Hướng dẫn chi tiết hạch toán tạm ứng (mới nhất 2025)

Hạch toán tạm ứng là một phần quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều kế toán thường gặp phải những vấn đề như ghi nhận sai lệch, thiếu chứng từ, hoặc không tuân thủ quy định hạch toán dẫn đến sai sót trong báo cáo tài chính. Vậy Làm thế nào để hạch toán tạm ứng đúng quy định? Tạm ứng chưa hoàn thì xử lý như thế nào? Khi nào cần lập phiếu tạm ứng? Hãy cùng Taca tìm hiểu chi tiết cách hạch toán tạm ứng trong bài viết dưới đây.

Hệ thống sổ sách và chứng từ cần thiết cho hạch toán tạm ứng trong doanh nghiệp

Hệ thống sổ sách doanh nghiệp cần chuẩn bị khi hạch toán tạm ứng

– Sổ nhật ký chung: Là sổ tổng hợp ghi chép tất cả các nghiệp vụ tạm ứng phát sinh trong kỳ của doanh nghiệp.

– Sổ cái tài khoản, sổ chi tiết tài khoản: Sử dụng để ghi chép và theo dõi các tài khoản liên quan đến tạm ứng

– Sổ quỹ tiền mặt: Ghi nhận các nghiệp vụ chi tiền mặt liên quan đến tạm ứng.

– Sổ tiền gửi ngân hàng: Theo dõi các giao dịch tạm ứng qua tài khoản ngân hàng.

– Sổ chi tiết theo đối tượng: Ghi chép chi tiết các khoản tạm ứng theo từng đối tượng nhận tiền, ví dụ: nhân viên, nhà thầu, đối tác.

– Bảng tổng hợp tạm ứng: Theo dõi tổng hợp các khoản tạm ứng phát sinh, đã hoàn ứng, hoặc còn tồn đọng.

Chứng từ kế toán cần chuẩn bị khi hạch toán tạm ứng

– Giấy đề nghị tạm ứng: Là chứng từ do người có nhu cầu lập, nêu rõ lý do, số tiền cần tạm ứng, thời gian hoàn ứng.

– Phiếu chi tiền: Ghi nhận việc chi tiền tạm ứng, bao gồm số tiền, lý do chi, và chữ ký xác nhận của các bên liên quan.

– Chứng từ gốc kèm theo: Hóa đơn, biên lai, hợp đồng mua bán, bảng kê chi phí, hoặc biên bản nghiệm thu công việc liên quan đến việc tạm ứng.

– Giấy biên nhận hoàn ứng: Ghi nhận việc hoàn trả số tiền tạm ứng chưa sử dụng hoặc đã chi vượt.

– Biên bản đối chiếu công nợ (nếu có): Áp dụng cho trường hợp tạm ứng thanh toán trước cho nhà cung cấp.

– Bảng kê chi tiết sử dụng tạm ứng: Lập để giải trình các khoản chi tiêu thực tế từ nguồn tiền tạm ứng.

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán tiền đang chuyển – Tài khoản 113 chuẩn Thông tư 200/22014/TT-BTC

Hạch toán tạm ứng vào tài khoản nào?

Để hạch toán tạm ứng, các tài khoản kế toán cần được sử dụng nhằm đảm bảo ghi nhận đầy đủ và chính xác các giao dịch. Các tài khoản bao gồm:

Tài khoản cơ bản:

– Tài khoản 111 – Tiền mặt: Ghi nhận các giao dịch tạm ứng được thực hiện bằng tiền mặt.

– Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng: Ghi nhận tạm ứng thông qua các giao dịch chuyển khoản.

– Tài khoản 141 – Tạm ứng: Sử dụng để theo dõi các khoản tạm ứng cho nhân viên, nhà thầu, hoặc đối tác, bao gồm số tạm ứng đã phát sinh, hoàn ứng, hoặc còn dư;

– Tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: Ghi nhận thuế GTGT liên quan đến các giao dịch tạm ứng có hóa đơn hợp lệ;

– Tài khoản 331 – Phải trả người bán: Ghi nhận các khoản tạm ứng trả trước cho nhà cung cấp;

– Tài khoản 334 – Phải trả người lao động: Sử dụng khi tạm ứng lương hoặc các khoản phúc lợi khác cho nhân viên.

Tài khoản đặc thù theo loại tạm ứng:

– Tài khoản 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Theo dõi tạm ứng liên quan đến việc mua sắm nguyên vật liệu phục vụ sản xuất;

– Tài khoản 622 – Chi phí nhân công trực tiếp: Ghi nhận các khoản tạm ứng chi trả lương, thưởng cho nhân công trực tiếp;

– Tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công: Ghi nhận tạm ứng cho các hoạt động thuê máy móc phục vụ công trình hoặc sản xuất;

– Tài khoản 627 – Chi phí sản xuất chung: Ghi nhận các khoản tạm ứng liên quan đến chi phí sản xuất khác như bảo trì, sửa chữa, hoặc công cụ dụng cụ;

– Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán: Sử dụng khi tạm ứng liên quan trực tiếp đến các giao dịch mua bán hàng hóa;

– Tài khoản 241 – Xây dựng cơ bản dở dang: Ghi nhận các khoản tạm ứng liên quan đến đầu tư xây dựng, lắp đặt;

– Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác: Sử dụng nếu phát sinh các nghĩa vụ thanh toán bổ sung liên quan đến tạm ứng.

