
Hạch toán chi phí phải trả là một nghiệp vụ kế toán quan trọng, giúp doanh nghiệp ghi nhận đúng và đủ các khoản chi phí phát sinh nhưng chưa thanh toán. Điều này không chỉ đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính mà còn giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính thực tế. Tuy nhiên, không ít kế toán vẫn mắc sai sót như ghi nhận sai thời điểm, nhầm lẫn giữa chi phí phải trả và chi phí trích trước, dẫn đến chênh lệch số liệu kế toán. Vậy làm thế nào để hạch toán chính xác và tránh các lỗi thường gặp? Cùng Taca tìm hiểu ngay!
– Sổ Nhật ký chung: Ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó.
– Sổ Cái tài khoản: Ghi chép và theo dõi các tài khoản liên quan đến chi phí phải trả, giúp phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn và sự biến động của chúng.
– Sổ chi tiết tài khoản: Theo dõi chi tiết các khoản chi phí phải trả theo từng đối tượng, khoản mục cụ thể, đảm bảo việc quản lý và kiểm soát hiệu quả.
– Sổ quỹ tiền mặt: Ghi nhận các nghiệp vụ chi tiền mặt liên quan đến chi phí phải trả, đảm bảo việc quản lý dòng tiền mặt trong doanh nghiệp.
– Sổ tiền gửi ngân hàng: Theo dõi các giao dịch chi phí phải trả qua tài khoản ngân hàng, đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong quản lý tài khoản ngân hàng.
– Sổ chi tiết theo đối tượng: Ghi chép chi tiết các khoản chi phí phải trả theo từng đối tượng nhận tiền, như nhà cung cấp, nhân viên, đối tác, giúp theo dõi công nợ và thanh toán hiệu quả.
– Bảng tổng hợp chi phí phải trả: Theo dõi tổng hợp các khoản chi phí phải trả phát sinh, đã thanh toán hoặc còn tồn đọng, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính.
– Hóa đơn mua hàng: Là chứng từ do người bán lập, xác nhận việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ và số tiền mà doanh nghiệp phải trả.
– Hợp đồng kinh tế: Xác định các điều khoản, điều kiện giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp liên quan đến việc mua hàng hóa, dịch vụ, làm căn cứ pháp lý cho các khoản chi phí phải trả.
– Biên bản nghiệm thu: Xác nhận việc hoàn thành và bàn giao hàng hóa, dịch vụ giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp, làm căn cứ ghi nhận chi phí phải trả.
– Phiếu chi tiền: Ghi nhận việc chi tiền mặt để thanh toán các khoản chi phí phải trả, bao gồm số tiền, lý do chi và chữ ký xác nhận của các bên liên quan.
– Ủy nhiệm chi: Chứng từ sử dụng khi doanh nghiệp thực hiện thanh toán qua ngân hàng cho các khoản chi phí phải trả, giúp theo dõi và kiểm soát các giao dịch ngân hàng.
– Bảng kê chi tiết chi phí: Lập để giải trình các khoản chi phí phải trả, bao gồm thông tin về loại chi phí, số tiền, ngày phát sinh và đối tượng liên quan, giúp minh bạch và dễ dàng kiểm tra.
>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm chuẩn Thông tư 200/2014/TT – BTC mới nhất 2025
– Người bán hoặc đã cung cấp cho người mua trong kỳ báo cáo nhưng thực tế chưa chi trả do chưa có hóa đơn hoặc chưa đủ hồ sơ, tài liệu kế toán, được ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh của kỳ báo cáo. Tài khoản này còn phản ánh cả các khoản phải trả cho người lao động trong kỳ như:
+ Phải trả về tiền lương nghỉ phép
+ Các khoản chi phí sản xuất, kinh doanh của kỳ báo cáo phải trích trước, như:
– Kế toán phải phân biệt các khoản chi phí phải trả (hay còn được gọi là chi phí trích trước hoặc chi phí dồn tích) với các khoản dự phòng phải trả được phản ánh trên tài khoản 352 để ghi nhận và trình bày Báo cáo tài chính phù hợp với bản chất của từng khoản mục, cụ thể:
– Hạch toán các khoản chi phí phải trả vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phải thực hiện theo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí phát sinh trong kỳ. Các khoản phải trả chưa phát sinh do chưa nhận hàng hóa, dịch vụ nhưng được tính trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh kỳ này để đảm bảo khi phát sinh thực tế không gây đột biến cho chi phí sản xuất, kinh doanh được phản ánh là dự phòng phải trả.
– Những khoản trích trước không được phản ánh vào tài khoản 335 mà được phản ánh là dự phòng phải trả, như:
– Việc trích trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ cần được thực hiện một cách chặt chẽ, đảm bảo tính chính xác và hợp lý. Trước hết, khoản chi phí này phải được tính toán cẩn thận thông qua việc lập dự toán và được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Đồng thời, doanh nghiệp cần có bằng chứng hợp lý, tin cậy để chứng minh khoản chi phí phải trích trước. Cuối cùng, số chi phí phải trả được hạch toán phải phù hợp với số chi phí thực tế phát sinh, tránh chênh lệch làm sai lệch báo cáo tài chính.
