Hệ thống bộ hồ sơ chứng từ các khoản chi phí hợp lý hợp lệ cho doanh nghiệp

Bộ hồ sơ chứng từ đầy đủ hợp lý hợp lệ cho doanh nghiệp

Đã là thời điểm cuối năm, gần đây nhiều hồ sơ của Doanh nghiệp lập sổ sách kế toán và BCTC nhằm chuẩn bị cho kỳ quyết toán cuối năm. Nhưng, sự thật là khá nhiều kế toán tại doanh nghiệp chưa biết một bộ hồ sơ của 01 nghiệp vụ kinh tế phát sinh gồm cái gì. Chỉ có duy nhất tờ HÓA ĐƠN dẫn tới tiềm ẩn nhiều rủi ro khi lập BCTC, quyết toán thuế.
Chính vì chưa hiểu rõ một bộ hồ sơ hoàn chỉnh cần những gì, nên dẫn đến số liệu trên bảng cân đối phát sinh thường bị sai, ví dụ doanh nghiệp phát sinh rất nhiều chi phí tuy nhiên không phải khoản chi phí nào cũng được tính là hợp lý, hợp lệ để được khấu trừ khi đóng thuế TNDN. Một số khoản chi cần phải có đầy đủ chứng từ theo quy định mới được tính là hợp lý để khấu trừ. Nên vấn đề cần cân đối là làm thế nào để hợp thức các khoản chi không hóa đơn, giảm thiểu rủi ro khi nên BCTC, quyết toán thuế thì cần những bộ hồ sơ như thế nào?
Thì bài viết dưới đây sẽ hệ thống một bộ hồ sơ đầy đủ hợp lý, hợp lệ cần cho doanh nghiệp khi quyết toán, nếu thấy thiếu gì thì mọi người bổ sung và trao đổi nhé!

1. Hàng hóa, dịch vụ mua vào (Bộ chứng từ kèm theo)

• Đối với hàng hóa, NVL, TSCĐ, công cụ dụng cụ mua vào có hóa đơn:

+ Hợp đổng kinh tế (Hợp đồng nguyên tắc)
+ Biên bản bàn giao
+ Phiếu xuất kho của bên bán
+ Hóa đơn tải chính (HĐ GTGT hoặc HĐ Bán hàng)
+ Chứng từ thanh toán (Phiếu thu – nếu có)

• Đổi với hàng hóa, NVL, dịch vụ mua vào không có hóa dơn lập Bàng kẽ 01/TNDN:

+ Bảng kê 01/Thu nhập doanh nghiệp
+ Chứng mjnh thư của người bán
+ Bàn cam kết của người bán trực tiếp sản xuất bán ra

• Đối với mua dịch vụ:

+ Hợp đổng kinh tế (Hợp đổng nguyên tắc)
+ Biên bản nghiệm thu, quyết toán hoàn thành + Hóa đơn tài chính (HĐ GTGT hoặc HĐ Bán hàng)
+ Chứng từ thanh toán (Phiếu thu – nếu có)

• Đổi với mua hàng hóa, Tài sản nhập khẩu:

+ Từ khai hải quan và các phụ lục
+ Hợp đồng thương mại (Contract)
+ Hóa đơn thương mại (Invoice )
+ Các giấy lờ khác của lô hàng như: Chứng nhận xuất xứ (CO), tiêu chuẩn chất lượng (CQ), Phiếu đóng gỏi (Packing), Vận đơn (Bill)… + Các hóa đơn dịch vụ liên quan đến hoạt dộng nhập khẩu như : bảo hiếm, vận tải quốc tế, vận tải nội địa, kiểm hóa, nâng hạ, phí chứng từ, lưu kho …..
+ Giấy nộp tiền vào NSNN cho các khoản thuế, phí
+Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước cho các khoản thuế, phí.
+ Thông báo nộp thuế/ UNC
+ Lệnh chi/ UNC thanh toán công nợ cho người bán
+ Mỗi nghiệp vụ mua hàng hóa, tài sản nhập khẩu thì tập hợp đầy đủ 01 bộ chứng từ theo dõi riêng.
Lưu ý: Nếu DN chi có Hóa đơn tài chính mà không có các hồ sơ khác kèm theo thì không đảm bảo tính pháp lý của chi phí đầu vào. Nếu bị thanh kiểm tra – Tại ngày 31/12 hàng năm, yêu cầu đơn vi tự tổ chức lập Biên bản đối chiếu công nợ với khách bán ra nhằm làm căn cứ xác  định sổ nợ còn phải trả, nợ đă trả trước, và thời gian gia hạn trả nợ.

