Các mẫu sổ cái theo hình thức nhật ký chung và hướng dẫn cách ghi

Tùy vào mục đích và cấu trúc của doanh nghiệp mà cách ghi sổ cái sẽ theo các hình thức khác nhau. Ở bài viết sau đây, mời bạn đọc cùng tìm hiểu chi tiết sổ cái là gì cũng như tham khảo hướng dẫn ghi sổ cái theo từng hình thức nhật ký chung, nhật ký sổ cái, nhật ký chứng từ, kế toán trên máy tính.

Sổ cái là gì?

Sổ cái là một loại sổ kế toán tổng hợp giúp doanh nghiệp lưu giữ các giao dịch hàng ngày liên quan tới các tài khoản kế toán. Nói cách khác, sổ cái được xem như bản tóm tắt, phân loại các nghiệp vụ tài chính hàng ngày của đơn vị kinh doanh, ví dụ: sổ cái theo dõi khoản chi cho nguyên vật liệu, các khoản thu thể hiện giá trị hàng hóa,… 

Trước đây, sổ cái được lập thủ công tuy nhiên với thời đại công nghệ thông tin phát triển như hiện nay, doanh nghiệp đã ứng dụng máy tính, các phần mềm kế toán trong quá trình lập sổ cái. Tuy nhiên, những nguyên tắc kế toán được sử dụng khi viết sổ cái vẫn hoàn toàn không thay đổi. 

Hình thức sổ cái

Để phục vụ nhu cầu của từng doanh nghiệp, sổ cái hiện có rất nhiều hình thức đa dạng khác nhau. Dựa vào những hình thức kế toán được nhiều doanh nghiệp sử dụng thì sổ cái có thể được chia thành 4 hình thức bao gồm:

• Kế toán nhật ký chung.
• Kế toán nhật ký sổ cái.
• Kế toán nhật ký chứng từ.
• Kế toán trên máy tính.

Đối với mỗi hình thức sẽ có yêu cầu riêng về mẫu sổ, trình tự và phương pháp và cách ghi chép được điều chỉnh phù hợp. Tùy vào mục đích, quy mô, điều kiện kỹ thuật và các yêu cầu của quản lý mà doanh nghiệp có thể lựa chọn được một loại hình kế toán thích hợp.

Hướng dẫn chi tiết nhất về cách ghi sổ cái

Tương tự các loại sổ kế toán khác, sổ cái cũng cần tuân thủ theo các nguyên tắc kế toán. Sổ cái phải được trình bày một cách khoa học, cung cấp đầy đủ và chính xác thông tin. Ở phần tiếp theo của bài viết, mời bạn đọc cùng tìm hiểu chi tiết về cách ghi sổ cái theo thông tư 200.

Hình thức nhật ký chung

Khi ghi sổ cái theo hình thức nhật ký chung doanh nghiệp phải theo nguyên tắc trình tự thời gian. Trước tiên, các thông tin chứng từ sẽ được ghi vào sổ nhật ký chung sau đó lấy làm căn cứ để ghi sổ cái. Cách ghi sổ cái theo hình thức nhật ký chung được quy định cụ thể như sau:

• Cột A: Ngày, tháng bằng số.
• Cột B: Số hiệu của chứng từ ghi sổ.
• Cột C: Ngày, tháng của chứng từ ghi sổ
• Cột D: Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kế toán, tài chính phát sinh.
• Cột E: Số thứ tự trang trong Nhật ký chung ghi nghiệp vụ này.
• Cột F: Số thứ tự dòng trong Nhật ký chung ghi nghiệp vụ này.
• Cột H: Số hiệu tài khoản đối ứng với nghiệp vụ kế toán, tài chính phát sinh trong sổ cái.
• Cột 1 và 2: Số tiền phát sinh vào bên Nợ/Có theo từng nghiệp vụ kinh tế. Doanh nghiệp ghi số dư tài khoản vào dòng đầu tiên vào đầu kỳ sau đó cộng lũy kế số dư trong kỳ và số dư đầu trong kỳ với nhau. 