Tài khoản kết quả và lợi nhuận:

– Tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh: Ghi nhận kết quả kinh doanh từ các khoản chi tạm ứng liên quan đến hoạt động sản xuất hoặc kinh doanh;

– Tài khoản 421 – Lợi nhuận chưa phân phối:
Ghi nhận các khoản điều chỉnh lợi nhuận liên quan đến các giao dịch tạm ứng.

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán mua hàng không có hóa đơn (mới nhất 2025)

Nguyên tắc khi hạch toán tạm ứng

Theo khoản 1 Điều 22 Thông tư 200/2014/TT-BTC, nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 141 (tạm ứng) trong doanh nghiệp được quy định như sau:

– Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.

– Khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được Giám đốc chỉ định bằng văn bản.

– Người nhận tạm ứng (có tư cách cá nhân hay tập thể) phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt. Nếu số tiền nhận tạm ứng không sử dụng hoặc không sử dụng hết phải nộp lại quỹ.

– Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng. Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ, dứt điểm (theo từng lần, từng khoản) số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số đã nhận tạm ứng với số đã sử dụng (nếu có). Khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không nộp lại quỹ thì phải tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Trường hợp chi quá số nhận tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung số còn thiếu.

– Phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận tạm ứng kỳ sau. Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng.

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán nghiệp vụ mua hàng bán hàng trong doanh nghiệp thương mại

Sơ hồ hạch toán TK 141

Sau khi chuẩn bị đầy đủ sổ sách cần thiết và lựa chọn các tài khoản phù hợp để hạch toán, bước tiếp theo kế toán viên cần hiểu rõ cách luân chuyển giữa các tài khoản trong các nghiệp vụ liên quan đến tạm ứng. Dưới đây là sơ đồ hạch toán tổng hợp, giúp bạn nắm bắt toàn bộ quy trình ghi nhận và xử lý các giao dịch tạm ứng trong doanh nghiệp, bao gồm việc chi tạm ứng, sử dụng tạm ứng, và hoàn ứng:

Giải thích: 

Tạm ứng bằng vật liệu, dụng cụ (TK 152, 153): Ghi nhận giá trị vật liệu, dụng cụ tạm ứng.

Tạm ứng bằng tiền (TK 111, 112): Ghi nhận khoản tiền tạm ứng cho nhân viên hoặc bộ phận.

Thanh toán tạm ứng (TK 141): Ghi nhận khoản tạm ứng đã được thanh toán hoặc sử dụng.

Hoàn trả tạm ứng không sử dụng hết bằng tiền (TK 111): Ghi nhận số tiền hoàn trả khi tạm ứng không dùng hết.

Khoản tạm ứng không sử dụng hết, trừ vào lương (TK 334): Ghi nhận phần tạm ứng dư được khấu trừ vào lương.

Khoản tạm ứng không đủ, cần chi thêm (TK 111): Ghi nhận phần tiền bổ sung khi tạm ứng không đủ.

Hạch toán chi phí từ tạm ứng (TK 152, 153, 241, 621, 623, 627, 642,…): Ghi nhận các khoản chi phí phát sinh từ tạm ứng vào tài khoản phù hợp.

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán hóa đơn quà tặng khách hàng và nhân viên chuẩn TT 200

Hướng dẫn hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên

Tạm ứng lương bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản

Khi doanh nghiệp tạm ứng lương cho nhân viên, dù bằng tiền mặt hay qua tài khoản ngân hàng, kế toán ghi nhận như sau:

Nợ TK 141 – Tạm ứng: Số tiền tạm ứng

Có TK 111 – Tiền mặt; hoặc

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

>> Tình huống thực tế: Công ty TNHH Tân Phát quyết định tạm ứng lương cho nhân viên Lê Minh Quang 15.000.000 VND để giải quyết nhu cầu cá nhân. Trong đó, 10.000.000 VND được chuyển khoản qua ngân hàng và 5.000.000 VND được chi bằng tiền mặt.

Tổng số tiền tạm ứng: 15.000.000 VND

Chuyển khoản qua ngân hàng: 10.000.000 VND

Tiền mặt: 5.000.000 VND

> Hạch toán như sau:

– Khi chi tiền mặt:

Nợ TK 141 – Tạm ứng: 5.000.000 VND

Có TK 111 – Tiền mặt: 5.000.000 VND

– Khi chuyển khoản ngân hàng:

Nợ TK 141 – Tạm ứng: 10.000.000 VND

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 10.000.000 VND

– Khi đến kỳ lương, số tiền tạm ứng được trừ trực tiếp vào lương của nhân viên, kế toán thực hiện ghi nhận khoản trừ tạm ứng:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: Số tiền trừ vào lương

Có TK 141 – Tạm ứng: Số tiền trừ

Tình huống thực tế: Nhân viên Nguyễn Văn Hùng được tạm ứng lương 12.000.000 VND vào ngày 01/01/2025. Đến kỳ trả lương tháng 1/2025, lương thực lĩnh của anh là 25.000.000 VND. Công ty trừ số tiền tạm ứng đã chi, số tiền còn lại được thanh toán qua ngân hàng.

