Các Hồ Sơ Tài Liệu Cần Chuẩn Bị Khi Quyết Toán Thuế

CÁC HỒ SƠ TÀI LIỆU CẦN CHUẨN BỊ KHI QUYẾT TOÁN THUẾ GỒM NHỮNG GÌ?
Khi quyết toán thuế cần chuẩn bị những gì? Nhiều bạn còn lúng túng trong việc kiểm tra rà soát các thủ tục, hồ sơ nhằm để phục vụ tốt khi cơ quan thuế ghé thăm. Nên hôm nay TACA xin gửi tới bạn “Kinh nghiệm khi quyết toán thuế”.
Đây là những chia sẻ mang tính chất chung nhất. Những vấn đề phức tạp và cụ thể khác hẹn các bạn ở bài chia sẻ tiếp theo nhé!

I. HÓA ĐƠN ĐẦU RA, ĐẦU VÀO: Hồ sơ quyết toán thuế gồm:

1. Đối chiếu với bảng kê hóa đơn mua vào, bán ra với lượng hóa đơn thực tế xem hóa đơn có đủ hay không, có xót hóa đơn nào chưa được kê khai hay không?
Các hóa đơn đầu vào của tháng (quý) nào nên kẹp ngay sau tờ khai của thuế GTGT theo tháng(quý) đó để kiểm soát dễ dàng. Để khi cơ quan thuế vào kiểm tra cũng nhanh hơn.
2. Kiểm tra xem hóa đơn đã đầy đủ tiêu thức hay chưa, có còn bị xót đầu mục nào chưa điền không? Các chỉ tiêu trên hóa đơn có bị tẩy xóa hay không?
– Xem lại Ngày, tháng, trên hóa đơn có phù hợp với ký hiệu hóa đơn hay không? Ví dụ như hóa đơn ký hiệu là TB/16P thì ngày hóa đơn không thể là của năm 2015 được, vì hóa đơn này được phát hành vào năm 2016.
– Tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị phải viết đúng. Nếu lỡ chưa viết đúng thì nên xin biên bản điều chỉnh hóa đơn kẹp vào cùng hóa đơn. Tránh bị bóc thuế oan. Ngoài ra bạn nên lưu ý 1 số trường hợp được viết tắt, nhưng việc viết tắt đó không khiến người đọc hiểu sai về tên, địa chỉ của công ty.

Ví dụ: Tên đúng: Công ty cổ phần công nghiệp ABC

Nếu viết tắt là” Công ty CP CN ABC thì 2 ký tự “CN” sẽ bị nghĩ nhầm là Công nghệ.

– Bạn nên xem lại hóa đơn Có phản ánh đúng thuế suất phù hợp với từng mặt hàng hay không? Ví dụ đối với mặt hàng phân đạm, thức ăn cho gia súc không thể là 10% được, mà phải là 5%. Vì nhiều khi vấn đề này còn ảnh hưởng tới việc được khấu trừ bao nhiêu thuế GTGT đầu vào (và theo quy định thì bạn chỉ được khấu trừ theo số đúng là 5%)
– Xem lại Số tiền bằng chữ, bằng số trên hóa đơn có đúng không (phải thể hiện cùng 1 số)
– Hóa đơn có bị rách, bị gạch, tẩy xóa hay bị đè mực lên nhau không
-Xem lại Có đóng dấu treo của người bán hàng hay không? Trừ trường hợp một số đơn vị là được phép “không đóng dấu lên hóa đơn”. Những trường hợp này thường rơi vào các hóa đơn tiền điện, viễn thông và 1 số đơn vị khác được cơ quan thuế chấp nhận bằng văn bản (Còn để chuẩn thì nên xin bản scan công văn đó của người bán)
– Kiểm tra lại tính hợp lý của các hóa đơn mua vào, có hóa đơn nào nội dung không phù hợp với hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị hay không?
– Đối với hóa đơn đầu ra. Nếu là bán hàng ra thì phải có biên bản giao nhận hàng hóa đi kèm (ngày trên biên bản giao nhận phải trùng với ngày trên hóa đơn); đối với cung cấp dịch vụ thì phải có biên bản nghiệm thu hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, vận tải (ngày trên biên bản cũng phải trùng ngày trên hóa đơn. Trừ các trường hợp đơn vị có thu tiền trước thì ngày hóa đơn phải là ngày thu tiền trước)

Chuẩn bị hồ sơ khi quyết toán thuế

II. KHOẢN MỤC TIỀN VÀ TƯƠNG ĐƯƠNG TIỀN: Hồ sơ quyết toán thuế gồm:

1. Xem có biên bản kiểm kê quỹ cuối năm hay chưa?
2. Kiểm tra xem số tiền trên biên bản kiểm kê quỹ đã khớp với số dư trên sổ quỹ và trên bảng cân đối phát sinh hay chưa?
3. Kiểm tra sổ quỹ tiền mặt xem có thời điểm nào bị âm quỹ hay không?
4. Kiểm tra số phát sinh bên có tk 111 đối ứng với nợ tk chi phí, xem có khoản chi nào vượt quá 20trđ hay không? kiểm tra xem những khoản đó là chi cho hóa đơn hay chi tiền từ các chứng từ khác.
Nếu chi tiền cho hóa đơn => Thuế GTGT không được khấu trừ + Chi phí bị loại ra khỏi quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp.