– Quyết toán và hoàn nhập chi phí trích trước: Theo nguyên tắc, các khoản chi phí phải trả cần được quyết toán dựa trên số chi phí thực tế phát sinh. Nếu có chênh lệch giữa số đã trích trước và chi phí thực tế, kế toán phải thực hiện hoàn nhập phần chênh lệch để đảm bảo số liệu kế toán chính xác và phản ánh đúng tình hình tài chính của doanh nghiệp.
– Nguyên tắc trích trước chi phí để tạm tính giá vốn sản phẩm, hàng hóa bất động sản
– Xác định chi phí lãi vay được vốn hóa phải tuân thủ Chuẩn mực kế toán “Chi phí đi vay”. Việc vốn hóa lãi vay trong một số trường hợp cụ thể như sau:
– Giải trình các khoản chi phí trích trước chưa sử dụng cuối năm: Những khoản chi phí trích trước chưa sử dụng cuối năm phải giải trình trong bản thuyết minh Báo cáo tài chính.
>> Xem thêm:

Sơ đồ chữ T của Tài khoản 335 theo TT200 tập trung vào việc ghi nhận ở bên Nợ các khoản chi phí thực tế phát sinh và các khoản chênh lệch khi chi phí phải trả vượt quá chi phí thực tế, trong khi bên Có ghi nhận các khoản chi phí dự tính đã chuyển vào chi phí sản xuất, kinh doanh. Ngược lại, TT133 có xu hướng trình bày chi tiết và rõ ràng hơn trong việc xử lý số dư cuối kỳ, nhằm phản ánh chính xác khoản chi phí đã tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng chưa phát sinh thực tế:

>> Xem thêm:
| Bên Nợ | Bên Có |
| – Các khoản chi phí thực tế phát sinh được tính vào chi phí phải trả. – Số chênh lệch về chi phí phải trả lớn hơn số chi phí thực tế được ghi giảm chi phí. |
– Các khoản chi phí thực tế phát sinh được tính vào chi phí phải trả. – Số chênh lệch về chi phí phải trả lớn hơn số chi phí thực tế được ghi giảm chi phí. |
| Số dư cuối kỳ bên Có: Chi phí phải trả đã tính vào chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh nhưng thực tế chưa phát sinh. |
Tài khoản 335 – Chi phí phải trả không có tài khoản cấp 2.
>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán chi phí bán hàng tài khoản 641 theo Thông tư 200
Khi trích trước vào chi phí về tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất, ghi:
Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp
Có TK 335 – Chi phí phải trả.
Khi tính tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho công nhân sản xuất, nếu số trích trước lớn hơn số thực tế phải trả, ghi:
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (số đã trích trước)
Có TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp.
>> Tình huống: Công ty TNHH Sản xuất Thành Tân là một doanh nghiệp chuyên sản xuất linh kiện điện tử, có trụ sở tại quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh. Công ty có khoảng 200 công nhân sản xuất trực tiếp. Hàng năm, công ty phải trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân để đảm bảo việc quản lý chi phí hiệu quả. Cụ thể:
Tháng 1/2023: Công ty trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất dự kiến trong năm 2023 là 600.000.000 đồng (trung bình mỗi tháng trích trước 50.000.000 đồng).
Hạch toán trích trước trong tháng 1/2023:
Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp: 50.000.000 đồng
Có TK 335 – Chi phí phải trả: 50.000.000 đồng
Tháng 12/2023: Cuối năm, công ty tính toán lại số tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho công nhân sản xuất trong năm 2023 là 580.000.000 đồng.
So sánh với số tiền đã trích trước (600.000.000 đồng), công ty nhận thấy số trích trước lớn hơn số thực tế phải trả là 20.000.000 đồng.
> Hạch toán điều chỉnh:
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả: 600.000.000 đồng
Có TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp: 580.000.000 đồng
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác: 20.000.000 đồng (hoàn nhập số chênh lệch)
+ Nếu số tiền thực tế phải trả là 620.000.000 đồng (lớn hơn số trích trước), hạch toán điều chỉnh như sau:
Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp: 20.000.000 đồng
Có TK 335 – Chi phí phải trả: 20.000.000 đồng
>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán kinh phí công đoàn chuẩn TT133 và TT200 (kèm tình huống minh họa chi tiết)
Trích trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh số chi sửa chữa TSCĐ phát sinh trong kỳ mà nhà thầu đã thực hiện nhưng chưa nghiệm thu, xuất hóa đơn, ghi:
Nợ các TK 241, 623, 627, 641, 642
Có TK 335 – Chi phí phải trả.