Mỗi tài khoản kế toán sẽ được ghi riêng trong sổ cái và bộ phận kế toán cần phải nắm rõ các nội dung cần có của từng tài khoản. 

Hình thức nhật ký sổ cái

Nhật ký sổ cái gồm có 2 phần đó là nhật ký và sổ cái. Phần nhật ký gồm các cột đó là: thứ tự dòng, ngày, tháng ghi sổ, số hiệu, ngày tháng. Phần sổ cái gồm các cột ghi tài khoản. Mỗi cột được chia thành 2 phần Nợ và Có. Tùy vào số lượng tài khoản kế toán của doanh nghiệp mà cột ghi sẽ có số lượng tương ứng.

Ghi nhật ký sổ khá đơn giản, dễ thực hiện nhưng chỉ có thể áp dụng với những doanh nghiệp quy mô nhỏ, hoạt động ít. Bởi các doanh nghiệp lớn có số lượng tài khoản kế toán lớn khi sử dụng hình thức này sẽ dễ xảy ra sai sót, khó theo dõi.

Hình thức nhật ký chứng từ

Khi sử dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ, cuối tháng/quý sổ cái sẽ được ghi một lần sau khi đã đối chiếu với nhật ký – chứng từ. Số phát sinh Nợ hoặc Có trong sổ cái được căn cứ từ tài khoản Nợ/Có trong sổ nhật ký – chứng từ.

Do đó, cách ghi sổ kế toán theo hình thức này sẽ có những điểm khác biệt so với hai hình thức trên. Cụ thể sổ cái sẽ gồm 2 bảng, 1 bảng thể hiện số dư Nợ/Có đầu năm, 1 bảng thể hiện số liệu phát sinh trong từng tháng. 

Hình thức kế toán trên máy tính

Đối với hình thức kế toán trên máy tính, doanh nghiệp cần dùng tới các phần mềm hỗ trợ lập sổ cái. Các nguyên tắc của hình thức ghi sổ cái trên máy tính tương tự 1 trong 3 hình thức trên hoặc là sự kết hợp của cả 3. Phần mềm kế toán trên máy tính thường được thiết kế, trình bày theo hình thức kế toán được sử dụng.

Excel là một trong những công cụ được ưu tiên sử dụng trong quá trình lập sổ cái. Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định hình thức kế toán, thành phần trong sổ cái để lập mẫu sổ cái trên excel. Với hình thức kế toán nhật ký chung, các thông tin từ sổ nhật ký chung là căn cứ để ghi sổ cái. Sau đây là một vài nguyên tắc để đảm bảo các thông tin được lấy chính xác nhất: 

• Điều kiện về dữ liệu ghi trong sổ cái cần đảm bảo rõ ràng.
• Số dòng trong sổ cái và sổ nhật ký chung phải khớp nhau, để đảm bảo không bị sót dữ liệu.
• Nếu tài khoản sổ cái thuộc cột tài khoản Nợ tại sổ nhật ký chung thì tài khoản đối ứng sẽ thuộc cột tài khoản Có trong sổ nhật ký chung trên cùng một dòng.
• Số liệu ở sổ cái tại tài khoản Nợ/Có phải ghi tương ứng trong sổ nhật ký chung.

Để lấy số dư tài khoản trên sổ cái, kế toán có thể sử dụng hàm VLOOKUP sau đó dùng hàm IF để lấy các dòng báo cáo chi tiết, hàm MAX để tính số dư Nợ/Có cuối kỳ.

Bài viết trên vừa tổng hợp các thông tin chi tiết về sổ cái theo hình thức nhật ký chung và hướng dẫn ghi sổ cái chi tiết. Nếu bạn đọc còn câu hỏi hoặc thắc mắc nào khác, vui lòng liên hệ TACA qua địa chỉ taca.edu.vn hoặc hotline 0985.611.911 hoặc 0947.511.911 để được tư vấn và giải đáp.

Xem thêm:

• Học kế toán online
• Các khoá học kế toán
• Báo cáo tài chính và thuế chuyên sâu
• Báo cáo tài chính hợp nhất