
Mô tả công việc kế toán thanh toán? Kế toán thanh toán làm những gì? Các lưu ý quan trọng để xây dựng bảng mô tả công việc kế toán thanh toán theo từng ngành?
Phần công việc xây dựng bản mô tả công việc kế toán thanh toán thường được Kế toán trưởng hay trưởng bộ phận đảm nhận, nhưng để xây dựng một bản mô tả công việc kế toán thanh toán chi tiết và chuẩn chỉnh, trưởng phòng ban kế toán cần nắm rõ được những phần việc mà một kế toán thanh toán cần làm theo từng thời gian nhất định, theo ngày, tháng, quý và năm theo từng mục, bao gồm ghi nhận, kiểm soát và hạch toán các giao dịch thu chi,…
Việc xây dựng một bản mô tả công việc kế toán thanh toán chi tiết là bước đầu tiên quan trọng để quản lý hiệu quả bộ phận kế toán của doanh nghiệp. Không chỉ giúp nhân viên kế toán thanh toán nắm rõ vai trò và trách nhiệm của mình, mà còn tránh chồng chéo công việc và nâng cao hiệu suất làm việc.
Mặt trái, nếu bản mô tả công việc không phản ánh được những đầu mục quan trọng một cách rõ ràng và tường minh thì công việc kế toán thanh toán sẽ dễ dàng gặp phải những bất lợi và thách thức trong các khâu kiểm kê sổ sách thu chi và thanh toán công nợ.
Để giảm thiểu những sai sót trên trong quá trình hạch toán và lập báo cáo tài chính, TACA đã xây dựng bảng mô tả công việc kế toán thanh toán chi tiết kèm theo một số vấn đề liên quan như dưới đây dành cho Kế toán trưởng. Mời các bạn độc giả đón đọc!
Dưới đây là: “Bản mô tả công việc kế toán thanh toán” nêu rõ những phần nhiệm vị của vị trí này một cách chi tiết, rõ ràng, giúp cho Kế toán trưởng và nhân viên kế toán thanh toán dễ dàng nắm được.
Mẫu bảng mô tả công việc kế toán thanh toán chi tiết nhất – Bản PDF
Việc xây dựng một bảng mô tả công việc kế toán thanh toán chi tiết và chính xác là vô cùng quan trọng. Dưới đây là những lưu ý chung, lưu ý khi thực hiện các hạng mục trong bảng mô tả công việc kế toán thanh toán, lưu ý khi làm bảng mô tả công việc kế toán thanh toán giữa các ngành mà bạn cần ghi nhớ để xây dựng được bảng công việc hoàn chỉnh, đầy đủ và chi tiết.
Khi thực hiện các khoản thanh toán, doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra và cập nhật các giao dịch thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, và phản ánh đầy đủ vào sổ sách kế toán. Điều quan trọng là phải đảm bảo tính hợp lệ của các chứng từ, với các phiếu thu và phiếu chi cần có đủ chữ ký của ít nhất ba bên liên quan: người lập hoặc thủ quỹ, người nhận tiền và người phê duyệt có thẩm quyền (có thể là Kế toán trưởng hoặc người đại diện doanh nghiệp).
Trong trường hợp thu tiền, cần bổ sung chữ ký phê duyệt và hoàn tất các chữ ký trong cùng ngày làm việc. Đối với các khoản chi tiền, nếu nằm trong phạm vi được ủy quyền và chi tiêu đúng định mức, doanh nghiệp có thể lập phiếu chi và hạch toán trước, nhưng vẫn phải hoàn thiện đầy đủ chữ ký và thông tin cần thiết trong ngày.
Về việc quản lý chứng từ, doanh nghiệp cần lưu trữ sổ sách, hóa đơn và chứng từ kế toán một cách khoa học, phân loại rõ ràng để dễ dàng truy xuất khi cần và tránh thất thoát tài liệu. Ngoài ra, việc báo cáo thường xuyên cho lãnh đạo về tình hình giao dịch thu chi cũng là cần thiết để đảm bảo cấp trên nắm bắt được thông tin và có phương án xử lý kịp thời.
Cuối cùng, kế toán thanh toán cần hợp tác chặt chẽ với kế toán công nợ hoặc bộ phận quản lý công nợ của doanh nghiệp, đối chiếu sổ sách để đảm bảo các hạch toán khớp nhau.