Tổng lương: 25.000.000 VND

Số tiền tạm ứng: 12.000.000 VND

Số tiền còn lại: 25.000.000 VND – 12.000.000 VND = 13.000.000 VND

>> Kế toán ghi nhận:

– Ghi nhận khoản trừ tạm ứng:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: 12.000.000 VND

Có TK 141 – Tạm ứng: 12.000.000 VND

– Thanh toán phần còn lại qua ngân hàng:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: 13.000.000 VND

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 13.000.000 VND

>> Xem thêm:

• Hướng dẫn hạch toán mua hàng không có hóa đơn (mới nhất 2025)
• Hướng dẫn xuất hoá đơn và hạch toán chi phí mua quà Tết cho nhân viên chuẩn chỉnh

Hoàn trả tạm ứng lương bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản

Khi nhân viên hoàn trả khoản tạm ứng lương, kế toán ghi nhận hoàn trả tạm ứng:

Nợ TK 111 – Tiền mặt; hoặc

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: Số tiền hoàn trả

Có TK 141 – Tạm ứng: Số tiền hoàn trả

>> Tình huống thực tế: Nhân viên Trần Thị Hoa tạm ứng 8.000.000 VND vào ngày 05/01/2025. Sau khi sử dụng hết 6.000.000 VND, cô hoàn trả lại 2.000.000 VND, trong đó 1.000.000 VND bằng tiền mặt và 1.000.000 VND qua chuyển khoản ngân hàng. Hạch toán:

– Hoàn trả bằng tiền mặt:

Nợ TK 111 – Tiền mặt: 1.000.000 VND

Có TK 141 – Tạm ứng: 1.000.000 VND

– Hoàn trả qua ngân hàng:

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 1.000.000 VND

Có TK 141 – Tạm ứng: 1.000.000 VND

Tạm ứng lương không yêu cầu hoàn trả

Nếu doanh nghiệp hỗ trợ tạm ứng lương cho nhân viên do hoàn cảnh khó khăn và không yêu cầu hoàn trả, kế toán ghi nhận như sau:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: Số tiền hỗ trợ

Có TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng: Số tiền hỗ trợ

>> Tình huống thực tế: Công ty TNHH Minh Phát hỗ trợ 5.000.000 VND tiền lương cho nhân viên Phạm Thị Loan do gia đình gặp khó khăn, khoản tiền này được chi qua ngân hàng và không yêu cầu hoàn trả. Hạch toán như sau:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: 5.000.000 VND

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 5.000.000 VND

Tạm ứng lương cho công việc cụ thể

Khi nhân viên được tạm ứng lương để thực hiện một công việc cụ thể, như đi công tác, mua sắm nguyên vật liệu, triển khai dự án, hoặc xử lý các chi phí phát sinh trong hoạt động xây dựng, sửa chữa, kế toán ghi nhận vào tài khoản chi phí tương ứng.

– Ghi nhận tạm ứng:

Nợ TK 141 – Tạm ứng: Số tiền tạm ứng

Có TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng

– Quyết toán tạm ứng:

Nợ TK 642, 627, 241… (Chi phí liên quan)

Có TK 141 – Tạm ứng

>> Tình huống thực tế: Công ty TNHH Xây Dựng Đại Lộc tạm ứng 20.000.000 VND cho nhân viên Hoàng Minh để chi phí đi lại và ăn uống trong chuyến công tác 5 ngày tại Hà Nội. Sau khi hoàn thành công việc, anh Minh nộp báo cáo quyết toán chi phí với tổng chi phí thực tế là 18.000.000 VND.

> Hạch toán:

– Khi tạm ứng:

Nợ TK 141 – Tạm ứng: 20.000.000 VND

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 20.000.000 VND

– Khi quyết toán:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: 18.000.000 VND

Có TK 141 – Tạm ứng: 18.000.000 VND

– Hoàn trả phần dư:

Nợ TK 111 – Tiền mặt: 2.000.000 VND

Có TK 141 – Tạm ứng: 2.000.000 VND

Tính tiền lương nghỉ phép cho người lao động

Trong một số trường hợp, tiền lương nghỉ phép của người lao động có thể được tạm ứng trước nếu có yêu cầu hoặc theo chính sách của doanh nghiệp. Kế toán cần hạch toán đầy đủ các khoản này để đảm bảo tính minh bạch.

– Hạch toán tiền lương nghỉ phép:

Nợ TK 622, 623, 627, 641, 642 – Chi phí tiền lương nghỉ phép (theo từng bộ phận)

Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (nếu có trích trước tiền lương nghỉ phép)

Có TK 334 – Phải trả người lao động

– Nếu người lao động yêu cầu tạm ứng lương nghỉ phép, khoản tạm ứng này sẽ được ghi nhận vào TK 141 – Tạm ứng. Khi quyết toán lương, số tiền này sẽ được khấu trừ vào tổng lương phải trả.

Nợ TK 141 – Tạm ứng: Số tiền tạm ứng lương nghỉ phép

Có TK 111, 112 – Tiền mặt hoặc Tiền gửi ngân hàng

– Sau khi quyết toán:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: Tổng tiền lương nghỉ phép

Có TK 141 – Tạm ứng: Số tiền đã tạm ứng trước

Có TK 111, 112 – Phần còn lại thanh toán cho người lao động

>> Tình huống: Nhân viên Nguyễn Văn A làm việc tại bộ phận sản xuất của Công ty TNHH ABC, được tạm ứng 5.000.000 VND lương nghỉ phép trước khi nghỉ. Tổng lương nghỉ phép của anh A được tính là 10.000.000 VND. Công ty sẽ quyết toán số tiền này vào kỳ lương tiếp theo.