>> Tình huống 1: Công ty TNHH Sản xuất Thành Tân đang thực hiện sửa chữa lớn một số thiết bị sản xuất (TSCĐ) trong tháng 10/2023. Nhà thầu đã hoàn thành công việc nhưng chưa nghiệm thu và xuất hóa đơn. Công ty quyết định trích trước chi phí sửa chữa vào chi phí sản xuất, kinh doanh. Cụ thể:
Tháng 10/2023: Chi phí sửa chữa TSCĐ dự kiến: 100.000.000 đồng.
Công ty trích trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh:
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung: 70.000.000 đồng (phân bổ cho sản xuất)
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng: 20.000.000 đồng (phân bổ cho bộ phận bán hàng)
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: 10.000.000 đồng (phân bổ cho quản lý)
Có TK 335 – Chi phí phải trả: 100.000.000 đồng
Tháng 11/2023: Nhà thầu xuất hóa đơn và công ty nghiệm thu, số tiền thực tế phải trả là 95.000.000 đồng.
Hạch toán điều chỉnh:
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả: 100.000.000 đồng
Có TK 331 – Phải trả nhà cung cấp: 95.000.000 đồng
Có TK 627, 641, 642: 5.000.000 đồng (hoàn nhập số chênh lệch)
>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán mua hàng không có hóa đơn (mới nhất 2025)
– Khi công việc sửa chữa TSCĐ hoàn thành, bàn giao đưa vào sử dụng, nếu số trích trước cao hơn chi phí thực tế phát sinh, ghi:
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (số đã trích trước lớn hơn chi phí phát sinh)
Có các TK 241, 623, 627, 641, 642.
– Trích trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh những chi phí dự tính phải chi trong thời gian ngừng việc theo thời vụ, hoặc ngừng việc theo kế hoạch, ghi:
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Có TK 335 – Chi phí phải trả.
– Chi phí thực tế phát sinh liên quan đến các khoản chi phí trích trước, ghi:
Nợ các TK 623, 627 (nếu số phát sinh lớn hơn số trích trước)
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (số đã trích trước)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 152, 153, 331, 334
Có các TK 623, 627 (nếu số phát sinh nhỏ hơn số trích trước).
– Trường hợp lãi vay trả sau, cuối kỳ tính lãi tiền vay phải trả trong kỳ, ghi:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (lãi tiền vay vốn sản xuất, kinh doanh)
Nợ các TK 627, 241 (lãi vay được vốn hóa)
Có TK 335 – Chi phí phải trả.
>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán mua hàng không có hóa đơn (mới nhất 2025)
Trường hợp doanh nghiệp phát hành trái phiếu theo mệnh giá, nếu trả lãi sau (khi trái phiếu đáo hạn), từng kỳ doanh nghiệp phải tính trước chi phí lãi vay phải trả trong kỳ vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc vốn hóa, ghi:
Nợ các TK 627, 241 (lãi vay được vốn hóa)
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (nếu lãi vay tính vào chi phí tài chính)
Có TK 335 – Chi phí phải trả (phần lãi trái phiếu phải trả trong kỳ).
Cuối thời hạn của trái phiếu, doanh nghiệp thanh toán gốc và lãi trái phiếu cho người mua trái phiếu, ghi:
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (tổng số tiền lãi trái phiếu)
Nợ TK 34311 – Mệnh giá
Có các TK 111, 112,…
>> Tình huống 1: Công ty Tân Bình phát hành 1.000 trái phiếu với mệnh giá 1.000.000 VND/trái phiếu vào ngày 01/01/N, kỳ hạn 3 năm, lãi suất 10%/năm, trả lãi một lần khi đáo hạn.
– Ghi nhận chi phí lãi vay phải trả từng kỳ
+ Mỗi năm, công ty Tân Bình phải tính trước chi phí lãi vay vào chi phí tài chính hoặc vốn hóa.
+ Số tiền lãi trái phiếu phải trả mỗi năm: 1.000 trái phiếu × 1.000.000 VND × 10% = 100.000.000 VND
+ Nếu lãi vay được vốn hóa vào dự án dở dang, kế toán ghi nhận:
Nợ tài khoản 241 (Xây dựng cơ bản dở dang): 100.000.000 VND
Có tài khoản 335 (Chi phí phải trả): 100.000.000 VND
+ Nếu lãi vay tính vào chi phí tài chính:
Nợ tài khoản 635 (Chi phí tài chính): 100.000.000 VND
Có tài khoản 335 (Chi phí phải trả): 100.000.000 VND
Tương tự, các năm sau công ty cũng hạch toán như trên, tổng cộng sau 3 năm, chi phí lãi vay phải trả là 300.000.000 VND.
– Khi đến hạn thanh toán gốc và lãi trái phiếu (ngày 01/01/N+3) Công ty Tân Bình phải thanh toán cả gốc và lãi cho người mua trái phiếu.
