TIẾT GIẢM CHI PHÍ – CÓ NÊN CẮT GIẢM CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP?

Nhằm tăng lợi nhuận, rất nhiều Doanh nghiệp có xu hướng tìm kiếm những cách thức cắt giảm chi phí, đặc biệt là các doanh nghiệp đang phải đối diện với đợt kinh doanh suy thoái. Tuy nhiên, vấn đề với các chương trình cắt giảm chi phí là, việc cắt giảm chi phí đơn thuần chỉ dẫn tới những kết quả tạm thời, có thể giúp Doanh nghiệp đạt được mục tiêu gia tăng lợi nhuận, nhưng khó có thể đem lại kết quả cải thiện bền vững. Lý giải cho việc này có thể là do:

  1. Cho dù việc cắt giảm chi phí là phải “thắt lưng buộc bụng” trong giai đoạn khó khăn hay chỉ là một phần của công cuộc cải tổ cơ cấu thì việc cắt giảm chi phí cũng chỉ là một phương pháp ngắn hạn và đơn giản để tạo ra các lợi thế cạnh tranh, chúng hiếm khi củng cố hay cải thiện thực sự sản phẩm/dịch vụ của Doanh nghiệp, dẫn đến làm giảm những nỗ lực cải thiện cạnh tranh lâu dài.
  2. Việc cắt giảm chi phí đặt ra chỉ tiêu lợi nhuận và áp dụng chung cho toàn bộ doanh nghiệp mà không để ý tới đặc tính riêng biệt của từng bộ phận. Vì thế “vô tình loại bỏ những thứ quý giá trong đống lộn xộn cần phải quẳng đi”, một vài năng lực quan trọng sẽ mất đi, và kết quả thu được trở nên ngược lại với mong muốn. Vì vậy, việc gắn kết các chương trình cắt giảm chi phí với từng hoạt động là rất quan trọng.

Thách thức đặt ra cho Doanh nghiệp là, cần phân biệt được đâu là những chi phí góp phần quan trọng đem lại lợi nhuận và đâu là những chi phí có thể loại bỏ mà không làm giảm lợi thế cạnh tranh trong khi chi phí lại rất đa dạng về bản chất và mức độ quan trọng.

  1. Sau khi chiến dịch cắt giảm chi phí thành công, nhiều Doanh nghiệp nhận thấy chi phí ở các khu vực khác lại gia tăng hoặc Doanh nghiệp bị các đối thủ cạnh tranh đuổi kịp. Doanh nghiệp lại phải đối mặt với những khó khăn khác phát sinh xuất phát từ việc cắt giảm chi phí

Vì thế để phát triển bền vững, lời khuyên cho doanh nghiệp khi đưa ra kế hoạch cắt giảm chi phí cần xem xét tới những lưu ý khi cắt giảm chi phí trong doanh nghiệp bên trên, bởi vì, vấn đề bây giờ là quản lý chi phí hiệu quả chứ không còn là cắt giảm chi phí nữa.

Giải pháp giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí hiệu quả

Để nâng cao hiệu quả quản lý, giảm chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng vẫn đảm bảo được các hiệu quả đặt ra, mỗi DN phải đưa ra được các biện pháp giảm chi phí, cách thức quản lý và kiểm soát cho phí tốt nhất. Cụ thể như:

Một là, xác định rõ các bước cần thiết khi tiến hành cắt giảm chi phí. Bất kỳ DN nào khi hoạt động đều phát sinh chi phí, đối với nhà quản lý thì vấn đề kiểm soát được các chi phí là mối quan tâm hàng đầu. Kiểm soát được chi phí sẽ nâng cao hiệu quả chi tiêu, từ đó sẽ làm tăng lợi nhuận của DN.

Ví dụ: Tối giản hóa bộ máy quản lý doanh nghiệp

Chúng ta cùng so sánh 2 mô hình quản lý dưới đây:

Dễ dàng thấy chi phí quản lý doanh nghiệp tại bộ máy A cao gấp nhiều lần bộ máy B. Việc phân quá nhiều cấp bậc trong doanh nghiệp sẽ không tốt, gây lãng phí, đặc biệt trong những Doanh Nghiệp Vừa và Nhỏ.