> Hạch toán tạm ứng lương nghỉ phép:

Nợ TK 141 – Tạm ứng: 5.000.000 VND

Có TK 111 – Tiền mặt: 5.000.000 VND

– Tổng lương nghỉ phép và quyết toán tạm ứng:

Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp: 10.000.000 VND

Có TK 334 – Phải trả người lao động: 10.000.000 VND

– Khi quyết toán:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: 5.000.000 VND (số tiền đã tạm ứng)

Có TK 141 – Tạm ứng: 5.000.000 VND

– Phần lương còn lại chi trả:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: 5.000.000 VND

Có TK 111 – Tiền mặt: 5.000.000 VND

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán nhận cổ tức bằng tiền mặt đầy đủ mới nhất 2025

Hạch toán các khoản tạm ứng tiền mặt cho nhân viên

Ghi nhận chi phí từ các khoản tạm ứng của nhân viên

Khi nhân viên hoàn thành công việc được giao và nộp đầy đủ bảng quyết toán tạm ứng kèm các chứng từ liên quan, kế toán cần ghi nhận các khoản chi này vào các tài khoản chi phí hoặc tài sản liên quan, đồng thời giảm số dư tài khoản tạm ứng. Hạch toán chi tiết:

Nợ TK 152, 153, 156, 621, 627, 642, … – Giá trị hàng hóa, vật tư, chi phí liên quan

Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 141 – Tạm ứng – Tổng số tiền tạm ứng được quyết toán

>> Tình huống:

Giả sử doanh nghiệp X cần tổ chức một hội nghị khách hàng tại khách sạn Y. Kế toán tạm ứng 20 triệu đồng tiền mặt (TK 111) cho nhân viên A để thực hiện các công việc chuẩn bị như đặt cọc hội trường, in ấn tài liệu, và mua đồ dùng cần thiết. Các bước xử lý:

– Hạch toán tạm ứng tiền cho nhân viên A:

Nợ TK 141 – Tạm ứng: 20.000.000

Có TK 111 – Tiền mặt: 20.000.000

– Nhân viên A hoàn thành công việc và nộp bảng quyết toán:
Sau hội nghị, nhân viên A nộp bảng quyết toán chi tiết kèm chứng từ, gồm:

Hóa đơn đặt cọc hội trường: 15.000.000 (chưa VAT 10%).

Hóa đơn in tài liệu: 3.000.000 (đã bao gồm VAT 10%).

Hóa đơn mua đồ dùng cần thiết: 1.000.000 (không VAT).

Tổng chi phí thực tế: 19.000.000

>> Ghi nhận chi phí liên quan:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: 18.000.000

Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ: 1.000.000

Có TK 141 – Tạm ứng: 19.000.000

– Nhân viên A hoàn trả lại 1.000.000 đồng tiền dư.

>> Hạch toán hoàn trả phần tạm ứng dư:

Nợ TK 111 – Tiền mặt: 1.000.000

Có TK 141 – Tạm ứng: 1.000.000

>> Xem thêm: Hướng dẫn đầy đủ hạch toán công ty cho cá nhân vay tiền (Mới nhất 2025)

Xử lý số tiền tạm ứng còn dư và hàng hóa chưa sử dụng

Khi nhân viên không sử dụng hết số tiền đã tạm ứng hoặc có hàng hóa, nguyên liệu thừa, doanh nghiệp sẽ thực hiện các bút toán để hoàn nhập số dư và ghi nhận giá trị còn lại.

– Trường hợp hoàn ứng tiền mặt vào quỹ:

Nợ TK 111 – Tiền mặt (Số tiền hoàn trả vào quỹ)

Có TK 141 – Tạm ứng

>> Tình huống 1: Nhân viên B được tạm ứng 10 triệu đồng để mua nguyên vật liệu cho xưởng sản xuất. Sau khi hoàn thành công việc, B chỉ sử dụng 8 triệu đồng và hoàn trả 2 triệu đồng còn dư. Hạch toán:

Nợ TK 111 – Tiền mặt: 2.000.000

Có TK 141 – Tạm ứng: 2.000.000

– Trường hợp nhập lại hàng hóa, nguyên liệu thừa:

Nợ TK 152 – Hàng hóa, nguyên liệu thừa nhập kho

Có TK 141 – Tạm ứng

>> Tình huống 2: Nhân viên C được tạm ứng 15 triệu đồng để mua nguyên liệu, nhưng sau khi sản xuất, vẫn còn thừa một số nguyên liệu trị giá 5 triệu đồng và được nhập lại kho.

Nợ TK 152 – Hàng hóa, nguyên liệu thừa nhập kho: 5.000.000

Có TK 141 – Tạm ứng: 5.000.000

– Trường hợp trừ vào lương của nhân viên:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (Số tiền khấu trừ vào lương)

Có TK 141 – Tạm ứng

>> Tình huống 3: Nhân viên D tạm ứng 7 triệu đồng để chi trả chi phí sửa chữa thiết bị. Tuy nhiên, do chi không hợp lý, số tiền 1 triệu đồng không được duyệt và phải trừ vào lương của D.