+ Tổng số tiền thanh toán:
+ Tiền gốc: 1.000 trái phiếu × 1.000.000 VND = 1.000.000.000 VND
+ Tiền lãi: 100.000.000 VND × 3 năm = 300.000.000 VND
+ Tổng thanh toán: 1.300.000.000 VND
– Khi thanh toán, kế toán ghi nhận:
Nợ tài khoản 335 (Chi phí phải trả): 300.000.000 VND
Nợ tài khoản 34311 (Mệnh giá trái phiếu): 1.000.000.000 VND
Có tài khoản 112 (Tiền gửi ngân hàng): 1.300.000.000 VND
– Trường hợp doanh nghiệp phát hành trái phiếu có chiết khấu, nếu trả lãi sau (khi trái phiếu đáo hạn), từng kỳ doanh nghiệp phải tính trước chi phí lãi vay phải trả trong kỳ vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc vốn hóa, ghi:
Nợ các TK 627, 241 (lãi vay được vốn hóa)
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (nếu lãi vay tính vào chi phí tài chính)
Có TK 335 – Chi phí phải trả (phần lãi trái phiếu phải trả trong kỳ)
Có TK 34312 – Chiết khấu trái phiếu (số phân bổ trong kỳ).
Cuối thời hạn của trái phiếu, doanh nghiệp thanh toán gốc và lãi trái phiếu cho người mua trái phiếu, ghi:
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (tổng số tiền lãi trái phiếu)
Nợ TK 34311 – Mệnh giá
Có các TK 111, 112,…
>> Tình huống 2: Công ty Hoàng Minh phát hành 1.000 trái phiếu vào ngày 01/01/N với mệnh giá 1.000.000 VND/trái phiếu, giá phát hành 950.000 VND/trái phiếu (chiết khấu 50.000 VND/trái phiếu), kỳ hạn 3 năm, lãi suất danh nghĩa 10%/năm và lãi được trả một lần khi đáo hạn. Tổng số tiền thu về từ phát hành trái phiếu là 950.000.000 VND, trong khi tổng mệnh giá trái phiếu là 1.000.000.000 VND và tổng chiết khấu là 50.000.000 VND.
– Ghi nhận chi phí lãi vay phải trả từng kỳ
Doanh nghiệp phải tính trước chi phí lãi vay vào chi phí tài chính hoặc vốn hóa trong từng kỳ kế toán. Lãi trái phiếu mỗi năm là 100.000.000 VND (1.000 × 1.000.000 × 10%), còn chiết khấu trái phiếu phân bổ mỗi năm là 16.667.000 VND (50.000.000 / 3).
Bút toán hạch toán từng kỳ
+ Nếu lãi vay được vốn hóa vào chi phí đầu tư:
Nợ tài khoản 241 (Xây dựng cơ bản dở dang): 100.000.000 VND
Có tài khoản 335 (Chi phí phải trả): 100.000.000 VND
Có tài khoản 34312 (Chiết khấu trái phiếu phân bổ): 16.667.000 VND
+ Nếu lãi vay được tính vào chi phí tài chính:
Nợ tài khoản 635 (Chi phí tài chính): 100.000.000 VND
Có tài khoản 335 (Chi phí phải trả): 100.000.000 VND
Có tài khoản 34312 (Chiết khấu trái phiếu phân bổ): 16.667.000 VND
Tương tự trong các năm tiếp theo, tổng cộng sau 3 năm doanh nghiệp đã ghi nhận chi phí lãi vay 300.000.000 VND và phân bổ toàn bộ chiết khấu 50.000.000 VND.
– Khi đến hạn thanh toán gốc và lãi trái phiếu (ngày 01/01/N+3): Công ty Hoàng Minh phải thanh toán cả gốc và lãi cho người mua trái phiếu. Tổng số tiền thanh toán gồm tiền gốc 1.000.000.000 VND và tiền lãi 300.000.000 VND, tổng cộng 1.300.000.000 VND. Bút toán thanh toán gốc và lãi trái phiếu
Nợ tài khoản 335 (Chi phí phải trả): 300.000.000 VND
Nợ tài khoản 34311 (Mệnh giá trái phiếu): 1.000.000.000 VND
Có tài khoản 112 (Tiền gửi ngân hàng): 1.300.000.000 VND
Trường hợp doanh nghiệp phát hành trái phiếu có phụ trội, nếu trả lãi sau (khi trái phiếu đáo hạn), từng kỳ doanh nghiệp phải tính trước chi phí lãi vay phải trả trong kỳ vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc vốn hóa, ghi:
Nợ các TK 627, 241 (lãi vay được vốn hóa)
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (nếu lãi vay tính vào chi phí tài chính)
Có TK 335 – Chi phí phải trả (phần lãi trái phiếu phải trả trong kỳ).
Cuối thời hạn của trái phiếu, doanh nghiệp thanh toán gốc và lãi trái phiếu cho người mua trái phiếu, ghi:
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (tổng số tiền lãi trái phiếu)
Nợ TK 34311 – Mệnh giá
Có các TK 111, 112,…
>> Tình huống 3: Công ty Minh Phát phát hành 1.000 trái phiếu vào ngày 01/01/N với mệnh giá 1.000.000 VND/trái phiếu, giá phát hành 1.050.000 VND/trái phiếu (phụ trội 50.000 VND/trái phiếu), kỳ hạn 3 năm, lãi suất danh nghĩa 10%/năm và lãi được trả một lần khi đáo hạn. Tổng số tiền thu về từ phát hành trái phiếu là 1.050.000.000 VND, trong khi tổng mệnh giá trái phiếu là 1.000.000.000 VND và tổng phụ trội là 50.000.000 VND.
