5 Cách lập kế hoạch công việc theo mô hình PDCA hiệu quả nhất

Chu trình thực hiện công việc theo mô hình PDCA

Trong PDCA quan trọng nhất là khâu lập các Task để làm sao đo đếm được và kiểm soát được các Task đó chính xác và hiệu quả nhất:
Thứ nhất:
Lập Task phải theo nguyên tắc: 1 task phải nhỏ hơn hoặc bằng 30 phút, hay bình thường là dưới 1h làm việc. Suy ra một ngày có 8h làm việc là phải quản lý 16 task công việc.
Thứ hai:
Lập Task càng chia thật nhỏ thì càng tốt. kế hoạch công việc theo mô hình PDCA KH lập kỹ bao nhiêu thì quản lý càng tốt bấy nhiêu, kiểm soát phi hành vi, kiểm soát phi chính thức. Lập kế hoạch là biết một ngày cần bao nhiêu giờ để thực hiện một đầu công việc. Nếu quá tải thì phải biết bóc tách và phân chia lại quỹ thời gian cho hợp lý.
Thứ ba:
Lập task còn có mục đích chính là tạo kỹ năng giao việc, tạo kỹ năng nhận việc, tạo kỹ năng bóc tách kiểm soát đo đếm hiệu quả công việc, tạo kỹ năng mong muốn đạt được kết quả như kỳ vọng. Khi lập task giao việc Leader phải dùng đầy đủ động từ, phải đủ chủ ngữ, vị ngữ, bổ ngữ để làm rõ nét hơn công việc cần phải giao. Người nhận việc phải đọc thật kỹ, phải xem thật tỷ mỉ để nếu có không hiểu thì phải phản hồi lại ngay người giao việc để nhận câu trả lời chính xác. Khi lập kế hoạch công việc theo mô hình PDCA bạn nên tránh tình trạng giao việc không kỹ. Nhận việc không nghiêm túc làm ảnh hưởng đến kết quả công việc cuối cùng.

kế hoạch công việc theo mô hình PDCA

Thứ tư:
Lập task giao việc cũng phải theo đúng quy trình vận hành là giao việc gì, giao việc cho ai, ai là người phối hợp hỗ trợ, ai là người báo cáo, ai là người kiểm tra, kết quả công việc mong muốn, thời hạn hoàn thành công việc. Khi giao việc và nhận việc phải luôn nhắc lại và mong muốn kết quả công việc, phải báo cáo đầy đủ và nhận việc cho tử tế. Nếu làm theo đúng quy trình giao việc và nhận việc thì đã thành công được 60% hiệu quả công việc rồi. Ngược lại nếu không đúng quy trình, không rõ ràng chi tiết các task công việc thì thất bại đến 60% hiệu quả.
Thứ năm:
Lập task còn phải theo đúng kế hoạch mục tiêu từng giai đoạn, từng thời điểm để phân bổ nguồn lực cho phù hợp. Tránh tình trạng không xác định được mục tiêu rõ ràng cho từng giai đoạn khi lập task sẽ không phân bổ nguồn lực chính xác, dẫn đến công việc không hiệu quả, các hoạt động không tạo ra giá trị và gây tổn thất chi phí cho chính doanh nghiệp. Hiện nay đa số các doanh nghiệp SME không làm được tất cả các mảng dàn trải do không đủ nguồn lực cả về tài chính và con người.
Nên phải quan tâm đến trọng số mục tiêu theo thời gian, phải phân hoạch task phục vụ mục tiêu, phân hoạch task theo danh mục nghiệp vụ, phân hoạch theo nguồn lực. Để từ đó tính toán luôn dự toán ngân sách cần thực hiện cho mỗi hoạt động công việc luôn ở trạng thái cân bằng và tạo ra hiệu quả kỳ vọng.

Ứng dụng PDCA vào công việc thì bạn sẽ phát triển thêm những kỹ năng sau:

• Về tư duy lập kế hoạch theo dự án, theo mục tiêu và phân bổ hợp lý nguồn lực phụ trách. Áp dụng PDCA có thể bóc tách chi tiết từng hạng mục, từng vụ việc theo danh mục quản lý. phân cấp rõ ràng. Kế hoạch công việc theo mô hình PDCA giúp mình quản lý theo từng hạng mục công việc.
• Về tư duy quản lý công việc: Áp dụng PDCA có thêm một công cụ nữa trong việc đo lường, đánh giá được hiệu quả công việc của nhân sự và các phòng ban thực hiện. Để từ đó có những quyết định và lựa chọn phương án tối ưu về sử dụng nguồn lực.
• Về kỹ năng quản lý thời gian: Khi áp dụng PDCA có thể nắm rõ được các hoạt động công việc của từng nhân sự được giao việc và trao quyền phụ trách.
Để tránh trường hợp thấy việc nào cũng quan trọng, việc nào cũng gấp, thành ra bị rối tung lên. Bạn nên xác định việc mà giúp bạn giải quyết đa số các việc còn lại, và nếu không làm ngay thì gây tổn thất lớn nhất, thì nó nằm trong vùng A (Quan trọng cần ngay).

Chúc bạn lập kế hoạch công việc theo mô hình PDCA thành công, ứng dụng hiệu quả trong công việc của mình.

Xem thêm các bài viết chất lượng khác tại đây: