài sản để ghi nhận số tiền thu được từ thanh lý hoặc chi phí liên quan;

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán nhượng bán cổ phiếu chuẩn thông tư 200/2014/TT-BTC

Nguyên tắc hạch toán hao mòn tài sản cố định – Tài khoản 214

Tài khoản 214 dùng để phản ánh tình hình tăng, giảm giá trị hao mòn và giá trị hao mòn lũy kế của các loại tài sản cố định và bất động sản đầu tư trong quá trình sử dụng do trích khấu hao tài sản cố định, bất động sản đầu tư và những khoản tăng, giảm hao mòn khác của tài sản cố định, bất động sản đầu tư.

-Theo nguyên tắc, tất cả các tài sản cố định và bất động sản đầu tư của doanh nghiệp liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh, bao gồm cả tài sản chưa sử dụng, không cần sử dụng, hoặc đang chờ thanh lý, đều phải trích khấu hao theo quy định hiện hành. Ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt dưới đây.

• Đối với các tài sản cố định đã được khấu hao hết (đã thu hồi đủ vốn) nhưng vẫn còn sử dụng cho sản xuất, kinh doanh, không cần tiếp tục trích khấu hao. Các tài sản cố định chưa thu hồi đủ vốn mà bị hư hỏng và cần thanh lý, phải xác định nguyên nhân và trách nhiệm của cá nhân, tập thể liên quan để xử lý bồi thường. Phần giá trị còn lại của tài sản cố định chưa thu hồi mà không được bồi thường, sẽ được bù đắp bằng số thu từ thanh lý tài sản đó, số tiền bồi thường do lãnh đạo doanh nghiệp quyết định. Nếu số thu từ thanh lý và số thu từ bồi thường không đủ để bù đắp giá trị tài sản cố định chưa thu hồi, hoặc giá trị tài sản cố định bị mất, phần chênh lệch còn lại sẽ được ghi nhận là lỗ thanh lý và hạch toán vào chi phí khác. Đối với doanh nghiệp nhà nước, việc xử lý sẽ tuân theo chính sách tài chính hiện hành của Nhà nước.
• Đối với tài sản cố định thuê tài chính, bên đi thuê phải trích khấu hao trong suốt thời gian thuê theo hợp đồng và ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh, đảm bảo thu hồi đủ vốn.
• Đối với bất động sản đầu tư cho thuê hoạt động, doanh nghiệp phải trích khấu hao và ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ. Doanh nghiệp có thể tham khảo các bất động sản chủ sở hữu sử dụng (tài sản cố định) cùng loại để ước tính thời gian khấu hao và xác định phương pháp khấu hao cho bất động sản đầu tư. Trường hợp bất động sản đầu tư được nắm giữ chờ tăng giá, doanh nghiệp không trích khấu hao mà xác định tổn thất do giảm giá trị tài sản.
• Đối với tài sản cố định phục vụ mục đích phúc lợi, không cần trích khấu hao vào chi phí sản xuất, kinh doanh, mà chỉ tính hao mòn tài sản và hạch toán giảm nguồn hình thành tài sản cố định đó.

– Khấu hao của tài sản cố định dùng trong sản xuất, kinh doanh và khấu hao bất động sản đầu tư sẽ được ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.

– Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương pháp tính và trích khấu hao phù hợp cho từng tài sản cố định, bất động sản đầu tư, căn cứ vào quy định pháp luật và yêu cầu quản lý nội bộ, nhằm thúc đẩy sự phát triển sản xuất, kinh doanh và đảm bảo thu hồi vốn nhanh chóng, đầy đủ, phù hợp với khả năng trang trải chi phí của doanh nghiệp.