– Ghi nhận chi phí lãi vay phải trả từng kỳ
Doanh nghiệp phải tính trước chi phí lãi vay vào chi phí tài chính hoặc vốn hóa trong từng kỳ kế toán. Lãi trái phiếu mỗi năm là 100.000.000 VND (1.000 × 1.000.000 × 10%). Bút toán hạch toán từng kỳ
+ Nếu lãi vay được vốn hóa vào chi phí đầu tư:
Nợ tài khoản 241 (Xây dựng cơ bản dở dang): 100.000.000 VND
Có tài khoản 335 (Chi phí phải trả): 100.000.000 VND
+ Nếu lãi vay được tính vào chi phí tài chính:
Nợ tài khoản 635 (Chi phí tài chính): 100.000.000 VND
Có tài khoản 335 (Chi phí phải trả): 100.000.000 VND
+ Sau 3 năm, tổng cộng doanh nghiệp đã ghi nhận chi phí lãi vay 300.000.000 VND.
Khi đến hạn thanh toán gốc và lãi trái phiếu (ngày 01/01/N+3): Công ty Minh Phát phải thanh toán cả gốc và lãi cho người mua trái phiếu. Tổng số tiền thanh toán gồm tiền gốc 1.000.000.000 VND và tiền lãi 300.000.000 VND, tổng cộng 1.300.000.000 VND. Bút toán thanh toán gốc và lãi trái phiếu:
Nợ tài khoản 335 (Chi phí phải trả): 300.000.000 VND
Nợ tài khoản 34311 (Mệnh giá trái phiếu): 1.000.000.000 VND
Có tài khoản 112 (Tiền gửi ngân hàng): 1.300.000.000 VND
>> Xem thêm:
Đối với doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước khi chuyển thành công ty cổ phần:
Đối với các khoản nợ vay Ngân hàng thương mại và Ngân hàng Phát triển Việt Nam đã quá hạn nhưng do doanh nghiệp bị lỗ, không còn vốn nhà nước, không thanh toán được, doanh nghiệp cổ phần hóa phải làm các thủ tục, hồ sơ đề nghị khoanh nợ, giãn nợ, xóa nợ lãi vay ngân hàng theo quy định của pháp luật hiện hành. Khi có quyết định xóa nợ lãi vay, ghi:
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (lãi vay được xóa)
Có TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối (phần lãi vay đã hạch toán vào chi phí các kỳ trước nay được xóa)
Có TK 635 – Chi phí tài chính (phần lãi vay đã hạch toán vào chi phí tài chính trong kỳ này).
Trong trường hợp thời gian tính từ ngày hết hạn nhà đầu tư nộp tiền mua cổ phần đến thời điểm công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trên 3 tháng thì doanh nghiệp được tính lãi vay để trả cho các nhà đầu tư:
– Ghi nhận lãi vay phải trả, ghi:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Có TK 335 – Chi phí phải trả.
– Khi trả tiền cho các nhà đầu tư, ghi:
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả
Có các TK 111, 112.
>> Tình huống minh họa: Công ty Hải Long, một doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước, được chuyển đổi thành công ty cổ phần vào ngày 01/01/N. Trước đó, công ty có khoản nợ vay từ Ngân hàng Thương mại X và Ngân hàng Phát triển Việt Nam, với tổng số nợ vay đã quá hạn là 50 tỷ VND, nhưng do công ty kinh doanh thua lỗ, không còn vốn Nhà nước nên không thể thanh toán.
Sau quá trình cổ phần hóa, công ty Hải Long đã làm thủ tục đề nghị khoanh nợ, giãn nợ, xóa nợ lãi vay ngân hàng theo quy định pháp luật. Đến ngày 01/07/N, công ty nhận được quyết định xóa 10 tỷ VND tiền lãi vay quá hạn từ Ngân hàng Phát triển Việt Nam.
– Hạch toán khi có quyết định xóa nợ lãi vay
Tổng số lãi vay được xóa là 10 tỷ VND, trong đó:
7 tỷ VND đã được hạch toán vào chi phí tài chính trong các kỳ trước.
3 tỷ VND đã được hạch toán vào chi phí tài chính trong năm hiện tại.
