Hệ Thống Báo Cáo Nội Bộ Trong Quy Trình Quản Lý Của Doanh Nghiệp

Quy trình quản lý nội bộ trong doanh nghiệp 

Hệ thống báo cáo nội bộ được định nghĩa như thế nào?

Nếu nói báo cáo quản trị là một bảng cân đối thì cũng đúng, nói nó là một báo cáo phải thu phải trả thì cũng không sai. Nhưng để chính xác thì Báo cáo nội bộ dự báo các hoạt động công ty hiện tại, tất cả những hoạt động liên quan đến chi tiết và nó nằm trong tổng thể để phục vụ yếu tố phát triển doanh nghiệp.

Chúng ta chưa có một hệ thống báo cáo chuẩn, chỉ phụ thuộc là có một ông làm báo cáo tổng hợp, input và output dữ liệu kế toán tổng hợp, kỹ hơn là báo cáo bên trong. Báo cáo bên trong nó vô cùng khác với báo cáo bên ngoài.

Báo cáo tài chính khác hoàn toàn báo cáo quản trị, báo cáo quản trị phục vụ bên trong.

Sự cần thiết của hệ thống báo cáo nội bộ trong doanh nghiệp

Phục vụ đắc lực cho các quyết định nội bộ

Tương tự như hệ thống báo cáo kế toán quản trị, hệ thống báo cáo nội bộ phục vụ bên trong đầu tiên là ban giám đốc; thứ hai là phục vụ đến đối tượng liên quan đến cấu thành hoạt động của doanh nghiệp. Nhiệm vụ của chúng ta là làm sao để nâng tầm làm sao để truyền thông được trong nội bộ “tôi là một trong những người cung cấp thông tin quản trị cho các anh chị nắm được những xu hướng biến động trong doanh nghiệp”. Một nhân sự ngành kế toán phục vụ yếu tố bên trong nó là một thông tin hoàn toàn mới vì chưa có một khái niệm cụ thể cho khách hàng nội bộ và khách hàng bên ngoài.

>>> Học phân tích dữ liệu quản trị để ra quyết định kinh doanh

Khi đã xác định rõ được yếu tố bên trong bên ngoài rồi, thì nguyên tắc xây dựng bản đồ chiến lược của phòng tài chính – kế toán thì các bạn sẽ phân bổ các nguồn lực để đáp ứng yếu tố bên trong. Vì mục tiêu của chúng ta là đáp ứng nội bộ (đáp ứng khách hàng bên trong, khách hàng bên ngoài).

Có kế toán phục vụ báo cáo tài chính, đặt ra một câu hỏi ai sẽ là người làm báo cáo quản trị? Sự cần thiết của báo cáo quản trị trong viễn cảnh “Học hỏi và phát triển” doanh nghiệp. Vậy báo cáo quản trị gồm những gì?

Phục vụ hệ thống báo cáo quản trị 

Báo cáo quản trị nó gồm 1 hệ thống báo cáo phục vụ yếu tố là đo lường, bản thân báo cáo quản trị có 4 yếu tố đó là:

• Báo cáo đo lường
• Báo cáo xu hướng
• Báo cáo chi phí
• Báo cáo ngân sách

Rõ ràng 4 báo cáo này nó không nằm trong tổng thể 4 báo cáo tài chính nhưng nó lại là một phần của báo cáo tài chính.

Có một khái niệm vô cùng thú vị có thể thay đổi ý hiểu trong hoạt động “báo cáo tài chính” kế toán công ty. Có những tài liệu nói rằng “chỉ cần báo cáo quản trị” có thể biến hóa ra báo cáo tài chính, có thể biến hóa thuế, có thể biến hóa ra báo cáo ngân hàng. Nhưng thực chất nó chỉ có 2 báo cáo trong đấy thôi đó là “báo cáo chi phí”, “báo cáo ngân sách” còn “báo cáo đo lường” và “báo cáo phân tích xu hướng” chắc chắn không thể nằm trong báo cáo tài chính được mà nó đòi hỏi một chuyên môn hơi khác một chút. Nó đòi hỏi một vị thế trong hệ thống kế toán.

Đây là một chiến lược mà tôi chia sẻ với các bạn những ai đang trong vai trò “xây dựng báo cáo quản trị” trong DN thì chúng ta nằm ở trong 1 mắt xích vô cùng quan trọng, nó ảnh hưởng đến yếu tố bên trong vô cùng.

Trước đây có thể chúng ta hành động không có sự kết nối. Thực tế chúng ta dân tài chính – Kế Toán rất ít có cơ hội tiếp xúc trực tiếp với ban giám đốc, với ông chủ doanh nghiệp và nó thường là một sự không cần thiết.

Cách triển khai xây dựng hệ thống báo cáo nội bộ

Vậy khi nào chúng ta có cơ hội để trở thành một yếu tố quan trọng, đó là khi chúng ta biết xây dựng, biết triển khai, biết báo cáo. Nó sẽ xuất hiện quan điểm là đã xây dựng rồi, đã đánh giá rồi, đã ra báo cáo rồi thì nó sẽ ra một yếu tố quyết định có sử dụng báo cáo đấy trong việc điều hành hoạt động doanh nghiệp hay không?

Đó là một yếu tố cơ bản về sự cần thiết của hệ thống báo cáo quản trị. Khi đi tìm hiểu sâu và chi tiết về báo cáo nội bộ chúng ta sẽ không thấy mơ hồ nữa.