• Phương pháp khấu hao áp dụng cho từng tài sản cố định, bất động sản đầu tư phải được thực hiện một cách nhất quán. Tuy nhiên, phương pháp này có thể thay đổi nếu có sự thay đổi đáng kể trong cách thức thu hồi lợi ích kinh tế từ tài sản đó.
• Thời gian và phương pháp khấu hao của tài sản cố định cần được xem xét lại ít nhất vào cuối mỗi năm tài chính. Nếu thời gian sử dụng hữu ích ước tính của tài sản có sự thay đổi lớn so với ước tính trước, thời gian khấu hao sẽ phải điều chỉnh tương ứng. Nếu có thay đổi đáng kể trong cách thức thu hồi lợi ích kinh tế từ tài sản cố định, phương pháp khấu hao cũng phải thay đổi. Trong trường hợp này, chi phí khấu hao sẽ được điều chỉnh cho năm hiện tại và các năm tiếp theo, và phải được thuyết minh trong báo cáo tài chính.
• Đối với tài sản cố định vô hình, khấu hao sẽ được tính từ thời điểm tài sản được đưa vào sử dụng, tùy theo thời gian phát huy hiệu quả của tài sản đó (theo hợp đồng, cam kết hoặc quyết định của cấp có thẩm quyền). Riêng đối với quyền sử dụng đất là tài sản cố định vô hình, chỉ trích khấu hao nếu thời gian sử dụng đất được xác định. Nếu không xác định được thời gian sử dụng, không cần trích khấu hao.

>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết hạch toán mượn tiền cá nhân không lãi suất đầy đủ nhất

Sơ đồ chữ T Tài khoản 214 – Hao mòn Tài sản cố định

>> Xem thêm:

• Sơ đồ chữ T Tài khoản 213 – Tài sản cố định vô hình

Kết cấu tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định 

 

Kết cấu tài khoản 214
Bên nợ	Bên có
Số tiền giảm giá trị hao mòn của tài sản cố định, BĐSĐT do việc thanh lý, nhượng bán, điều động cho đơn vị phụ thuộc, hoặc góp vốn đầu tư vào đơn vị khác.	Số tiền tăng giá trị hao mòn của tài sản cố định, BĐSĐT do trích khấu hao.
Số dư cuối kỳ
	Số dư bên có: Tổng giá trị hao mòn tích lũy của tài sản cố định, BĐSĐT hiện có tại cuối kỳ trong doanh nghiệp.

Tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định, có 4 tài khoản cấp 2:

– Tài khoản 2141 – Hao mòn tài sản cố định hữu hình: Phản ánh giá trị hao mòn của tài sản cố định hữu hình trong quá trình sử dụng do trích khấu hao tài sản cố định và những khoản tăng, giảm hao mòn khác của tài sản cố định hữu hình.

– Tài khoản 2142 – Hao mòn tài sản cố định thuê tài chính: Phản ánh giá trị hao mòn của tài sản cố định thuê tài chính trong quá trình sử dụng do trích khấu hao tài sản cố định thuê tài chính và những khoản tăng, giảm hao mòn khác của tài sản cố định thuê tài chính.

– Tài khoản 2143 – Hao mòn tài sản cố định vô hình: Phản ánh giá trị hao mòn của tài sản cố định vô hình trong quá trình sử dụng do trích khấu hao tài sản cố định vô hình và những khoản làm tăng, giảm hao mòn khác của tài sản cố định vô hình.

– Tài khoản 2147 – Hao mòn bất động sản đầu tư: Tài khoản này phản ánh giá trị hao mòn bất động sản đầu tư trong quá trình cho thuê hoạt động và những khoản làm tăng, giảm hao mòn khác của bất động sản đầu tư.

>> Xem thêm:

• Hướng dẫn hạch toán công ty vay tiền cá nhân chuẩn TT 133 cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
• Hướng dẫn hạch toán tiền gửi ngân hàng theo chuẩn thông tư 200/2014/TT-BTC

Hướng dẫn hạch toán hao mòn tài sản cố định theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Trường hợp 1: Trích khấu hao tài sản cố định định kỳ vào chi phí

Khi trích khấu hao tài sản cố định định lỳ vào chi phí, kế toán ghi nhận như sau: 

Nợ TK  623, 627, 641, 642, 811

Có  TK  214 – Hao mòn tài sản cố định (TK cấp 2 phù hợp).

>> Tình huống 1:Công ty cổ phần Hòa Phát có một tài sản cố định với trị giá ban đầu là 100 triệu đồng. Khấu hao hàng tháng là 5 triệu đồng.Công ty sử dụng máy móc cho bộ phận sản xuất (TK 623) 3 triệu, bộ phận bán hàng (TK 641) 1 triệu, bộ phận quản lý (TK 642) 1 triệu.

Nợ TK  623: 3 triệu

Nợ TK 641: 1 triệu

Nợ TK 642: 1 triệu

Có  TK 214: 5 triệu

>> Xem thêm: Hướng dẫn xuất hoá đơn và hạch toán chi phí mua quà Tết cho nhân viên chuẩn chỉnh

Trường hợp 2: Tài sản cố định nhận được do chuyển đổi nội bộ giữa các đơn vị  

Khi hạch toán tài sản cố định nhân được do chuyển đổi nội bộ giữa các đơn vị, kế toán ghi nhận bút toán: 

Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá)

Có TK 336, 411 (giá trị còn lại)

Có TK 214 – Hao mòn tài sản cố định (2141) (giá trị hao mòn).

>>Tình huống 2: Công ty CP Masan có một chiếc máy tính trị giá 50 triệu đồng. Máy tính này ban đầu được sử dụng bởi phòng Ban Giám đốc (Bộ phận 1), sau đó được chuyển giao cho phòng Kinh doanh (Bộ phận 2) sử dụng. Bộ phận 1 đã trích khấu hao chiếc máy tính này trong 6 tháng đầu năm, khấu hao mỗi tháng là 2 triệu đồng. Bộ phận 2 ghi nhận:

Nợ TK 211 50 triệu

Có TK 336 48 triệu

Có TK 214 12 triệu

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán chi phí may đồng phục cho nhân viên chuẩn Thông tư 200/2014/TT-BTC

Trường hợp 3: Trích khấu hao định kỳ của tài sản cố định đang được cho thuê hoạt động

Khi hạch toán trích khấu hao định kỳ của tài sản cố định đang được cho thuê hoạt động, kế toán ghi nhận như sau:

Nợ Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán (chi tiết chi phí kinh doanh Bất động sản đầu tư)

Có Tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định (2147).

>>Tình huống 3: Công ty tập đoàn Trường Hải có một tòa nhà trị giá 12 tỷ đồng thời gian sử dụng là 20 năm. Công ty cho thuê tòa nhà này và trích khấu hao hàng năm theo phương pháp đường thẳng (Khấu hao hàng tháng của tòa nhà 50 triệu đồng)

Nợ Tài khoản 632: 50 triệu

Có Tài khoản 2147: 50 triệu

Trong trường hợp giảm giá trị của tài sản cố định và Bất động sản đầu tư, việc giảm nguyên giá tài sản cố định phải đi kèm với việc ghi nhận giảm giá trị hao mòn đã tích lũy của chúng (xem hướng dẫn hạch toán các TK 211, 213, 217).

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán nghiệp vụ mua hàng bán hàng trong doanh nghiệp thương mại

Trường hợp 4: Tài sản cố định sử dụng cho các dự án, hoạt động văn hóa, phúc lợi

Khi hạch toán tài sản cố định sử dụng cho các dự án, hoạt động văn hóa, phúc lợi, kế toán ghi nhận bút toán: 

Nợ TK 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định

Có TK 214 – Hao mòn tài sản cố định

>>Tình huống 4: Công ty TNHH Cao Phong có một tòa nhà (tài sản cố định) trị giá 5,1 tỷ đồng và sử dụng tòa nhà này cho các hoạt động văn hóa và phúc lợi như tổ chức hội nghị, sự kiện từ thiện, và các hoạt động cộng đồng khác. Tòa nhà này có thời gian sử dụng là 25 năm và được trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng (Khấu hao hàng tháng là 17 triệu)

Nợ TK 466: 17 triệu

Có TK 214: 17 triệu

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán chi phí khám sức khỏe cho nhân viên chi tiết

Trường hợp xem xét lại thời gian và phương pháp trích khấu hao tài sản cố định vào cuối năm tài chính

Nếu có thay đổi, số chênh lệch khấu hao được ghi nhận như sau:

– Nếu thay đổi phương pháp và thời gian khấu hao dẫn đến tăng khấu hao so với số đã trích trong năm, ghi:

Nợ các TK 623, 627, 641, 642 (số chênh lệch khấu hao tăng)

Có TK 214 – Hao mòn tài sản cố định (TK cấp 2 phù hợp)