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: 1.000.000

Có TK 141 – Tạm ứng: 1.000.000

Xử lý khi nhân viên chi vượt mức tạm ứng

Khi nhân viên chi tiêu vượt số tiền đã được tạm ứng, kế toán sẽ thực hiện bổ sung khoản chênh lệch bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Trường hợp này thường áp dụng khi các khoản chi phát sinh bất ngờ trong quá trình công tác hoặc thực hiện nhiệm vụ.

– Trường hợp chi vượt mức tạm ứng:

Nợ TK 141 – Tạm ứng (Số tiền vượt mức)

Có TK 111 – Tiền mặt (Số tiền bổ sung bằng tiền mặt)

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (Số tiền bổ sung qua chuyển khoản)

– Lưu ý đối với tạm ứng lương: Trong trường hợp khoản vượt mức liên quan đến lương, doanh nghiệp sẽ sử dụng TK 334 – Phải trả người lao động để ghi nhận:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (Số tiền vượt)

Có TK 111 – Tiền mặt; hoặc

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán tiền gửi ngân hàng theo chuẩn thông tư 200/2014/TT-BTC

Hạch toán tạm ứng cho nhà cung cấp

Ghi nhận các khoản tạm ứng liên quan đến nhà cung cấp

Khi doanh nghiệp thực hiện tạm ứng tiền hoặc vật tư cho nhà cung cấp để đảm bảo thực hiện hợp đồng hoặc mua hàng hóa, kế toán sẽ ghi nhận giao dịch này như sau:

– Trường hợp tạm ứng tiền:

Nợ TK 141 – Tạm ứng (Giá trị tạm ứng)

Có TK 111 – Tiền mặt; hoặc

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

– Trường hợp tạm ứng vật tư, hàng hóa:

Nợ TK 141 – Tạm ứng (Giá trị vật tư, hàng hóa tạm ứng)

Có TK 152 – Nguyên vật liệu; hoặc

Có TK 156 – Hàng hóa

>> Tình huống 1: Công ty TNHH Thương mại Minh Hưng ký hợp đồng mua 1.000 đơn vị hàng hóa từ Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Phú Gia, với tổng giá trị hợp đồng là 500 triệu đồng. Để đảm bảo thực hiện hợp đồng, Công ty Minh Hưng tạm ứng trước 30% giá trị hợp đồng, tương đương 150 triệu đồng, qua chuyển khoản ngân hàng.

> Kế toán ghi nhận giao dịch tạm ứng tiền:

Nợ TK 141 – Tạm ứng: 150,000,000

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 150,000,000

>> Tình huống 2: Công ty Xây dựng Việt Thành thuê Công ty TNHH Đại Long làm nhà thầu phụ thực hiện thi công phần móng cho một dự án khu đô thị, với tổng giá trị hợp đồng là 1 tỷ đồng. Để đảm bảo tiến độ, Công ty Việt Thành tạm ứng trước 200 triệu đồng tiền mặt.

> Kế toán ghi nhận khoản tạm ứng này:

Nợ TK 141 – Tạm ứng: 200,000,000

Có TK 111 – Tiền mặt: 200,000,000

Ghi nhận các khoản quyết toán tạm ứng sau khi công việc hoàn thành

Khi công việc đã được hoàn thành, người nhận tạm ứng cần lập Bảng thanh toán tạm ứng, kèm theo đầy đủ chứng từ gốc đã được phê duyệt. Kế toán ghi nhận khoản quyết toán này như sau:

Hạch toán chi tiết:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu; hoặc
Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ; hoặc
Nợ TK 156 – Hàng hóa; hoặc
Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang; hoặc
Nợ TK 621, 623, 627, 642 – Chi phí sản xuất và kinh doanh khác
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (nếu liên quan)

Có TK 141 – Tạm ứng

>> Công ty TNHH Thương mại Đại Thành tạm ứng 20 triệu đồng cho chị Lan để mua dụng cụ văn phòng (bàn, ghế). Sau khi công việc hoàn thành, tổng giá trị thực tế là 20 triệu đồng.

> Kế toán ghi nhận chi phí mua công cụ, dụng cụ và quyết toán tạm ứng:

Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ: 20,000,000

Có TK 141 – Tạm ứng: 20,000,000

Xử lý các khoản tạm ứng không sử dụng hết

Đối với những khoản tạm ứng mà người nhận không sử dụng hết, doanh nghiệp cần thực hiện hoàn nhập số dư tạm ứng vào quỹ tiền mặt, nhập lại kho nguyên vật liệu, hoặc trừ trực tiếp vào lương của người nhận tạm ứng. Kế toán sẽ ghi nhận như sau:

– Trường hợp hoàn nhập tiền mặt vào quỹ:

Nợ TK 111 – Tiền mặt (Số tiền hoàn nhập)

Có TK 141 – Tạm ứng

– Trường hợp nhập lại nguyên liệu, vật liệu thừa vào kho:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (Giá trị nhập lại)

Có TK 141 – Tạm ứng

– Trường hợp khấu trừ vào lương của người nhận tạm ứng:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (Số tiền khấu trừ)

Có TK 141 – Tạm ứng

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán nguyên vật liệu chuẩn thông tư 200/2014/TT-BTC mới nhất