Vị trí của từng nhân sự trong hệ thống Tài chính – Kế toán nó thường được chia làm 3 vị trí là “kế toán tổng hợp”, “vị trí kế toán trưởng” và vị trí “giám đốc tài chính”. 3 vị trí này thì mỗi vị trí có 1 đặc tính, mỗi vị trí có một giá trị khác trong tên gọi đấy.

Nếu ai đã từng đọc cuốn “Chân dung CFO” trong cuốn này đánh giá cao việc “phân tích và ra dự báo”. Nguyên tắc của một hệ tài chính – kế toán công ty là chúng ta phải có được dữ liệu đầu vào tức là chúng ta ghi nhận được những gì đang diễn ra trong hoạt động doanh nghiệp đấy, nhưng cái quan trọng nhất là các bạn phải phân tích đọc được những chỉ số trong đấy.

>>> 30 mẫu báo cáo quản trị đầy đủ công thức

Ví dụ minh hoạ

Một ví dụ liên quan đến báo cáo phải thu, chắc chắn bạn đã từng đối mặt với câu chuyện là Kế hoạch thu rất cao nhưng về lại rất ít, kế hoạch chi rất ít nhưng cuối cùng lại phải chi rất cao. Nếu như chủ doanh thu không quan tâm thì những vấn đề trên bạn phải đối mặt hàng ngày và thường xuyên xảy ra. Phải thu – phải trả nó liên quan đến tổng hợp, tức là những người có dữ liệu tổng hợp lên báo cáo đó, khi tổng hợp lên rồi thì chúng ta làm gì với báo cáo, phân tích xong rồi làm thế nào để biến nó thành giải pháp thì đó là câu chuyện liên quan đến giám đốc tài chính.

Trong một thuật ngữ là giám đốc tài chính phải làm gì? Họ phải đọc, phải lập, phân tích để đưa ra được dự báo. Nâng tầm vị thế của nhân sự tài chính kế toán trong doanh nghiệp, mục tiêu của chúng ta là một mắt xích để phục vụ yếu tố bên trong. Làm sao để chúng ta trở thành quan trọng?

Yếu tố xây dựng nên hệ thống báo cáo nội bộ

Vậy làm thế nào để xây dựng được hệ thống báo cáo quản trị trong doanh nghiệp? 

Bản thân tôi khi mới ra trường tôi chỉ là một người thu thập dữ liệu, phân tích sau đó mới tiến hành ra được đánh giá, xây dựng được mục tiêu ngắn và dài và làm sao để đạt được mục tiêu đấy thì đó gọi là chiến lược.

Then chốt nhất để xây dựng được hệ thống báo cáo nội bộ nó xoay quanh 3 yếu tố: Lập – Đọc – Phân tích. Báo cáo tài chính được các ngân hàng các tổ chức quỹ tín dụng khi họ tiếp cận BCTC của DN mình họ đều phân tích. BCTC là một dữ liệu cơ sở cho DN, các yếu tố bên ngoài họ phân tích BCTC doanh nghiệp chúng ta và ra được đánh giá xu hướng của công ty ấy (hay còn được gọi là năng lực tài chính).

Trên internet có rất nhiều template để xây dựng báo cáo quản trị nhưng rõ ràng chúng ta phải hiểu một vấn đề quan trọng nhất đó là “không công ty nào giống công ty nào về báo cáo quản trị”. Về mặt dữ liệu đúng nhưng về mặt phân tích đánh giá sẽ rất khác. Bởi vậy cần hiểu rõ 2 quan điểm:

• Thứ nhất: Báo cáo chúng ta phục vụ bên trong
• Thứ hai: Không copy – paste

Không áp dụng hệ thống báo cáo quản trị của doanh nghiệp khác. Tại sao chúng ta không nên áp dụng của công ty khác? Vì nó liên quan rất nhiều đến mục tiêu của ban giám đốc và ban quản trị DN. Ví dụ câu chuyện tôi đã chia sẻ với mọi người là sự cần thiết của báo cáo, sự cần thiết của giám đốc tài chính thì sếp trả lời thẳng thừng luôn rằng: “giai đoạn này của anh là giai đoạn tấn công”, anh không quan tâm đến chi phí, anh không quan tâm đến đo lường. Anh nên quan tâm là anh đứng ở đâu trong phân khúc ngành của anh.

Bản chất của ban giám đốc rất đơn giản! Đó là tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp và đưa ra được đánh giá cụ thể trong từng thời điểm hoạt động của doanh nghiệp. Khi mà họ không cần báo cáo thuê, tài chính tức là họ dựa trên kinh nghiệm. Mà kinh nghiệm thì lại là một minh chứng cho doanh nghiệp của chúng ta đa số quy mô nhỏ và vừa chứ không phải doanh nghiệp lớn.

Hãy khẳng định mình có một vị trí quan trọng và tự tin nói với ban quản trị là chúng ta có thể làm được giúp trước mắt là ban giám đốc là mục tiêu tài chính của họ sẽ đạt được. Thứ hai là giúp cho hệ thống công ty ấy có cơ hội phát triển bền vững tức là quản trị được rủi ro.

Cách Cung Cấp Thông Tin Quản Trị – Giúp Lãnh Đạo Ra Quyết Định

Làm thế nào để thiết lập thông tin quản trị?

1. 8 nội dung hữu ích kế toán nhất định phải học về tài chính, quản trị, thuế
2. Khóa học Lập và Phân tích báo cáo quản trị

TACA – KIẾN TẠO SỰ NGHIỆP!