– Nếu thay đổi phương pháp và thời gian khấu hao dẫn đến giảm khấu hao so với số đã trích trong năm, thực hiện hạch toán tài khoản 214 như sau:

Nợ tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định (TK cấp 2 phù hợp)

Có các tài khoản 623, 627, 641, 642 (số chênh lệch khấu hao giảm)

>>Tình huống 5: Công ty CP tập đoàn Hoa Sen có một máy móc trị giá 1 tỷ đồng. Thời gian sử dụng ban đầu của máy móc là 5 năm, và phương pháp trích khấu hao là đường thẳng. Khấu hao hàng năm theo phương pháp ban đầu là 200 triệu đồng. Vào cuối năm thứ 3, công ty quyết định thay đổi Phương pháp trích khấu hao sẽ chuyển từ phương pháp đường thẳng sang phương pháp khấu hao theo số dư:

– Giảm dần đến mức khấu hao giảm đi 40 triệu.

Nợ TK 632: 40 triệu

Có TK 214: 40 triệu

– Giảm dần đến mức khấu hao tăng lên 50 triệu 

Nợ TK 214: 50 triệu

Có TK 632: 50 triệu

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán cổ phiếu quỹ – Tài khoản 419 chuẩn Thông tư 200/2014/TT-BTC

Trường hợp 6: Khi điều chỉnh lại giá trị tài sản cố định hữu hình theo quy định xác định lại giá trị doanh nghiệp

– Trường hợp tài sản cố định được xác định lại có giá trị cao hơn giá trị ghi sổ kế toán và nguyên giá, hao mòn luỹ kế đánh giá tăng so với giá trị ghi sổ, ghi:

Nợ tài khoản 211 – Nguyên giá tài sản cố định (phần đánh giá tăng)

Có tài khoản 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản (giá trị tài sản tăng thêm)

Có tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định (phần đánh giá tăng).

– Trường hợp tài sản cố định được xác định lại có giá trị thấp hơn giá trị ghi sổ kế toán và nguyên giá, hao mòn luỹ kế đánh giá lại giảm so với giá trị ghi sổ, hạch toán tài khoản 214 như sau:

Nợ tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định (phần đánh giá giảm)

Nợ tài khoản 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản (phần giá trị tài sản giảm)

Có tài khoản 211 – Nguyên giá tài sản cố định (phần đánh giá giảm).

>>Tình huống 6: Công ty CP tập đoàn Gelex có một tòa nhà (tài sản cố định) với giá trị ghi sổ ban đầu là 5 tỷ đồng. Tòa nhà này đã được đánh giá lại và xác định nguyên giá mới là 10 tỷ đồng, tức là giá trị tài sản tăng thêm 5 tỷ đồng. Tính đến thời điểm đánh giá lại, tài sản này đã trích khấu hao 1 tỷ đồng và mức khấu hao mới là 2 tỷ đồng. Công ty muốn điều chỉnh tăng giá trị tài sản và hao mòn tài sản cố định sau khi đánh giá lại.

Nợ tài khoản 211: 5 tỷ đồng

Có tài khoản 412: 4 tỷ đồng

Có tài khoản 214: 1 tỷ đồng

>> Trong tình huống trên nếu giá đánh giá lại là 4 tỷ tức giá trị tài sản giảm 1 tỷ đồng. mức khấu hao mới là 0.8 tỷ đồng. Công ty điều chỉnh giảm giá trị tài sản cố định sau khi đánh giá lại.

Nợ tài khoản 214: 0,2 tỷ đồng

Nợ tài khoản 412: 3,8 tỷ đồng

Có tài khoản 211: 4 tỷ đồng

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán chi phí phát hành cổ phiếu chuẩn chỉnh

Trường hợp 7: Khi cổ phần hóa các đơn vị hạch toán phụ thuộc của Công ty Nhà nước, Tập đoàn, Tổng công ty, công ty mẹ

Nợ tài khoản 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu (giá trị còn lại)

Nợ tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định (phần đã hao mòn)

Có các tài khoản 211, 213 (nguyên giá).