Hệ thống hóa các quy trình trong doanh nghiệp.

Đa phần doanh nghiệp hiện nay chưa hệ thống hóa, chuẩn hóa những quy trình kinh doanh, quản lý của mình. Chính điều này dẫn đến việc khó khăn trong việc lập, triển khai và kiểm soát công việc. Việc này dẫn đến lãng phí nhân lực, vật lực, chồng chéo công việc, quản lý khó khăn.

Thay vì chúng ta bỏ thêm tiền cho 1 hệ thống phòng ban quản lý lớn thì chúng ta hoàn toàn có thể quản lý bằng các quy trình được chuẩn hóa. Kiểm soát bằng văn bản, chứng từ, form mẫu, email…

Từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian, công sức, tiền bạc cho việc quản lý doanh nghiệp.

Hai là: Chiến lược cắt giảm chi phí Marketing

Để tối ưu hóa lợi nhuận mang về cho công ty thì ngoài những việc như tăng năng suất lao động…thì các doanh nghiệp cũng luôn chú trọng đến việc cắt giảm chi phí đầu tư cho sản phẩm nhưng vẫn phải giữ được nguyên giá trị thương hiệu cũng như chất lượng của sản phẩm.

Lúc này việc tiết kiệm chi phí sẽ được nhắm đến bằng cách sử dụng những kênh quảng bá sản phẩm khác rẻ hơn. Chú tâm vào chất lượng sản phẩm và chăm sóc khách hàng bằng các email maketing nhằm tăng hiệu ứng quảng bá truyền miệng của khách hàng. Hoặc là hình thức quảng cáo ngoài trời.

Trong đó, Pano quảng cáo ngoài trời (Billboards) là hình thức quảng cáo tối ưu, có thể đáp ứng được yêu cầu vừa quảng bá sản phẩm tốt vừa tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp của bạn.

Hình thức quảng cáo ngoài trời - pano

Hình thức quảng cáo ngoài trời – pano

[Nghiên cứu tại Mỹ]  58% người dân có ý thức xem quảng cáo ngoài trời [ OOH ]. Đây là tỷ lệ rất cao về quảng cáo hơn bất kỳ hình thức quảng cáo nào khác có thể cung cấp.

Với Pano, việc quảng cáo sẽ tiết kiệm hơn rất nhiều, sản phẩm, dịch vụ của bạn sẽ được quảng cáo cả ngày lẫn đêm miễn là cái Pano đó còn nằm trên khung treo và chỉ mất thêm tiền điện để chiếu sáng ban đêm trên khung quảng cáo đó.

Ba là: Giảm chi phí văn phòng

Bạn có biết các chi phí giấy, mực in, vật tư, gửi thư và bưu chính… mới nhìn có vẻ như là vụn vặt, không tốn kém, nhưng thực tế nó có lại tốn một khoản chi phí khá lớn.

Tốt nhất kế toán nên đề xuất doanh nghiệp quán triệt nhân viên không in trừ khi thật cần thiết, ngoài ra hãy chuyển đổi sang sử dụng hệ thống thanh toán hóa đơn và hóa đơn kỹ thuật số.

Và các báo cáo nên nộp thông qua internet từ máy tính của bạn thay vì một loạt các giấy tờ bừa bộn.

Điều tưởng chừng như đơn giản nhưng có thể giúp bạn giảm được một số chi phí kinh doanh định kỳ phổ biến nhất.

Bốn là: Thường xuyên rà soát, nghiên cứu chỉnh sửa các mục tiêu cắt giảm chi phí cho phù hợp với thực tế chi phí hiện tại và các chiến lược kinh doanh cụ thể.

