Hướng dẫn hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên vào tài khoản 141 (cập nhật mới nhất 2025)

Tạm ứng lương cho nhân viên là một phần quan trọng trong công tác kế toán tiền lương của doanh nghiệp. Tuy nhiên, quá trình này thường tiềm ẩn các vấn đề như ghi nhận sai lệch, thiếu chứng từ hoặc không tuân thủ đúng quy định. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến tính minh bạch tài chính mà còn gây ra những sai sót trong báo cáo tài chính. Vậy, làm thế nào để hạch toán tạm ứng lương chính xác? Khi nào cần lập phiếu tạm ứng lương? Và cách xử lý các trường hợp tạm ứng lương chưa hoàn ra sao? Hãy cùng Taca khám phá chi tiết quy trình hạch toán tạm ứng lương trong bài viết dưới đây.

Hệ thống sổ sách và chứng từ cần thiết cho hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên

Hệ thống sổ sách doanh nghiệp cần chuẩn bị khi hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên

– Sổ nhật ký chung: Là sổ tổng hợp ghi chép tất cả các nghiệp vụ tạm ứng phát sinh trong kỳ của doanh nghiệp.

– Sổ cái tài khoản, sổ chi tiết tài khoản: Sử dụng để ghi chép và theo dõi các tài khoản liên quan đến tạm ứng

– Sổ quỹ tiền mặt: Ghi nhận các nghiệp vụ chi tiền mặt liên quan đến tạm ứng.

– Sổ tiền gửi ngân hàng: Theo dõi các giao dịch tạm ứng qua tài khoản ngân hàng.

– Sổ chi tiết theo đối tượng: Ghi chép chi tiết các khoản tạm ứng theo từng đối tượng nhận tiền, ví dụ: nhân viên, nhà thầu, đối tác.

– Bảng tổng hợp tạm ứng: Theo dõi tổng hợp các khoản tạm ứng phát sinh, đã hoàn ứng, hoặc còn tồn đọng.

Chứng từ kế toán cần chuẩn bị khi hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên

– Giấy đề nghị tạm ứng: Là chứng từ do người có nhu cầu lập, nêu rõ lý do, số tiền cần tạm ứng, thời gian hoàn ứng.

– Phiếu chi tiền: Ghi nhận việc chi tiền tạm ứng, bao gồm số tiền, lý do chi, và chữ ký xác nhận của các bên liên quan.

– Chứng từ gốc kèm theo: Hóa đơn, biên lai, hợp đồng mua bán, bảng kê chi phí, hoặc biên bản nghiệm thu công việc liên quan đến việc tạm ứng.

– Giấy biên nhận hoàn ứng: Ghi nhận việc hoàn trả số tiền tạm ứng chưa sử dụng hoặc đã chi vượt.

– Biên bản đối chiếu công nợ (nếu có): Áp dụng cho trường hợp tạm ứng thanh toán trước cho nhà cung cấp.

– Bảng kê chi tiết sử dụng tạm ứng: Lập để giải trình các khoản chi tiêu thực tế từ nguồn tiền tạm ứng.

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán tiền đang chuyển – Tài khoản 113 chuẩn Thông tư 200/22014/TT-BTC

Hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên vào tài khoản nào?

– Tài khoản 111 – Tiền mặt: Ghi nhận các khoản tạm ứng lương bằng tiền mặt;

– Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng: Ghi nhận các khoản tạm ứng lương được chi trả qua chuyển khoản ngân hàng;

– Tài khoản 141 – Tạm ứng: Theo dõi chi tiết các khoản tiền lương tạm ứng cho từng nhân viên, bao gồm số tiền đã tạm ứng và hoàn ứng;

– Tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: Ghi nhận thuế GTGT nếu phát sinh liên quan đến các giao dịch tạm ứng (trường hợp lương thưởng kèm theo chi phí có VAT);

– Tài khoản 334 – Phải trả người lao động: Là tài khoản chính để ghi nhận các khoản tạm ứng tiền lương, thưởng hoặc các khoản phúc lợi khác cho nhân viên;

– Tài khoản 622 – Chi phí nhân công trực tiếp: Ghi nhận các khoản tạm ứng tiền lương cho lao động trực tiếp tham gia sản xuất, dịch vụ;

– Tài khoản 627 – Chi phí sản xuất chung: Ghi nhận các khoản tạm ứng tiền lương liên quan đến nhân viên thuộc bộ phận quản lý sản xuất;

– Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng: Ghi nhận tạm ứng lương cho nhân viên thuộc bộ phận bán hàng;

– Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: Ghi nhận tạm ứng lương cho nhân viên thuộc bộ phận quản lý doanh nghiệp;

– Tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh: Sử dụng để ghi nhận tác động của các khoản tạm ứng lương vào kết quả kinh doanh;

– Tài khoản 421 – Lợi nhuận chưa phân phối: Ghi nhận các điều chỉnh nếu các khoản tạm ứng lương ảnh hưởng đến lợi nhuận doanh nghiệp (trong trường hợp có quyết toán).

