Nên lựa chọn ứng dụng Power BI hay Excel khi lập một báo cáo quản trị?

Với sự ra đời của ứng dụng Power BI, Excel không còn thống trị trong việc làm báo cáo nội bộ với kế toán quản trị. Vài năm trở lại đây, ứng dụng Power BI đã xuất hiện rộng khắp như một công cụ giúp việc lập và phân tích báo cáo quản trị trở nên dễ dàng, thuận tiện và hiệu quả hơn.

Cả Excel và Power BI là hai phần mềm rất hữu ích nhờ hàng loạt các đặc tính riêng biệt. Nhưng nếu đã từng làm việc trên cả hai nền tảng này, bạn sẽ nhận ra rằng một số tính năng của chúng trùng khớp nhau hoặc tương tự nhau. 

So sánh các ứng dụng Power BI & Excel

Ứng dụng Power BI

Nói một cách đơn giản, Power BI (Business Intelligence) là một công cụ phân tích kinh doanh mạnh mẽ có thể cung cấp hàng loạt mô hình báo cáo đồng thời là giải pháp phân tích thời gian thực ở cấp độ cao.

Power BI mạnh mẽ ra sao?

• Là một sản phẩm của Microsoft, Power BI có thể kết nối với các ứng dụng và giải pháp khác nhau của Microsoft như Access, Azure… và cả Excel. Power BI hoàn toàn có thể trích xuất dữ liệu gốc từ những công cụ này.
• Power BI được phát triển trong thời đại công nghệ đám mây là nền tảng. Bởi vậy, toàn bộ các dữ liệu, phân tích được thực hiện trên phần mềm này đều có thể được “đám mây hóa”, việc chia sẻ, cộng tác trở nên cực kỳ dễ dàng, bạn chỉ cần cấp quyền là người khác xem được.
• Dù mất thời gian trong bước đầu tạo lập dữ liệu, nhưng khi đến bước làm báo cáo, chúng ta sẽ rất “dễ thở” nhờ các tính năng hoàn toàn tự động và không đòi hỏi phải biết về kỹ thuật. Tính năng tự động cập nhật dữ liệu, hạn chế việc phải thao tác thủ công nhiều lần của Power BI cũng là yếu tố khiến phần mềm này trở được ưu ái đến vậy.
• Trong Excel, bạn sẽ gặp khó khăn khi mở tệp có kích thước hơn 500 MB. Với Power BI thì chuyện đó sẽ không xảy ra, bởi chương trình này sử dụng các thuật toán mạnh mẽ để hỗ trợ người dùng nhập và lưu trữ dữ liệu.
• Một khía cạnh khác; các dashboard. Trong Excel, bạn sẽ phải sử dụng các template dashboard.
• Ngược lại, Power BI có hàng loạt chức năng giúp bạn tạo nên dashboard tùy chỉnh theo mong muốn cá nhân. Mặc dù Excel có nhiều bảng biểu nâng cao hơn, nhưng tính trực quan của Power BI nổi trội hơn rất nhiều. Nhờ chức năng kết nối với mô hình dữ liệu, Power BI thực sự có thể phân tích dữ liệu của bạn một cách trực quan.

Power BI giúp phân tích dữ liệu một cách trực quan

Power BI có gì hạn chế?

• Power BI không dành cho các loại báo cáo kiểu bảng. Bạn vẫn có thể làm báo cáo dạng bảng với Power BI, nhưng nó sẽ không được tối ưu như Excel.
• Trong Excel, bảng tính là khung vẽ của bạn và có thể làm bất cứ điều gì bạn muốn trong đó. Nhưng trong Power BI, chức năng tạo bảng không thân thiện với người dùng.

Công cụ Excel

• Microsoft Excel là một chương trình bảng tính nằm trong dòng sản phẩm Office 365 Suite của Microsoft. Hiện nay, Excel vẫn là một trong những chương trình được sử dụng phổ biến nhất ngành kinh doanh.
• Ngoài ra, Excel còn được mệnh danh là bảng tính tiêu chuẩn của Google và được coi là chương trình thống trị thị trường.
• Trong Excel, dữ liệu được định dạng dưới hình thức bảng với các hàng và cột. Ở đó, bạn có thể sắp xếp, thực hiện phép tính trên dữ liệu của mình bằng các công thức và thậm chí là thể hiện chúng một cách trực quan.