>>Tình huống 7: Công ty con của Tập đoàn Vingroup. Tập đoàn Vingroup (công ty mẹ) đang thực hiện cổ phần hóa công ty TNHH Sản xuất Thương mại Vinfast (Công ty con). Công ty con có một tài sản cố định là máy móc, với nguyên giá là 5 tỷ đồng. Sau khi đã trích khấu hao 2 tỷ đồng, giá trị còn lại của tài sản là 3 tỷ đồng. Công ty con sẽ bàn giao tài sản cố định này cho công ty mẹ trong quá trình cổ phần hóa.

Nợ tài khoản 411: 3 tỷ đồng

Nợ tài khoản 214: 2 tỷ đồng

Có các tài khoản 211: 5 tỷ 

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán chi tiền mặt mua văn phòng phẩm

Trường hợp 8: Thanh lý tài sản cố định

– Phản ánh số thu nhập từ nhượng bán, thanh lý tài sản cố định:

Nợ vào những tài khoản 111, 112, 131 (Tổng giá thanh toán).

Có vào tài khoản 711 (Phân bổ giá trị còn lại của tài sản cố định khi thanh lý).

Có vào tài khoản 3331 (VAT phải nộp 33311) (nếu có).

– Các chi phí phát sinh cho hoạt động thanh lý, nhượng bán tài sản cố định:

Nợ tài khoản 811 (Chi phí khác).

Nợ tài khoản 133 (VAT được khấu trừ) (nếu có).

Có vào các tài khoản 111, 112, 141, 311,… (Tổng giá thanh toán).

– Ghi giảm nguyên giá tài sản cố định thanh lý, nhượng bán:

Nợ tài khoản 214 (Hao mòn tài sản cố định) (giá trị hao mòn).

Nợ tài khoản 811 (Chi phí khác) (giá trị còn lại).

Có tài khoản 211 (tài sản cố định hữu hình) (nguyên giá).

Có tài khoản 213 (tài sản cố định vô hình) (nguyên giá).

>>Tình huống 10: Ngày 12/4, công ty D đã thanh lý một thiết bị bàn ghế đã qua sử dụng tại văn phòng. Thông tin liên quan đến giao dịch như sau:

• Giá mua ban đầu của thiết bị: 24 triệu đồng
• Giá trị hao mòn lũy kế: 6 triệu đồng
• Thời gian sử dụng: 2 năm
• Chi phí sửa chữa trước khi bán: 500.000 đồng (đã thanh toán bằng tiền mặt)
• Giá bán thiết bị: 8 triệu đồng (chưa bao gồm VAT 10% và chưa thu tiền từ khách hàng)

Kế toán hạch toán thanh lý tài sản cố định như sau:

– Phản ánh số thu nhập từ thanh lý thiết bị:

Nợ tài khoản 111: 8.800.000 (8 triệu đồng + 800.000 VAT)

Có tài khoản 711: 8.000.000 (giá trị còn lại của tài sản cố định)

Có tài khoản 3331: 800.000 (VAT phải nộp)

– Ghi nhận chi phí sửa chữa trước khi bán:

Nợ tài khoản 811: 500.000 (Chi phí khác)

Có tài khoản 111: 500.000 (Thanh toán bằng tiền mặt)

– Ghi giảm nguyên giá và hao mòn tài sản cố định thanh lý:

Nợ tài khoản 214: 6.000.000 (Hao mòn tài sản cố định)

Nợ tài khoản 811: 18.000.000 (Giá trị còn lại của tài sản cố định)

Có tài khoản 211: 24.000.000 (Nguyên giá tài sản cố định)

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán chi phí bán hàng tài khoản 641 theo Thông tư 200

Lưu ý quan trọng khi hạch toán hao mòn tài sản cố định

Xác định nguyên giá tài sản cố định đã qua sử dụng

Nguyên giá tài sản cố định (tài sản cố định) đã qua sử dụng được tính bằng tổng giá mua tại thời điểm mua cộng với các khoản thuế không được hoàn lại và các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản cố định vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Các chi phí này bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, nâng cấp, lắp đặt, chạy thử và lệ phí trước bạ (nếu có)..

>>Tình huống: Công ty Trường Hải  mua một chiếc máy móc mới để sử dụng trong sản xuất, với các chi phí phát sinh như sau:

• Giá mua máy móc: 500 triệu đồng
• Chi phí vận chuyển máy móc: 20 triệu đồng
• Chi phí lắp đặt máy móc: 10 triệu đồng
• Chi phí bảo hiểm trong quá trình vận chuyển: 5 triệu đồng
• Chi phí huấn luyện nhân viên vận hành máy móc: 3 triệu đồng
• Chi phí thử nghiệm, chạy thử máy móc: 2 triệu đồng

Nguyên giá tài sản cố định=500 triệu + 20 triệu + 10 triệu + 5 triệu + 3 triệu + 2 triệu = 540 triệu đồng.

>> Xem thêm: Hướng dẫn cách hạch toán ngoại tệ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC đúng chuẩn 2024

Xác định khấu hao tài sản cố định đã qua sử dụng

Để tính khấu hao tài sản cố định (tài sản cố định) đã qua sử dụng, có thể áp dụng hai phương pháp tính: khấu hao giảm dần theo số dư còn lại hoặc khấu hao theo số giờ sử dụng. Phương pháp khấu hao giảm dần tính toán trên cơ sở tỷ lệ khấu hao áp dụng cho giá trị còn lại của tài sản, trong khi phương pháp khấu hao theo số giờ sử dụng phân bổ chi phí dựa vào số giờ tài sản được sử dụng thực tế.

Các phương pháp tính khấu hao tài sản cố định đã qua sử dụng

Theo chuẩn mực kế toán, hiện nay có ba phương pháp chủ yếu để tính khấu hao tài sản cố định:

• Phương pháp khấu hao đường thẳng;
• Phương pháp khấu hao tài sản cố định theo số dư giảm dần có điều chỉnh;
• Phương pháp khấu hao tài sản cố định theo số lượng và khối lượng sản phẩm.

Trong đó, phương pháp khấu hao đường thẳng là phương pháp phổ biến mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Dưới đây là phương pháp tính chi tiết theo phương pháp này.

Theo dõi đúng tài sản cố định đã phân bổ hết hao mòn

Khi tài sản cố định đã hoàn toàn hết hao mòn (nguyên giá đã được trích hết khấu hao), doanh nghiệp ngừng trích khấu hao nhưng vẫn cần phải tiếp tục theo dõi để đánh giá khả năng sử dụng và quyết định có nên thay thế hoặc thanh lý tài sản. Quá trình này giúp đảm bảo tài sản được sử dụng một cách hiệu quả và hợp lý trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Q&A liên quan đến hạch toán hao mòn tài sản cố định

Hao mòn tài sản cố định là tài sản hay nguồn vốn?

Hao mòn tài sản cố định thuộc phần tài sản nhưng không được xem là tài sản hoặc nguồn vốn. Thay vào đó, nó là một khái niệm kế toán để phản ánh giảm giá trị của tài sản cố định theo thời gian do sự sử dụng, mài mòn, lạc hậu hoặc cũ kỹ. Trong báo cáo tài chính, hao mòn tài sản cố định được trích khấu hao và ghi nhận như một khoản lỗ giảm giá trị trong phần báo cáo kết quả kinh doanh.

Hao mòn tài sản cố định là tài sản ngắn hạn hay dài hạn?

Hao mòn tài sản cố định là một khái niệm liên quan đến tài sản dài hạn. Tài sản cố định bao gồm các tài sản như máy móc, thiết bị, phương tiện vận chuyển, nhà xưởng, đất đai và các tài sản khác mà doanh nghiệp sử dụng để phục vụ hoạt động kinh doanh trong thời gian dài. Trong quá trình sử dụng, các tài sản cố định này sẽ trải qua quá trình hao mòn, và hao mòn tài sản cố định thường được ghi nhận và trích khấu hao qua nhiều năm, trong phạm vi tài sản dài hạn.

Thời điểm nào cần xem xét về Khấu hao tài sản cố định?

Khấu hao tài sản cố định cần được xem xét lại khi có sự thay đổi lớn về ước tính thời gian sử dụng hoặc phương pháp thu hồi lợi ích kinh tế từ tài sản. Điều này thường được thực hiện vào cuối mỗi năm tài chính để đảm bảo rằng các ước tính khấu hao phản ánh chính xác giá trị và tình hình tài sản.