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán mua hàng không có hóa đơn (mới nhất 2025)

Nguyên tắc khi hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên

Theo khoản 1 Điều 22 Thông tư 200/2014/TT-BTC, nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 141 (tạm ứng) trong doanh nghiệp được quy định như sau:

– Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.

– Khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được Giám đốc chỉ định bằng văn bản.

– Người nhận tạm ứng (có tư cách cá nhân hay tập thể) phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt. Nếu số tiền nhận tạm ứng không sử dụng hoặc không sử dụng hết phải nộp lại quỹ.

– Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng. Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ, dứt điểm (theo từng lần, từng khoản) số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số đã nhận tạm ứng với số đã sử dụng (nếu có). Khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không nộp lại quỹ thì phải tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Trường hợp chi quá số nhận tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung số còn thiếu.

– Phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận tạm ứng kỳ sau. Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng.

Sơ hồ hạch toán TK 141

Sau khi chuẩn bị đầy đủ sổ sách cần thiết và lựa chọn các tài khoản phù hợp để hạch toán, bước tiếp theo kế toán viên cần hiểu rõ cách luân chuyển giữa các tài khoản trong các nghiệp vụ liên quan đến tạm ứng. Dưới đây là sơ đồ hạch toán tổng hợp, giúp bạn nắm bắt toàn bộ quy trình ghi nhận và xử lý các giao dịch tạm ứng trong doanh nghiệp, bao gồm việc chi tạm ứng, sử dụng tạm ứng, và hoàn ứng:

Giải thích: 

Tạm ứng bằng vật liệu, dụng cụ (TK 152, 153): Ghi nhận giá trị vật liệu, dụng cụ tạm ứng.

Tạm ứng bằng tiền (TK 111, 112): Ghi nhận khoản tiền tạm ứng cho nhân viên hoặc bộ phận.

Thanh toán tạm ứng (TK 141): Ghi nhận khoản tạm ứng đã được thanh toán hoặc sử dụng.

Hoàn trả tạm ứng không sử dụng hết bằng tiền (TK 111): Ghi nhận số tiền hoàn trả khi tạm ứng không dùng hết.

Khoản tạm ứng không sử dụng hết, trừ vào lương (TK 334): Ghi nhận phần tạm ứng dư được khấu trừ vào lương.

Khoản tạm ứng không đủ, cần chi thêm (TK 111): Ghi nhận phần tiền bổ sung khi tạm ứng không đủ.

Hạch toán chi phí từ tạm ứng (TK 152, 153, 241, 621, 623, 627, 642,…): Ghi nhận các khoản chi phí phát sinh từ tạm ứng vào tài khoản phù hợp.

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán hóa đơn quà tặng khách hàng và nhân viên chuẩn TT 200

Hướng dẫn hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên

Tạm ứng lương bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản

Khi doanh nghiệp tạm ứng lương cho nhân viên, dù bằng tiền mặt hay qua tài khoản ngân hàng, kế toán ghi nhận như sau:

Nợ TK 141 – Tạm ứng: Số tiền tạm ứng

Có TK 111 – Tiền mặt; hoặc

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

>> Tình huống thực tế: Công ty TNHH Tân Phát quyết định tạm ứng lương cho nhân viên Lê Minh Quang 15.000.000 VND để giải quyết nhu cầu cá nhân. Trong đó, 10.000.000 VND được chuyển khoản qua ngân hàng và 5.000.000 VND được chi bằng tiền mặt.