> Bút toán xóa nợ lãi vay:
Nợ TK 335 (Chi phí phải trả): 10.000.000.000 VND
Có TK 421 (Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối): 7.000.000.000 VND
Có TK 635 (Chi phí tài chính): 3.000.000.000 VND
– Ghi nhận lãi vay phải trả cho nhà đầu tư góp vốn muộn
Công ty Hải Long hoàn tất quá trình cổ phần hóa, nhưng thời gian từ ngày hết hạn nộp tiền mua cổ phần đến khi công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp kéo dài hơn 3 tháng. Theo quy định, công ty phải trả lãi vay cho các nhà đầu tư đã góp vốn muộn. Giả sử công ty phải trả lãi vay 2 tỷ VND, bút toán ghi nhận lãi vay phải trả:
Nợ TK 635 (Chi phí tài chính): 2.000.000.000 VND
Có TK 335 (Chi phí phải trả): 2.000.000.000 VND
– Khi thanh toán lãi vay cho nhà đầu tư: Đến ngày 01/10/N, công ty thanh toán toàn bộ số tiền 2 tỷ VND lãi vay cho các nhà đầu tư. Bút toán thanh toán lãi vay
Nợ TK 335 (Chi phí phải trả): 2.000.000.000 VND
Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 2.000.000.000 VND
>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán nghiệp vụ mua hàng bán hàng trong doanh nghiệp thương mại
– Kế toán khoản chi phí trích trước để tạm tính giá vốn sản phẩm, hàng hóa bất động sản được xác định là đã bán.
+ Khi trích trước chi phí để tạm tính giá vốn hàng hóa bất động sản đã bán trong kỳ, ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 335 – Chi phí phải trả.
+ Các chi phí đầu tư, xây dựng thực tế phát sinh đã có đủ hồ sơ tài liệu và được nghiệm thu được tập hợp để tính chi phí đầu tư xây dựng bất động sản, ghi:
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có các tài khoản liên quan.
+ Khi các khoản chi phí trích trước đã có đủ hồ sơ, tài liệu chứng minh là đã thực tế phát sinh, kế toán ghi giảm khoản chi phí trích trước và ghi giảm chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang, ghi:
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả
Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
+ Khi toàn bộ dự án bất động sản hoàn thành, kế toán phải quyết toán và ghi giảm số dư khoản chi phí trích trước còn lại, ghi:
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả
Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
Có TK 632 – Giá vốn hàng bán (phần chênh lệch giữa số chi phí trích trước còn lại cao hơn chi phí thực tế phát sinh).
>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết tính thuế thu nhập cá nhân từ chuyển nhượng bất động sản (cập nhật mới nhất 2025)
Một lỗi sai phổ biến khi hạch toán chi phí phải trả là sử dụng sai tài khoản 335 (Chi phí phải trả) và ghi nhận chi phí không đúng thời điểm phát sinh. Ví dụ, kế toán thường hạch toán chi phí điện của tháng trước (phát sinh tháng 8) vào tài khoản 335 dù chưa có hóa đơn, trong khi tài khoản này chỉ dùng để hạch toán các khoản trích trước như tiền lương nghỉ phép hoặc chi phí sửa chữa TSCĐ chưa hoàn thành. Đồng thời, chi phí điện tháng 8 lại được ghi nhận vào tháng 9 khi có hóa đơn, dẫn đến sai lệch trong báo cáo tài chính.
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 335 chỉ được sử dụng để ghi nhận các khoản chi phí trích trước khi chưa có đủ hồ sơ, chứng từ hoặc chưa phát sinh thực tế. Chi phí điện tháng 8 dù phát sinh trong tháng 8 nhưng chưa có hóa đơn thì không đủ điều kiện để ghi nhận vào tài khoản 335. Việc hạch toán sai tài khoản này có thể dẫn đến sai lệch trong báo cáo tài chính và vi phạm nguyên tắc kế toán. Ngoài ra, theo nguyên tắc kế toán, chi phí phải được ghi nhận đúng kỳ kế toán mà nó phát sinh, không phụ thuộc vào thời điểm thanh toán hoặc nhận hóa đơn. Việc ghi nhận chi phí điện tháng 8 vào tháng 9 sẽ làm sai lệch kết quả kinh doanh của cả hai tháng.
>> Tình huống thực tế: Một công ty sản xuất có chi phí điện tháng 8 phát sinh nhưng đến ngày 5/9 mới nhận được hóa đơn. Kế toán đã hạch toán vào tài khoản 335 (Nợ 1547/Có 335) và khi hóa đơn về thì hạch toán ngược lại (Nợ 335/Có 111). Tuy nhiên, việc này không phù hợp với quy định về sử dụng tài khoản 335. Đồng thời, chi phí điện tháng 8 lại được ghi nhận vào tháng 9 khi có hóa đơn, dẫn đến báo cáo tài chính tháng 8 thiếu chi phí và tháng 9 thừa chi phí. Cách xử lý:
Để đảm bảo nguyên tắc phù hợp và tuân thủ quy định, kế toán cần:
> Hạch toán đúng:
– Khi nhận hóa đơn tháng 9:
Nợ TK 1547 – Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331 – Phải trả người bán.
– Khi thanh toán tiền điện:
Nợ TK 331 – Phải trả người bán
Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán tài sản cố định thuê tài chính chuẩn quy định Thông tư 200/2014/TT-BTC
Một lỗi sai phổ biến khi hạch toán chi phí thuê máy móc là sử dụng sai tài khoản và ghi nhận chi phí không đúng thời điểm phát sinh. Ví dụ, chi phí thuê máy móc phát sinh năm 2018 nhưng hóa đơn chỉ được xuất vào năm 2019. Kế toán thường băn khoăn giữa việc sử dụng tài khoản 335 (Chi phí phải trả) để trích trước chi phí hay áp dụng phương pháp tạm nhập, tạm xuất như với vật tư, gạch.