2. Hàng hóa, dịch vụ bán ra

• Đối với bán thành phẩm, hàng hóa:

+ Hợp đổng kinh tế (Hợp đổng nguyên tắc)
+ Biên bản bàn giao
+ Phiếu nhập kho của bên mua
+ Hóa đơn tài chính (HĐ GTGT hoặc  HĐ Bán hàng)
+ Chứng từ thanh toán (nếu có)

• Đối với cung ứng dịch vụ:

+ Hợp đồng kinh tế, Hợp đồng thuê gia công (Hợp đồng nguyên tẳc)
+ Biên bản nghiệm thu, quyết toán hoàn thành + Biên bản quyết toán vật tư gia công (Dịch vụ gia công)
+ Hóa đơn tài chính (HĐGTGT hoặc HĐ Bán hàng)
+ Chứng từ thanh toán (nếu có)

• Đối với xây dựng, lắp dặt công trình:

+ Hợp đồng kinh tế
+ Hồ sơ dự thầu
+ Dự toán công trình (được chủ dầu tư phê duyệt)
+ Hồ sơ thanh toán theo từng giai đoạn (nếu thanh toán nhiều lần, mỗi lần 01 bộ hồ sơthanh toán)
+ Biên bản nghiệm thu giai đoạn, thanh quyết toán hoàn thành.
+ Hóa đơn tài chính theo từng giai đoạn (Hóa đơn GTGT hoặc HĐ Bán hàng) hoặc theo Nghiệm thu quyết toán hoàn thành + Chứng từ thanh toán (nếu có)

– Đối với thanh lý công cụ dụng cụ, TSCĐ:

+ Quyết định thanh lý TSCĐ
+ Hợp đồng bán TSCĐ
+ Hóa đơn tài chính (HĐ GTGT hoặc HĐ Bán hàng)
+ Biên bản bàn giao TSCĐ
+ Chứng từ thanh toán (nếu có)
–   Đối với bán hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu:
+ Hợp đồng thương mại (Contract)
+ Tờ khai hải quan và các phụ lục + Hóa đơn thưong mại (Invoice )
+ Các giấy tờ khác của lô hàng như: Chứng nhận xuất xứ (CO), tiêu chuẩn chất lượng (CQ).Phiếu đóng gói (Packing), Vặn đơn (Bill)…
+ Các hóa đơn dich vụ liên quan đến hoạt động nhập khẩu như : bảo hiểm, vận tải quốc tế, vận tải nội địa, kiểm hóa, nâng hạ, phí chứng từ, lưu kho …
Lưu ý: Đối với cung ứng dịch vụ xuất khẩu, kèm theo 01 thư cam kết trong thời điểm cung ứng dịch vụ, Người mua không có mặt tại Việt Nam

+ Đối với gia công chuyến tiếp: Biên bản trừ lùi kèm theo Hóa đơn tài chính

-Dối vói xuất khấu tại chỗ: (Người mua nước ngoài, chỉ định giao hàng tại Việt Nam): Hóa đơn tài chinh
+ Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước cho các khoản thuế, phí
+ Thông báo nộp thuế/ UNC thuế
+ Giấy báo Có – Người mua thanh toán
Mỗi nghiệp vụ bán hàng hóa xuất khẩu thì tập hợp đầy đủ 01 bô chứng từ theo dõi riêng.
Lưu ý:
–    Đổi với cung ứng dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn có 02 thời điểm như sau: Hoặc thời điểm khách hàng trả tiền trước 100% hoặc thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ (theo biên bản nghiệm thu) tùy thuộc thời điểm nào đến trước.

–    Đối với xây dựng lắp đặt: Tạm ứng không được xuất hóa đơn.

[Hệ thống] bộ hồ sơ chứng từ các khoản chi phí hợp lý hợp lệ cho doanh nghiệp

3. Hồ sơ liên quan đến các Ngân hàng

–   DN có bao nhiêu tài khoản ngân hàng thì cung cấp chi tiết theo từng tài khoàn
–    Đối với tài sàn thế chấp tại Ngân hàng: 01 bộ hồ sơ tài sản thế chấp tại ngân hàng (bản photo)

–    Đối với tài khoản tiền gửi thanh toán:

+ Sao kê tài khoản tiền gửi (Từ Tháng 01 – Tháng 12)
+ Nôp tiền mặt: Giấy nộp tiền vào Tài khoản
+ Rùt tiền mặt: Giây lĩnh tiền mặt; Séc
+ Chuyển khoản đi: Ủy nhiệm chi + Giây báo Nợ
+ Chuyên khoản đến: Giấy báo Có
+ Các hóa đơn, chứng từ thu phí
+ Thông báo số dư tài khoản tiền gửi tại ngày 31/12

–    Đối với tài khoản tiền vay:

+ Sao kê tài khoản tiền vay
+ Giấy nhân nợ + Ủy nhiêm chi + Hóa đơn tài chính (Nếu giải ngân thanh toán công nợ bằng chuyển khoản)
+ Giấy nhận nợ + Giấy lĩnh tiền mặt + Bảng lương, Hóa đơn (Nếu giải ngân thanh toán tiền lương)
+ Thông báo số dư tài khoản tiền vay tại ngày 31/12.

