Hàng Về Trước Hóa Đơn Về Sau Được Xử Lý Trọn Vẹn Như Thế Nào?

Tình trạng hàng về trước hóa đơn về sau xảy ra không ít trong các doanh nghiệp khi nhập hàng. Điều này khiến cho kế toán doanh nghiệp đau đầu tìm cách xử lý, hạch toán sao cho khớp. Hiểu được điều đó, hôm nay TACA sẽ chia sẻ cách xử lý tình trạng này qua bài viết sau.

Khi nào xuất hiện tình trạng hàng về trước hóa đơn về sau?

Khi doanh nghiệp xuất hóa đơn GTGT, họ sẽ phải ghi nhận giá tính thuế GTGT, ghi nhận doanh thu để tính thuế TNDN. Nhưng doanh nghiệp lại chưa thu được tiền của khách hàng. Vô hình chung, doanh nghiệp đó trở thành người phải bỏ tiền túi ra để nộp thuế trước. Sau đó mới thu tiền của khách hàng. Nhiều nhà cung cấp nắm được điều đó, nên chờ đến khi nhận được tiền của DN bạn rồi mới xuất hóa đơn. Doanh nghiệp sẽ rơi vào trường hợp hàng về trước, hóa đơn về sau.

Thực trạng này xảy ra rất nhiều với Doanh nghiệp xây dựng. Khi xây dựng các công trình nhưng chưa nhận được tạm ứng của chủ đầu tư, không có tiền trả cho nhà cung cấp, nên nhà cung cấp không xuất hóa đơn. Đến khi nghiệm thu bàn giao công trình, nhận được tiền của chủ đầu tư, mới có tiền thanh toán cho nhà cung cấp. Lúc này nhà cung cấp mới xuất trả hóa đơn. Ngày của hóa đơn đầu vào lại sau ngày của biên bản nghiệm thu bàn giao.

Và, cũng có những trường hợp kế toán muốn cân đối chi phí, nhưng tại thời điểm đó, chưa kiểm soát được, và đến cuối năm, mới cân đối, và lấy thêm chi phí. Nhưng, hóa đơn nhà cung cấp không thể xuất cho bạn vào đúng ngày bạn mong muốn, và DN bạn lại bị miễn cưỡng rơi vào trường hợp hàng về trước hóa đơn về sau.

Hàng về trước hóa đơn về sau có bị phạt không?

Trường hợp hàng về trước hóa đơn về sau luôn khiến các bạn kế toán viên phải bối rối. Theo quy định, nếu ngày lập hóa đơn sai quy định thì sẽ bị phạt như sau: 

• Bên bán bị phạt hành chính từ 4.000.000 – 8.000.000 VNĐ.
• Bên Mua: Nếu thỏa mãn các yêu cầu theo quy định vẫn được khấu trừ bình thường. 

Để tránh bị phạt tiền, bạn cần phải ghi nhớ các quy định trong việc lập hóa đơn. Từ đó trả lời được 8 điều sau:

• Ngày xuất hóa đơn theo quy định là ngày nào? 
• Ngày hóa đơn sau ngày giao hàng thì có sao không?
• Ngày hóa đơn trước ngày giao hàng thì có sao không?
• Ngày hóa đơn trước ngày hợp đồng thì có sao không?
• Ngày hóa đơn và ngày nghiệm thu thì ngày nào trước ngày nào sau?
• Ngày hóa đơn điện tử là ngày nào?
• Ngày lập hóa đơn điện tử khác ngày ký hóa đơn điện tử được không?

Quy định hàng về trước hóa đơn về sau

Thuế đầu vào có được khấu trừ?

Theo Khoản 10 điều 1 thông tư 26/2015/TT-BTC sửa đổi điều 15 thông tư 219/2013/TT- BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 và Thông tư số 151/2014/TT-BTC ngày 10/10/2014 của Bộ Tài chính).

“Điều 15. Điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào

Có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng khâu nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài theo hướng dẫn của Bộ Tài chính áp dụng đối với các tổ chức nước ngoài không có tư cách pháp nhân Việt Nam và cá nhân nước ngoài kinh doanh hoặc có thu nhập phát sinh tại Việt…..”

