6 Kỹ Năng Cơ Bản Trình Bày Báo Cáo Quản Trị Khiến Sếp Tin Tưởng

Trình bày báo cáo quản trị được coi là thao tác vô cùng quan trọng khi “truyền tải” các thông tin báo cáo nội bộ  tới ban quản trị. Để thực hiện hoàn hảo bước này, kế toán quản trị cần thực hiện và áp dụng đầy đủ 6 kỹ năng dưới đây:

Trình bày báo cáo quản trị đúng thời điểm 

Kỹ năng đầu tiên là phải báo cáo “đúng thời điểm”. Sự việc xảy ra rất lâu mà bạn mới báo cáo hoặc sếp đang bận chuẩn bị một cuộc họp vô cùng quan trọng với khách hàng mà bạn lại báo cáo một việc không liên quan đến nhu cầu của sếp lúc ấy, thì khi bạn lên báo cáo, chắc chắn sếp sẽ nói: “Có cần thiết bây giờ không? Anh đang bận lắm!”

Khi nào báo cáo sự cố, báo cáo tiến độ, báo cáo định kỳ, báo cáo kết quả? Việc chọn đúng thời điểm báo cáo là cả một kỹ năng để giải quyết công việc của mình cũng như của sếp.
 

Báo cáo đúng thời điểm là kỹ năng quan trọng đầu tiên khi trình bày báo cáo quản trị

 Luôn đưa ra “Kết luận đầu tiên” trong báo cáo quản trị

Khi trình bày báo cáo quản trị, để nội dung được ngắn gọn, dễ hiểu, nhất định luôn phải đưa ra được “kết luận đầu tiên” (tóm gọn lại vấn đề muốn nói).

Có khi nào bạn lên báo cáo sếp mà sếp lại cắt ngang lời bạn và nói: “Thế tóm lại là anh/chị định nói gì?” Bạn không nên để tình trạng báo cáo giống như kể chuyện tiểu thuyết, kể chuyện trinh thám, đến đoạn cuối bạn mới nói kết cục thì sếp sẽ không muốn nghe một tẹo nào nhé! Tâm lý ai cũng muốn giải trình, giải thích nhưng bạn nên nhớ, điều sếp muốn nghe đầu tiên là KẾT LUẬN!
 

Luôn đưa ra các nhận định, kết luận đầu tiên 

>> Tại sao báo cáo quản trị lại quan trọng với doanh nghiệp?

>> Xây dựng hệ thống báo cáo chứng minh quyết định quản trị

Báo cáo đầy đủ với quy tắc 5W1H 

Luôn nhớ áp dụng quy tắc 5W1H (What/Where/When/Why/Who/How) trong trình bày báo cáo quản trị:

1/ What?

• Vấn đề chúng ta nói là vấn đề gì?
• Vấn đề bao gồm những nội dung gì?
• Chúng ta cần áp dụng luật gì để giải quyết vấn đề?…

2/ Where?

• Vấn đề chúng ta nói nằm ở lĩnh vực nào?
• Sự việc nó xảy ra ở đâu?
• Căn cứ pháp lý chúng ta đang nói nó nằm ở đâu?
• Ví dụ này dẫn từ báo, tạp chí nào?
• Chúng ta cần thực hiện công việc đó ở đâu?…

Quy tắc 5W1H giúp trình bày báo cáo toàn diện nhất

3/ When?

• Khi nào chúng ta thực hiện việc đó?
• Chúng ta thực hiện việc đó trong vòng bao lâu?
• Sự việc đó xảy ra khi nào?…

4/ Why?

• Tại sao chúng ta phải nghiên cứu vấn đề này?
• Tại sao người nghe cần phải nghe về vấn đề này?
• Tại sao chúng ta phải thực hiện việc này?
• Tại sao phải yêu cầu như thế này mà không phải là thế kia?
• Tại sao phải thực hiện trực tiếp mà không thực hiện công việc online?

5/ Who?

• Ai là người thực hiện việc này?
• Để giải quyết vấn đề này chúng ta phải gặp ai?
• Để được tư vấn, hỗ trợ pháp lý thì chúng ta phải gọi ai?
• Ai là người có thẩm quyền giải quyết vấn đề này?
• Ai là người được miễn trừ trách nhiệm?…

6/ How?

• Chúng ta phải thực hiện công việc đó như thế nào?
• Khi thực hiện công việc đó cần làm bao nhiêu bước?
• Để thực hiện việc đó chúng ta tốn phí bao nhiêu?… 

Chẳng hạn: trong báo cáo doanh thu, bạn có đề cập máy móc hỏng; nhưng chỉ nói là máy gì? Ở đâu? Hỏng khi nào? Tại sao hỏng? Nhưng sếp hỏi thế ai làm hỏng thì bạn lại nói: “Ơ, dạ, để em xác nhận lại”. Vậy là bạn đã chưa báo cáo đầy đủ rồi nhé! Đặc biệt đối với người Nhật, bạn phải báo cáo vấn đề dù là nhỏ nhất.

Có thể bạn nghĩ: “Ôi dào, chuyện nhỏ thì cần gì báo cáo! Sếp chỉ quan tâm đến các vấn đề lớn thôi!” Nhưng đôi khi, các vấn đề nhỏ lại gây nên hậu quả lớn mà chỉ có tầm của sếp mới phát hiện ra.

Vì vậy, kinh nghiệm và cách lập báo cáo quản trị chính xác đó là càng việc nhỏ càng phải báo cáo! Coi đó như một cuộc giao tiếp, vừa có thể gần gũi sếp vừa giải quyết vấn đề của mình!

“Luôn báo cáo chính xác!”