Tổng số tiền tạm ứng: 15.000.000 VND

Chuyển khoản qua ngân hàng: 10.000.000 VND

Tiền mặt: 5.000.000 VND

> Hạch toán như sau:

– Khi chi tiền mặt:

Nợ TK 141 – Tạm ứng: 5.000.000 VND

Có TK 111 – Tiền mặt: 5.000.000 VND

– Khi chuyển khoản ngân hàng:

Nợ TK 141 – Tạm ứng: 10.000.000 VND

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 10.000.000 VND

– Khi đến kỳ lương, số tiền tạm ứng được trừ trực tiếp vào lương của nhân viên, kế toán thực hiện ghi nhận khoản trừ tạm ứng:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: Số tiền trừ vào lương

Có TK 141 – Tạm ứng: Số tiền trừ

Tình huống thực tế: Nhân viên Nguyễn Văn Hùng được tạm ứng lương 12.000.000 VND vào ngày 01/01/2025. Đến kỳ trả lương tháng 1/2025, lương thực lĩnh của anh là 25.000.000 VND. Công ty trừ số tiền tạm ứng đã chi, số tiền còn lại được thanh toán qua ngân hàng.

Tổng lương: 25.000.000 VND

Số tiền tạm ứng: 12.000.000 VND

Số tiền còn lại: 25.000.000 VND – 12.000.000 VND = 13.000.000 VND

>> Kế toán ghi nhận:

– Ghi nhận khoản trừ tạm ứng:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: 12.000.000 VND

Có TK 141 – Tạm ứng: 12.000.000 VND

– Thanh toán phần còn lại qua ngân hàng:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: 13.000.000 VND

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 13.000.000 VND

>> Xem thêm:

• Hướng dẫn hạch toán mua hàng không có hóa đơn (mới nhất 2025)
• Hướng dẫn xuất hoá đơn và hạch toán chi phí mua quà Tết cho nhân viên chuẩn chỉnh

Hoàn trả tạm ứng lương bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản

Khi nhân viên hoàn trả khoản tạm ứng lương, kế toán ghi nhận hoàn trả tạm ứng:

Nợ TK 111 – Tiền mặt; hoặc

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: Số tiền hoàn trả

Có TK 141 – Tạm ứng: Số tiền hoàn trả

>> Tình huống thực tế: Nhân viên Trần Thị Hoa tạm ứng 8.000.000 VND vào ngày 05/01/2025. Sau khi sử dụng hết 6.000.000 VND, cô hoàn trả lại 2.000.000 VND, trong đó 1.000.000 VND bằng tiền mặt và 1.000.000 VND qua chuyển khoản ngân hàng. Hạch toán:

– Hoàn trả bằng tiền mặt:

Nợ TK 111 – Tiền mặt: 1.000.000 VND

Có TK 141 – Tạm ứng: 1.000.000 VND

– Hoàn trả qua ngân hàng:

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 1.000.000 VND

Có TK 141 – Tạm ứng: 1.000.000 VND

Tạm ứng lương không yêu cầu hoàn trả

Nếu doanh nghiệp hỗ trợ tạm ứng lương cho nhân viên do hoàn cảnh khó khăn và không yêu cầu hoàn trả, kế toán ghi nhận như sau:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: Số tiền hỗ trợ

Có TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng: Số tiền hỗ trợ

>> Tình huống thực tế: Công ty TNHH Minh Phát hỗ trợ 5.000.000 VND tiền lương cho nhân viên Phạm Thị Loan do gia đình gặp khó khăn, khoản tiền này được chi qua ngân hàng và không yêu cầu hoàn trả. Hạch toán như sau:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: 5.000.000 VND

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 5.000.000 VND

>> Xem thêm:

• Hướng dẫn hạch toán tiền gửi ngân hàng theo chuẩn thông tư 200/2014/TT-BTC
• Hướng dẫn chi tiết hạch toán tạm ứng (mới nhất 2025)

Tạm ứng lương cho công việc cụ thể

Khi nhân viên được tạm ứng lương để thực hiện một công việc cụ thể, như đi công tác, mua sắm nguyên vật liệu, triển khai dự án, hoặc xử lý các chi phí phát sinh trong hoạt động xây dựng, sửa chữa, kế toán ghi nhận vào tài khoản chi phí tương ứng.

– Ghi nhận tạm ứng:

Nợ TK 141 – Tạm ứng: Số tiền tạm ứng

Có TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng

– Quyết toán tạm ứng:

Nợ TK 642, 627, 241… (Chi phí liên quan)

Có TK 141 – Tạm ứng

>> Tình huống thực tế: Công ty TNHH Xây Dựng Đại Lộc tạm ứng 20.000.000 VND cho nhân viên Hoàng Minh để chi phí đi lại và ăn uống trong chuyến công tác 5 ngày tại Hà Nội. Sau khi hoàn thành công việc, anh Minh nộp báo cáo quyết toán chi phí với tổng chi phí thực tế là 18.000.000 VND.

