Hướng dẫn quy trình ghi sổ kế toán

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và trình tự thời gian liên quan tới doanh nghiệp. Mỗi kỳ kế toán năm, doanh nghiệp sẽ chỉ có duy nhất một hệ thống sổ kế toán, bao gồm kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp. Ở bài viết sau đây, mời bạn đọc cùng tìm hiểu thêm chi tiết hơn về quy trình ghi sổ kế toán theo đúng Luật Kế toán.

Quy trình mở sổ kế toán 

Sổ kế toán phải được doanh nghiệp mở vào đầu kỳ kế toán năm. Trong trường hợp doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải được mở từ ngày bắt đầu thành lập. Trước khi sử dụng, người đại diện pháp luật của công ty và kế toán trưởng sẽ có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay hoặc ký duyệt sổ kế toán chính thức sau khi in ra..

Doanh nghiệp phải sử dụng sổ kế toán theo mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng quyển hoặc để rời từng tờ. Trong trường hợp để rời, các tờ sổ sau khi viết xong phải được đóng quyền để lưu trữ. Trước khi sử dụng sổ kế toán, doanh nghiệp cần hoàn thiện các thủ tục sau đây:

Đối với sổ kế toán dạng quyển

Trang đầu của sổ kế toán cần ghi đầy đủ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán, kỳ ghi sổ, họ và tên đầy đủ cùng chữ ký của kế toán trưởng và người đại diện pháp luật của doanh nghiệp, ngày kết thúc ghi sổ/ngày chuyển giao cho người khác.

Sổ kế toán phải được đánh số trang đầy đủ từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang liền nhau phải có dấu giáp lai của đơn vị kế toán.

Đối với sổ tờ rời

Đầu sổ tờ rời cần ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ và tên đầy đủ cùng chữ ký của người giữ và ghi sổ. Các tờ trong sổ kế toán trước khi dùng phải có chữ ký xác nhận, đóng dấu của giám đốc hoặc người được uỷ quyền và được vào sổ đăng ký sử dụng số tờ rời. 

Người ghi sổ phải sắp xếp các tờ rời theo số thự tự các toàn khoản kế toán, đảm bảo đúng quỳ trình bảo mật, an toàn và dễ tìm kiếm.

Xem thêm: Cách lập bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( Cập nhật mới nhất năm 2022)

Ghi sổ

Việc ghi sổ kế toán bắt buộc phải căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra, đồng thời đảm bảo theo các quy định về chứng từ kế toán. Tất cả các số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có các chứng từ hợp pháp để chứng minh.

Để thực hiện ghi sổ kế toán, doanh nghiệp được áp dụng 1 trong các hình thức như sau:

• Kế toán Nhật ký chung
• Kế toán Nhật ký – Sổ Cái
• Kế toán Chứng từ ghi sổ
• Kế toán trên máy vi tính
• Kế toán Nhật ký – Chứng từ (chỉ dành cho các doanh nghiệp áp dụng quyết định 15).

Mỗi hình thức ghi sổ kế toán trên đều có các quy định cụ thể về số lượng, phương pháp ghi chép, mẫu sổ, kết cấu, trình tự và mối quan hệ giữa các sổ kế toán. Các doanh nghiệp cần căn cứ vào các yếu tố như quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, kỹ thuật kế toán,… để lựa chọn một hình thức kế toán thích hợp nhất.

Thêm vào đó, doanh nghiệp cũng cần phải tuân thủ theo các quy định về hình thức sổ kế toàn đó như: các loại sổ, kết cấu, trình tự, phương pháp ghi chép, quan hệ đối chiếu kiểm tra của từng loại sổ kế toán.

Quy trình khoá sổ

Cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp cần phải khóa sổ kế toán sau đó lập báo cáo tài chính. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần khoá sổ kế toán khi kiểm kê hoặc một số trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Cách sửa chữa sổ kế toán

Đối với trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính

• Nếu phát hiện sai sót ghi sổ kế toán trước khi doanh nghiệp gửi báo cáo tài chính năm cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa trực tiếp trong sổ kế toán đó trên máy vi tính.

• Nếu phát hiện sai sót ghi sổ kế toán sau khi doanh nghiệp đã nộp báo cáo tài chính năm cho các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán trên máy vi tính sau đó thêm ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm sai sót.
• Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính đều phải thực hiện theo“Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ sung”.

Đối với trường hợp ghi sổ kế toán bằng tay 

Nếu ghi sổ bằng tay thì các phương pháp sửa chữa sổ kế toán như sau:

• Phương pháp cải chính
• Phương pháp ghi số âm (Ghi đỏ)
• Phương pháp ghi bổ sung

Khi báo cáo năm được duyệt hoặc công việc thanh tra, kiểm toán kết thúc và đã có kết luận chính thức, nếu có quyết định doanh nghiệp cần sửa chữa lại số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đến sổ kế toán thì cán bộ kế toán phải sửa lại sổ kế toán và số dư của các tài khoản có liên quan bằng các phương pháp theo quy định. 

Việc sửa chữa sổ kế toán được thực hiện trực tiếp trên sổ năm phát hiện sai sót và phải thêm ghi chú ởtrang hoặc dòng cuối của sổ kế toán năm trước có sai sót để đối chiếu khi cần thiết.

Với các thông tin của bài viết, hi vọng bạn đọc sẽ có thêm kiến thức về quy trình ghi sổ kế toán. Nếu bạn còn thắc mắc hay câu hỏi nào khác, hãy liên lạc với TACA qua website taca.edu.vn hoặc hotline 0985.611.911 hoặc 0947.511.911 để được tư vấn và giải đáp nhanh nhất. 

Xem thêm:

• Học kế toán online
• Các khoá học kế toán
• Báo cáo tài chính và thuế chuyên sâu
• Báo cáo tài chính hợp nhất