>> Dưới đây là một mẫu mô tả công việc kế toán thanh toán doanh nghiệp có thể tham khảo:
– Đối với công tác quản lí các khoản thu: Kế toán thanh toán cần quản lí các khoản thu như thu tiền của cổ đông, thu hồi công nợ, thu tiền từ ngân hàng hàng ngày, theo dõi tiền gửi tại ngân hàng, công nợ của cổ đông, khách hàng, nhân viên và đôn đốc thu hồi công nợ và bám sát các thanh toán qua thẻ của khách hàng nhằm quản lí các chứng từ liên quan đến thu – chi.
– Đối với công tác quản lí các khoản chi: Kế toán thanh toán cần lập kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp hàng tháng, hàng tuần. Thực hiện nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt, qua ngân hàng cho nhà cung cấp như đối chiếu công nợ, nhận hóa đơn, xem xét phiếu đề nghị thanh toán, lập phiếu chi. Thực hiện các nghiệp vụ chi nội bộ như trả lương, thanh toán tiền mua hàng bên ngoài. Theo dõi nghiệp vụ tạm ứng và liên hệ với nhà cung cấp trong trường hợp kế hoạch thanh toán không đảm bảo.
– Đối với công tác kiểm soát hoạt động thu ngân: Kế toán thanh toán cần nhận các chứng từ liên quan từ bộ phận thu ngân và kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ.
– Đối với công tác theo dõi quản lí quỹ tiền mặt: Kế toán thanh toán cần kết hợp với thủ quỹ thu, chi theo đúng quy định, đối chiếu và kiểm tra tồn quỹ cuối ngày cùng với thủ quỹ và lập báo cáo và in sổ sách tồn quỹ để báo cáo cho ban giám đốc.
Qua việc thực hiện các nhiệm vụ trên, nhân viên kế toán thanh toán đảm bảo việc quản lí khoản thu và khoản chi được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả. Bên cạnh đó, cần tuân thủ các quy định và quy trình liên quan để đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch trong quá trình thanh toán.
>> Lưu ý: Mẫu bảng mô tả công việc trên có thể được điều chỉnh hoặc bổ sung để phù hợp với yêu cầu và tổ chức cụ thể.
>> Xem thêm: [Chia sẻ] Tài liệu kế toán thuế chuyên sâu hành trang cho kế toán
Bản mô tả công việc của kế toán thanh toán sẽ có sự khác biệt nhất định giữa các ngành thương mại, sản xuất, và xây dựng, do đặc thù về quy trình, chứng từ và loại hình giao dịch. Những khác biệt này chủ yếu dựa trên đặc thù của từng ngành, từ quy trình sản xuất, thương mại đến việc quản lý các dự án xây dựng. Dưới đây là những điểm khác biệt chính:
Mô tả công việc kế toán thanh toán ngành thương mại: Trực tiếp nhận các chứng từ liên quan từ các bộ phận. Kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ của các chứng từ. Xác minh đảm bảo tính chính xác của thông tin trong các chứng từ. Thực hiện các nghiệp vụ thu tiền như: Lập phiếu thu công nợ, thu tiền từ ngân hàng hàng ngày. Trực tiếp thực hiện nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt hoặc qua ngân hàng cho nhà cung cấp. Phối hợp với thủ quỹ thu, chi theo đúng quy định. Cùng với thủ quỹ đối chiếu và kiểm tra tồn quỹ cuối ngày. Lập báo cáo và in sổ sách tồn quỹ Lưu trữ chứng từ khoa học và có hệ thống.
Mô tả công việc kế toán thanh toán ngành sản xuất: Rà soát các hóa đơn, chứng từ để đảm bảo tất cả các thông tin trên hồ sơ thanh toán chính xác và đầy đủ. Đảm bảo hồ sơ thanh toán được xử lý phù hợp trước giúp các thành viên khác trong nhóm thuận tiện trong việc kiểm tra sâu hơn. Đảm bảo hồ sơ thanh toán được giao đầy đủ và kịp thời cho người phụ trách. Nhập dữ liệu vào file excel.
Mô tả công việc kế toán thanh toán ngành xây dựng: Thực hiện hạch toán các bút toán liên quan đến thu, chi tiền mặt, tiền gửi. Tiếp nhận hồ sơ thanh toán từ các bộ phận có liên quan. Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ các hồ sơ thanh toán của nhà thầu, nhà cung cấp, và các bộ phận trong công ty có hồ sơ thanh toán. Giao dịch và xử lý các vấn đề liên quan đến ngân hàng. Lập và kiểm tra Hóa đơn GTGT đầu ra – đầu vào, nhập vào hệ thống.