Nhất định bạn phải báo cáo chính xác. Rất nhiều trường hợp, bạn nghe nhân viên của mình nói là cái máy A hỏng. Nhưng bạn không đi xác nhận lại mà lại lên báo cáo với sếp luôn, sau khi xác nhận thì không phải cái máy A mà là cái máy B.

Để báo cáo chính xác, người Nhật sẽ dùng nguyên tắc 3 GEN (3 HIỆN – Hiện trường, hiện thực, hiện vật). Khi bạn nhận được báo cáo từ nhân viên, bạn phải trực tiếp xuống hiện trường xác nhận, xem hiện vật và hiện thực có đúng như vậy không rồi mới báo cáo cấp trên nhé!

Bạn không phải là “người đưa tin” đâu, bạn là một mắt xích quan trọng trong đó, là người cung cấp thông tin quản trị. Nếu chỉ là “người đưa tin” thì vai trò quản lý của bạn đã mất đi trong lòng sếp rồi đấy!

Luôn báo cáo chính xác mọi thông tin tới ban quản trị

“Dũng cảm báo cáo!” 

Bạn phải “dũng cảm báo cáo” kể cả khi bạn hoặc phòng ban bạn quản lý gây ra hậu quả nghiêm trọng, bạn đừng nghĩ: “Ôi trời, báo cáo thế này cho sếp thì sếp mắng chết!”, “Thôi cứ giấu đi, được thời gian nào hay thời gian đấy!”.

Việc bạn giấu thông tin mắc lỗi mà không báo cáo thì bạn có chịu trách nhiệm được thay sếp khi vấn đề nghiêm trọng xảy ra? Do đó, bạn hay nhân viên của bạn mà mắc lỗi thì phải nhanh chóng báo cáo.

Dũng cảm báo cáo kể cả khi các phòng ban gây hậu quả nghiêm trọng 

Luôn chuẩn bị đầy đủ các phương án đề xuất!

Trình bày báo cáo quản trị, bạn phải chuẩn bị hết các phương án đề xuất!

Điều này là quan trọng nhất đối với một người quản lý. Bạn không phải là người truyền tin cho sếp, chỉ là báo cáo sự việc xảy ra rồi tùy sếp, sếp quyết thế nào thì quyết. Vậy là bạn không có vai trò là trợ thủ đắc lực nữa rồi! Bạn phải chủ động đưa ra, đề xuất phương án giải quyết. Còn sếp chỉ là người “LỰA CHỌN” phương án, hoặc TƯ VẤN thêm thôi nhé!

Như vậy đó, để thực hiện kỹ năng báo cáo hiệu quả, chúng ta cần làm tốt 6 điều trên. Ngoài ra, còn những lưu ý nhỏ khác như câu chữ, ý tứ khi nói, phải rõ ràng, rành mạch,…. Nhưng nếu bạn thực hiện tốt 6 điều trên thì bạn đã trở thành nhân viên trụ cột trong lòng sếp rồi!

Những cái mà người Nhật làm tốt thì chúng ta học tập, tham khảo. Còn những cái mà chúng ta làm tốt thì chúng ta vẫn nên giữ. Triết lý của tôi là: “Hãy làm việc nhiệt tình, trách nhiệm như người Nhật nhưng hãy sống lạc quan, yêu đời và tình cảm như người Việt Nam”.
 

Các phương án đề xuất luôn được đính kèm các báo cáo quản trị

>> Báo cáo kế toán quản trị được lập khi nào?

>> Xây dựng hệ thống báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Làm sao để thiết kế cấu trúc Data – Mô hình chuỗi bán lẻ

Tại sao tôi mất cả tháng tìm lý do doanh số tháng trước giảm và đưa ra ra giải pháp, nhưng không cải thiện được doanh số như kỳ vọng của Sếp? Sếp vừa chỉ vào báo cáo tôi gửi lên cách đây mấy giờ và bảo: “Chỗ này, em giải thích bằng số liệu được không?”. Anh cần con số cụ thể về: “ngành nào đang bán tốt?”, “cửa hàng nào đang thu hút được nhiều khách mua hàng nhất?”, “bán được bao nhiêu?”, “lượng khách có đạt hay không?”.

Ví dụ: 100 khách vào nhưng chỉ có 50 khách mua hàng. Vậy hành động của chúng ta với 50 khách không mua hàng là gì? Giải pháp để kích thích nhu cầu mua hàng. Hoặc lãnh đạo hỏi tại sao chi phí công tác cao thế? Kế toán trưởng phải giải thích được cao đến từ bộ phận nào?

Hoặc trường hợp bạn mất cả tháng để tìm lý do vì sao theo báo cáo doanh thu tháng trước giảm, và kết quả bạn phân tích chính xác đến mức nào đi chăng nữa. Thì giá trị bạn hì hục làm cả tháng mới ra, cũng không đáp ứng được nhu cầu của ban lãnh đạo, ngược lại còn bị nói “Em làm chậm thế….”

Số liệu chính xác là do bạn dựa trên số liệu bạn thu thập từ nhiều nguồn như lượng khách hàng, chi phí bỏ ra cho marketing, nhân sự….Nhưng nó có được ban lãnh đạo công nhận hay không? Thì còn phụ thuộc “phần trình bày đó hợp lý hay không?” Đó chính là bạn cần đến cách thiết kế cấu trúc data để tạo ra hệ thống báo cáo quản trị hiệu quả như:

• Khắc phục doanh số suy giảm
• Đưa ra cách làm mới
• Cải thiện quy trình dữ liệu kế toán đã có

>>> Giải pháp bạn đưa ra để cải thiện doanh số có được kỳ vọng và mang lại hiệu quả thiết thực không? Nó dựa vào cách bạn thiết kế data như thế nào? Vâng mấu chốt gốc rễ vẫn là dữ liệu.