>> Tình huống: Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Thành Phát mua một chiếc máy móc trị giá 500.000 USD và dự tính sẽ sử dụng máy này trong 10 năm. Mỗi năm công ty sẽ khấu hao 50.000 USD. Tuy nhiên, sau 5 năm sử dụng, công ty nhận thấy rằng máy móc vẫn hoạt động rất hiệu quả và không có dấu hiệu hư hỏng, do đó quyết định gia hạn thời gian sử dụng của máy thêm 5 năm nữa (tổng thời gian sử dụng là 15 năm thay vì 10 năm ban đầu). Lúc này, Công ty Thành Phát cần xem xét lại khấu hao tài sản: Thay vì khấu hao 50.000 USD mỗi năm, công ty sẽ khấu hao 33.333 USD mỗi năm trong 15 năm (500.000 USD ÷ 15 năm).

Chi phí khấu hao tài sản cố định chưa sử dụng hạch toán như thế nào? 

Khi doanh nghiệp ghi tăng tài sản cố định, dù tài sản chưa sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, vẫn cần thực hiện việc trích khấu hao tài sản theo quy định. Tuy nhiên, các chi phí khấu hao của tài sản cố định chưa sử dụng sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Vậy mặc dù phải trích khấu hao tài sản cố định chưa sử dụng, nhưng các chi phí khấu hao này không được trừ khi tính thuế TNDN. Doanh nghiệp vẫn phải thực hiện hạch toán bình thường và điều chỉnh lại chi phí này trong quá trình lập tờ khai quyết toán thuế TNDN.

>>Tình huống: Công ty Cổ phần Sản xuất Sơn Hòa Bình mua một máy móc sản xuất trị giá 600.000 USD vào tháng 1 năm 2025, nhưng máy móc này chưa được đưa vào sử dụng cho đến tháng 6 năm 2025. Theo quy định kế toán, Công ty Sơn Hòa Bình phải bắt đầu trích khấu hao tài sản cố định từ thời điểm ghi nhận tài sản (tháng 1 năm 2025), mặc dù máy móc chưa được sử dụng trong hoạt động sản xuất. Giả sử, công ty áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng trong 10 năm, mỗi năm sẽ trích khấu hao 60.000 USD (600.000 USD ÷ 10 năm). Trong năm 2025, công ty sẽ hạch toán chi phí khấu hao là 60.000 USD vào sổ sách kế toán của mình. Tuy nhiên, vì máy móc chưa sử dụng trong sản xuất, theo quy định về thuế Thu nhập doanh nghiệp, công ty không được phép tính chi phí khấu hao này vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Trên đây là toàn bộ kiến thức về hạch toán hao mòn tài sản cố định và những lưu ý quan trọng giúp bạn dễ dàng xử lý tình huống liên quan đến hạch toán hao mòn tài sản cố định. Hy vọng rằng thông tin trong bài viết từ TACA đã góp phần giúp bạn nắm vững cách xử lý các tình huống thuế phức tạp, nâng cao kiến thức chuyên môn, nhanh nhạy trong việc giải quyết các trường hợp thực tế.

Đồng thời, những kiến thức hạch toán nghiệp vụ mua hàng bán hàng trong doanh nghiệp thương mại sẽ được chia sẻ chi tiết và chuyên sâu hơn tại Môn Kế toán Chương trình Ôn thi chứng chỉ Đại lý thuế, Chứng chỉ hành nghề kế toán APC và Chứng chỉ hành nghề kiểm toán CPA tại Học viện TACA.

Bên cạnh đó, để khẳng định vị thế của mình trong ngành kế toán kiểm toán và tư vấn thuế một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí mà vẫn được tiếp cận lộ trình ôn thi bài bản, phương pháp học thông minh, mời bạn tham khảo các khóa ôn thi “Ôn là đậu!” của TACA tại đây:

Chứng chỉ hành nghề kế toán – Cánh cửa mở ra sự nghiệp kế toán thành công vang dội

Chứng chỉ CPA – Con đường dẫn tới thành công trong sự nghiệp kiểm toán

Chứng chỉ Đại lý thuế – Học sớm để trở thành chuyên gia tư vấn thuế

Taca Certified Professional Accounting,