Lập phiếu thu – chi, ủy nhiệm chi. Theo dõi xuất nhập tồn nguyên vật liệu và hàng hóa. Làm hồ sơ đề nghị cấp chứng thư bảo lãnh, giải chấp. Đối chiếu phí môi giới ; Đối chiếu hỗ trợ lãi suất hàng tháng. Kiểm tra công nợ phải thu phải trả hàng tháng, hàng quý, cuối năm. Báo cáo dòng tiền, khoản vay ngày, tuần, lập kế hoạch thu chi, báo cáo số dư đầu ngày, lưu trữ dữ liệu kế toán.
>> Xem thêm: Khái niệm và mô tả chi tiết công việc kế toán thanh toán
Công việc kế toán thanh toán đòi hỏi sự chính xác cao và tỉ mỉ. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, các kế toán thường mắc phải một số sai sót. Dưới đây là một số sai sót thường gặp và cách khắc phục:
Sai sót trong việc ghi nhận nghiệp vụ thanh toán: Kế toán thanh toán thực hiện ghi nhận sai số tiền do những lỗi ở khâu nhập liệu hoặc chủ quan trong đối chiếu số liệu, nhầm lẫn giữa các tài khoản kế toán. Trong trường hợp này, kế toán thanh toán cần phải chủ động kiểm tra và đối chiếu tất cả chứng từ trước khi ghi sổ cái, sử dụng phần mềm kế toán hỗ trợ kiểm tra và nhập liệu.
Không tuân thủ quy định về chứng từ kế toán: Các chứng từ thiếu chữ ký, dấu mộc hoặc có các thông tin không phù hợp, hợp pháp hay chững từ không đầy đủ. Hãy đảm bảo tất cả chứng từ đều được kiểm tra nghiêm ngặt trước khi thực hiện giao dịch thanh toán và thiết lập quy trình kiểm tra chặt chẽ, liên hệ với nhà cung cấp để bổ sung hay thay đổi các chứng từ chưa hợp lệ.
Thanh toán sai hạn hoặc bỏ sót hóa đơn: Các hóa đơn được quản lý không hiệu quả, không có hệ thống nhắc nhở thời hạn thanh toán rõ ràng, gây ra sự sai sót, thanh toán không đúng hạn. Do đó, kế toán thanh toán cần thiết lập các lịch thanh toán và nhắc nhở định kỳ, sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn chứng từ cần thanh toán, lưu trữ và phân loại các hóa đơn một cách khoa học.
Không đối chiếu số dư tài khoản với ngân hàng: Kiểm tra sao kê ngân hàng không thường xuyên, sai sót khi thực hiện giao dịch hoặc ghi nhận các khoản thu chi qua ngân hàng. Phải cần đối chiếu số dư tài khoản doanh nghiệp với bản sao kê của ngân hàng để nhanh chóng giải quyết các sai lệch trong giấy tờ để tránh phát sinh.
Sử dụng sai tỷ giá hối đoái trong thanh toán ngoại tệ: Áp dụng sai tỷ giá mua bán hoặc tỷ giá hạch toán ngân hàng nhà nước, không cập nhật các tỷ giá một cách thường xuyên và kịp thời, do đó cần xác định rõ tỷ giá cần sử dụng theo quy định, cập nhật tỷ giá hàng ngày từ các nguồn chính thống, kiểm tra kỹ lưỡng trước khi thực hiện các giao dịch và ghi nhận nghiệp vụ ngoại tệ.
Sai sót trong tính toán và hạch toán chi phí, lãi suất: Có nhầm lẫn trong các phương pháp tính toán và áp dụng lãi suất, phí ngân hàng. Vì vậy, kế toán thanh toán cần thường xuyên cập nhật định kỳ thông tin lãi suất và phí từ ngân hàng, kiểm tra lại kết quả tính toán nhiều lần và đối chiếu với đồng nghiệp hoặc cấp trên nếu cần.
>> Xem thêm: 16 đầu mục cơ quan thuế có thể kiểm tra để phát hiện sai phạm của doanh nghiệp
Mô tả công việc kế toán thanh toán: Tập trung vào việc ghi nhận, kiểm soát và xử lý các giao dịch thu chi tiền mặt hoặc chuyển khoản. Họ đảm bảo rằng các khoản thanh toán được thực hiện đúng quy trình và kịp thời.
Mô tả công việc kế toán công nợ: Tập trung vào việc theo dõi các khoản công nợ phát sinh trong quá trình kinh doanh, bao gồm công nợ phải thu (khách hàng nợ) và công nợ phải trả (công ty nợ nhà cung cấp). Họ có nhiệm vụ đôn đốc thu hồi công nợ, giải quyết các tranh chấp liên quan đến công nợ.