5. Kiểm tra lại toàn bộ các phiếu thu, chi xem đã hợp lý, hợp lệ chưa? Có đủ chứng từ đi kèm phiếu thu – chi không?
6. Kiểm tra số dư tiền mặt trên sổ quỹ tại thời điểm hiện tại có phát sinh những khoản vay lớn hay không? Vì nếu số dư tiền mặt hiện tại quá lớn mà vẫn đi vay, cơ quan thuế có thể sẽ loại chi phí lãi vay của lần nhận nợ đó. Vì họ sẽ đặt câu hỏi :” Vì sao tiền mặt còn tồn nhiều vậy mà vẫn đi vay”. Về vấn đề này doanh nghiệp có thể giải thích là : “cần phải tích trữ 1 lượng tiền để phục vụ cho việc chi trả những khoản chi trong kế hoạch ngắn hạn trước mắt”. Và đơn vị có đủ hồ sơ chứng minh được lý do đó thì chi phí lãi tiền vay vẫn được chấp nhận.
7. Kiểm tra số dư các tài khoản ngân hàng với Tờ sao kê tháng 12 (biên bản xác nhận số dư tài khoản tại thời điểm 31/12) có khớp hay không?
8. Đối với các khoản tiền gửi có kỳ hạn, kiểm tra lại từng khoản tiền gửi, số tiền gửi và lãi suất tiền gửi.

9. Kiểm tra mẫu 08 xem công ty đã đăng ký hết những tài khoản ngân hàng đã có giao dịch trong năm với cơ quan thuế hay chưa. Theo quy định thì mẫu 08 phải được nộp cho cơ quan thuế chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày mở tài khoản. Nếu tài khoản ngân hàng thanh toán (đặc biệt là thanh toán cho những hóa đơn có giá thanh toán từ 20trđ trở lên) chưa được thông báo cho CQT thì sẽ không được chấp nhận là thanh toán qua ngân hàng. Như vậy sẽ ảnh hưởng tới việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào và chi phí thuế TNDN được trừ.

III. PHẢI THU KHÁCH HÀNG, PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN: Hồ sơ quyết toán thuế gồm:

1. Kiểm tra xem các khách hàng, NCC có đủ hợp đồng hay chưa?
2. Kiểm tra xem đã có đối chiếu công nợ cuối năm hay chưa? Chưa có xin bổ sung ngay.
3. Kiểm tra điều khoản thanh toán với nhà cung cấp trên hợp đồng với thời gian thanh toán thực tế đối với những trường hợp trả chậm, trả góp để xử lý việc có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào tại thời điểm quyết toán hay không?
4. Đối với những khoản công nợ có trích lập dự phòng, có đầy đủ hồ sơ để chứng minh việc trích lập đúng quy định tại TT 228 hay chưa?

IV. TẠM ỨNG: Hồ sơ quyết toán thuế gồm:

1. Xem số dư tài khoản tạm ứng cuối năm của từng nhân viên xem đã có biên bản xác nhận tạm ứng cuối năm không?
2. Đơn vị có quy định về hoàn ứng không?
3. Xem xét thời gian hoàn ứng với quy định về hoàn ứng có phù hợp hay không?

V. HÀNG TỒN KHO: Hồ sơ quyết toán thuế gồm:

1. Kiểm tra đã có biên bản kiểm kê HTK cuối năm hay chưa? Biên bản kiểm kê có khớp với số liệu trên bảng tổng hợp N-X-T hay không? Nếu lệch giải trình được nguyên nhân.
2. Kiểm tra số liệu trên bảng NXT có khớp với trên bảng CĐPS hay không?