Theo đó, nếu các hóa đơn này có đủ điều kiện khấu trừ theo quy định thì bên mua được kê khai, khấu trừ và hoàn thuế đầu vào.

Tham khảo thêm tại công văn số 2104/TCT-KK ngày 06/06/2014 của Tổng cục thuế, công văn số 4803/TCT-KK ngày 30/10/2014 của Tổng cục thuế, công văn số 422/TCT-KK ngày 04/02/2015 của Tổng cục thuế.

Chi phí có được tính vào chi phí được trừ?

Theo điều 4 thông tư 96/2015/TT-BTC Sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC)

“Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

• Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Theo đó, khoản chi đó sẽ được tính vào chi phí được trừ. Bộ hồ sơ của Doanh nghiệp bạn trong trường hợp này bao gồm:

• Hợp đồng
• Biên bản bàn giao hàng hóa (để chứng minh nhà cung cấp có bàn giao hàng hóa cho bạn vào thời điểm đó nhưng hóa đơn chưa xuất vào thời điểm đó)
• Phiếu nhập kho (nhập kho theo ngày trên biên bản bàn giao hàng hóa)
• Hóa đơn (Bạn cần có hóa đơn tại thời điểm cơ quan thuế kiểm tra)

Bên bán bị ảnh hưởng như thế nào khi hàng về trước hóa đơn về sau?

Điểm a khoản 2 điều 16 thông tư 39/2014/TT-BTC quy định “Điều 16. Lập hoá đơn…

Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hoá là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá cho người mua. Không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Theo đó, khi xuất hàng cho khách hàng, người bán phải lập hóa đơn giao cho khách hàng.

Theo khoản 3 điều 11 thông tư 10/2014/TT-BTC quy định:

“Điều 11. Hành vi vi phạm quy định về sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ

Thời điểm lập hoá đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư của Bộ Tài chính về hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

• Phạt cảnh cáo nếu việc lập hoá đơn không đúng thời điểm không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ. Trường hợp không có tình tiết giảm nhẹ thì phạt tiền ở mức tối thiểu của khung hình phạt.

• Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi khác lập hoá đơn không đúng thời điểm theo quy định.

Theo đó, lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và không có tình tiết giảm nhẹ bị phạt mức 4 triệu. Nếu lập hóa đơn không đúng thời điểm và dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế bị phạt mức 4 triệu đến 8 triệu.

Thời điểm xác định thuế GTGT

“Khoản 1 điều 8 thông tư 219/2014/TT-BTC quy định: “Điều 8. Thời điểm xác định thuế GTGT

Đối với bán hàng hoá là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.”

Theo đó, khi xuất hàng cho khách hàng, người bán phải ghi nhận để xác định thuế GTGT đầu ra. Nhưng kế toán thường chỉ xác định thuế GTGT đầu ra khi đã xuất hóa đơn GTGT. Trong trường hợp này, rất có thể người bán sẽ bị truy thu và phạt chậm nộp thuế GTGT, nếu đồng thời thỏa mãn:

• Ngày giao hàng và ngày lập hóa đơn khác kỳ kê khai thuế GTGT
• Số Thuế GTGT đầu ra kế toán không ghi nhận khi tính quay ngược lại vào kỳ kê  khai thực tế xuất hàng nếu làm tăng số thuế phải nộp.

Ví dụ

Công ty A xuất một lô hàng trị giá 100tr, thuế VAT 10% vào ngày 05/02/2018. Ngày 03/04/2018, Công ty A mới xuất hóa đơn cho lô hàng trên. Biết rằng Công ty A khai thuế GTGT theo quý, và tại tờ khai thuế GTGT quý 1/2018, Công ty A còn được khấu trừ 2 triệu.