>> Xem thêm: Tìm hiểu nghiệp vụ và công việc của nhân viên kế toán công nợ trong doanh nghiệp
Theo đó, những người giữ vị trí kế toán thanh toán hay còn gọi là “Payment Accountant” thường nắm vững các nghiệp vụ kế toán, am hiểu tất cả các quy định hóa đơn, chứng từ, thông tạo phần mềm kế toán, có kỹ năng giao tiếp tốt, sử dụng thành thạo tin học, ngoại ngữ. Đồng thời họ thường có những phẩm chất điển hình như: Cẩn thận, trung thực, có tinh thần trách nhiệm cao, nhiệt tình và có tinh thần cầu tiến. Cụ thể:
Công việc của kế toán thanh toán bao gồm cách quản lý và điều tiết các hoạt động thu chi của doanh nghiệp. Lập báo cáo theo định kỳ để lãnh đạo có thể nắm được hoạt động thu chi trong doanh nghiệp từ đó đưa ra các phương án phù hợp để tối ưu chi phí, nâng cao lợi nhuận. Báo cáo tình hình thanh toán với khách hàng và theo dõi công nợ, thanh toán qua ngân hàng. Trong đó
– Đối với vị trí quản lý Thu, các hạng mục công việc cần hoàn thành sẽ bao gồm: Thực hiện nghiệp vụ thu tiền của: các cổ đông, thu hồi công nợ, thu tiền khách hàng ngày. Theo dõi thanh toán qua thẻ của khách hàng. Theo dõi công nợ của cổ đông, khách hàng, nhân viên và đôn đốc thu hồi nợ. Theo dõi Báo Có tài khoản ngân hàng. Quản lý và xác minh tính hợp pháp các chứng từ thu – chi và kiểm soát hoạt động thu tiền.
– Đối với vị trí quản lý chi, các hạng mục công việc cần hoàn thành sẽ bao gồm: Trực tiếp thực hiện thanh toán tiền mặt, thanh toán qua ngân hàng cho nhà cung cấp, đối tác. Kiểm tra phiếu đề nghị thanh toán trước khi lập phiếu chi, ủy nhiệm chi. Theo dõi Báo Nợ tài khoản ngân hàng. Định khoản, nhập liệu lên phần mềm kế toán ủy nhiệm chi, các chứng từ tiền gửi, ký cược, ký quỹ, tiền vay ngân hàng. Lập hồ sơ vay vốn ngân hàng, trả nợ vay ngân hàng theo qui định. In báo cáo tồn quỹ, tiền mặt hàng ngày cho cấp quản lý và đối chiếu kiểm tra tồn quỹ cuối ngày với thủ quỹ.
– Đối với vị trí quản lý khác, các hạng mục công việc cần hoàn thành sẽ bao gồm: Theo dõi và báo cáo quản lý các khoản thu – chi. Lập các báo cáo, in chứng từ, sổ sách có liên quan trình cấp trên định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu. Báo cáo tình hình thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp cho Ban lãnh đạo. Phối hợp với Kế toán công nợ thực hiện Đối chiếu công nợ với khách hàng, nhà cung cấp. Phối hợp với Kế toán thuế đối chiếu tiền thanh toán so với hoá đơn mua vào trong tháng. Giải trình số liệu khi có yêu cầu và thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp trên.
>> Như vậy, một người phụ trách vị trí kế toán thanh toán cần đảm bảo hoành thành được các đầu mục như:
– Thực hiện công tác quản lý và theo dõi các khoản thu trong doanh nghiệp nhằm trực tiếp thu tiền của các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp như: thu tiền góp vốn của cổ đông; thu tiền từ thu ngân; thu hồi công nợ đối với khách hàng, theo dõi tiền gửi vào ngân hàng, theo dõi và đốc thúc các khoản phải thu của các cổ đông đã cam kết góp nhưng chưa góp), nhân viên thu ngân, khách hàng; và quản lý các nghiệp vụ kế toán liên quan đến thu, chi dòng tiền…
– Đồng thời có trách nhiệm quản lý và theo dõi các khoản chi trong doanh nghiệp: Lập kế hoạch, vạch ra chiến lược về việc thanh toán các khoản công nợ với nhà cung cấp và trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt, hoặc bằng tiền gửi Ngân hàng cho nhà cung cấp từ khâu đối chiếu công nợ, nhận hóa đơn cho đến kiểm tra phiếu đề nghị thanh toán, lập phiếu thanh toán (phiếu chi, giấy báo nợ của Ngân hàng,…).