Xử lý trường hợp chi vượt số tiền tạm ứng

Khi số tiền thực tế chi tiêu, đã được phê duyệt, lớn hơn số tiền đã nhận tạm ứng, doanh nghiệp cần thanh toán thêm khoản chênh lệch cho người nhận tạm ứng. Kế toán sẽ lập phiếu chi và ghi nhận giao dịch như sau:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu; hoặc

Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ; hoặc

Nợ TK 156 – Hàng hóa; hoặc

Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang; hoặc

Nợ TK 621, 622, 627 – Chi phí sản xuất, kinh doanh

Có TK 111 – Tiền mặt (Số tiền thanh toán bổ sung)

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán tài sản cố định vô hình – Tài khoản 213 chuẩn Thông tư 200/2014/TT – BTC (kèm tình huống minh hoạ chi tiết)

Lỗi sai thường gặp trong hạch toán tạm ứng

Lỗi xuất hóa đơn sai thời điểm khi nhận tiền tạm ứng

Kế toán thường mắc sai lầm khi xuất hóa đơn tạm ứng cho các khoản tiền nhận trước từ chủ đầu tư, mà không tuân thủ đúng quy định về thời điểm xuất hóa đơn. Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn phải được xuất khi hoàn thành nghĩa vụ cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm. Việc xuất hóa đơn tạm ứng trước khi thực hiện phần lớn công việc có thể dẫn đến việc vi phạm quy định và có thể bị xử phạt.

>> Tình huống thực tế: Một công ty xây dựng nhận 30% giá trị hợp đồng từ chủ đầu tư và yêu cầu phải xuất hóa đơn trước để nhận khoản tạm ứng này. Kế toán đã xuất hóa đơn ngay sau khi nhận được tiền, mặc dù công việc chưa hoàn thành. Điều này dẫn đến rủi ro bị cơ quan thuế kiểm tra và phạt do không tuân thủ đúng thời điểm xuất hóa đơn theo quy định.
Kế toán cần tuân thủ đúng quy định về thời điểm xuất hóa đơn. Trong trường hợp nhận tạm ứng, doanh nghiệp nên lập phiếu thu hoặc biên nhận tạm ứng mà không xuất hóa đơn. Hóa đơn chỉ nên được xuất khi hoàn thành phần công việc tương ứng với khoản tiền nhận trước, hoặc theo thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng về thời điểm xuất hóa đơn cho các đợt nghiệm thu công việc.

Xuất hóa đơn tạm ứng mà không theo dõi và xử lý đúng phần giá trị tạm ứng

Kế toán có thể sai khi xuất hóa đơn tạm ứng nhưng không theo dõi và xử lý đúng cách phần giá trị tạm ứng trong các lần nghiệm thu sau. Điều này dẫn đến việc ghi nhận doanh thu không chính xác hoặc không rõ ràng trong các kỳ nghiệm thu và quyết toán công trình.

>> Tình huống thực tế: Một công ty xây dựng xuất hóa đơn tạm ứng 30% giá trị hợp đồng trước khi thi công công trình. Trong các đợt nghiệm thu sau đó, công ty tiếp tục xuất hóa đơn cho phần khối lượng hoàn thành mà không trừ phần tạm ứng đã xuất trước đó. Điều này gây nhầm lẫn trong việc quyết toán và ghi nhận doanh thu, cũng như khó khăn trong việc thu hồi giá trị tạm ứng.

>> Cách làm đúng:
Khi nhận tạm ứng và xuất hóa đơn, kế toán cần hạch toán khoản tạm ứng vào tài khoản 3387 – Doanh thu chưa thực hiện. Trong các lần nghiệm thu khối lượng, kế toán cần trừ dần phần giá trị tạm ứng vào doanh thu tương ứng của từng đợt. Cụ thể, khi xuất hóa đơn cho đợt nghiệm thu, phần doanh thu ghi nhận sẽ bao gồm giá trị khối lượng nghiệm thu trừ đi phần giá trị đã tạm ứng. Hạch toán sẽ như sau:

– Khi nhận tạm ứng:

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Có TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện (giá trị tạm ứng)

– Khi nghiệm thu khối lượng và xuất hóa đơn cho phần khối lượng hoàn thành:

Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng (giá trị khối lượng nghiệm thu)

Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá trị khối lượng nghiệm thu)

– Khi trừ giá trị tạm ứng đã xuất trong kỳ nghiệm thu:

Nợ TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện (giá trị tạm ứng tương ứng)

Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá trị giảm trừ)

Không xuất hóa đơn cho phần tiền tạm ứng trong hoạt động tư vấn giám sát

Một số doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tư vấn giám sát có quan niệm rằng chỉ cần xuất hóa đơn khi hoàn thành toàn bộ hợp đồng và biết chính xác lãi, lỗ. Tuy nhiên, theo quy định, khi nhận tiền tạm ứng cho dịch vụ, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn ghi nhận doanh thu ngay tại thời điểm nhận tạm ứng, bất kể dịch vụ có hoàn thành hay chưa. Việc không xuất hóa đơn kịp thời có thể dẫn đến sai phạm trong kê khai thuế, và bị cơ quan thuế xử phạt.