3. Kiểm tra xem các mặt hàng tồn kho đã có thẻ kho chưa?

4. Kiểm tra toàn bộ phiếu nhập, xuất kho đã có đầy đủ chữ ký, đóng dấu hay chưa?

VI. TÀI SẢN CỐ ĐỊNH VÀ TRÍCH KHẤU HAO TSCĐ: Hồ sơ quyết toán thuế gồm:

1. Kiểm tra hồ sơ TSCĐ hình thành từ mua sắm đã đủ chưa, bao gồm:
– Hóa đơn đầu vào của TSCĐ + các hóa đơn chi phí lắp đặt chạy thử.
– Hợp đồng mua bán
– Biên bản bàn giao TSCĐ, biên bản nghiệm thu bàn giao TSCĐ,
– Thẻ TSCĐ,
– Kiểm tra, đối chiếu bảng trích khấu hao TSCĐ: về nguyên giá, khấu hao lũy kế, giá trị còn lại với bảng CĐPS xem có khớp hay không?
– Báo giá (nếu có)
– Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có)
– Kiểm tra xem đơn vị đã có đăng ký phương pháp trích khấu hao với cơ quan thuế hay chưa? Việc trích khấu hao có được áp dụng đúng bản đăng ký đó không? Khung trích khấu hao có được thực hiện đúng theo thông tư quy định của thuế TT45/2013 hay không?
– Kiểm tra số dư trên bảng trích khấu hao TSCĐ tháng 12 với số dư trên tài khoản 214, 211 có khớp nhau không?
Các hình thức tăng, giảm TSCĐ khác sẽ được chia sẻ ở 1 chủ đề sâu hơn.

VII. THUẾ: Hồ sơ quyết toán thuế gồm:

1. Thống kê lại xem các lần nộp tiền thuế đã có đủ giấy nộp tiền hay chưa?
Đặc biệt, đối với thuế GTGT hàng nhập khẩu, nếu thiếu giấy nộp tiền vào NSNN thì sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào của lô hàng nhập khẩu đó.
2. Kiểm tra số dư TK 133 trên bảng cân đối kế toán có khớp với số dư thuế GTGT được khấu trừ chuyển kỳ sau trên tờ khai thuế GTGT tháng 12 (đối với đơn vị kê khai theo tháng), quý 4 (đối với đơn vị kê khai theo quý) chưa. Nếu có sự chênh lệch thì phải làm luôn biên bản giải trình sự chênh lệch đó.
3. Các tờ khai thuế GTGT, TNDN, MB, TNCN…các năm phải tập hợp đầy đủ theo thứ tự thời gian.

VIII. KHOẢN VAY: Hồ sơ quyết toán thuế gồm:

1. Kiểm tra các khoản vay xem có đầy đủ hợp đồng, có đủ giấy nhận nợ hay không?
2. Đối chiếu số dư tk tiền vay với khế ước, hợp đồng tín dụng xem có khớp hay không?
3. Các khoản lãi vay cho các hợp đồng trả lãi cuối kỳ có được trích trước chi phí lãi vay vào chi phí trong kỳ chưa? Các khoản lãi vay được ghi nhận đúng theo số tiền vay + lãi suất vay không?
4. Khoản vay cá nhân đã có đủ đối chiếu nợ vay cuối năm hay không?

XI. CHI PHÍ TRẢ TRƯỚC NGẮN HẠN, DÀI HẠN: Hồ sơ quyết toán thuế gồm:

1. Kiểm tra xem có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hay không?
2. Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa bảng phân bổ chi phí với bảng cđps về giá trị còn lại xem có khớp hay không? Hai số liệu này phải khớp nhau.
3. Thời gian phân bổ đối với các CCDC không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là TSCĐ đã thực hiện phân bổ đúng thời gian quy định (dưới 3 năm ) không? Theo TT 78/2014 quy định thì thời gian phân bổ tối đa là 3 năm.

X. LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG: Hồ sơ quyết toán thuế gồm:

1. Kiểm tra hồ sơ lao động xem đã đủ hay chưa: HĐLĐ, bảng lương, bảng công và các hồ sơ đi kèm: CMND, sơ yếu lý lịch…
2. Các khoản thưởng cho người lao động phải được thể hiện rõ trong HĐLĐ, quy chế tài chính hoặc thỏa ước lao động tập thể.
3. Kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ lương: Có đầy đủ chữ kí của NLĐ, người SDLĐ.
4. Kiểm tra bảng quyết toán thuế TNCN với tổng lương trên bảng thanh toán lương của từng cá nhân xem khớp chưa?
5. Kiểm tra các khoản trích theo lương có được thể hiện trên hợp đồng LĐ, bảng thanh toán lương hay không?
Để hiểu sâu hơn về thuế, cũng như bước đệm trở thành chuyên gia tư vấn thuế, bạn có thể tham khảo khóa “Ôn thi Đại Lý Thuế 2019” do Taca tổ chức.
Bạn đang băn khoăn các kinh nghiệm, kỹ năng cần có để trở thành Kế Toán Trưởng, hãy tham gia ngay event để cùng trải nghiệm con đường trở thành Kế toán trưởng của các chuyên gia tài chính từ các tập đoàn lớn như FLC, McKinsey….

TACA – KIẾN TẠO SỰ NGHIỆP!