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 335 được sử dụng để ghi nhận các khoản chi phí trích trước khi chưa có đủ hồ sơ, chứng từ hoặc chưa phát sinh thực tế. Trong trường hợp này, chi phí thuê máy móc phát sinh năm 2018 nhưng hóa đơn chỉ được xuất vào năm 2019, do đó, việc sử dụng tài khoản 335 để trích trước chi phí là phù hợp.
Tuy nhiên, kế toán cần lưu ý rằng việc ghi nhận chi phí phải đúng thời điểm phát sinh, không phụ thuộc vào thời điểm nhận hóa đơn. Việc ghi nhận chi phí thuê máy móc năm 2018 vào năm 2019 sẽ làm sai lệch kết quả kinh doanh của cả hai năm.
> Tình huống thực tế: Một công ty xây dựng có chi phí thuê máy móc phát sinh năm 2018 nhưng hóa đơn chỉ được xuất vào năm 2019. Kế toán đã hạch toán vào tài khoản 335 (Nợ 154/Có 335) và khi hóa đơn về thì hạch toán ngược lại (Nợ 335/Có 111 hoặc 331). Tuy nhiên, việc này không phù hợp với quy định về sử dụng tài khoản 335 và nguyên tắc ghi nhận chi phí đúng thời điểm. Cách xử lý:
Để đảm bảo nguyên tắc phù hợp và tuân thủ quy định, kế toán cần:
> Hạch toán đúng:
– Năm 2018 (trích trước chi phí thuê máy móc):
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công
Có TK 335 – Chi phí phải trả.
– Năm 2019 (khi nhận hóa đơn) nếu hóa đơn có giá trị bằng số đã trích:
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả người bán.
– Nếu hóa đơn có giá trị lớn hơn số đã trích:
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (số đã trích)
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (phần chênh lệch)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả người bán.
>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết hạch toán nhập kho hàng hóa chuẩn TT 200/2014/TT-BTC và TT 133/2016/TT-BTC
Trong tình huống doanh nghiệp, theo Thông tư 133/2016/TT-BCT, có chi phí đồng phục nhân viên là 12 triệu đồng mỗi năm, nhưng hóa đơn từ nhà cung cấp chỉ xuất vào tháng 12/2022. Nếu đến tháng 12/2022 mới ghi nhận hạch toán N642/C331 = 12 triệu thì sẽ không tuân thủ nguyên tắc doanh thu – chi phí trong kỳ. Liệu mình có thể sử dụng tài khoản trích trước trong trường hợp này không?
Được, có thể sử dụng tài khoản trích trước (TK 335) để hạch toán chi phí đồng phục nhân viên trong trường hợp này.. Theo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ, chi phí đồng phục nhân viên phát sinh trong năm 2022 cần được ghi nhận đúng vào các tháng để phản ánh đúng kết quả kinh doanh. Việc chờ đến tháng 12/2022 mới hạch toán toàn bộ 12 triệu vào chi phí là không phù hợp. Do đó, doanh nghiệp có thể sử dụng tài khoản chi phí trích trước (TK 335) để phân bổ chi phí đều trong năm.
>> Tình huống thực tế: Doanh nghiệp có chi phí đồng phục nhân viên là 12 triệu đồng/năm, nhưng đến tháng 12/2022 nhà cung cấp mới xuất hóa đơn. Để đảm bảo nguyên tắc kế toán, doanh nghiệp có thể ghi nhận chi phí trích trước hàng tháng. Cách xử lý:
– Hạch toán trích trước chi phí hàng tháng:
Nợ TK 642: 1.000.000
Có TK 335: 1.000.000
– Khi nhận được hóa đơn tháng 12/2022:
Nợ TK 335: 11.888.889
Nợ TK 1331: 111.111 (thuế suất 8%)
Có TK 331: 12.000.000
– Khi thanh toán cho nhà cung cấp:
Nợ TK 331: 12.000.000
Có TK 1121: 12.000.000
>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau (mới nhất 2025)
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, doanh nghiệp có phát sinh chi phí tiền lương cho nhân viên các bộ phận trong tháng 6/2022 với các khoản lương cụ thể như sau: 6.000.000 đồng cho nhân viên kế toán (bao gồm 250.000 đồng tiền lương nghỉ phép), 7.000.000 đồng cho nhân viên bán hàng, và 5.000.000 đồng cho công nhân sản xuất. Vậy, cách ghi nhận và hạch toán các chi phí này như thế nào?
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, tiền lương phải được hạch toán đúng theo từng bộ phận chi phí. Trong trường hợp này, doanh nghiệp đã phân loại chi phí tiền lương cho từng bộ phận hợp lý, nhưng cách ghi nhận tiền lương nghỉ phép chưa chuẩn. Tiền lương nghỉ phép của nhân viên kế toán (250.000) nên được kết chuyển vào TK 335 (chi phí phải trả) trước khi phân bổ vào chi phí quản lý.