Excel có gì nổi trội?

• Excel cực kỳ thích hợp cho việc tính toán và phân tích nhanh, nhất là trong phân tích “đặc biệt”, dành cho một nhiệm vụ cụ thể (ví dụ như tính toán doanh thu sản phẩm trong báo cáo P&L)
• Với hơn 400 chức năng có sẵn được phân loại thành 11 chủ đề, chúng ta sở hữu rất nhiều chức năng giúp việc tính toán của mình trở nên dễ dàng hơn.
• Vì đã ra đời từ lâu, Excel gần như được tích hợp toàn diện. Bạn có thể thực hiện các tác vụ như nhập dữ liệu hoặc quét dữ liệu trên trang web bất cứ khi nào mà không cần phải chuyển sang một ứng dụng khác. Đây là điều mà Power BI chưa có được.
• Dù có nhiều hạn chế nhưng tính năng vẽ bảng biểu nâng cao của Excel cũng rất đáng ghi nhận. Nó sẽ hỗ trợ bạn khá tốt trong việc tùy chỉnh, tạo nên một biểu đồ phức tạp như ý muốn.

Excel cực kỳ thích hợp cho việc tính toán và phân tích nhanh

Excel có hạn chế gì không?

• Việc nhập dữ liệu vào Excel để làm việc cùng các đối tác, cộng sự sẽ là điểm trừ lớn với nền tảng này. Excel không cho phép người dùng kết nối với bất cứ cơ sở dữ liệu, ứng dụng, tập tin nào bên ngoài. Nếu tệp Excel của bạn không phải dữ liệu trực tuyến (hoặc vì lý do bảo mật), bạn sẽ phải chia sẻ nó cho người khác theo cách truyền thống là gửi email.
• Ngoài ra, sự liên kết dữ liệu, phân tích dữ liệu quan trọng của phần mềm này là không thể so sánh với nhiều công cụ báo cáo khác, trong đó có Power BI. Đó là còn chưa đề cập đến hiệu quả trong việc phân tích tình hình kinh doanh, hỗ trợ ra quyết định chiến lược.

Ứng dụng Power BI hay Excel tốt hơn cho việc lập báo cáo quản trị?

• Cả hai công cụ đều có điểm mạnh và điểm yếu riêng trong vấn đề trực quan hóa dữ liệu. Sức mạnh của ứng dụng Power BI đến từ trực quan hóa và các tính năng trực tuyến. Trong khi đó, Excel vẫn là công cụ tốt nhất để hiển thị thông tin dạng bảng và khám phá dữ liệu.
• Vì vậy, việc sử dụng phần mềm nào tùy thuộc vào nhu cầu lập mẫu báo cáo quản trị của người dùng. Trước khi quyết định công cụ mà mình cần, hãy trả lời các câu hỏi:

+ Bạn có phải thực hiện phân tích cấp cao?
+ Mức độ cộng tác của bạn với các đồng sự ra sao?
+ Dữ liệu bạn xử lý lớn đến mức nào?
+ Bạn có cần đến yếu tố thẩm mỹ, trực quan?
+ Ban lãnh đạo công ty kỳ vọng gì ở báo cáo của bạn?

Tóm lại, Excel và Power BI là hai công cụ song hành với nhau, có thể ví chúng như tay trái – tay phải, có những chức năng tương đồng nhưng là hai thực thể riêng biệt với vai trò khác nhau. Chúng sẽ phát huy tối đa sức mạnh khi được dùng đúng nơi, đúng thời điểm. Ngoài việc thành thạo các công cụ hỗ trợ, kế toán quản trị cần trau dồi các kĩ năng và nắm chắc các kiến thức về báo cáo kế toán quản trị thông qua các khoá học chuyên sâu, tài liệu tham khảo, giáo trình báo cáo quản trị, hội thảo… chúng hỗ trợ rất tích cực cho công việc của bạn. 

Xem thêm:

Sử dụng Pivot Chart trong Excel gia tăng giá trị bản báo cáo

Phân tích báo cáo hiệu suất hoạt động kinh doanh với Power BI

>>> Học phân tích dữ liệu quản trị để ra quyết định kinh doanh

>>> 8 nội dung hữu ích kế toán nhất định phải học về tài chính, quản trị, thuế