Theo ví dụ trên, nếu làm đúng theo quy định, tại ngày 05/02/2018 khi xuất bán lô hàng, kế toán phải xuất hóa đơn, và ghi nhận thuế GTGT đầu ra là 10 triệu, và khi đó, trên tờ khai thuế

GTGT quý 1/2018, sẽ không còn được khấu trừ 2 triệu, mà sẽ phải nộp thuế 8 triệu. Nhưng kế toán đã không ghi nhận, và chờ đến ngày 03/04/2018, khi xuất hóa đơn mới ghi nhận thuế GTGT đầu ra là 10 triệu và kê khai vào kỳ tính thuế quý 2/2018. Khi cơ quan thuế vào kiểm tra, cơ quan thuế sẽ yêu cầu tính số thuế đầu ra 10 triệu vào kỳ tính thuế quý 1/2018, dẫn tới truy thu số thuế GTGT đầu ra 8 triệu, và phạt chậm nộp = 8 triệu x 0.05% x số ngày chậm nộp.

Thời điểm xác định doanh thu

“Điều 3 thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi khoản 2 điều 5 thông tư 78/2014/TT-BTC quy định

Thời điểm xác định doanh thu để tính thu nhập chịu thuế được xác định như sau:

Đối với hoạt động bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa cho người ”

Theo đó, khi xuất hàng cho khách hàng, người bán phải ghi nhận để xác định doanh thu tính thuế TNDN. Nhưng kế toán thường chỉ xác định doanh thu tính thuế TNDN khi đã xuất hóa đơn GTGT. Trong trường hợp này, rất có thể người bán sẽ bị truy thu và phạt chậm nộp thuế TNDN, nếu đồng thời thỏa mãn:

• Ngày giao hàng và ngày lập hóa đơn khác kỳ kê khai thuế TNDN
• Số Thuế TNDN kế toán không ghi nhận khi tính quay ngược lại vào kỳ kê khai thực tế xuất hàng nếu làm tăng số thuế phải nộp.

Ví dụ

Công ty B xuất một lô hàng trị giá 100tr, thuế VAT 10% vào ngày 05/12/2018 (giá vốn của lô hàng là 80tr). Ngày 03/01/2019, Công ty B mới xuất hóa đơn cho lô hàng trên. Biết rằng tại tờ khai quyết toán thuế TNDN năm 2018 Công ty B phải nộp thuế 5 triệu.

Theo ví dụ trên, nếu làm đúng theo quy định, tại ngày 05/12/2018, khi xuất bán lô hàng, kế toán phải xuất hóa đơn, và ghi nhận doanh thu tính thuế TNDN là 100 triệu, và khi đó, trên  tờ khai quyết toán thuế TNDN năm 2018, sẽ không phải là nộp thuế 5 triệu, mà sẽ phải nộp thuế là 5 triệu + (100tr – 80 tr)*20% = 9 triệu. Nhưng kế toán không ghi nhận, và chờ đến ngày 03/01/2019, khi xuất hóa đơn, mới ghi nhận doanh thu tính thuế TNDN vào kỳ tính thuế năm 2019. Khi cơ quan thuế vào kiểm tra, cơ quan thuế sẽ yêu cầu ghi nhận doanh thu tính thuế

TNDN vào năm 2018, dẫn tới truy thu số thuế TNDN là 4 triệu, và phạt chậm nộp = 4 triệu x 0.05% x số ngày chậm nộp.

Hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau

Căn cứ vào phiếu nhập kho, cách hạch toán theo giá tạm tính chưa thuế như sau: 

• Ghi Nợ 152 (153, 156): Số lượng hàng nhập x  Giá tạm tính
• Ghi có 111 (112,331…): Số lượng hàng nhập x  Giá tạm tính

Khi hóa đơn về, kế toán sẽ dựa vào hóa đơn để hạch toán. Cụ thể: 

Giá mua bằng giá tạm tính thì làm như sau

Ghi nợ 133: Dựa vào số tiền trên hóa đơn

Ghi có 111, 112, 331: % Thuế suất x Giá mua x Số lượng mua 

Giá mua lớn hơn giá tạm tính

Phản ánh thuế:

Ghi nợ 133: 

Ghi có 111,112,331: Số lượng mua x Giá mua x % Thuế suất

Điều chỉnh tăng:

Ghi nợ 152, 156: Số lượng x (Giá mua ghi là giá tạm tính)

Ghi có 111, 112, 331: Số lượng x (Giá mua ghi là giá tạm tính)

Giá mua nhỏ hơn giá tạm tính

Phản ánh thuế ghi như sau:

• Nợ TK 133
• Ghi có TK 111, 112, 331: Số lượng mua x Giá mua x % Thuế suất

Điều chỉnh: 

• Nợ TK 111, 112, 3331: Số lượng x (Giá tạm tính – Giá mua)
• Có TK 152, 156: Số lượng x (Giá tạm tính – Giá mua) 

Doanh nghiệp cần phải chuẩn bị những giấy tờ sau để chứng minh được hàng về trước hóa đơn về sau: 

• Hợp đồng: Ghi đầy đủ phiếu nhập – xuất kho, chứng từ chuyển tiền..
• Hợp đồng cần ghi rõ thời điểm gia hàng – nhận hóa đơn. Có chứng từ hàng đi. 
• Đối chiếu hàng hóa thực tế với hợp đồng. Kiểm kê hàng hóa và lập phiếu nhập kho.

Xử lý hàng về trước hóa đơn về sau

Đối với bên mua

• Được khấu trừ thuế GTGT đầu vào tại thời điểm nhận hóa đơn.
• Được tính vào chi phí được trừ (Chỉ cần có hóa đơn tại thời điểm CQT Kiểm tra)

Đối với bên bán

• Bị phạt về hành vi lập hóa đơn sai thời điểm
• Bị truy thu và phạt chậm nộp thuế GTGT, và thuế TNDN nếu thỏa mãn đồng thời:

+ Ngày giao hàng và ngày lập hóa đơn khác kỳ kê khai thuế

+ Số thuế kế toán không ghi nhận khi tính quay ngược lại vào kỳ kê khai thực tế xuất hàng nếu làm tăng số thuế phải nộp.

THẢO LUẬN THÊM

Rất nhiều kế toán thực tế thì không xảy ra trường hợp HÀNG VỀ TRƯỚC, HÓA ĐƠN VỀ SAU. Nhưng khi hạch toán số liệu, bị thiếu vật tư. Đồng thời không thể lấy hóa đơn tại thời điểm thiếu vào thời điểm hiện tại. Kế toán đã rất thông minh khi TỰ XỬ LÝ bằng trường hợp HÀNG VỀ TRƯỚC, HÓA ĐƠN VỀ SAU. Khi cơ quan thuế vào kiểm tra, sẽ phát hiện ra vấn đề là bên bán đã không xuất hóa đơn khi giao hàng, và sang làm việc với bên bán, để phạt bên bán. Nhưng thực tế thì, bên bán không hề xuất hóa đơn sau, mà đây là do kế toán các bạn tự biên, tự diễn. Và đương nhiên, cháy nhà mới ra mặt chuột, rủi ro sẽ thuộc về bên bạn, các bạn hết sức lưu ý nhé.

TACA đã giải đáp những băn khoăn, lo lắng của doanh nghiệp khi rơi vào tình huống hàng về trước hóa đơn về sau. Hy vọng có thể giúp được bạn giải quyết được các vấn đề gặp phải khi làm việc tại doanh nghiệp.

Tại đây bạn hãy tham khảo các bài viết chất lượng khác tại TACA

30 câu hỏi tình huống giải đáp về hoá đơn mà DN nào cũng gặp phải

Miễn phí tải về slide giáo trình kế toán thuế chuyên sâu

Có phải kê khai hóa đơn bán hàng thông thường trên tờ khai GTGT không?

Thời gian xuất hóa đơn và xác định thuế GTGT công trình xây dựng

Tham khảo Giáo trình Thuế Chuyên Sâu tại TACABOOK

>>>> Kiện toàn kiến thức tại khoá học BÁO CÁO TÀI CHÍNH & THUẾ CHUYÊN SÂU

TACA – KIẾN TẠO SỰ NGHIỆP!