> Hạch toán:

– Khi tạm ứng:

Nợ TK 141 – Tạm ứng: 20.000.000 VND

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 20.000.000 VND

– Khi quyết toán:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: 18.000.000 VND

Có TK 141 – Tạm ứng: 18.000.000 VND

– Hoàn trả phần dư:

Nợ TK 111 – Tiền mặt: 2.000.000 VND

Có TK 141 – Tạm ứng: 2.000.000 VND

Tính tiền lương nghỉ phép cho người lao động

Trong một số trường hợp, tiền lương nghỉ phép của người lao động có thể được tạm ứng trước nếu có yêu cầu hoặc theo chính sách của doanh nghiệp. Kế toán cần hạch toán đầy đủ các khoản này để đảm bảo tính minh bạch.

– Hạch toán tiền lương nghỉ phép:

Nợ TK 622, 623, 627, 641, 642 – Chi phí tiền lương nghỉ phép (theo từng bộ phận)

Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (nếu có trích trước tiền lương nghỉ phép)

Có TK 334 – Phải trả người lao động

– Nếu người lao động yêu cầu tạm ứng lương nghỉ phép, khoản tạm ứng này sẽ được ghi nhận vào TK 141 – Tạm ứng. Khi quyết toán lương, số tiền này sẽ được khấu trừ vào tổng lương phải trả.

Nợ TK 141 – Tạm ứng: Số tiền tạm ứng lương nghỉ phép

Có TK 111, 112 – Tiền mặt hoặc Tiền gửi ngân hàng

– Sau khi quyết toán:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: Tổng tiền lương nghỉ phép

Có TK 141 – Tạm ứng: Số tiền đã tạm ứng trước

Có TK 111, 112 – Phần còn lại thanh toán cho người lao động

>> Tình huống: Nhân viên Nguyễn Văn A làm việc tại bộ phận sản xuất của Công ty TNHH ABC, được tạm ứng 5.000.000 VND lương nghỉ phép trước khi nghỉ. Tổng lương nghỉ phép của anh A được tính là 10.000.000 VND. Công ty sẽ quyết toán số tiền này vào kỳ lương tiếp theo.

> Hạch toán tạm ứng lương nghỉ phép:

Nợ TK 141 – Tạm ứng: 5.000.000 VND

Có TK 111 – Tiền mặt: 5.000.000 VND

– Tổng lương nghỉ phép và quyết toán tạm ứng:

Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp: 10.000.000 VND

Có TK 334 – Phải trả người lao động: 10.000.000 VND

– Khi quyết toán:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: 5.000.000 VND (số tiền đã tạm ứng)

Có TK 141 – Tạm ứng: 5.000.000 VND

– Phần lương còn lại chi trả:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: 5.000.000 VND

Có TK 111 – Tiền mặt: 5.000.000 VND

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán nhận cổ tức bằng tiền mặt đầy đủ mới nhất 2025

Hạch toán các khoản tạm ứng tiền mặt cho nhân viên

Ghi nhận chi phí từ các khoản tạm ứng của nhân viên

Khi nhân viên hoàn thành công việc được giao và nộp đầy đủ bảng quyết toán tạm ứng kèm các chứng từ liên quan, kế toán cần ghi nhận các khoản chi này vào các tài khoản chi phí hoặc tài sản liên quan, đồng thời giảm số dư tài khoản tạm ứng. Hạch toán chi tiết:

Nợ TK 152, 153, 156, 621, 627, 642, … – Giá trị hàng hóa, vật tư, chi phí liên quan

Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 141 – Tạm ứng – Tổng số tiền tạm ứng được quyết toán

>> Tình huống:

Giả sử doanh nghiệp X cần tổ chức một hội nghị khách hàng tại khách sạn Y. Kế toán tạm ứng 20 triệu đồng tiền mặt (TK 111) cho nhân viên A để thực hiện các công việc chuẩn bị như đặt cọc hội trường, in ấn tài liệu, và mua đồ dùng cần thiết. Các bước xử lý:

– Hạch toán tạm ứng tiền cho nhân viên A:

Nợ TK 141 – Tạm ứng: 20.000.000

Có TK 111 – Tiền mặt: 20.000.000

– Nhân viên A hoàn thành công việc và nộp bảng quyết toán:
Sau hội nghị, nhân viên A nộp bảng quyết toán chi tiết kèm chứng từ, gồm:

Hóa đơn đặt cọc hội trường: 15.000.000 (chưa VAT 10%).