Doanh nghiệp cần theo dõi riêng khoản tiền lương nghỉ phép để đảm bảo hạch toán đúng chuẩn mực kế toán. Nếu không, có thể ảnh hưởng đến việc xác định chi phí trong kỳ và ảnh hưởng đến báo cáo tài chính.
> Hạch toán chính xác trường hợp này như sau:
– Ghi nhận chi phí lương tháng 6/2022:
Nợ TK 642: 5.750.000 (chi phí quản lý doanh nghiệp, trừ phần lương nghỉ phép)
Nợ TK 641: 7.000.000 (chi phí bán hàng)
Nợ TK 622: 5.000.000 (chi phí nhân công trực tiếp)
Nợ TK 335: 250.000 (lương nghỉ phép của kế toán)
Có TK 334: 18.000.000 (phải trả lương nhân viên)
– Khi chi trả lương:
Nợ TK 334: 18.000.000
Có TK 111/112: 18.000.000
>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên vào tài khoản 141 (cập nhật mới nhất 2025)
Vào tháng 6/2022, doanh nghiệp, theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, đã vay từ ngân hàng BIDV số tiền 1 tỷ đồng với thời hạn 1 năm và lãi suất 7,7% mỗi năm để mua ô tô phục vụ cho hoạt động của mình. Số tiền lãi phải trả hàng tháng là 41.708.333 đồng, và cả lãi cùng gốc sẽ được thanh toán một lần vào tháng 6/2023. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có cần phải trích trước khoản lãi vay hàng tháng không?
Có. Theo Điều 90, Thông tư 200/2014/TT-BTC, đối với khoản vay có lãi trả sau, doanh nghiệp phải trích trước chi phí lãi vay vào từng kỳ kế toán để phản ánh đúng chi phí phát sinh trong kỳ, dù thực tế chưa thanh toán. Điều này giúp báo cáo tài chính thể hiện chi phí lãi vay một cách hợp lý, tránh việc dồn toàn bộ chi phí lãi vào thời điểm thanh toán, gây biến động lớn trong báo cáo kết quả kinh doanh.
Nếu doanh nghiệp không trích trước lãi vay hàng tháng, chi phí lãi sẽ không được phản ánh đầy đủ theo từng kỳ kế toán. Điều này có thể làm sai lệch kết quả tài chính của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến quyết định quản trị và báo cáo thuế.
> Doanh nghiệp cần hạch toán lãi vay như sau:
– Hàng tháng trích trước lãi vay:
Nợ TK 635: 41.708.333 (chi phí tài chính)
Có TK 335: 41.708.333 (chi phí phải trả)
– Đến hạn thanh toán (tháng 6/2023), doanh nghiệp trả cả gốc và lãi:
Nợ TK 335: 458.791.663 (41.708.333 × 11 tháng – lãi vay đã trích trước)
Nợ TK 635: 41.708.333 (lãi vay của tháng đáo hạn)
Nợ TK 341: 1.000.000.000 (nợ gốc vay)
Có TK 111/112: 1.500.000.000 (tổng tiền thanh toán)
Trên đây là toàn bộ lưu ý quan trong giúp bạn dễ dàng xử lý các tình huống liên quan đến hạch toán chi phí phải trả. Hy vọng rằng thông tin trong bài viết từ TACA đã góp phần giúp bạn nắm vững cách xử lý các tình huống thuế phức tạp, nâng cao kiến thức chuyên môn, nhanh nhạy trong việc giải quyết các trường hợp thực tế.
Đồng thời, những kiến thức hạch toán nghiệp vụ mua hàng bán hàng trong doanh nghiệp thương mại sẽ được chia sẻ chi tiết và chuyên sâu hơn tại Môn Kế toán Chương trình Ôn thi chứng chỉ Đại lý thuế, Chứng chỉ hành nghề kế toán APC và Chứng chỉ hành nghề kiểm toán CPA tại Học viện TACA.
Bên cạnh đó, để khẳng định vị thế của mình trong ngành kế toán kiểm toán và tư vấn thuế một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí mà vẫn được tiếp cận lộ trình ôn thi bài bản, phương pháp học thông minh, mời bạn tham khảo các khóa ôn thi “Ôn là đậu!” của TACA tại đây: k
Chứng chỉ hành nghề kế toán – Cánh cửa mở ra sự nghiệp kế toán thành công vang dội
Chứng chỉ CPA – Con đường dẫn tới thành công trong sự nghiệp kiểm toán
Chứng chỉ Đại lý thuế – Học sớm để trở thành chuyên gia tư vấn thuế
Taca Certified Professional Accounting,
Tầng 2 Toà A Chelsea Residences, Số 48 Trần Kim Xuyến, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội
Hotline: 0985 611 911
Vincom Đồng Khởi, Quận 1, TP. HCM
Hotline: 0947 511 911