Một mặt, Doanh nghiệp cần đặt ra những mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận hấp dẫn để động viên các nhà quản lý cắt giảm những chi phí khác nhau nhằm phục vụ tăng trưởng, nhưng mặt khác cũng cần xác định rõ bao nhiêu phần trăm trong số lợi nhuận thu được từ việc cắt giảm chi phí và bao nhiêu phần trăm có được từ những nỗ lực cải thiện, phát triển kinh doanh khác.

Năm là: Xây dựng những điều kiện thích hợp cho việc cắt giảm chi phí hiện tại. (quản lý chi phí hiệu quả)

Doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống báo cáo tài chính có trọng điểm, qua đó cung cấp các chi tiết về những khu vực chi phí cụ thể trong từng bộ phận DN và có giải pháp ngăn ngừa việc chi tiêu không đúng chỗ. “Các chi phí trung tâm” được chia thành từng nhóm dưới sự quản lý trực tiếp của ban quản trị cấp cao. Nhóm các chi phí này bao gồm cả các chi phí cho hoạt động chức năng chủ chốt lẫn các hoạt động kinh doanh quan trọng. Mục đích của việc này nhằm quản lý tốt hơn các chi phí quan trọng và để nhận ra những khoản ngân sách có thể tiết kiệm được hiệu quả hơn nữa nhưng vẫn đảm bảo được những mục tiêu cơ bản và qua đó tạo điều kiện thuận lợi cho mọi hoạt động kinh doanh trong DN.

Sáu là, việc cắt giảm các chi phí nhưng vẫn đảm bảo được sự tăng trưởng phải có sự thích hợp giữa những chỉ đạo “từ trên xuống dưới” và các đề xuất “từ dưới lên trên”.

Các nhà quản lý cấp cao đóng vai trò xây dựng những trọng điểm và mục tiêu quản lý chi phí, còn các nhà quản lý cấp dưới là người thực thi những nhiệm vụ được đặt ra, trực tiếp xử lý các chi tiết kinh doanh, tìm ra những chi phí tốt và chi phí xấu; đồng thời, đánh giá các mặt lợi hại của việc cắt giảm các chi phí do các nhà quản lý cấp cao đề ra

Bên cạnh các vấn đề quan trọng trên, các DN cần quan tâm đến công tác kiểm soát chi phí ẩn phát sinh do lỗi trong các hoạt động từ đầu vào, sản xuất, đến đầu ra. Cụ thể như: Chi phí ẩn bao gồm phế phẩm, hàng bị trả lại, sản phẩm thu hồi sau khi đã bán ra thị trường, tồn kho, thất thoát tài sản, thời gian chết, vi phạm pháp luật, sử dụng không hết công suất, nguồn nguyên liệu không phù hợp, cung cấp hàng không đúng thời điểm… Bởi chi phí ẩn không dừng lại ở việc làm tăng giá thành sản phẩm, giảm năng lực cạnh tranh trong ngắn hạn, mà còn ảnh hưởng lớn đến uy tín, thương hiệu của DN trong tương lai. Do vậy, giảm thiểu chi phí ẩn sẽ góp phần lớn vào việc cải thiện năng lực cạnh tranh cho DN trong ngắn hạn và lâu dài. Để giải quyết được vấn đề này, doanh nghiệp có thể tham khảo mô hình kiểm soát chi phí ẩn trong doanh nghiệp như sau:

Quan trọng nhất. Kế toán phải có giá trị, giá trị là điểm tựa cho sự coi trọng trong doanh nghiệp.

Đường link thông tin chi tiết Khóa học Kế toán trưởng thực thụ: https://taca.edu.vn/ke-toan-truong/

Các bài viết chất lượng:

Xây dựng hệ thống doanh nghiệp bắt đầu từ đâu?

Xây dựng bộ máy tổ chức kế toán trong doanh nghiệp

Thiết kế hệ thống đo lường kế toán trong doanh nghiệp

Quản trị nội bộ: những vấn đề cần lưu ý khi thay đổi hệ thống doanh nghiệp

Những lưu ý khi cắt giảm chi phí trong doanh nghiệp

TACA – KIẾN TẠO SỰ NGHIỆP!

Bài viết liên quan