Hóa đơn in tài liệu: 3.000.000 (đã bao gồm VAT 10%).

Hóa đơn mua đồ dùng cần thiết: 1.000.000 (không VAT).

Tổng chi phí thực tế: 19.000.000

>> Ghi nhận chi phí liên quan:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: 18.000.000

Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ: 1.000.000

Có TK 141 – Tạm ứng: 19.000.000

– Nhân viên A hoàn trả lại 1.000.000 đồng tiền dư.

>> Hạch toán hoàn trả phần tạm ứng dư:

Nợ TK 111 – Tiền mặt: 1.000.000

Có TK 141 – Tạm ứng: 1.000.000

>> Xem thêm: Hướng dẫn đầy đủ hạch toán công ty cho cá nhân vay tiền (Mới nhất 2025)

Xử lý số tiền tạm ứng còn dư và hàng hóa chưa sử dụng

Khi nhân viên không sử dụng hết số tiền đã tạm ứng hoặc có hàng hóa, nguyên liệu thừa, doanh nghiệp sẽ thực hiện các bút toán để hoàn nhập số dư và ghi nhận giá trị còn lại.

– Trường hợp hoàn ứng tiền mặt vào quỹ:

Nợ TK 111 – Tiền mặt (Số tiền hoàn trả vào quỹ)

Có TK 141 – Tạm ứng

>> Tình huống 1: Nhân viên B được tạm ứng 10 triệu đồng để mua nguyên vật liệu cho xưởng sản xuất. Sau khi hoàn thành công việc, B chỉ sử dụng 8 triệu đồng và hoàn trả 2 triệu đồng còn dư. Hạch toán:

Nợ TK 111 – Tiền mặt: 2.000.000

Có TK 141 – Tạm ứng: 2.000.000

– Trường hợp nhập lại hàng hóa, nguyên liệu thừa:

Nợ TK 152 – Hàng hóa, nguyên liệu thừa nhập kho

Có TK 141 – Tạm ứng

>> Tình huống 2: Nhân viên C được tạm ứng 15 triệu đồng để mua nguyên liệu, nhưng sau khi sản xuất, vẫn còn thừa một số nguyên liệu trị giá 5 triệu đồng và được nhập lại kho.

Nợ TK 152 – Hàng hóa, nguyên liệu thừa nhập kho: 5.000.000

Có TK 141 – Tạm ứng: 5.000.000

– Trường hợp trừ vào lương của nhân viên:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (Số tiền khấu trừ vào lương)

Có TK 141 – Tạm ứng

>> Tình huống 3: Nhân viên D tạm ứng 7 triệu đồng để chi trả chi phí sửa chữa thiết bị. Tuy nhiên, do chi không hợp lý, số tiền 1 triệu đồng không được duyệt và phải trừ vào lương của D.

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: 1.000.000

Có TK 141 – Tạm ứng: 1.000.000

Xử lý khi nhân viên chi vượt mức tạm ứng

Khi nhân viên chi tiêu vượt số tiền đã được tạm ứng, kế toán sẽ thực hiện bổ sung khoản chênh lệch bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Trường hợp này thường áp dụng khi các khoản chi phát sinh bất ngờ trong quá trình công tác hoặc thực hiện nhiệm vụ.

– Trường hợp chi vượt mức tạm ứng:

Nợ TK 141 – Tạm ứng (Số tiền vượt mức)

Có TK 111 – Tiền mặt (Số tiền bổ sung bằng tiền mặt)

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (Số tiền bổ sung qua chuyển khoản)

– Lưu ý đối với tạm ứng lương: Trong trường hợp khoản vượt mức liên quan đến lương, doanh nghiệp sẽ sử dụng TK 334 – Phải trả người lao động để ghi nhận:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (Số tiền vượt)

Có TK 111 – Tiền mặt; hoặc

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán tiền gửi ngân hàng theo chuẩn thông tư 200/2014/TT-BTC

Lỗi sai thường gặp trong hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên

Nhầm lẫn tài khoản hạch toán khi tạm ứng và thanh toán lương

Khi hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên, nhiều kế toán thường nhầm lẫn trong việc sử dụng tài khoản, dẫn đến sai lệch số liệu và khó khăn trong việc đối chiếu. Cụ thể, lỗi phổ biến là sử dụng Tài khoản 141 – Tạm ứng thay vì Tài khoản 334 – Phải trả người lao động, do không nắm rõ kết cấu và chức năng của các tài khoản.

>> Tình huống thực tế: Công ty tư vấn xuất khẩu lao động có trường hợp nhân viên văn phòng lương tháng là 4.000.000 VND, trong tháng nhân viên này tạm ứng 900.000 VND. Kế toán đã hạch toán như sau:

– Tạm ứng lương:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: 900.000

Có TK 141 – Tạm ứng: 900.000

– Trích trước lương bộ phận văn phòng:

Nợ TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: 4.000.000

Có TK 334 – Phải trả người lao động: 4.000.000

– Thanh toán lương:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: 3.100.000

Có TK 111 – Tiền mặt: 3.100.000 (4.000.000 – 900.000)

Cách hạch toán trên sử dụng TK 141 để ghi nhận tạm ứng lương là không chính xác, vì tài khoản này chỉ dùng để theo dõi các khoản tạm ứng liên quan đến hoạt động khác như mua hàng hoặc dịch vụ.

>> Cách hạch toán đúng:

– Khi tạm ứng lương 900.000 VND cho nhân viên:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: 900.000

Có TK 111 – Tiền mặt (hoặc TK 112 – Tiền gửi ngân hàng): 900.000

– Khi trích trước lương cho bộ phận văn phòng (4.000.000 VND):

Nợ TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: 4.000.000

Có TK 334 – Phải trả người lao động: 4.000.000

– Khi thanh toán phần lương còn lại (3.100.000 VND):

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: 3.100.000

Có TK 111 – Tiền mặt (hoặc TK 112 – Tiền gửi ngân hàng): 3.100.000

>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết hạch toán tạm ứng (mới nhất 2025)

Hạch toán tạm ứng lương vào tài khoản 141 thay vì tài khoản 334

Một lỗi phổ biến là hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên vào Tài khoản 141 – Tạm ứng thay vì Tài khoản 334 – Phải trả người lao động. Điều này xuất phát từ việc nhầm lẫn giữa bản chất của “tạm ứng” và cách sử dụng Tài khoản 141. Tài khoản 141 chỉ dùng để theo dõi các khoản ứng tiền nhằm thực hiện công việc cụ thể (mua hàng, công tác…), trong khi tiền lương là một khoản phải trả. Việc sử dụng sai tài khoản dẫn đến số liệu trên Báo cáo tài chính (BCTC) và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (BCLCTT) bị sai lệch, làm ảnh hưởng đến tính minh bạch của báo cáo.

Tình huống thực tế: Một công ty tạm ứng lương 5.000.000 VND cho nhân viên A trong tháng. Kế toán hạch toán như sau:

– Khi tạm ứng lương:

Nợ TK 141 – Tạm ứng: 5.000.000

Có TK 111 – Tiền mặt: 5.000.000

– Vào cuối kỳ, kế toán hạch toán phần lương còn lại như sau:

+ Trích trước lương:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: 10.000.000

Có TK 334 – Phải trả người lao động: 10.000.000

+ Thanh toán phần còn lại:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: 5.000.000

Có TK 111 – Tiền mặt: 5.000.000

Việc hạch toán tạm ứng lương vào TK 141 dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng. Trước tiên, nó làm phản ánh sai trên báo cáo tài chính (BCTC) khi khoản tạm ứng lương bị ghi nhận vào phải thu ngắn hạn thay vì phải trả người lao động, làm méo mó thông tin tài chính. Thứ hai, trên báo cáo lưu chuyển tiền tệ (BCLCTT), dòng tiền chi lương bị phân loại nhầm thành dòng tiền tạm ứng kinh doanh, gây ra sự thiếu minh bạch trong việc phân loại dòng tiền. Cuối cùng, việc sử dụng TK 141 cho tạm ứng lương dẫn đến khó khăn trong đối chiếu số dư tài khoản này, đặc biệt khi có nhiều nhân viên. Việc ký xác nhận đối chiếu số dư TK 141 vào cuối kỳ trở nên không khả thi, gây khó khăn trong việc kiểm soát và minh bạch số liệu kế toán. Vậy cách hạch toán đúng là:

– Khi tạm ứng lương 5.000.000 VND:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: 5.000.000

Có TK 111 – Tiền mặt: 5.000.000

– Khi trích trước lương (10.000.000 VND):

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: 10.000.000

Có TK 334 – Phải trả người lao động: 10.000.000

– Khi thanh toán phần lương còn lại (5.000.000 VND):

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: 5.000.000

Có TK 111 – Tiền mặt: 5.000.000

– Lưu ý quan trọng:

+ Tài khoản 141 – Tạm ứng chỉ dùng để theo dõi các khoản ứng tiền phục vụ công việc cụ thể (mua hàng, công tác…).