>> Tình huống thực tế: Một công ty tư vấn giám sát nhận tạm ứng 30% giá trị hợp đồng nhưng không xuất hóa đơn ngay mà đợi đến khi hoàn thành hạng mục sau 1-2 năm. Sau đó, cơ quan thuế yêu cầu xuất hóa đơn điều chỉnh từ năm phát sinh chi phí đầu tiên. Cách hạch toán đúng:

– Khi nhận tiền tạm ứng:

Nợ TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng (số tiền tạm ứng)

Có TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện (số tiền tạm ứng)

– Xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu tạm ứng:

Nợ TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện

Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (thuế GTGT của tiền tạm ứng)

>> Xem thêm:

• Hướng dẫn hạch toán trả lại hàng bán đối với bên mua và bên bán chuẩn quy định
• Hướng dẫn hạch toán mua hàng không có hóa đơn (mới nhất 2025)

Q&A thường gặp liên quan đến hạch toán tạm ứng

Khi nào phải xuất hóa đơn GTGT cho khoản tạm ứng trong hợp đồng xây dựng?

Theo Thông tư 39, việc xuất hóa đơn GTGT cho khoản tạm ứng không đúng thời điểm là sai. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, chủ đầu tư yêu cầu doanh nghiệp phải xuất hóa đơn cho khoản tạm ứng ngay khi nhận tiền.

Mặc dù nguyên tắc là chỉ xuất hóa đơn khi hàng hóa hoặc dịch vụ đã được cung cấp, chủ đầu tư có thể yêu cầu xuất hóa đơn để hợp thức hóa khoản tạm ứng. Điều này thường được thực hiện để đảm bảo nghĩa vụ thuế và bảo vệ quyền lợi của chủ đầu tư.

>> Tình huống thực tế: Một công ty xây dựng nhận tạm ứng 30% giá trị hợp đồng và được yêu cầu xuất hóa đơn GTGT ngay. Sau đó, khi nghiệm thu đợt 1, công ty phải xuất hóa đơn cho phần còn lại của giá trị hợp đồng. Hạch toán: 

– Khi nhận tiền tạm ứng:

Nợ TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng (số tiền tạm ứng)

Có TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện (số tiền tạm ứng)

– Khi xuất hóa đơn:

Nợ TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện

Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp

>> Xem thêm:Hướng dẫn hạch toán thuế bảo vệ môi trường chuẩn quy định

Làm thế nào để xử lý khoản tạm ứng trong hóa đơn khi thanh toán lần 1 sau khi đã xuất hóa đơn tạm ứng?

Khi xuất hóa đơn thanh toán lần 1, khoản tạm ứng đã xuất hóa đơn trước đó phải được trừ đi từ giá trị nghiệm thu, và cần ghi rõ nội dung trên hóa đơn.

Giải thích: Để hợp lý hóa việc trừ khoản tạm ứng trong hóa đơn thanh toán, doanh nghiệp cần lập bảng tiến độ thanh toán và ghi rõ khoản tạm ứng đã được trừ. Điều này đảm bảo tính minh bạch và đúng quy định về kê khai thuế.

>> Tình huống thực tế: Một công ty đã xuất hóa đơn cho khoản tạm ứng 30% và khi thanh toán lần 1, họ phải trừ khoản tạm ứng này từ giá trị nghiệm thu. Cách hạch toán:

– Khi nghiệm thu đợt 1:

Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng (tổng giá trị nghiệm thu)

Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá trị chưa trừ tạm ứng)

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp

– Ghi nhận việc trừ tạm ứng:

Nợ TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện (số tiền tạm ứng)

Có TK 131 – Phải thu khách hàng (số tiền tạm ứng)

Có được tạm ứng tiền cho nhân viên công ty bằng chuyển khoản từ tài khoản công ty vào tài khoản cá nhân của nhân viên không?

Có thể tạm ứng cho nhân viên thông qua chuyển khoản từ tài khoản công ty vào tài khoản cá nhân của nhân viên. Không có quy định cụ thể nào cấm việc này, miễn là công ty tuân thủ các quy định về chứng từ và mục đích sử dụng khoản tạm ứng.

Tạm ứng tiền cho nhân viên có thể thực hiện bằng nhiều hình thức, trong đó có chuyển khoản. Quan trọng là phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ như phiếu tạm ứng, phiếu thu, và các chứng từ khác liên quan để đảm bảo tính hợp pháp của khoản chi.

>> Tình huống thực tế: Một công ty muốn tạm ứng tiền cho nhân viên để chi tiêu cho công việc, và quyết định chuyển khoản từ tài khoản công ty vào tài khoản cá nhân của nhân viên.

– Khi tạm ứng cho nhân viên qua chuyển khoản, kế toán sẽ thực hiện hạch toán như sau:

Nợ TK 141 – Tạm ứng

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (hoặc TK 111 nếu thanh toán bằng tiền mặt)

Lưu ý bộ chứng từ cần có:

– Phiếu tạm ứng (hoặc quyết định tạm ứng từ công ty)

– Chứng từ chuyển khoản từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân của nhân viên

– Các chứng từ khác liên quan đến việc quyết toán tạm ứng (khi nhân viên hoàn trả lại khoản tạm ứng hoặc nộp lại chứng từ chi tiêu)

>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết hạch toán mượn tiền cá nhân không lãi suất đầy đủ nhất

Chi tiền mặt tạm ứng cho nhân viên đi mua hàng như thế nào?