– Quản lý quỹ tiền mặt nhằm theo dõi việc thu chi tiền mặt của quỹ và lập báo cáo tồn quỹ vào cuối kỳ, kiểm soát việc thu ngân, kết hợp cùng thủ quỹ để chi tiền đúng quy định theo thời hạn mỗi ngày kiểm tra nguồn quỹ…
>> Xem thêm: Cách xây dựng bản mô tả công việc phòng kế toán chuẩn chỉnh
Để thực hiện tốt các hạng mục công việc trên, bạn cần đặc biệt lưu ý đến:
Trong quy trình này tôi sẽ chia làm 2 phân chính gồm các nghiệp vụ liên quan đến chi tiền mặt và thu tiền mặt. Cụ thể:
– Đối với quy trình thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến chi tiền mặt: Bạn cần căn cứ vào các chứng từ thanh toán ở các bộ phận gửi về, kế toán thanh toán tiến hành: Tiếp nhận thủ tục thanh toán, kiểm tra bộ chứng từ thanh toán xem đã đầy đủ, hợp lý, hợp lệ và nội dung thanh toán đã đúng với quy chế tài chính của công ty chưa. Sau đó sẽ đến bước xét duyệt hồ sơ thanh toán và tiến hành lập phiếu chi và trình ký với Kế toán trưởng, Giám đốc. Rồi chuyển chứng từ cho thủ quỹ tiến hành thanh toán và hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi tiền mặt vào sổ sách kế toán. Cuối ngày, bạn chỉ cần thực hiện đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ của kế toán với sổ quỹ của thủ quỹ; thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt là hoàn thành công việc một ngày.
– Đối với quy trình thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến chi tiền mặt: Bạn cần cứ vào nghiệp vụ thu tiền mặt như rút tiền ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, thu từ bán hàng…, kế toán thanh toán tiến hành: Tiếp nhận, kiểm tra các chứng từ phát sinh có liên quan đến việc thu tiền. Sau đó sẽ lập phiếu thu và trình ký với Kế toán trưởng, Giám đốc và chuyển chứng từ cho thủ quỹ tiến hành thu tiền. Tiếp đến, bạn hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thu tiền mặt vào sổ sách kế toán. Và cuối ngày, bạn cần thực hiện đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ của kế toán với sổ quỹ của thủ quỹ; thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt.
Xét về mức lương của vị trí kế toán thanh toán thì thường phụ thuộc vào từng doanh nghiệp. Mức lương của bộ phận này cũng chênh lệch tùy theo trình độ, năng lực của người đảm nhiệm. Thông thường, mức lương của những người mới ra trường sẽ dao động từ 5-6 triệu /tháng. Những người có kinh nghiệm từ 2 năm sẽ được hưởng lương từ 6-8 triệu đồng /tháng. Với những người có kinh nghiệm lâu năm trong nghề và có năng lực tốt thì mức lương có thể lên đến trên 10 triệu đồng.
Bài viết trên đây đã tổng hợp đầy đủ và chính xác các hạng mục cần thiết để lập bảng mô tả công việc kế toán thanh toán. Vị trí này cần sự tỉ mỉ trong theo dõi dòng tiền đầu vào, đầu ra; các định khoản, hồ sơ ngân hàng và khách hàng… Do đó việc xây dựng bảng mô tả công việc kế toán thanh toán là vô cùng cần thiết đối với vị trí kế toán thanh toán.
Nếu bạn là một Kế toán trưởng, việc xây dựng và định hình bản mô tả công việc cho nhân sự phòng ban Kế toán là trách nhiệm của bạn. Bên cạnh việc xây dựng mô tả công việc, Kế toán trưởng cần trang bị thêm các năng lực quan trọng như tư duy quản trị, khả năng thiết lập quy trình kiểm soát, lập kế hoạch ngân sách, phân tích tài chính doanh nghiệp, và hiểu biết sâu về dữ liệu quản trị để sử dụng hiệu quả. Đặc biệt, khả năng ứng dụng công nghệ trong việc lập và phân tích báo cáo là điều thiết yếu, giúp hỗ trợ chủ doanh nghiệp trong việc ra quyết định.
=> Tất cả những tư duy trên đều tạo nên combo sức mạnh của một Kế toán trưởng thực thụ và được nhiều tập đoàn săn đón. Tất cả combo sức mạnh này đều được chia sẻ trong khóa học: Khóa học Kế toán trưởng thực thụ
>> Tham khảo thêm khóa học liên quan khác:
Tầng 2 Toà A Chelsea Residences, Số 48 Trần Kim Xuyến, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội
Hotline: 0985 611 911
Vincom Đồng Khởi, Quận 1, TP. HCM
Hotline: 0947 511 911