+ Tạm ứng lương phải sử dụng TK 334 để đảm bảo tính chính xác và dễ dàng đối chiếu.

+ Hiểu rõ bản chất tài khoản và dòng tiền là yếu tố quan trọng để tránh sai sót lớn trên BCTC.

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán chi phí may đồng phục cho nhân viên chuẩn Thông tư 200/2014/TT-BTC

Q&A thường gặp liên quan đến hạch toán lương cho nhân viên

Làm thế nào để hạch toán khi khoản tạm ứng lương vượt quá số lương thực nhận?

Khi khoản tạm ứng vượt quá số lương thực nhận, phần chênh lệch cần được chuyển thành khoản phải thu khác (TK 1388) để theo dõi và thu hồi trong các kỳ tiếp theo. Điều này đảm bảo không làm sai lệch số liệu của Tài khoản 334 – Phải trả người lao động và giữ tính minh bạch trên báo cáo tài chính.

>> Tình huống thực tế: Nhân viên B có lương tháng là 10.000.000 VND nhưng đã tạm ứng 12.000.000 VND vì lý do cá nhân. Sau khi quyết toán, công ty phát hiện phần tạm ứng vượt quá lương. Phần chênh lệch này (2.000.000 VND) được hạch toán vào TK 1388 để thu hồi trong kỳ sau.

– Khi tạm ứng lương vượt quá (ví dụ: tạm ứng 12.000.000 VND, lương thực nhận 10.000.000 VND):

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: 10.000.000

Nợ TK 1388 – Phải thu khác: 2.000.000

Có TK 111/112 – Tiền mặt/Chuyển khoản: 12.000.000

– Khi thu hồi khoản chênh lệch 2.000.000 VND từ nhân viên:

Nợ TK 111/112 – Tiền mặt/Chuyển khoản: 2.000.000

Có TK 1388 – Phải thu khác: 2.000.000

>> Xem thêm: Hướng dẫn đầy đủ hạch toán công ty cho cá nhân vay tiền (Mới nhất 2025)

Có được tạm ứng tiền cho nhân viên công ty bằng chuyển khoản từ tài khoản công ty vào tài khoản cá nhân của nhân viên không?

Có thể tạm ứng cho nhân viên thông qua chuyển khoản từ tài khoản công ty vào tài khoản cá nhân của nhân viên. Không có quy định cụ thể nào cấm việc này, miễn là công ty tuân thủ các quy định về chứng từ và mục đích sử dụng khoản tạm ứng. Tạm ứng tiền cho nhân viên có thể thực hiện bằng nhiều hình thức, trong đó có chuyển khoản. Quan trọng là phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ như phiếu tạm ứng, phiếu thu, và các chứng từ khác liên quan để đảm bảo tính hợp pháp của khoản chi.

>> Tình huống thực tế: Một công ty muốn tạm ứng tiền cho nhân viên để chi tiêu cho công việc, và quyết định chuyển khoản từ tài khoản công ty vào tài khoản cá nhân của nhân viên.

– Khi tạm ứng cho nhân viên qua chuyển khoản, kế toán sẽ thực hiện hạch toán như sau:

Nợ TK 141 – Tạm ứng

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (hoặc TK 111 nếu thanh toán bằng tiền mặt)

Lưu ý bộ chứng từ cần có:

– Phiếu tạm ứng (hoặc quyết định tạm ứng từ công ty)

– Chứng từ chuyển khoản từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân của nhân viên

– Các chứng từ khác liên quan đến việc quyết toán tạm ứng (khi nhân viên hoàn trả lại khoản tạm ứng hoặc nộp lại chứng từ chi tiêu)

>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết hạch toán mượn tiền cá nhân không lãi suất đầy đủ nhất

Chi tiền mặt tạm ứng cho nhân viên đi mua hàng như thế nào?

Khi chi tiền mặt tạm ứng cho nhân viên đi mua hàng, công ty cần hạch toán như sau:

Nợ TK 141 – Tạm ứng (cho số tiền tạm ứng nhân viên)

Có TK 111 – Tiền mặt (số tiền chi ra cho nhân viên)

Tạm ứng là một khoản chi trước, nhằm giúp nhân viên có đủ tiền để mua hàng hóa phục vụ cho công ty. Khi có chứng từ liên quan, công ty cần làm thủ tục thanh toán và quyết toán lại khoản tạm ứng với các chi phí thực tế phát sinh.

>> Tình huống thực tế: Công ty của bạn đã tạm ứng 5.600.000 VND cho nhân viên đi mua hàng. Tuy nhiên, khi mua hàng, tổng giá trị hóa đơn là 11.220.000 VND, có nghĩa là số tiền thiếu để thanh toán là 5.620.000 VND. Cách hạch toán đúng:

– Khi tạm ứng 5.600.000 VND cho nhân viên:

Nợ TK 141: 5.600.000

Có TK 111: 5.600.000

– Khi thanh toán thêm 5.620.000 VND sau khi nhận hóa đơn:

Nợ TK 627 – Chi phí mua hàng: 10.200.000 (đã bao gồm thuế VAT)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: 1.020.000

Có TK 111 – Tiền mặt: 5.600.000

Có TK 141 – Tạm ứng: 5.620.000

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán thuế bảo vệ môi trường chuẩn quy định

Cho nhân viên tạm ứng lương số tiền hỗ trợ và sau đó trừ dần vào lương hàng tháng thì hạch toán vào TK 141 hay 138?

Khi cho nhân viên tạm ứng lương để hỗ trợ, bạn có thể hạch toán vào TK 141 – Tạm ứng vì đây là khoản tiền được tạm ứng để hỗ trợ nhân viên, không phải khoản tiền trả cho công việc hoàn thành, nên không cần chứng từ quyết toán ngay lập tức.

Vào mỗi kỳ lương, khi trừ khoản tạm ứng vào lương, bạn sẽ hạch toán vào TK 334 – Phải trả người lao động để ghi nhận tiền lương nhân viên, và sau đó trừ khoản hỗ trợ từ tiền lương thực tế của nhân viên.

>> Tình huống thực tế: Nhân viên của bạn gặp khó khăn và bạn quyết định hỗ trợ bằng cách cho họ tạm ứng lương. Sau đó, mỗi tháng bạn sẽ trừ dần số tiền này vào lương của họ. Vì không có chứng từ quyết toán cụ thể cho khoản hỗ trợ này, bạn nên hạch toán khoản hỗ trợ vào TK 1388 – Phải thu khác (thay vì TK 141) vì đây không phải là khoản tạm ứng cho công việc cụ thể mà là hỗ trợ nhân viên trong trường hợp đặc biệt. Hạch toán: 

– Khi tạm ứng hỗ trợ cho nhân viên:

Nợ TK 1388 – Phải thu khác: 5.000.000

Có TK 111/112 – Tiền mặt/Chuyển khoản: 5.000.000

– Khi trừ dần vào lương hàng tháng:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: 5.000.000

Có TK 1388 – Phải thu khác: 5.000.000

– Khi trả lương tiền mặt và thu lại khoản hỗ trợ:

Nợ TK 111/112 – Tiền mặt/Chuyển khoản: 5.000.000

Có TK 1388 – Phải thu khác: 5.000.000

Trên đây là toàn bộ lưu ý quan trong giúp bạn dễ dàng xử lý các tình huống liên quan đến hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên. Hy vọng rằng thông tin trong bài viết từ TACA đã góp phần giúp bạn nắm vững cách xử lý các tình huống thuế phức tạp, nâng cao kiến thức chuyên môn, nhanh nhạy trong việc giải quyết các trường hợp thực tế.

Đồng thời, những kiến thức hạch toán nghiệp vụ mua hàng bán hàng trong doanh nghiệp thương mại sẽ được chia sẻ chi tiết và chuyên sâu hơn tại Môn Kế toán Chương trình Ôn thi chứng chỉ Đại lý thuế, Chứng chỉ hành nghề kế toán APC và Chứng chỉ hành nghề kiểm toán CPA tại Học viện TACA.

Bên cạnh đó, để khẳng định vị thế của mình trong ngành kế toán kiểm toán và tư vấn thuế một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí mà vẫn được tiếp cận lộ trình ôn thi bài bản, phương pháp học thông minh, mời bạn tham khảo các khóa ôn thi “Ôn là đậu!” của TACA tại đây:

Chứng chỉ hành nghề kế toán – Cánh cửa mở ra sự nghiệp kế toán thành công vang dội

Chứng chỉ CPA – Con đường dẫn tới thành công trong sự nghiệp kiểm toán

Chứng chỉ Đại lý thuế – Học sớm để trở thành chuyên gia tư vấn thuế

Taca Certified Professional Accounting,