Khi chi tiền mặt tạm ứng cho nhân viên đi mua hàng, công ty cần hạch toán như sau:

Nợ TK 141 – Tạm ứng (cho số tiền tạm ứng nhân viên)

Có TK 111 – Tiền mặt (số tiền chi ra cho nhân viên)

Tạm ứng là một khoản chi trước, nhằm giúp nhân viên có đủ tiền để mua hàng hóa phục vụ cho công ty. Khi có chứng từ liên quan, công ty cần làm thủ tục thanh toán và quyết toán lại khoản tạm ứng với các chi phí thực tế phát sinh.

>> Tình huống thực tế: Công ty của bạn đã tạm ứng 5.600.000 VND cho nhân viên đi mua hàng. Tuy nhiên, khi mua hàng, tổng giá trị hóa đơn là 11.220.000 VND, có nghĩa là số tiền thiếu để thanh toán là 5.620.000 VND. Cách hạch toán đúng:

– Khi tạm ứng 5.600.000 VND cho nhân viên:

Nợ TK 141: 5.600.000

Có TK 111: 5.600.000

– Khi thanh toán thêm 5.620.000 VND sau khi nhận hóa đơn:

Nợ TK 627 – Chi phí mua hàng: 10.200.000 (đã bao gồm thuế VAT)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: 1.020.000

Có TK 111 – Tiền mặt: 5.600.000

Có TK 141 – Tạm ứng: 5.620.000

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán thuế bảo vệ môi trường chuẩn quy định

Cho nhân viên tạm ứng lương số tiền hỗ trợ và sau đó trừ dần vào lương hàng tháng thì hạch toán vào TK 141 hay 138?

Khi cho nhân viên tạm ứng lương để hỗ trợ, bạn có thể hạch toán vào TK 141 – Tạm ứng vì đây là khoản tiền được tạm ứng để hỗ trợ nhân viên, không phải khoản tiền trả cho công việc hoàn thành, nên không cần chứng từ quyết toán ngay lập tức.

Vào mỗi kỳ lương, khi trừ khoản tạm ứng vào lương, bạn sẽ hạch toán vào TK 334 – Phải trả người lao động để ghi nhận tiền lương nhân viên, và sau đó trừ khoản hỗ trợ từ tiền lương thực tế của nhân viên.

>> Tình huống thực tế: Nhân viên của bạn gặp khó khăn và bạn quyết định hỗ trợ bằng cách cho họ tạm ứng lương. Sau đó, mỗi tháng bạn sẽ trừ dần số tiền này vào lương của họ. Vì không có chứng từ quyết toán cụ thể cho khoản hỗ trợ này, bạn nên hạch toán khoản hỗ trợ vào TK 1388 – Phải thu khác (thay vì TK 141) vì đây không phải là khoản tạm ứng cho công việc cụ thể mà là hỗ trợ nhân viên trong trường hợp đặc biệt. Hạch toán: 

– Khi tạm ứng hỗ trợ cho nhân viên:

Nợ TK 1388 – Phải thu khác: 5.000.000

Có TK 111/112 – Tiền mặt/Chuyển khoản: 5.000.000

– Khi trừ dần vào lương hàng tháng:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: 5.000.000

Có TK 1388 – Phải thu khác: 5.000.000

– Khi trả lương tiền mặt và thu lại khoản hỗ trợ:

Nợ TK 111/112 – Tiền mặt/Chuyển khoản: 5.000.000

Có TK 1388 – Phải thu khác: 5.000.000

Trên đây là toàn bộ lưu ý quan trong giúp bạn dễ dàng xử lý các tình huống liên quan đến hạch toán tạm ứng. Hy vọng rằng thông tin trong bài viết từ TACA đã góp phần giúp bạn nắm vững cách xử lý các tình huống thuế phức tạp, nâng cao kiến thức chuyên môn, nhanh nhạy trong việc giải quyết các trường hợp thực tế.

Đồng thời, những kiến thức hạch toán nghiệp vụ mua hàng bán hàng trong doanh nghiệp thương mại sẽ được chia sẻ chi tiết và chuyên sâu hơn tại Môn Kế toán Chương trình Ôn thi chứng chỉ Đại lý thuế, Chứng chỉ hành nghề kế toán APC và Chứng chỉ hành nghề kiểm toán CPA tại Học viện TACA.

Bên cạnh đó, để khẳng định vị thế của mình trong ngành kế toán kiểm toán và tư vấn thuế một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí mà vẫn được tiếp cận lộ trình ôn thi bài bản, phương pháp học thông minh, mời bạn tham khảo các khóa ôn thi “Ôn là đậu!” của TACA tại đây:

Chứng chỉ hành nghề kế toán – Cánh cửa mở ra sự nghiệp kế toán thành công vang dội

Chứng chỉ CPA – Con đường dẫn tới thành công trong sự nghiệp kiểm toán

Chứng chỉ Đại lý thuế – Học sớm để trở thành chuyên gia tư vấn thuế

Taca Certified Professional Accounting,

hạch toán tạm ứng hạch toán tạm ứng hạch toán tạm ứng hạch toán tạm ứng hạch toán tạm ứng hạch toán tạm ứng hạch toán tạm ứng hạch toán tạm ứng hạch toán tạm ứng hạch toán tạm ứng hạch toán tạm ứng hạch toán tạm ứng hạch toán tạm ứng hạch toán tạm ứng hạch toán tạm ứng hạch toán tạm ứng hạch toán tạm ứng hạch toán tạm ứng hạch toán tạm ứng hạch toán tạm ứng hạch toán tạm ứng