[Hệ thống] bộ hồ sơ chứng từ các khoản chi phí hợp lý hợp lệ cho doanh nghiệp

4. Hồ sơ liên quan đến Tài sản cố định

–    Đối với những TSCĐ mua mới: Áp dụng như ở mục 01

–    Đối với những TSCĐ đã có:
+ Hồ sơ hình thành: Nếu là mua mới, áp dụng như trên; Nếu là tự đầu tư xây dựng thì gồm:
+ Kế hoạch đầu tư xây dựng TSCĐ của Ban giám đốc + Bản vẽ thiết kế + Dự toán chi phi đầu tư xây dựng + Quyết định phê duyệt dự toán + Quyết định lựa chọn nhà thầu thi công
+ Hợp đồng kinh tế với Nhà thầu thi công (Nếu là Tự xây dựng thuê nhân công thì Hợp đồng lao động, chấm công tính lương đầy đủ).
+ Hóa đơn tài chính các chi phi đầu tư xây dựng (Nguyên vật liệu, nhân công, máy móc, thiết bị…).
+ Biên bản nghiệm thu, bàn giao đưa TSCĐ vào sử dụng + Quyết định giao TSCĐ cho bộ phân…quản lý, và trích khấu hao.
Lưu ý: Cơ quan thuế thường xuyên kiểm tra việc theo dõi, sử dụng, trích khấu hao TSCĐ. Không có nghĩa kỳ kiếm tra trước yên ồn, kỳ sau vẫn ổn.
Do đó, về TSCĐ luôn phải tập hợp, theo dõi riêng TSCĐ theo từng mục. Những TSCĐ đã đem thế chấp ngân hàng phải có bản photo (đóng dấu của Ngân hàng) lưu trữ tại đơn vị.
Hợp đồng giao khoán nhân công trong xây dựng thế nào là hợp lệ?
Làm thế nào để chi phí thuê nhà là hợp lý, hợp lệ
Cách xử lý 16 tình huống về thuế mà doanh nghiệp vào cũng gặp phải
Sự khác biệt giữa doanh thu – chi phí kế toán và doanh thu – chi phí thuế

5. Hồ sơ liên quan đến Iao động – Tiền lương

+ Đối với lao động làm thực tế tại DN:

–   Hợp đồng lao động (bắt buộc)
–   Quy chế tiền lương, thưởng, phụ cấp (néu có)
–   Quyết định tăng lương (nếu cỏ).
–   Chứng minh thư phô tô + hồ sơ xin việc (bắt buộc)
–   Báng chấm công hàng tháng (bắt buộc)
–   Bảng tính lương (bắt buộc)
–   Bảng thanh toán tiền lương (bắt buộc)
–   Mã số thuế thu nhập cá nhân (danh sách nhân viên được dăng ký mã số thuế TNCN).
–   Chứng từ khấu trừ thuể TNCN hoặc Cam kết 02/TNCN tạm thời không khấu trứ với Thu nhập < 108 triệu/ năm.

+ Đối với các khoản chế độ BHXH, ốm đau, thai sản:

–  Thông báo kết quả đóng bảo hiểm bắt buộc hàng tháng
–  Danh sách hưởng chề độ ốm đau, thai sản + Hồ sơ kèm theo
Lưu ý:
– Doanh nghiệp cung cấp hồ sơ tiền lương gốc lưu tại doanh nghiệp cho bên dịch vụ kếtoán. Đơn vị dịch vụ căn cứ vào danh sách lao động hiện có trong năm của DN để cân đối chi phí. Không vẽ thêm số nhân công ảo, tránh trường hợp rủi ro Thuế TNDN (Lương khống) hoặc Thuế TNCN (trùng 2 nơi).

6. Hồ sơ liên quan đến các khoản phải nộp ngân sách nhà nước (Thuế, tiền thuê đất, tiền phạt)

–   Đổi với tiền Thuế, tiền phạt, Lệ phí trước bạ:

+ Quyết định xử phạt hoặc Thông báo nộp thuế
+ Tờ khai thuế, phí + Giấy nộp tiền
–    Đối với tiền thuê đất hàng kỳ:
+ Thông báo nộp tiền + Giấy nộp tiền

–    Đối với các khoản phài trả, phải nộp khác, ủng hộ

+ Thông báo nộp
+ Chứng từ nộp (Phiếu chi, phiếu thu của bên nhận, hoặc Giấy nộp tiền).
Lưu ý: Thời điềm hạch toán khoản chi phí là thời điểm nhận thông báo nộp tiền, không căn cứ vào thời điểm thanh toán tiền.
Để hiểu hơn về bộ hồ sơ chứng từ các khoản chi phí hợp lệ cho doanh nghiệp các bạn có thể tham khảo khóa học “Kế toán thuế chuyên sâu” do TACA tổ chức với đầy đủ kiến thức liên quan đến phần hành kế toán và phần hành thuế chuyên sâu. Cũng như để hệ thống kiến thức về kế toán và thuế, cập nhập các thông tư nghị định mới nhất thì bạn có thể tham khảo “giáo trình kế toán thuế chuyên sâu của TACA. Tài liệu kế toán thuế chuyên sâu sẽ cung cấp cho các bạn tình huống thực tế về kế toán và thuế hay xảy ra trong DN của bạn.
Cảm ơn bạn đã đọc bài “Bộ  chứng từ các khoản chi phí hợp lệ cho doanh nghiệp”.
Nguyễn Thanh Tú